I documenti contabili sono Il concetto, le regole per la registrazione e la conservazione dei documenti contabili. 402-FZ "Sulla contabilità". Articolo 9. Documenti conta

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

La corretta esecuzione della documentazione contabile è molto importante per il processo di generazione delle informazioni contabili e determinazione delle passività fiscali. Pertanto, è necessario trattare i documenti con particolare attenzione.

Specialisti di servizi contabili, rappresentanti di piccole imprese che tengono registri indipendenti dovrebbero conoscere i principali requisiti per la creazione, progettazione, movimento, conservazione dei documenti.

Concetto di documento

Gli atti normativi sulla contabilità non rivelano il concetto di documento. Pertanto, vale la pena utilizzare la definizione stabilita da GOST R ISO 15489-1-2007.

I documenti contabili sono informazioni identificabili registrate su un supporto materiale, create, ricevute e archiviate da un individuo o un'organizzazione come prova quando si confermano attività commerciali o legaliobblighi.

I documenti primari sono documenti che contengono dati di origine su processi e operazioni. Questi sono documenti contabili che servono come base per le registrazioni contabili.

I documenti contabili primari sono i documenti con i quali vengono registrati i fatti dell'attività economica. Questo concetto della legge federale "Sulla contabilità" è regolato dagli articoli.

Il requisito principale avanzato per la loro compilazione è che debbano essere compilati al momento del compimento dell'attività economica o immediatamente dopo il suo completamento (se possibile).

Documenti primari

Il documento contabile primario deve essere redatto al momento della transazione commerciale e, se ciò non è possibile, immediatamente dopo la sua conclusione.

I principali documenti primari sono:

1. Blocco di vettura, in forma TORG-12.
2. RKO e PKO.
3. Riferimento contabile.
4. Resoconto spese.

Varietà di documenti primari

Nessun atto normativo contiene raggruppamenti e classificazioni di documenti contabili. Si possono distinguere i seguenti tipi di documenti contabili, si tratta di documenti che tengono conto:

1. Luoghi della loro compilation: esterni e interni.
2. Moduli documentali applicabili: non unificati (creati secondo i moduli sviluppati indipendentemente dall'organizzazione), unificati (creati secondo i moduli contenuti nell'albumforme unificate).
3. Tipo di supporto informativo: elettronico e cartaceo.
4. Volume di dati: sommario e primario.
5. Tipo di passività, aree contabili, attività: contabilizzazione delle transazioni in contanti, contabilizzazione della maturazione e pagamento dei salari, contabilizzazione delle scorte, contabilizzazione delle immobilizzazioni, ecc.

Moduli contabili primari

La registrazione nella contabilità dei documenti contabili è, prima di tutto, l'uso di moduli unificati e sviluppati in modo indipendente. L'uso di molti unificati dal 2013 non è obbligatorio.

Tutti i moduli primari devono essere approvati dal capo dell'organizzazione. Attualmente sono obbligatori:

1. Secondo la contabilità dei servizi di trasporto merci (272-P del governo).
2. Secondo la contabilità del lavoro, il suo pagamento (1-P del Comitato Statale di Statistica).
3. Contabilità per transazioni in contanti (88-P del Comitato statale di statistica, 3210-U della Banca della Federazione Russa).

Il modulo standard viene fornito anche per l'ordine di pagamento. Nel processo di emissione dei moduli unificati, è obbligatoria la compilazione dei documenti contabili, ovvero tutte le colonne (righe) previste. Se mancano informazioni, inserire un trattino nella colonna corrispondente.

Vale la pena notare che l'uso dei documenti contabili, che attualmente non sono richiesti, è ancora utilizzato nelle organizzazioni. Tenendo conto delle esigenze interne dell'impresa, questi moduli possono essere finalizzati. Possono essere resi più adatti e convenienti per fissare attività commerciali specifiche. Ad esempio, puoiRifiuta di utilizzare i requisiti di stampa e i segni sui lati anteriore e posteriore.

