Condizioni e periodo di conservazione dei documenti primari in contabilità

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Come dimostra la pratica, in quasi tutte le moderne imprese domestiche, la maggior parte della documentazione viene generata dalla contabilità. Certo, questo è comprensibile: è in questo dipartimento che lavorano con i soldi e ciascuna di queste operazioni deve essere ufficialmente risolta sulla carta. Inoltre, il termine per archiviare i documenti primari in un'organizzazione è legalmente stabilito, il che significa che non funzionerà così per sbarazzarsi di "pezzi di carta", dovrai conservarli per almeno diversi anni e solo allora distruggili. A proposito, anche il processo di eliminazione della carta straccia non è facile, ha una serie di caratteristiche specifiche. Su tutto questo - oltre.

Documenti, documenti…

Se fornisci statistiche sulla quantità di documentazione prodotta, si scopre che in quasi tutte le moderne imprese nazionali, la contabilità è la fonte dell'80-90% dei documenti cartacei. Non hanno solo bisogno di essere mantenuti. Le restrizioni determinano non solo qual è il periodo minimo di conservazione corretto per i documenti contabili primari (di solito varia dacinque anni a un decennio), ma anche le condizioni in cui dovrebbero trovarsi questi oggetti. Allo stesso tempo, va ricordato che esiste una divisione in documentazione per la conservazione temporanea e permanente.

Tuttavia, come dimostra la pratica, non tutti i manager dell'azienda sono interessati a comprendere la complessità dei termini di archiviazione dei documenti primari. Per salvarti da un mal di testa, puoi utilizzare i servizi di società di archiviazione specializzate. In un'azienda del genere, sanno esattamente che tipo di documenti per quanto tempo devono essere archiviati, a quali condizioni, a quali regole. Inoltre, tale organizzazione ha la capacità tecnica di distruggere i documenti incaricati della conservazione alla scadenza dei termini. È davvero conveniente, ma costa. Se vuoi risparmiare denaro, dovrai allocare una stanza speciale per l'archivio e capire qual è il periodo legale per archiviare i documenti contabili primari in un'organizzazione.

Vuoi - non voglio

Il problema, tra l' altro, non nasce da zero. Le leggi vigenti stabiliscono i termini di conservazione dei documenti contabili primari, e all'interno di qualsiasi impresa devono essere osservati. Dalla normativa risulta che a qualsiasi persona giuridica operante è affidato l'obbligo di conservazione della documentazione. Ciò significa che la forma dell'attività non ha importanza: che si tratti di un imprenditore privato che fa affari da solo o di una grande azienda, devi comunque occuparti della conservazione dei rendiconti finanziari e di altra documentazione. È importante studiare la legge pertermini stabiliti per la conservazione dei documenti primari elettronici, cartacei, in modo che in caso di conflitto con l'app altatore o durante la verifica da parte dell'autorità di controllo, non ti trovi in una posizione scomoda. Inoltre, il mancato rispetto dei termini di legge può comportare una notevole sanzione durante l'ispezione. La normativa vigente contiene norme che disciplinano il periodo minimo di conservazione dei documenti contabili primari. È importante che gli affari siano sicuri e fare affari nel nostro paese si distingue per legalità e rispetto delle regole stabilite.

La 125a legge federale, adottata nell'ottobre 2004, parla del periodo di conservazione dei documenti primari elettronici, dei documenti cartacei. In base al nome, è dedicato agli archivi e al corretto svolgimento degli affari. È in questo documento ufficiale che vengono considerate le caratteristiche della conservazione dei documenti ufficiali prodotti dall'ufficio contabilità. Qui puoi trovare sia le funzionalità che ti consentono di distinguere tra la documentazione di archiviazione temporanea e permanente, sia i termini specifici per un particolare tipo di carta.

Si applica a chi?

Gli obblighi di rispetto dei periodi minimi di conservazione per i documenti primari sono assegnati a:

• governi locali;
• agenzie governative;
• imprenditori;
• imprese;
• persone che fanno affari.

La legge dovrà essere osservata in relazione alla documentazione archivistica, compresa quella relativa al personale. Totaleil periodo di tempo specificato nelle carte legali deve essere in un luogo sicuro. Oltre alle leggi federali, le specificità dei termini di conservazione dei documenti primari e dei registri contabili sono interessate da una serie di documenti normativi in vigore sia sul territorio del paese nel suo insieme che in ogni singola regione. Tuttavia, il documento più importante è la 125a legge sopra citata, che fornisce un elenco completo della documentazione che regola la durata della conservazione delle carte contabili.

