Documenti contabili primari: tipologia, elaborazione e conservazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Svolgere la contabilità in imprese con diverse forme di proprietà è impossibile senza una riflessione documentale. Non una singola procedura, non un singolo progetto, non una singola operazione commerciale viene eseguita senza un documento correttamente eseguito, regolato dagli ordini interni dell'impresa e dalle norme legislative esterne. Ogni azione compiuta da un dipendente, ad esempio, di una società commerciale, a partire dall'operatore per la ricezione delle domande e termina con il direttore, si riflette nella base documentale, che si basa su un elenco di documenti primari.

Concetto e significato

Probabilmente è difficile immaginare il funzionamento di un'impresa esistente all'interno di qualsiasi possibile campo di attività senza documenti che confermino le transazioni commerciali. Come in qualsiasi altro problema, la documentazione gioca un ruolo molto importante qui. Difficilmente puoi immaginarelavoro dell'aeroporto di alta qualità e legalmente giustificato, che consente a un passeggero di partire senza documenti che dimostrino la sua identità: un passaporto e un codice di identificazione di un cittadino. Allo stesso modo, è difficile ipotizzare l'ammissione alla circolazione di un'auto il cui conducente non sia in possesso della documentazione idonea sotto forma di patente e passaporto tecnico per l'auto che guida. Così sono i documenti contabili primari. Qualsiasi azienda iscritta nell'elenco statale degli imprenditori deve disporre di una serie di documenti necessari per la contabilità, che sono la base fondamentale e l'anello iniziale nella catena di regolamentazione normativa dei suoi processi aziendali.

La documentazione contabile primaria è un insieme di certificati, atti, ordini, fatture, dichiarazioni e rapporti, attraverso i quali vengono registrate le operazioni dell'azienda e regolate le sue procedure aziendali.

Tipi di documenti

La classificazione del flusso di lavoro contabile include i seguenti tipi principali di documenti primari:

• per scopo funzionale: contabilità, gestione, personale;
• secondo il grado di regolazione - interna ed esterna.

La prima direzione della classificazione consente di distinguere tra loro i documenti dei tre principali livelli funzionali di qualsiasi impresa secondo la natura del loro scopo, e la seconda - secondo il metodo di organizzazione del diritto regolazione dei rapporti economici. Ciascuna delle direzioni include una massaalcuni tipi di documenti che riflettono l'esecuzione di azioni specifiche da parte dei dipendenti dell'azienda.

Documentazione contabile

Se consideriamo i documenti contabili primari, questi, a loro volta, sono suddivisi nella regolamentazione delle tre fasi delle transazioni commerciali.

La prima fase è caratterizzata dalla conclusione della transazione. Qui la documentazione contabile primaria è rappresentata dalla conclusione di un contratto e dall'emissione di una fattura per il pagamento. Un accordo è un documento che regola il rapporto tra due parti al fine di stabilire le condizioni per l'interazione tra loro. Una fattura per il pagamento è un requisito con la definizione di un importo specifico che, secondo i termini del contratto, l'acquirente deve pagare al venditore per la merce venduta o il servizio fornito.

La seconda fase dell'attività imprenditoriale si riflette nei documenti di pagamento ed è chiamata fase di pagamento per la transazione. A causa del fatto che il pagamento può essere effettuato in modo non in contanti o in contanti, i documenti primari per esso sono presentati come estratti conto del conto corrente e ordini di pagamento, oppure assegni circolari e ricevute per ordini di cassa in entrata.

La terza fase finale è determinata specificamente dalla ricezione di un prodotto o servizio. Di conseguenza, è regolato anche dalla documentazione primaria sotto forma di bolla di consegna, ricevuta di vendita e atto di accettazione e trasferimento di prodotti o atto di lavoro svolto in caso di fornitura di qualsiasi tipo di servizio.

Documentazione contabile di gestione

La differenza tra il flusso di lavoro contabile e gestionale risiede principalmente nel fatto che l'attività contabile è regolata dalla legislazione statale con un quadro per riflettere le operazioni aziendali specificamente stabilito dalle autorità e la gestione è determinata da decisioni interne e preferenze personali del amministratore o proprietario diretto di una determinata società. In altre parole, i documenti contabili primari hanno una forma rigorosa controllata da un quadro normativo comune, mentre i documenti gestionali sono elaborati esclusivamente a livello aziendale. Quali documenti controllano lo svolgimento della contabilità di gestione in azienda? Tra i principali ci sono i seguenti:

• codice delle normative interne sul lavoro;
• politica contabile dell'impresa;
• contratto collettivo;
• regolamenti e ordini del direttore della società;
• descrizioni del lavoro;
• documenti amministrativi.