Approvazione dei documenti contabili primari

Le organizzazioni sono obbligate ad approvare i moduli primari applicabili (4 paragrafo 1/2008-PBU). È importante ricordare, tuttavia, che il semplice collegamento all'album Uniform Forms non sarà sufficiente.

La politica contabile dovrebbe elencare i tipi specifici di documenti degli album che l'organizzazione utilizzerà, nonché un elenco di persone che hanno il diritto di firmare i documenti primari.

I moduli possono anche essere approvati da altre normative locali. Ad esempio, un ordine di approvazione dei moduli dei documenti contabili primari. La politica contabile deve contenere un collegamento a tale ordine.

Dettagli obbligatori dei documenti contabili

402-FZ regola i requisiti per i dettagli obbligatori dei documenti contabili primari. Ci sono sette di questi dettagli:

1. Data del documento.
2. Il suo nome.
3. Nome dell'entità economica che ha compilato il documento.
4. Contenuto di fatti commerciali.
5. La quantità di misura monetaria o naturale (con unità).
6. Nomi delle posizioni delle persone responsabili della transazione.
7. Firme con trascrizioni delle persone responsabili.

Alcuni documenti che non sono documentazione primaria possono essere utilizzati come tali.

Se un'organizzazione riflette il costo dell'affitto, allora tali documenti contabili sono atti e un contratto di locazione. 611 e 622 degli articoli del codice civilestabilire che in tal caso devono essere redatti atti bilaterali di accettazione e trasferimento dell'oggetto della segnalazione. Se consideriamo l'articolo 753 del codice civile, gli atti di natura unilaterale possono fungere da documenti primari.

Documentazione in contabilità

È importante considerare casi speciali che spesso si verificano nella preparazione della documentazione.

Rifiuto dell'uso dei sigilli. Lo scopo principale del sigillo è certificare la firma apposta dal responsabile. Dal 2015, le imprese non sono tenute a timbrare. Le informazioni sulla stampa dovrebbero riflettersi nella Carta dell'organizzazione (82-FZ). Sigillo richiesto solo quando richiesto dalle normative federali.

Deve essere presente sui seguenti documenti: certificati di doppio deposito, atti di infortuni sul lavoro, documenti presentati alle autorità doganali, una procura che consenta di rappresentare gli interessi di una persona giuridica in tribunale.

Il sigillo non è un requisito obbligatorio, tuttavia la sua presenza può essere prevista dalla forma del documento contabile primario, che viene approvato dal responsabile dell'entità aziendale.

Documenti redatti in lingua straniera. I documenti solo in russo possono essere accettati per la contabilità. Se il documento è redatto in un' altra lingua, deve esserci una traduzione in russo e deve essere riga per riga. Non è richiesta la certificazione della traduzione, salvo nei casi previsti dalla Convenzione dell'Aia:

1. Contatori non in rubli nei documenti contabili primari. I dati sui costi nei documenti contabili possono essere riportati in unità convenzionali, in valuta, in rubli.
2. Primario in formato elettronico.

402-FZ consente alle entità aziendali di emettere documenti primari non solo in formato cartaceo, ma anche in formato elettronico.

Il documento elettronico deve contenere tutti i dettagli richiesti per i documenti contabili, oltre a una firma elettronica.

Le firme elettroniche sono disponibili in tre varietà: semplice, potenziata non qualificata, potenziata qualificata. Secondo il Ministero delle Finanze, è possibile utilizzare una di queste tre firme.

Procura per firmare documenti contabili primari

Un dipendente di un'organizzazione ha il diritto di firmare se viene redatto uno dei seguenti documenti:

1. Procura per firmare le primarie (articolo 185-189 del codice civile).
2. Ordina a destra per firmare.

Se confrontato con un ordine che dà il diritto di firma, una procura può essere rilasciata anche a persone che non sono dipendenti dell'organizzazione. Previo accordo delle parti, un facsimile può essere utilizzato per firmare gli atti primari (articolo 160 del codice civile).