Legge numero 129

Nel 1996 è stata emanata una legge federale sulle caratteristiche della contabilità. Afferma che la contabilità può generare la sua documentazione su carta, oltre che utilizzando varie macchine utensili. Allo stesso tempo, l'azienda deve effettuare copie cartacee della documentazione in proprio, in modo che tutti i partecipanti alle operazioni abbiano accesso ai dati che la riguardano. Se l'autorità di regolamentazione richiede l'accesso alla documentazione, i rappresentanti della società sono tenuti a fornirla. Sia i pubblici ministeri che i rappresentanti del tribunale hanno il diritto di farlo.

Realizzazione, conservazione nel rispetto dei periodi di conservazione dei documenti contabili primari, accantonamento su richiesta deve rispettare le forme previste dagli atti normativi. I documenti devono essere inviati al richiedente in forma cartacea. Se ciò è consentito dalle capacità delle macchine utilizzate nell'opera, se tutti i partecipanti sono d'accordo, la segnalazione può essere inviata in forma elettronica. È consentito anche dalle leggi applicabili del nspaesi.

Rispetta le regole

129a legge federale contiene una menzione dell'obbligo di rispettare i termini di conservazione dei documenti contabili primari. In particolare, l'articolo 17 menziona che qualsiasi persona giuridica deve conservare tale documentazione senza fallo, inclusi registri e relazioni. La durata dell'intervallo temporale è stabilita dalle norme che disciplinano l'archiviazione a livello statale. La durata di questo periodo non può essere inferiore a 5 anni.

Viene stabilito un periodo speciale di conservazione dei documenti primari per la documentazione che regola la politica contabile e alcune altre categorie (programmi utilizzati su macchine che elaborano informazioni, piano dei conti di lavoro). Naturalmente, anche qui la durata è di cinque anni (in alcuni casi questo periodo può essere impostato più lungo), ma il periodo inizia a contare dal momento in cui questo documento è stato utilizzato l'ultima volta nell'impresa. Il capo di una persona giuridica è il soggetto che, per legge, ha il compito di conservare tutta la documentazione richiesta nel rispetto delle scadenze temporali. Ciò significa che qualsiasi capo istruito e responsabile deve conoscere il periodo di conservazione dei documenti primari nel reparto contabilità se vuole mantenere la situazione dell'azienda sotto il suo controllo.

Come dimostra la pratica, molte organizzazioni effettuano regolarmente un inventario della documentazione ufficiale e le normative locali stabiliscono le persone responsabili della conservazione dei documenti, con le quali le autorità di ispezione interagiscono effettivamente durante il monitoraggio della conformitàregole di archiviazione.

Creazione e conservazione: tutto secondo le regole

In base alla normativa vigente, i commercialisti possono generare sia documentazione primaria che documentazione di sintesi non solo cartacea, ma anche elettronica; contestualmente sono attribuiti alla persona giuridica gli obblighi di realizzazione di copie cartacee e, su richiesta dell'interessato, l'organismo di controllo, l'impresa è obbligata ad inviare quanto prima i documenti cartacei all'indirizzo. La compilazione e la conservazione devono essere effettuate nella forma prevista dalle vigenti disposizioni normative.

Riguardo al periodo di conservazione dei documenti primari nel reparto contabilità, l'ordine di questo processo indica l'elenco della documentazione che considera i documenti di gestione tipici che si formano nel corso del lavoro di qualsiasi impresa. Questi sono stati stabiliti nel 2010 in un documento approvato dal Ministero delle finanze e dall'Archivio federale. Inoltre, è necessario tenere conto dei requisiti del Codice Fiscale, che regola che ogni cittadino del nostro paese è responsabile della tenuta delle scritture contabili per quattro anni. Questo vale per i documenti relativi alla contabilità di spese, entrate e anche alla conferma del pagamento delle tasse.