Documentazione risorse umane

Per quanto riguarda l'elenco dei documenti primari che regolano le relazioni interlivello dei dipendenti nell'impresa, nonché il controllo della procedura per il calcolo dei salari e la determinazione delle responsabilità di ciascuno dei dipendenti dell'azienda, qui la documentazione di lavoro include i seguenti principali tipi:

• personale - coinvolge la totalità di tutte le posizioni nell'impresa, un riflesso del loro numero e del numero di unità di personale, nonché una descrizione del livello dei loro salaricompensi, la procedura per i bonus, il de-bonding, l'accettazione delle disposizioni sulle indennità;
• programma di lavoro - include informazioni sulla giornata lavorativa, questioni organizzative e amministrative, le regole per l'assunzione e il licenziamento dei dipendenti, nonché le condizioni per la loro promozione come compenso aggiuntivo per il lavoro o censura sotto forma di rimprovero e detrazioni dal salario;
• descrizione del lavoro - il lavoro del dipartimento del personale di ciascuna impresa si basa su un insieme di diritti e obblighi, disposizioni generali, compiti, responsabilità, requisiti di qualificazione e rapporti in termini di subordinazione tra i diversi livelli di unità di personale nel impresa.

Documenti richiesti

Qualsiasi azienda registrata e operante legalmente ha un elenco di documenti obbligatori che devono apparire nell'ambito delle proprie attività. I documenti primari obbligatori sono i seguenti:

• accordo - qualunque sia l'accordo, questo documento è la base fondamentale per avviare una relazione tra due imprenditori, tra un venditore e un acquirente, tra domanda e offerta;
• fattura emessa - quando prende una decisione sulla vendita di beni o sulla fornitura di servizi, la parte venditrice emette una fattura all'acquirente come prerequisito per la transazione;
• forme di rendicontazione rigorosa - nel processo di accordo non è completa senza assegni, contanti e documenti merci relativi all'elenco degli obbligatori;
• merce-lettera di vettura - un documento che indica il destinatario, il vettore, il mittente della merce, la merce stessa nell'assortimento della sua nomenclatura, il numero di prodotti spediti, il prezzo e l'importo;
• Atto di accettazione e trasferimento di lavoro completato o merce spedita.

Documenti interni

Come accennato in precedenza, il lavoro di qualsiasi azienda implica la presenza di documentazione esterna ed interna. I principali documenti primari per scopi interni sono un elenco di tutti quei moduli, certificati, dichiarazioni, ordini, istruzioni che vengono elaborati direttamente all'interno dell'impresa e si applicano solo al personale che opera su di essa, senza avere alcuna influenza legislativa sulla società che va oltre questa azienda.

Documenti esterni

La documentazione dello scopo esterno implica un livello gerarchico di subordinazione più elevato, poiché i documenti esterni sono quelli che sono regolati dallo stato e dal suo quadro legislativo. Le disposizioni sviluppate sulla contabilità, l'insieme dei conti della corrispondenza contabile, gli standard di contabilità e rendicontazione finanziaria: tutto ciò ha un background normativo ed è regolato dal quadro giuridico dello stato.

Moduli per documenti

Le forme dei documenti primari sono sfaccettate nella loro natura di scopo, tipo di design e proprietà. Le seguenti divisioni principali sono legalmente distinte:

• forme di record del personale (ordini, ordini, orari,modalità e orari regolari);
• forme di contabilità per salari e orari di lavoro (schede presenze, conti personali, diari, buste paga);
• moduli contabili per la costruzione di capitali (certificati, giornali, atti);
• moduli di contabilità prodotti (atti e registri di inventario, fogli di peso, carte di festa, rapporti sul movimento di inventario);
• moduli di contabilità monetaria (diario di cassa, atti sui bonifici e contanti alla cassa);
• moduli di contabilità commerciale (ordini, fatture, atti, capitolati, certificati di qualità);
• forme contabili per le transazioni in contanti (relazione anticipata, PKO, RKO, giornale di registrazione);
• moduli per la registrazione dei risultati dell'inventario (elenchi di inventario, atti, certificati, giornali, dichiarazioni).

Oltre a quanto sopra, ci sono anche forme di documenti primari per la contabilizzazione di macchine e meccanismi da costruzione, trasporto su strada, immobilizzazioni e immobilizzazioni immateriali, materiali, oggetti di basso valore, prodotti agricoli e materie prime.

Procedura per la registrazione

I documenti primari vengono redatti a causa di determinati requisiti che devono essere soddisfatti. Ad esempio, le registrazioni nella documentazione devono essere fatte esclusivamente con inchiostro blu, mentre devono essere pulite e leggibili. Inoltre, il documento deve contenere una serie di dettagli richiesti per ciascun tipo ed essere certificato dalla firma personale del capo, del capo contabile o della persona autorizzata, e anche sigillato con il sigillo dell'impresa. Numeri nei documenti di denarodeve essere scritto anche a parole e, dove la colonna del documento è vuota, deve esserci un trattino per evitare la successiva compilazione di numeri falsi da parte di qualsiasi malvagio.

Stoccaggio

L'archiviazione dei documenti primari viene effettuata direttamente presso l'azienda. Oppure puoi usufruire dei servizi di un archivio privato (o statale). Se la verifica dell'ispettorato fiscale rivela l'assenza di un documento primario, all'impresa viene inflitta una sanzione il cui importo è determinato in base al tipo specifico e al numero di documenti smarriti. Secondo l'attuale legislazione della Federazione Russa, i documenti primari sono conservati presso l'impresa per almeno cinque anni.