Elenco dei documenti contabili primari e regole per la loro esecuzione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Molte operazioni vengono eseguite quotidianamente nell'azienda. I contabili emettono fatture alle controparti e inviano loro denaro, calcolano stipendi, sanzioni, calcolano ammortamenti, preparano rapporti, ecc. Vengono emessi quotidianamente decine di documenti di vario genere: amministrativi, esecutivi, primari. L'ultimo gruppo è di grande importanza per le attività dell'impresa.

Cosa sono i "documenti primari"?

Ogni evento della vita economica dell'organizzazione deve essere confermato su carta. Si forma al momento dell'operazione o subito dopo il suo completamento. La redazione delle registrazioni, la rendicontazione viene effettuata sulla base delle informazioni specificate nei principali documenti contabili di contabilità. La loro lista è grande. Nell'articolo considereremo i principali, più comunemente usatidocumenti.

Perché abbiamo bisogno di una primaria?

La documentazione primaria è un elemento integrante della contabilità. Come accennato in precedenza, si forma al momento della transazione o immediatamente dopo la conclusione della transazione ed è la prova della re altà di uno o un altro fatto della vita economica dell'impresa.

L'elenco dei documenti contabili principali per una transazione può includere:

1. Contratto.
2. Account.
3. Scontrino in contanti o altro documento di pagamento.
4. Blocco di vettura.
5. Atto di completamento.

Dettagli richiesti

Attualmente, ci sono forme unificate di documenti contabili primari. Sono usati per riflettere informazioni su diverse operazioni, rispettivamente, l'elenco delle colonne in esse è diverso. Nel frattempo, tutti i documenti primari contengono dettagli obbligatori uniformi. Tra questi:

1. Nome dell'azienda.
2. Nome del documento (ad esempio, "Buono in contanti").
3. Data di formazione.
4. Contenuto dell'operazione su cui viene redatto il documento. Ad esempio, durante la compilazione di una fattura, la colonna corrispondente potrebbe indicare "Trasferimento di materiali per la lavorazione".
5. Denaro e indicatori naturali. I primi sono usati per riflettere il costo, i secondi - quantità, pesi, ecc.
6. Posizioni di dipendenti responsabili ("capo contabile", "magazziniere", ecc.).
7. Firme delle persone coinvolte nella transazione.

Momento importante

Il documento principale contenente tutti i dettagli richiesti ha valore legale.

Si prega di notare che documenti correttamente compilati possono essere utilizzati in procedimenti legali come prova della validità (o invalidità) delle richieste. Molti documenti sono redatti da app altatori. È necessario controllare attentamente la correttezza della registrazione e in nessun caso apporre firme per i fornitori (app altatori, ecc.) se non lo hanno fatto.

La documentazione primaria deve essere conservata con cura.

Ho bisogno di un sigillo primario?

In pratica, molte controparti fanno affermazioni sulla sua assenza sul modulo TTN e su alcuni altri documenti. Ricordiamo che dal 2015 la maggior parte delle organizzazioni è stata esentata dall'obbligo del sigillo. Tali imprese possono utilizzarlo a propria discrezione. Se lo è, le informazioni sulla sua presenza devono essere scritte nel principio contabile.

Nel caso in cui la controparte insista nell'utilizzare il sigillo al momento della registrazione del primario, e la società abbia facoltà di non apporre lo stesso per motivi legali, alla controparte deve essere inviata una comunicazione scritta con link alle norme che lo disciplinano problema.

Accordo

Se la controparte è un partner a lungo termine, è del tutto possibile concludere un accordo per diverse transazioni. In questo caso, è importante definire chiaramente le scadenze per l'adempimento degli obblighi, la sequenza e la procedura per il calcolo e altre sfumature. Il contratto può essere redatto per la vendita di beni, la prestazione di servizio lavoro di produzione. Vale la pena dire che il diritto civile consente anche la conclusione orale di un accordo. Tuttavia, nelle attività commerciali, di norma, vengono utilizzate forme di contratto scritte.

Fattura

In questo documento, il fornitore indica l'importo da trasferire alla controparte per beni, servizi o lavori. Quando si effettua un pagamento, per impostazione predefinita, si presume che il soggetto acconsenta alla transazione.

La fattura deve essere presente:

1. Nome del documento.
2. Nome dei servizi (beni, lavori) per i quali viene effettuato il pagamento.
3. Costo.
4. Importo totale.
5. Dettagli per il pagamento.

Attualmente, l'intero elenco dei documenti contabili è contenuto nel programma 1C, quindi vengono elaborati automaticamente.

Tieni presente che la fattura è di scarso valore per le autorità di regolamentazione. In esso, il venditore fissa il prezzo stabilito. Dalla posizione di contabile, una fattura è il documento principale più importante sulla base del quale si formano le registrazioni contabili.

La fattura funge da tipo di fattura. Questo documento contiene una riga speciale per specificare gli importi IVA.

Documentazione di pagamento

Puoi confermare il fatto di pagamento tramite ricevuta di pagamento o altro documento simile. Il pagamento conferma il fatto del pagamento per la fornitura di prodotti, servizi, lavori. Il tipo specifico di documento viene selezionato in base al metodopagamento: contanti o bonifico bancario.