Sii intelligente con le cose

La corretta organizzazione del processo nel rispetto dei termini di conservazione dei documenti contabili primari comporta un approccio professionale, il coinvolgimento del personale preposto alla documentazione contabile, il trattamento delle informazioni archivistiche sull'organizzazione del processo lavorativo stesso. Attualmente non ci sono quasi postiformazione specializzata in archiviazione, quindi spesso è difficile trovare uno specialista veramente di alta qualità. D' altra parte, la normativa progressiva richiede il rispetto dei periodi di conservazione dei documenti contabili primari, altrimenti si rischiano sanzioni categoricamente spiacevoli. L'opzione migliore per un flusso di documenti sufficientemente voluminoso è creare un dipartimento responsabile della conservazione degli archivi nel personale dell'azienda e garantire una formazione regolare del personale responsabile della documentazione con risorse interne. Ciò manterrà sotto controllo le innovazioni stabilite nelle leggi e soddisferà tutti i requisiti.

Un'opzione alternativa che ti consente anche di tenere conto del periodo di conservazione dei documenti primari e rispettarlo nelle tue attività lavorative è la cooperazione con un intermediario che si assume l'obbligo di conservare i documenti del cliente. Tuttavia, anche la scelta di una ditta archivistica per te non è un compito facile. È necessario analizzare attentamente tutte le opzioni disponibili per dare la preferenza a un'azienda affidabile e non temere che possa chiudere e bruciare l'edificio.

Caratteristiche dell'archiviazione di alcuni tipi di documentazione

Come risulta dalla normativa vigente, la documentazione primaria, nonché i registri, le segnalazioni ei bilanci, devono essere trasferite all'archivio. Tutte queste categorie di documentazione ufficiale, fino al loro invio all'archivio, devono essere conservate nei locali della contabilità, mentre la persona giuridicaè obbligato a fornire tutte le condizioni per la sicurezza delle carte: gli armadi devono essere chiusi, devono essere rispettate le misure di sicurezza antincendio e di altro tipo. All'interno dell'impresa, un responsabile della sicurezza della documentazione è nominato con apposito documento.

Se l'azienda utilizza rigorosi moduli di segnalazione, per legge questi documenti devono essere conservati in una cassaforte o in un apposito armadio, un locale chiuso e che garantisca la sicurezza della documentazione. La documentazione primaria del periodo di tempo corrente, elaborata manualmente, dovrebbe essere raccolta cronologicamente in registri, che vengono quindi inviati all'archivio per la conservazione permanente.

Cos' altro a cui prestare attenzione?

Quando si archiviano estratti conto, ordini di cassa e rapporti anticipati, tutta la documentazione deve essere conservata in ordine cronologico e vincolata alla conservazione sistematica congiunta. Alcune categorie specifiche di documenti (rapporti di turno, ordini di lavoro) possono essere archiviate senza vincolanti, ma archiviate in cartelle in modo che nulla venga perso o utilizzato per scopi disonesti.

La sicurezza della documentazione, così come il suo tempestivo invio all'archivio, è responsabilità primaria del capo contabile, anche se, se necessario, le normative locali possono prevedere deleghe a un' altra persona. L'emissione di documentazione primaria, rendicontazione, bilanci è possibile solo in alcuni casi se esiste un ordine ufficiale del capo contabile. In generale, le divisioni strutturali non hanno accesso ai documenti contabili. È possibile il sequestro della documentazionesolo se vi è una richiesta specialistica da parte delle agenzie di inchiesta, del tribunale o di altre autorità che hanno gli opportuni poteri ai sensi della legge. In tal caso, è necessario predisporre una delibera ufficiale redatta a norma di legge. Al momento del recesso, è necessario redigere un protocollo, una delle cui copie viene trasferita al rappresentante dell'organizzazione contro firma.

Il periodo di conservazione dei documenti primari è mostrato nella tabella seguente.

Caratteristiche del flusso di lavoro

Il termine "flusso di documenti" viene applicato a un insieme di fattori associati al movimento della documentazione dal momento in cui la carta è stata creata fino al suo trasferimento all'attività di archiviazione. Lo sviluppo di un programma è responsabilità del capo contabile, sebbene in alcune imprese sia delegato a uno specialista nella gestione dei documenti. Tuttavia, come mostra la pratica, la più corretta è l'inclusione di tale pianificazione nella politica contabile dell'organizzazione, che viene quindi approvata da un ordine emesso appositamente firmato dal funzionario capo dell'azienda.