Pianificazione del flusso di lavoro in contabilità

Un programma di flusso di lavoro è una descrizione, che può assumere la forma di una tabella o di un diagramma, delle procedure per creare, spostare, elaborare e archiviare documenti contabili. Il prospetto può essere approvato come appendice al principio contabile o come atto normativo locale. Nel secondo caso, il principio contabile dovrebbe contenere un collegamento a questo atto.

La pianificazione del flusso di lavoro deve necessariamente riflettere:

1. Termini durante i quali i documenti devono essere redatti, trasmessi, elaborati, archiviati.
2. Posizioni delle persone responsabili delle operazioni riflesse nel programma del flusso di lavoro (105-P del Ministero delle finanze).

Rivista per la contabilizzazione della documentazione primaria

Tenere un diario del genere è più una regola di gestione razionale dei documenti, piuttosto che una contabilità. È necessario per la registrazione dei documenti contabili: documenti primari in entrata e in uscita. Gli esperti consigliano di tenere un diario simile nei casi in cui la contabilità viene eseguita senza l'uso di programmi di contabilità specializzati.

Ad esempio, quando si utilizza 1C, è possibile generare e stampare un giornale di registrazione non appena necessario. Quindi, i documenti del registro delle ricevute mostreranno i documenti dei fornitori e il registro dei documenti di cassa, rispettivamente, la documentazione sulla cassa dell'impresa.

La contabilità, a differenza della contabilità fiscale, consente di riflettere i fatti dell'attività economica in assenza di documenti contabili primari, ma solo se ricevuti comunque successivamente.

In questo caso, i fatti dell'attività economica devono essere registrati utilizzando il valore stimato. Una volta che il documento arriva, non viene annullato. È solo necessario correggere la data di ricezione.

Questo approccioregolato da 21/2008-PBU, 119n-P del Ministero delle Finanze, AKPI16-443-R VS.

Fanno eccezione a questa procedura i documenti relativi alle operazioni degli intermediari. L'intermediario è obbligato a trasferire tutta la documentazione. Nei casi in cui la relazione sull'operazione conclusa sia redatta con errori o inesattezze, il mandante può avere facoltà di sollevare eccezioni entro 30 giorni dalla data del suo ricevimento (artt. 999, 1008 cc).

Archiviazione e distruzione di documenti contabili

L'ordine di conservazione delle primarie è determinato da 558-P del Ministero della Cultura. Il periodo totale di conservazione della documentazione, in conformità con 402-FZ "On Accounting", articolo 9, è di 5 anni. Il capo dell'impresa è responsabile dell'organizzazione dell'archiviazione della documentazione.

Alcuni documenti dovrebbero essere conservati per un periodo più lungo:

1. Informazioni sull'acquisizione di beni mobili - almeno 10 anni.
2. Per transazioni immobiliari - a tempo indeterminato.
3. Pagamenti dividendi e certificati di viaggio per viaggi di lavoro nell'estremo nord - 75 anni.

Se i record interni sono scaduti, possono essere distrutti. La decisione sulla possibilità di distruzione dovrebbe essere presa da una commissione di esperti, creata ogni anno o che agisce in modo permanente. Sulla base dei risultati delle attività di tale commissione, dovrebbe essere redatto un atto che rifletta l'elenco dei documenti da distruggere.

Un'impresa può liquidare la documentazione da sola o trasferendola a una società specializzataorganizzazione.

Responsabilità per l'archiviazione dei documenti primari

Sono previste sanzioni per gravi violazioni dei requisiti di contabilità e rendicontazione finanziaria. Uno dei documenti più grossolani è la mancanza di documenti contabili primari obbligatori, registri contabili, rendiconti finanziari e una relazione di revisione per un'entità economica.

Se vengono rilevate tali violazioni, vengono inflitte sanzioni nei seguenti importi:

1. Ufficiali - 5-10 mila rubli.
2. Violazione ripetuta da parte dei funzionari - 10-20 mila rubli o squalifica per 1-2 anni.