Uno dei documenti di pagamento più popolari è un ordine di pagamento. È un ordine del titolare del conto affinché la banca trasferisca fondi sul conto specificato. Il documento può essere utilizzato per il pagamento di servizi, beni, per il pagamento di un anticipo, per il rimborso di un prestito, ecc.

In caso di detrazioni a budget va compilato il campo 22 "Codice". Nell'ordine di pagamento, questa colonna indica l'UIN (identificatore univoco). Grazie a lui, l'autorità fiscale riconosce il pagatore.

Il campo "Codice" nell'ordine di pagamento può essere compilato in diversi modi. Dipende da come esattamente l'entità adempie ai propri obblighi nei confronti del bilancio: volontariamente o su richiesta dell'autorità di regolamentazione.

Blocco di vettura

Il modulo TTN è redatto dal mittente. La polizza di carico è la base per il trasferimento della merce al destinatario. Il documento è redatto in 4 copie. Secondo il TTN, il venditore tiene conto della vendita e l'acquirente riceve la consegna della merce.

Si prega di notare che il TTN viene redatto durante il trasporto di merci dalle stesse forze dell'azienda. Se il trasporto è effettuato da una società terza, viene emesso un modulo 1-T.

Un altro punto importante: le informazioni nel TTN devono corrispondere alle informazioni nella fattura.

Atto di lavoro completato

Questo documento viene redatto tra il cliente e il fornitore. L'atto è una conferma dell'esecuzione del lavoro, la fornitura di servizi a un costo concordato entro i termini stabiliti dall'accordo. In poche parole, questorapporto dell'app altatore al cliente.

Attualmente, una forma unificata dell'atto non è stata approvata. L'azienda ha il diritto di sviluppare un modulo in proprio e di fissarlo nella politica contabile.

I dettagli principali dell'atto sono:

1. Numero e data di registrazione nelle scritture contabili.
2. Data di compilazione.
3. Dettagli del contratto in base al quale si forma l'atto.
4. Durata, volume, costo del lavoro.
5. Dettagli del conto da pagare.
6. Nome del cliente e dell'app altatore.
7. Firme delle parti della transazione.

L'atto è sempre redatto in duplice copia.

Modulo M-15

Questa abbreviazione viene utilizzata per fare riferimento a una fattura per l'uscita di merci in uscita. Va notato che questo documento non è obbligatorio, ma è spesso utilizzato dalle imprese.

La fattura per lo svincolo dei materiali a lato viene emessa se è necessario trasferire valori dalla sede principale (di sede) a divisioni remote o altre società (se c'è un accordo speciale).

Regole del modulo M-15

Nella prima parte del documento viene apposto un numero, in accordo con il flusso documentale dell'impresa. Qui dovresti anche indicare il nome completo dell'azienda e OKPO.

La prima tabella riporta la data del documento, il codice della transazione (se viene utilizzato il sistema corrispondente), il nome dell'unità strutturale, il campo di attività dell'impresa che emette la fattura.

Allo stesso modosono indicate le informazioni sul destinatario e sul responsabile della consegna. Di seguito è riportato un collegamento al documento in base al quale viene emessa la fattura. Può essere un contratto, un ordine, ecc.

Nella tabella principale, le colonne 1 e 2 indicano il sottoconto contabile e il codice di contabilità analitica per tutti i materiali da cancellare.

Successivamente, nelle colonne 3-15 vengono inseriti i seguenti dati:

• nome dei materiali con caratteristiche individuali, marca, dimensione, qualità;
• numero di stock (se non è presente, la cella non viene compilata);
• codice unità;
• nome dell'unità di misura;
• quantità di merce trasferita;
• informazioni sugli oggetti effettivamente rilasciati dal magazzino (da compilare a cura del magazziniere);
• costo totale dei materiali;
• prezzo IVA esclusa;
• Importo IVA allocata;
• costo totale IVA inclusa;
• numero inventario materiale;
• numero di passaporto (se disponibile);
• numero di registrazione in base alla carta del conto.

La fattura è firmata dal commercialista, dal dipendente incaricato del rilascio degli oggetti di valore dal magazzino e dal destinatario.

Rapporti avanzati in "1C"

La formazione di documenti di rendicontazione è una delle azioni più comuni di un contabile. Molti pagamenti effettuati in contanti sono costituiti da documenti anticipati. Questi includono le spese di viaggio, gli acquisti domestici, ecc.

Spesso, i dipendenti dell'impresa ricevono fondi dalla cassa per le spese domestiche. Dopo aver acquisito gli oggetti di valore necessari (ad esempio, cancelleria), i dipendenti segnalano e forniscono documenti giustificativi al reparto contabilità.

Il contabile, a sua volta, deve registrare tutte le spese nel sistema contabile. Puoi aprire "Report anticipati" in "1C" nella sezione "Banca e cassa", sottosezione "Cassa". L'introduzione di un nuovo documento avviene tramite il pulsante "Crea".