Con l'aiuto della pianificazione, puoi armonizzare i processi organizzativi e semplificare il compito di pianificazione nell'impresa. Il programma del flusso di lavoro per la documentazione principale è un elenco di esecutori, gli intervalli di tempo entro i quali i documenti devono essere inviati all'ufficio contabilità e il periodo di tempo per il quale i contabili li elaborano. Assicurati di descrivere i periodi di rendicontazione, compresi i bilanci. Spesso la politica contabile contiene la regolamentazione dei periodi di conservazione dei documenti primari, e questo periodo oequiparato a quello stabilito dalla legge, o superiore se richiesto dalle specificità dell'attività sociale. Al momento della presentazione della rendicontazione dell'anno, la documentazione viene predisposta secondo le modalità prescritte e trasferita in archivio. Allo stesso tempo, si tiene conto che in futuro potrebbe essere necessario estrarre dati utili dal volume trasferito per la conservazione. Per questo, è consuetudine dividere i casi in cartelle, mentre il raggruppamento è spiegato dal contenuto. Assicurati di assegnare un titolo pertinente a ciascuna cartella.

Caratteristiche di archiviazione della custodia

Tutta la documentazione generata nel corso delle attività dell'impresa, come sopra accennato, è suddivisa in quella destinata alla custodia temporanea e quella permanente. Quando si trasferiscono carte in archivio, è necessario consegnare ciascuna di queste categorie separatamente, senza mescolare le carte ufficiali nelle stesse cartelle. In questo caso, le copie devono essere conservate separatamente dagli originali. Inoltre, in cartelle separate, dovrai ordinare la documentazione che mostra la rendicontazione, i piani per l'anno e per i trimestri, per mesi. Un file deve contenere un pezzo di documentazione.

Per raggruppare un caso, puoi utilizzare i documenti generati in un periodo (trimestre, anno, mese). Fanno eccezione le cosiddette categorie transitorie, ad esempio i fascicoli personali la cui chiusura non coincide con l'anno solare. Se il fascicolo contiene documentazione generata su più mesi, è necessario separare ogni mese dagli altri con un apposito foglio, fissando su di esso quale periodo documenta il blocco che lo segue. In questo caso, è consentito raggruppare fino a 250 fogli in un caso. Lo spessore della cartella può essere di 4 cm o meno.

Cos' altro a cui prestare attenzione?

Come si evince dalle regole di archiviazione, se la documentazione ha delle appendici, queste (a prescindere da quando esattamente sono state compilate) devono essere allegate alla documentazione che accompagnano. In generale, la sequenza per l'archiviazione della documentazione contabile è molto importante, quindi deve essere rigorosamente osservata. Di norma vengono affissi prima i prospetti, poi le note esplicative, dopodiché il bilancio, integrato dai documenti allegati.

Quando si organizza la conservazione dei conti personali dei dipendenti dell'azienda, è necessario allocare un caso separato per questo, in cui la documentazione è disposta per anno con una rigida cronologia. La corrispondenza annuale è formata in cartelle indicanti l'anno solare ed è anche sistematizzata secondo le date. Ogni richiesta deve essere seguita da una risposta.

Alcune caratteristiche

I periodi di conservazione previsti dal Codice Fiscale possono differire da quelli previsti dalle leggi che regolano l'attività di contabilità. Quando si osserva una tale discrepanza, si raccomanda, prima di tutto, di osservare il periodo di tempo più lungo: ciò consentirà, se necessario, di fare riferimento alla documentazione, utilizzarla, anche se, secondo una delle norme vigenti, il termine è già scaduto. Inoltre, gli ispettori non avranno nulla di cui lamentarsi. Occorre inoltre ricordare un apposito elenco pubblicato nel 2000 indicante la durata della conservazionealcuni specifici gruppi di documentazione. Questo elenco viene regolarmente aggiornato e integrato, quindi il capo contabile dell'impresa e il dipartimento responsabile della gestione dei documenti devono seguire le informazioni aggiornate.

Se i termini di conservazione sono stati violati, la responsabilità di ciò ricade sul capo dell'azienda, nonostante il fatto che la questione della sicurezza sia principalmente di competenza del capo contabile. Se l'ordine, la durata della conservazione vengono violati, l'azienda è multata. Per un funzionario, la punizione di solito varia da due a tremila rubli. Ma se la documentazione primaria non viene affatto conservata, possono essere puniti con una multa di cinquemila rubli o più.