Documenti in contanti: registrazione, verifica, conservazione. La procedura per il rilascio dei documenti di cassa primari

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

I documenti in contanti sono documenti redatti in relazione al movimento di fondi di una persona giuridica o di un singolo imprenditore. I loro moduli sono approvati dal Comitato Statale di Statistica. Consideriamo ulteriormente quali documenti di cassa possono essere utilizzati dalle imprese.

Ordini

Agiscono come documenti di cassa primari. Gli ordini possono essere in entrata o in uscita. Il primo si applica al ricevimento del contante. Un ordine di ricevuta è emesso in una copia da un contabile e firmato dal cap. un contabile o un funzionario autorizzato a farlo. In assenza di funzionari responsabili, il capo della persona giuridica o lo stesso imprenditore può vidimare documenti di cassa primari. La ricevuta dell'ordine di accredito deve essere firmata dalle persone autorizzate (commercialista e cassiere), certificata da un timbro (sigillo). Inoltre, è registrato nel relativo giornale. La ricevuta viene consegnata al soggetto che ha depositato il denaro. Lo stesso ordine di ricevuta rimane alla cassa. Il foglio di spesa viene compilato quando si emette denaro contante. Va detto che i documenti di cassa vengono compilati se l'impresa utilizza sia i metodi tradizionali di elaborazione delle informazioni che gli strumenti BT. Un ordine in uscita, come uno in entrata, viene emesso in 1 copia. Deve inoltre essere vistato da persone autorizzate e registrato nell'apposito giornale.

Riempimento

Come emettere i documenti in contanti sopra menzionati? Il riempimento viene effettuato come segue:

1. La riga "Base" si riferisce a una transazione commerciale.
2. Nella colonna "Inclusa" viene inserito l'importo dell'IVA. È scritto in numeri. Se i servizi, i beni o il lavoro non sono tassati, la riga indica "senza IVA".
3. Nella riga "Appendice" dovrebbero essere elencati i documenti di accompagnamento e altri documenti, indicando le date della loro compilazione e i numeri.
4. Nella colonna "Credito, codice di suddivisione" è riportata la corrispondente designazione del dipartimento strutturale a cui sono ricevuti i fondi.

Registrati

I documenti di cassa devono essere registrati in un giornale di registrazione speciale. Registra sia gli ordini in entrata/uscita, sia i documenti che li sostituiscono. Questi ultimi, ad esempio, comprendono buste paga, domande per l'emissione di fondi, fatture e altro. Contestualmente si segnala che le note spese, che vengono emesse in busta paga per stipendi e altri importi ad essa equivalenti, devono essere registrate dopo l'emissione dei pagamenti.

Libro di cassa

È usato per contabilizzare l'emissione e la ricezione di contanti. Il libro è numerato, allacciato e certificato con un sigillo, che è apposto sull'ultima pagina. Qui viene fatto anche un record che indica il numero di fogli. L'ultima pagina deve essere firmata. commercialista e dirigente d'azienda. Ogni foglio del libro è diviso in 2 parti uguali. Uno (con un righello orizzontale) deve essere compilato come prima copia, l' altro come seconda copia. Quest'ultimo viene emesso dal retro e dal fronte utilizzando carta carbone. Entrambe le istanze sono numerate con lo stesso numero. I primi rimangono nel libro, mentre i secondi sono staccabili. Questi ultimi fungono da documenti di cassa di segnalazione. Fino alla fine di tutte le operazioni per il giorno corrente, non si staccano. Le voci iniziano sul lato anteriore della prima copia dopo la colonna "Saldo all'inizio della giornata". Prima del riempimento, il foglio deve essere piegato lungo la linea di strappo. La parte tagliata è posta sotto quella che rimane nel libro. Per inserire le informazioni dopo il "Trasferimento", il lato di strappo viene sovrapposto al lato anteriore della seconda copia. Le voci continuano lungo la linea orizzontale sul retro della parte inseparabile.

Documenti aggiuntivi

Le transazioni in contanti possono essere registrate con vari documenti. Uno di questi, ad esempio, è un rapporto anticipato. Viene utilizzato per contabilizzare i fondi che vengono emessi a persone responsabili per le spese amministrative e aziendali. Come vengono preparati tali documenti? Le operazioni in contanti di questo tipo sono contabilizzate direttamente dall'entità che redige il bilancio eAnche ragioniere. Le relazioni anticipate sono redatte su supporto cartaceo o informatico. La registrazione dei documenti in contanti viene eseguita rigorosamente in conformità con le regole. Ogni modulo è compilato in una copia. Sul retro di esso, la persona responsabile indica un elenco di documenti che confermano le spese sostenute. Questi, ad esempio, includono un certificato di viaggio, polizze di carico, assegni, ricevute, ecc. Qui l'oggetto indica l'importo delle spese. Gli elaborati allegati al verbale devono essere numerati nell'ordine in cui sono elencati. Il controllo dei documenti di cassa viene effettuato dai dipendenti dell'ufficio contabilità. I dipendenti, in particolare, effettuano una verifica della spesa mirata dei fondi, della completezza delle carte corroborative fornite, della correttezza della loro compilazione e del calcolo degli importi. Il retro indica i costi accettati per la contabilità, i conti in cui sono registrati.

