2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
L'efficienza della contabilità è largamente influenzata dall'organizzazione competente dell'archiviazione dei documenti che si accumulano nell'impresa. Pertanto, al fine di evitare problemi, qualsiasi contabile dovrebbe assolutamente familiarizzare con i requisiti per i termini e la procedura per la conservazione dei documenti in conformità con la legislazione della Federazione Russa.
Qual è l'ordine di archiviazione dei documenti?
La legislazione federale dal 2013 richiede che qualsiasi impresa conservi tutti i documenti primari, i rendiconti finanziari, i registri contabili e gli standard di lavoro, nonché qualsiasi altro documento relativo alle attività di questa entità economica. Questa norma si applica anche al periodo di conservazione dei documenti in formato elettronico, che sono sempre più utilizzati nelle attività economiche delle imprese di varie forme organizzative e giuridiche.
Quanto tempo ci vuolememorizzare i documenti?
Periodo di conservazione dei documenti - almeno cinque anni o più (secondo le regole stabilite dall'organizzazione). È interessante notare che il codice fiscale prevede altri periodi di conservazione (quattro anni). Questo vale per tutti i bilanci e il periodo è calcolato dal momento del suo ultimo utilizzo. È meglio, ovviamente, conservare i documenti per cinque anni, il che ti farà risparmiare un sacco di tempo e nervi se succede qualcosa! I documenti sulle transazioni di commercio estero dovrebbero essere considerati separatamente. Se uno stato di controparte estera prevede un periodo più lungo per la conservazione dei documenti rispetto alla Federazione Russa, è meglio sceglierlo e non sperare che non ci siano problemi con la transazione in futuro. E questo deve essere previsto nei regolamenti interni dell'impresa, che impediranno molti errori da parte dei dipendenti.
Chi è responsabile della conservazione dei documenti?
In conformità con la "lettera" della legge, il capo dell'organizzazione, ad es. il suo amministratore delegato è personalmente responsabile della conservazione dei documenti negli archivi dell'impresa. Se il periodo di conservazione dei documenti o l'organizzazione della circolazione dei documenti non viene rispettato, verrà riscossa dall'impresa una multa di diecimila rubli e trentamila rubli per una violazione ripetuta. Nel caso in cui tale irresponsabilità abbia portato a una sottovalutazione dell'importo dell'imposta, dovrà essere pagato il venti per cento dell'imposta non pagata, ma questa multa non può essere inferiore a quarantamila rubli. Anche la legislazione della Federazione Russa stabilisce separatamente le sanzioni perfunzionari per perdite causate da un'organizzazione inefficiente dell'archiviazione dei documenti presso l'impresa.
Come faccio a distruggere i documenti che sono già scaduti?
Tanto per cominciare, va notato che alcuni documenti non vengono distrutti, ma trasferiti all'archivio comunale, quindi è molto importante non solo contrassegnarli con una scadenza, ma anche occuparsi di mettere il iscrizione "Commissione di revisione degli esperti" (EPK). Se non è necessario trasferire i documenti nell'archivio, il capo dell'organizzazione deve emettere un atto sulla distruzione dei documenti. Se tale atto non è stato redatto, i documenti sono considerati mancanti ed è necessario un ordine per nominare una commissione per indagare su tale perdita.
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