Nella parte superiore del modulo sono indicati:

1. Nome dell'azienda.
2. Magazzino dove verranno accreditati gli oggetti di valore appena ricevuti.
3. Rendicontazione dei dipendenti sui fondi ricevuti a fronte del rapporto.

Il documento contiene 5 segnalibri. Nella sezione "Anticipi", seleziona il documento per il quale sono stati emessi i fondi:

1. Documento di denaro.
2. Ordine di spesa in contanti.
3. Addebito dal conto.

Se le merci sono state acquistate con i fondi emessi, vengono riportate nella scheda con lo stesso nome. Nella sezione "Contenitore", indicare le informazioni sul contenitore a rendere (ad esempio, bottiglie d'acqua). La scheda "Pagamento" riflette le informazioni sul denaro pagato ai fornitori per l'acquisto di un oggetto o emesso a fronte di una consegna imminente.

Nella sezione "Altro" sono indicati i dati sulle spese di viaggio: diaria, costi carburante, biglietti, ecc.

Modulo "Universale"

Nell'elenco dei documenti contabili principali è presente un documento che può essere utilizzato in una varietà di situazioni. È utilizzato nella formazione sia della contabilità cherendicontazione fiscale. Si tratta di contabilità. Il modulo è necessario, se necessario, per correggere l'errore commesso. Inoltre, il documento è richiesto quando si eseguono operazioni che richiedono spiegazioni, riflessione del calcolo, conferma delle transazioni, se non ci sono altri documenti.

Sfumatura

Vale la pena dire che un'impresa ha il diritto di confermare il completamento di transazioni che non richiedono l'esecuzione di moduli standard (standard, unificati), non con l'aiuto di un certificato, ma attraverso una contabilità primaria sviluppata in modo indipendente documenti. La loro lista, tuttavia, dovrebbe essere fissata nella politica finanziaria dell'azienda.

Regole per la compilazione di un certificato

Un unico modulo unificato non è stato approvato per questo documento. Di conseguenza, gli specialisti possono compilarlo in forma gratuita o utilizzare modelli sviluppati nell'azienda. Tra le informazioni obbligatorie che il certificato deve contenere si segnala:

1. Informazioni sull'impresa.
2. Data e motivi della compilazione.
3. Documenti contabili primari e registri contabili, a cui è allegato un certificato.
4. Firma del dipendente responsabile.

Puoi scrivere su un normale foglio A4 bianco o su carta intestata aziendale.

Durante la compilazione, devi stare molto attento a non commettere errori. Più dettagliato è il riferimento, meno domande aggiuntive avranno gli ispettori.

Il documento dovrebbe, ovviamente, contenere solo informazioni affidabili. Se, duranteverranno individuati errori di ortografia, è più consigliabile redigere nuovamente un certificato.

Caratteristiche di archiviazione

Tutto ciò che riguarda i documenti contabili primari deve essere conservato presso l'impresa per almeno 5 anni. Il calcolo di questo periodo inizia dalla data di fine del periodo di rendicontazione in cui sono stati emessi i documenti.

Extra

Primary può essere rilasciato in formato cartaceo o elettronico. Di recente, sempre più aziende preferiscono la gestione elettronica dei documenti. Questo è comprensibile: ci vuole molto meno tempo per elaborare e inviare i documenti.

I documenti elettronici devono essere certificati da una firma digitale (potenziata o regolare - previo accordo tra le controparti).

Responsabilità

La documentazione primaria è l'elemento più importante della vita lavorativa di un'impresa. In sua assenza, la società dovrà affrontare gravi sanzioni da parte delle autorità di regolamentazione. Saranno inoltre inflitte sanzioni in caso di rilevamento di errori nella documentazione primaria, informazioni inesatte.

La violazione delle norme è punita non solo dal Codice Tributario, ma anche dal Codice degli Illeciti Amministrativi. Se vi sono motivi, anche gli autori possono essere perseguiti.

Conclusione

Una varietà di documenti può essere utilizzata nel lavoro di un'impresa. Allo stesso tempo, alcuni di essi possono avere una forma unificata e alcuni possono essere sviluppati in modo indipendente dall'azienda. Indipendentemente da ciò, tuttavia, tutti i dettagli richiesti devono essere presenti nei documenti.

Alcune aziende praticano l'uso di documenti combinati. Discorsostiamo parlando di moduli unificati, integrati secondo le specifiche delle attività dell'organizzazione.

È importante riflettere i tipi selezionati di documentazione primaria nel principio contabile dell'impresa. Nel corso delle attività dell'azienda può sorgere la necessità di nuovi documenti. Se sono sviluppati dall'impresa, dovrebbero essere menzionati nel principio contabile.

Si prega di notare che la controparte può anche sviluppare autonomamente determinate forme di titoli. È necessario indicare nella politica finanziaria che la società accetta tali documenti dalle controparti.

Per registrare molte transazioni, le organizzazioni non possono utilizzare forme unificate di documentazione primaria. Tuttavia, se stiamo parlando di transazioni in contanti, queste vengono eseguite esclusivamente da ordini approvati e altri documenti di pagamento.