Inventario in farmacia: procedura, documenti, composizione della commissione di inventario

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'inventario è la verifica dell'inventario di un'azienda in una determinata data confrontando i dati effettivi con le informazioni di bilancio. Questo è il modo principale per controllare i valori delle proprietà. Per ulteriori informazioni su come l'inventario viene eseguito ed elaborato in una farmacia, continua a leggere.

Legislazione

I seguenti documenti normativi regolano la procedura di inventario in una farmacia:

• Ordine del Ministero delle Finanze n. 49 "Istruzioni per l'inventario";
• cap. 25 del Codice Fiscale della Federazione Russa;
• FZ No. 129 "Sulla contabilità";
• documenti normativi dell'autorità statale che esercita il controllo interno;
• ordini della leadership dell'organizzazione.

Tempo

L'inventario aiuta a monitorare il movimento dei fondi e a determinare il valore della proprietà. La normativa non esplicita chiaramente le condizioni e la frequenza della riconciliazione. Questi dati dovrebbero essere registrati nel principio contabile dell'impresa. Anche il numero di ispezioni all'anno, le loro date, l'elenco delle proprietà è determinato dalla direzioneaziende.

FZ No. 129 esplicita le situazioni in cui un inventario deve essere effettuato in una farmacia:

• quando si trasferiscono beni in affitto, riacquisto o vendita;
• annualmente prima della segnalazione;
• quando si cambia persona responsabile;
• quando vengono rivelati fatti di furto di proprietà;
• in caso di calamità naturale o emergenza;
• quando un'organizzazione viene riorganizzata o liquidata, ecc.

Preparazione

Prima dell'inizio del test, devi formare una commissione. Di solito include un contabile, un rappresentante dell'amministrazione e uno specialista che conosce bene la conduzione degli affari. Una persona finanziariamente responsabile è coinvolta anche nella ricerca della proprietà "di fatto". La composizione della commissione, la tempistica dell'audit è approvata dal capo dell'impresa con ordinanza speciale.

Dopo la firma, la commissione avvia le attività preparatorie. In primo luogo, il magazzino della farmacia viene verificato per la presenza di un allarme antincendio, le condizioni di conservazione della MPZ (presenza di casseforti, contenitori speciali). Le aree di stoccaggio MZP devono essere dotate di strumenti di misura. L'esportazione di merci dal territorio dell'organizzazione deve essere controllata. Gli ingressi e le uscite della stanza in cui sono immagazzinati gli MZP sono sigillati. La commissione controlla anche se un contratto di lavoro e responsabilità è stato concluso con il negoziante.

Inventario in farmacia

Prima di calcolare i saldi effettivi, tutti gli incassi vengono fissati,fatture da fornitori. Successivamente, alla commissione viene emesso un modulo di elenco dell'inventario. Questo è un elenco di valori disponibili, presentati in ordine alfabetico. Elenca tutti i salari minimi disponibili per l'organizzazione, la loro quantità e qualità. In base a questi dati viene verificata la presenza del MZP. La proprietà che non è elencata è in eccedenza. La procedura per la loro identificazione e contabilità sarà descritta più dettagliatamente di seguito.

L'inventario in farmacia può essere effettuato in uno dei seguenti modi: a saldo, utilizzando attrezzature, compilando manualmente l'elenco.

Nel primo caso la merce effettivamente disponibile viene verificata con i valori riportati in atto. Tutte le discrepanze identificate vengono registrate e corrette nell'inventario. Questo metodo di riconciliazione richiede molto tempo. Nel corso del lavoro quotidiano, soprattutto se la farmacia ha un traffico elevato, aumenta la probabilità di mettere il farmaco nella scatola sbagliata o di lasciarlo accanto alla cassa. Quando si prende la merce, una parte delle droghe può essere costretta a usare droghe più popolari. È molto difficile ricalcolare l'intero gioco alla ricerca di una posizione mancante. Pertanto, durante tali controlli, viene spesso rilevata una carenza, che di fatto non esiste. Dobbiamo riscuotere la commissione e verificare nuovamente.

Il modo più semplice per fare l'inventario in una farmacia è utilizzare apparecchiature che scansionano le merci nelle aree di stoccaggio, trasferiscono i dati dal terminale a un computer e generano automaticamente fogli di inventario. Le informazioni ricevute vengono confrontate con i dati contabili. Tutte le discrepanze sono registrate nell'inventario.

Metodo similel'elaborazione dei dati prevede un terzo metodo. La differenza sta nel fatto che i dipendenti stessi devono portare tutta la merce allo scanner ed elaborarla. Questo processo richiede molto tempo. Ma c'è un modo per organizzare il tempo razionalmente.