Sfumature importanti

I dettagli che si riferiscono alla valuta estera (pagina 1a sul fronte e colonne 6 e 8 sul retro) devono essere compilati solo se la persona responsabile riceve fondi non in rubli. La relazione anticipata dopo la verifica deve essere approvata dal responsabile dell'impresa o da persona da lui autorizzata. Solo dopo viene preso in considerazione. Se l'anticipo non è stato interamente utilizzato, il responsabile restituisce il saldo alla cassa. Allo stesso tempo, l'ordine di ricevuta viene compilato. I fondi vengono cancellati in base alle informazioni del rapporto approvato.

Buste paga

Il pagamento dei documenti in contanti viene effettuato durante il calcolo e il pagamento degli stipendi ai dipendenti dell'impresa. L'ufficio contabilità redige la dichiarazione corrispondente in 1 copia. La maturazione delle retribuzioni avviene sulla base delle informazioni presenti nella documentazione primaria per la contabilizzazione del tempo effettivamente lavorato, prodotto, ecc. Le righe "Maturati" indicano gli importi in base alle tipologie di pagamenti da busta paga. Qui sono inoltre apposti gli altri redditi (benefici materiali e sociali) erogati al lavoratore dipendente, rimborsati a spese dell'utile dell'impresa e soggetti a inclusione nella base imponibile. Contestualmente si calcolano le trattenute dallo stipendio e si stabilisce l'importo da restituire al dipendente. Sul frontespizio del verbale è affissa l'importo totale da corrispondere ai dipendenti. Il capo dell'impresa deve firmare l'autorizzazione a rilasciare i salari. In caso di sua assenza, questo documento viene rilasciato da un dipendente autorizzato. Alla fine del rendiconto vengono inseriti gli importi degli stipendi depositati ed emessi. Dopo il periodo stabilito per il pagamento dei fondi ai dipendenti, i nomi dei dipendenti che non hanno ricevuto denaro nella colonna 23 sono contrassegnati come "Depositati". Per l'importo emesso viene redatto un ordine di spesa. Il numero e la data di completamento devono essere indicati nella busta paga sull'ultimo foglio.

Rapporto-aiuto

Questo documento contiene le letture dei contatori KKM e le entrate per turno (giorno lavorativo). Il rapporto di aiuto viene compilato in 1 copia al giorno. Il cassiere-operatore deve firmarlo e consegnarlo all'ufficiale capo(Il capo della società). Allo stesso tempo, l'ordine di ricevuta viene compilato. Nelle piccole aziende, il denaro viene consegnato direttamente ai collezionisti. Quando si trasferiscono contanti, vengono compilati i relativi documenti di cassa della banca. Il ricavo per turno (giorno lavorativo) è fissato in base agli indicatori dei contatori sommatori di inizio e fine giornata. Contestualmente vengono detratti gli importi restituiti ai clienti sugli assegni non utilizzati. Le entrate stabilite sono confermate dai capi dipartimento. Nella pubblicazione dei fondi nel rapporto, il cassiere senior, nonché il capo dell'impresa, firmano. Il rapporto di riferimento funge da base per la compilazione di un consolidato "Informazioni sulle letture dei contatori KKM e sui ricavi dell'azienda".

Diario del cassiere

Questo documento è necessario per tenere conto della spesa e della ricezione di contanti per ogni KKM dell'impresa. Il giornale funge anche da rapporto di controllo e registrazione delle letture dei contatori. Questo documento è allacciato, numerato e sigillato con le firme del cap. commercialista, capo della società, nonché ispettore fiscale. Il giornale è anche certificato dal sigillo dell'impresa. Tutte le voci vengono effettuate dal cassiere ogni giorno. La procedura per l'emissione di documenti in contanti non consente cancellazioni e macchie nel diario. Tutte le correzioni apportate devono essere concordate e certificate dalle firme delle persone autorizzate. Se le letture corrispondono, vengono registrate per il turno corrente all'inizio del lavoro. Tali dati devono essere certificati dalle firme dell'amministratore di turno e del cassiere. La riga 15 indica gli importi inseritiassegni restituiti dai clienti. Le informazioni al riguardo sono tratte dall'atto pertinente. Nella stessa colonna è indicato il numero di assegni zero stampati durante il turno. Al termine della giornata lavorativa, l'operatore genera un rapporto finale per il turno e consegna con esso il ricavo percepito. Questo crea un ordine in entrata. Dopo aver preso le letture dei contatori, viene verificato l'importo effettivo delle ricevute, viene effettuata la registrazione corrispondente nel giornale di registrazione. È confermato dalle firme del capo (amministratore di servizio), cassiere senior e cassiere. In caso di discrepanza tra gli importi indicati sul nastro di controllo e l'importo dei ricavi, viene individuata la causa della differenza. Le eccedenze o carenze riscontrate sono registrate nelle righe corrispondenti del diario.

Dati sulle letture dei contatori KKM e sui ricavi

Sono usati per generare un rapporto di riepilogo per il turno corrente. Questi dati fungono da appendice alla dichiarazione del cassiere, compilata quotidianamente. I dati su indicazioni e ricavi sono formati in un'unica copia. Insieme agli ordini di spesa e ricevuta, certificati-rapporti di cassieri, vengono trasferiti al reparto contabilità dell'impresa fino al turno successivo. Il campione dei documenti di cassa, in base alle letture dei contatori, all'inizio e alla fine della giornata lavorativa per ciascun registratore di cassa include il calcolo dei ricavi. Allo stesso tempo, tra l' altro, viene indicata la sua distribuzione per dipartimenti. Quest'ultimo deve essere confermato dalle firme dei gestori. Alla fine della tabella compilata, vengono visualizzati i risultati in base alle letture dei contatori di tutti i registratori di cassa, ele entrate dell'azienda si sommano anche alla distribuzione dei fondi da parte dei dipartimenti. In conformità con gli atti, viene indicato l'importo totale di denaro che è stato emesso ai clienti sugli assegni restituiti. Questo importo riduce il fatturato totale dell'azienda. Le informazioni devono essere firmate dal cassiere senior e dal capo dell'impresa.

Raccomandazioni per il riempimento

Quando si redigono documenti di cassa, è necessario attenersi alla procedura stabilita da atti legislativi e altri atti normativi. Inoltre, ci sono diverse regole abbastanza semplici, la cui osservanza eviterà imprecisioni durante la compilazione dei documenti:

1. L'importo in parole deve essere sempre in maiuscolo. In questo caso, i penny possono essere scritti in numeri. Ad esempio: diciottomila rubli 10 copechi.
2. Le pratiche burocratiche possono essere completate a mano o utilizzando mezzi tecnici (un computer, ad esempio).
3. Gli atti normativi consentono l'adeguamento delle informazioni nei documenti di cassa. Tuttavia, è necessario soddisfare una serie di requisiti. Una voce errata deve essere accuratamente barrata con una riga. L'informazione corretta è indicata accanto o (se possibile) sopra di essa. Qui dovresti anche fare un poscritto: "Credo corretto", "Barrato non valido" o "Vero". Accanto a questa voce dovrebbe essere firmato il cap. contabile e capo dell'organizzazione (o imprenditore individuale).
4. Se sono presenti macchie, cancellature, sbavature con un "tratto" e altri metodi di correzione simili, il documento è considerato non valido.

Regole aggiuntive

La conservazione dei documenti in contanti, in conformità con la legge applicabile, viene effettuata per 5 anni. Il calcolo di questo periodo inizia il 1 gennaio dell'anno successivo al periodo di completamento dei lavori d'ufficio. Questa regola è considerata generale. È stata istituita una procedura speciale per le dichiarazioni salariali. Se i dipendenti non hanno account personali, questi documenti vengono conservati presso l'azienda per 75 anni. Al termine di tale periodo, tutta la documentazione può essere trasferita all'archivio o distrutta se su di essa non vi sono contenziosi, dissensi o controversie. Quando si lavora con i documenti, è necessario seguire le seguenti regole:

1. La formazione dei documenti in graffette deve essere effettuata per ogni giorno entro e non oltre il giorno lavorativo successivo o il primo giorno libero.
2. Prima di trasferire i documenti nell'archivio, è necessario effettuare il loro inventario.
3. Il controllo della formazione delle pratiche viene effettuato da un cassiere o dal diretto responsabile dell'impresa.
4. Nel processo di creazione di una graffetta, i documenti vengono raccolti in ordine crescente di numeri di conto (prima per debito, poi per credito).

La responsabilità per la sicurezza dei documenti in contanti spetta al capo dell'impresa. In caso di inosservanza delle norme di cui sopra, al trasgressore può essere applicata una sanzione amministrativa nella forma di sanzione pecuniaria. L'importo della sanzione è fissato in conformità alla legge.

Conclusione

Mantenerela documentazione in contanti è considerata un lavoro abbastanza responsabile. La compilazione delle pratiche burocratiche deve essere affrontata con ogni responsabilità. I documenti di cassa vengono utilizzati per riepilogare vari dati, rapporti, contabilità. A questo proposito, gli errori commessi nelle fasi iniziali della fissazione delle operazioni possono portare a gravi distorsioni nei documenti finali. Un dipendente che è nominato alla posizione responsabile dell'elaborazione dei documenti di cassa deve possedere conoscenze ed esperienze pertinenti. Va ricordato che tutte le carte che l'operatore compila sono riviste da alti funzionari e approvate dal capo dell'azienda. Particolare attenzione dovrebbe essere prestata alla registrazione dei documenti. Le registrazioni su giornali e libri devono essere effettuate in tempo secondo le regole. Poiché i documenti in contanti vengono utilizzati nella preparazione dei rapporti, tutte le correzioni in essi contenute vengono eseguite rigorosamente in un certo ordine. Se le regole stabilite non vengono seguite, i documenti perdono la loro validità e le informazioni in essi contenute non possono essere utilizzate dall'azienda in ulteriori lavori di gestione.