La commissione dovrebbe essere divisa in gruppi di due. È necessario effettuare la verifica da diverse estremità della farmacia, spostandosi l'una verso l' altra. Una persona sarà il "server" ("contando") e l' altra persona sarà la "scansione" ("scrittura"). Il primo apre la scatola e passa tutti i preparativi al partner, che li scansiona e li trasferisce in una scatola separata. Dopo aver completato l'inventario di una scatola o di uno scaffale, è necessario inserire una scatola di medicinali e passare allo scaffale successivo. Al termine del test, devi solo sistemare i farmaci nell'ordine giusto. Con questo metodo di inventario, verranno prese in considerazione tutte le merci fuori posto. Il computer calcolerà il loro numero e darà il risultato finale.

Risultati dell'archiviazione

Dopo aver completato il controllo, viene generato un atto di inventario. Presenta la carenza individuata e il riordinamento. Un rapporto intermedio sulle merci viene generato separatamente. È firmato dal presidente della commissione per l'inventario e da tutti i partecipanti all'audit.

Contabilità in eccedenza

A volte i risultati dell'audit rivelano proprietà che non si riflettono nel bilancio. In una situazione del genere, la commissione deve stabilire le cause del suo verificarsi. In bilancio l'eccedenza è contabilizzata al prezzo di mercato alla data della verifica registrando DT10 KT91. Con ulterioreutilizzo, tali eccedenze sono rilevate come spese dell'ordinaria attività. In NU, il loro costo è classificato come provento non operativo. In caso di ulteriore utilizzo, viene cancellato come spese nel calcolo dell'imposta sul reddito.

Se la direzione decide di vendere il salario minimo identificato, la contabilizzazione delle spese per tali operazioni avverrà in un ordine diverso. Il reddito derivante dalla vendita delle eccedenze identificate deve essere ridotto del prezzo della loro acquisizione. Non ci sono tali informazioni sulle eccedenze. Le modalità del suo calcolo non sono prescritte dalla legge. Pertanto, il reddito derivante dalla vendita di tali prodotti non è soggetto a conguaglio, poiché i costi della loro fabbricazione non sono stati presi in considerazione durante l'inventario.

Regole di inventario

La riconciliazione dei saldi in una farmacia è diversa dal solito inventario. La commissione può condurre solo un audit nella sua interezza. L'assenza anche di uno solo dei suoi membri può servire come base per protestare contro i risultati. Durante l'inventario, devi prestare particolare attenzione ai seguenti punti:

• I farmaci soggetti a contabilità quantitativa sono contabilizzati per tipo, confezione, nomi, forme e dosaggi. Sono inseriti nell'inventario in gruppi.
• La responsabilità per il furto di fondi ricade sul responsabile del magazzino, se la commissione può provare la sua colpevolezza. Il dipendente deve pagare una multa pari a cento volte il danno arrecato alla persona giuridica.
• Quando si riconciliano gli agenti velenosi, viene redatto un modulo di inventario separato. In caso di rilevamento di deviazioni superiori a quelle approvatenorme, il manager deve informare l'organizzazione superiore entro tre giorni.

Contabilità delle carenze nei registri contabili

Le carenze non possono essere coperte da eccedenze. Sono cancellati entro le norme stabilite per ordine del capo. Le tariffe di cancellazione non si applicano ai farmaci fabbricati in fabbrica.

La perdita di droga non può essere attribuita allo spreco naturale:

• durante lo stoccaggio, il trasporto, per violazione delle condizioni e delle regole di funzionamento tecnico;
• durante la riparazione o il trasporto di attrezzature;
• durante le operazioni di magazzino, incidenti, emergenze;
• perdite tecnologiche.

Nelle registrazioni contabili, la carenza si riferisce ai costi di distribuzione e si riflette nelle registrazioni:

DT94 KT10 - la registrazione viene effettuata sulla base dell'inventario;

DT20(44) KT94 - l'inserimento avviene sulla base del certificato di calcolo.

In NU, le perdite entro le norme di perdita sono legate ai costi dei materiali. Le norme stesse sono indicate in tali Ordinanze del Ministero della Salute: n. 1689 (2007), n. 375 (1996), n. 284 (2001), n. 2 (2007).

Se la farmacia GORZDRAV rivela carenze eccedenti le norme, i costi vengono ammortizzati ai colpevoli con le seguenti registrazioni:

• DT94 KT10 - in base all'estratto conto.
• DT73.2 KT94 - in base all'ordine della testa.

Il Codice del lavoro prevede l'obbligo del lavoratore di risarcire il danno effettivo al datore di lavoro. Quest'ultimo è inteso come un reale decadimento del patrimonio o deterioramento del suo stato, nonché la necessità per il datore di lavoro di sostenere le spese di ripristino dell'immobile. Le persone finanziariamente responsabili devono risarcire integralmente il danno. Se un dipendente si rifiuta volontariamente di risarcire il danno, il cui importo supera la sua retribuzione mensile media, il recupero viene effettuato attraverso il tribunale.

Se gli autori non vengono identificati o il tribunale si rifiuta di recuperare, le perdite vengono cancellate nei risultati finanziari: DT91 KT94.

Contabilità delle carenze a NU

In NU, tali perdite sono incluse nelle spese non operative. Il fatto dell'assenza degli autori deve essere documentato dall'autorità autorizzata. I casi di furto di oggetti di valore in farmacia dovrebbero essere presi in considerazione dalle autorità statali. Se gli autori non vengono trovati, l'indagine preliminare si interrompe. La commissione emette una delibera su questo fatto, copia della quale deve essere inviata al pubblico ministero. Una copia di questo documento conferma semplicemente l'assenza degli autori.

La proprietà, la cui carenza è stata rilevata durante l'inventario, non è stata utilizzata per le transazioni IVA. Se gli autori del furto non vengono trovati, l'importo dell'imposta è soggetto a recupero.

Inventario in farmacia: documenti

La legge non stabilisce forme chiare di moduli per l'elaborazione dei risultati del controllo. Pertanto, l'assessorato alla salute della città, la farmacia possono sviluppare la propria forma dell'atto, indicando in essa tutti i dettagli necessari. Puoi prendere come base i moduli già pronti del Comitato statale di statistica (ad esempio, INV-3) e integrarli con i campi necessari.

Questo elenco di inventario indica tutti i membri della commissione, il luogo dell'ispezione, le informazioni sulle unità di misura,disponibilità effettiva delle strutture e dei dati di bilancio.

I risultati delle scorte (carenze e eccedenze in termini quantitativi e monetari) si riflettono nell'atto confrontando l'effettiva disponibilità di farmaci con i dati contabili. I medicinali scaduti devono essere inclusi in un inventario separato. Questo renderà più facile cancellarli. Questi farmaci non dovrebbero essere riportati nella legge sull'inventario generale.

Cancellazione dei farmaci scaduti

La procedura per stabilire la durata di conservazione dei farmaci è obbligatoria per tutte le aziende farmaceutiche. Per data di scadenza si intende il tempo per il quale il farmaco deve soddisfare integralmente tutti i requisiti farmacopeei e le condizioni tecniche in cui è stato rilasciato. I farmaci scaduti dovrebbero essere ritirati dalla vendita e cancellati. Per questi scopi, puoi sviluppare il tuo modulo di documento o utilizzare quello stabilito: TORG-15, TORG-16.

Non esiste alcun documento normativo che prescriva le regole per la distruzione dei farmaci. Nell'ambito di questa operazione, puoi fare riferimento all'ordinanza del Ministero della Salute N 382. Prevede l'obbligo del proprietario di prodotti di bassa qualità, contraffatti e falsificati di distruggerli. La procedura stessa è regolata dal decreto governativo n. 674. Tali farmaci sono ceduti contrattualmente a un'organizzazione specializzata che dispone di una licenza per lo sm altimento dei rifiuti delle classi I-IV.

Imposte sul reddito

La procedura per cancellare i farmaci scaduti di solito non solleva domande. Soprattutto, il personale contabile è interessato al metodo di cancellazione delle spese sostenute.

Il Ministero delle Finanze con Lettera N 03-03-06/1/24154 ha chiarito che il costo del bene scaduto ed i costi della sua dismissione sono imputabili alle spese (art. 264 del Codice Fiscale), purché che questi ultimi siano documentati. Presta particolare attenzione a questo punto.

Quando un magazzino di farmacia viene inventariato, viene spesso utilizzata la lettera di vettura TORG-15. Tuttavia, non mostra informazioni sulla natura dei difetti. Pertanto, per confermare le spese per lo sm altimento dei medicinali, è necessario presentare i seguenti documenti:

• atto dell'inventario dell'inventario;
• la decisione del proprietario dei farmaci di ritirarli e distruggerli;
• accordo con un'impresa di sm altimento rifiuti, copia della sua licenza;
• documento di conferma del trasferimento dei farmaci;
• certificato di sm altimento.

Le seguenti informazioni dovrebbero essere divulgate in questi documenti:

• sito di distruzione;
• nome dei farmaci, loro forma, dosaggio, serie, unità di misura;
• numero di farmaci trasferiti;
• Informazioni sulla tara e sull'imballaggio;
• nome del produttore.

Tutti questi dati sono necessari per identificare i farmaci scartati.

Conclusione

Almeno una volta all'anno, prima di presentare i rapporti annuali, è necessario effettuare un inventario in farmacia. Il processo di confronto dell'importo della proprietà reale con il numero deve essere registrato nei documenti approvati innel modo prescritto. Se possibile, è meglio utilizzare un metodo informatico di raccolta dei dati. Tutti i farmaci con una durata di conservazione scaduta sono registrati in un atto separato che indica tutti i dati necessari per la loro ulteriore cancellazione. Solo se tali requisiti sono soddisfatti, è possibile addebitare il costo dei beni scaduti e il costo del loro sm altimento.