L'azione correttiva è Definizione, caratteristiche e principi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Non affrettarti a chiudere la pagina quando vedi le noiose "azioni correttive" abbinate alle tristissime lettere "QMS". Sì, siamo d'accordo, in termini di grado di noiosità agli occhi dei dipendenti di aziende con un sistema di gestione della qualità, solo la protezione del lavoro può argomentare. Nel frattempo, il QMS è il sistema più efficace e collaudato nel tempo, con una storia brillante e strumenti di implementazione ingegnosi. Uno degli strumenti chiave del sistema è l'azione correttiva.

Definizioni e chiarimenti

L'azione correttiva è l'azione intrapresa per eliminare le cause di una non conformità. In questo caso, la parola chiave è "ragioni". In altre parole, tutto deve essere corretto in modo che tali incongruenze non si ripetano mai più in futuro.

La non conformità è una deviazione dai requisiti stabiliti. Si noti che nel SGQ non c'è posto per parole come "errore", e questo è moltofondamentalmente. L'espressione "errore" implica la presenza del colpevole e, quindi, la punizione appropriata.

Non c'è niente di simile in QMS e non lo sarà mai. Comprendere e accettare è metà del successo nell'implementazione del SGQ.

Prima di tutto, mettiamo tutto al suo posto.

Trio procedurale

L'azione correttiva nel SGQ è una delle sei procedure obbligatorie descritte nella leggendaria norma ISO 9000. Questa procedura è strettamente correlata alle altre due, ecco come appare la "troika" insieme:

1. Procedura di gestione del prodotto non conforme.
2. Procedura di azione correttiva.
3. Procedura di azione preventiva.

In parole povere, prima vengono determinate eventuali incongruenze, quindi vengono pianificate e implementate misure per eliminarne le cause.

Problema chiave: dove cerchiamo "qualcosa"?

Per correggere qualcosa, devi prima trovare e riparare questo "qualcosa". Difetti nei prodotti fabbricati, violazioni della disciplina, maleducazione nella comunicazione con un cliente chiave, distorsione dei bilanci, aumento del numero di infortuni sul lavoro: ci sono molti esempi di non conformità, possono essere molto diversi in termini dell'entità del danno per l'impresa e per soggetto. Ma sembra tutto a posto sulla carta. Infatti, è molto difficile raccogliere fatti di produzione oggettivi di natura negativa. Di solito questo viene fatto da un rappresentante della gestione della qualità che non ha idea delle sfumature della produzione e di altri segreti interni.

Collezionefatti reali per la pianificazione e l'attuazione di azioni correttive dovrebbero essere effettuati costantemente e in diverse fonti: nell'audit interno, segnalazioni dei dipendenti, reclami dei consumatori.

Non busseremo a noi stessi e ai ragazzi

Eccolo, il principale ostacolo all'implementazione di un sistema di qualità cool, compresa una gestione efficace delle azioni correttive. Puoi condurre seminari e scrivere lettere motivazionali ai dipendenti sull'importanza di compilare un modulo di segnalazione di non conformità in tempo in modo che l'azienda si affretti immediatamente a pianificare e intraprendere azioni correttive per eliminarlo. Ascolteranno con interesse, annuiranno e ti ringrazieranno persino per il tuo contributo alla causa comune.

Ma poi corri il rischio di ricevere, nella migliore delle ipotesi, la denuncia di una classica discrepanza dalle larghe masse di lavoratori: è tutta questione di bassi salari, questa è la discrepanza principale. Alzalo e tutto diventerà immediatamente buono. La cosa più interessante è che la maggior parte delle persone scrive una relazione del genere con il cuore credendo sinceramente nel successo.

Cosa fare e come vivere? Insegna, spiega, aiuta a compilare il modulo, negozia con il primo manager in modo che scriva per primo il rapporto. Non lavando, ma arrotolando: bisogna pensare e continuare ad attenersi alla propria linea. Sii il più chiaro e trasparente possibile.

Differenza tra correttivo e preventivo

Anche i consulenti QMS a volte hanno difficoltà a discutere le azioni correttive e preventive ea spiegare la differenza tra di loro. Nel frattempo, è abbastanza semplice, la differenza è chiara e abbastanza tangibile. Giudica tu stesso:

• Un semplice aggiustamento consiste nel correggere l'incoerenza in atto. Esempio: un tubo scoppiato che deve essere tappato immediatamente. Questa sarà la regolazione.
• L'azione correttiva è l'eliminazione delle cause di non conformità. Perché il tubo è scoppiato e cosa è necessario fare per evitare che ciò accada.
• L'azione preventiva è un'azione per prevenire la non conformità o lo sviluppo quando viene introdotto un nuovo servizio o prodotto. Un buon esempio molto comune è l'adozione di misure preventive in tutti i rami dell'azienda se si riscontra una non conformità in uno di essi.

Tutto è iniziato con le bombe britanniche che non sono esplose

Ci sono molti esempi di azioni correttive, comprese quelle storiche. L'inizio è stato la storia della bomba britannica della seconda guerra mondiale che ha avviato l'approccio del processo e tutti gli standard ISO nella produzione.

Le bombe iniziarono ad esplodere frequentemente in alcune fabbriche militari britanniche prima di essere spedite (incoerenza). E in altre fabbriche, al contrario, le bombe non sono esplose: un' altra discrepanza. La soluzione (azione correttiva) è stata trovata dal Dipartimento della Difesa. Ha inviato i suoi ispettori in ogni stabilimento. Ora ogni produttore era obbligato a prescrivere la sequenza di tutte le operazioni e il controllore controllava se i lavoratori le seguivano. Le bombe ora sono esplose nel posto giusto al momento giusto. Solo? Sì. E brillante.

Toyota e il controllo totale della qualità giapponese

QMS alla Toyotaè stato a lungo lo standard del modello di qualità giapponese e oggetto di studio e discussione generali. Toyota è la principale "base" di Edwards Deming, l'autore del miracolo economico giapponese con i suoi famosi principi operativi utilizzati nelle fabbriche Toyota di tutto il mondo.

Le azioni correttive non sono focalizzate sulla personalità del dipendente, ma sul suo comportamento. Non le misure disciplinari, ma lo sviluppo umano e la risoluzione dei problemi sono i valori principali di Toyota in questo blocco di domande. Il sistema giapponese di lavoro a vita assume il più alto grado di responsabilità dei lavoratori. E per questo, le persone devono lavorare con pazienza e attenzione.

Prendi, ad esempio, il ritardo dei dipendenti, che è inaccettabile in un contesto aziendale giapponese. Ma se pensi che tale inaccettabilità sia una qualità innata delle persone in Toyota, allora ti sbagli. Per i trasgressori della disciplina del lavoro, viene firmato un chiaro piano di azioni correttive in cinque fasi. Smettere è l'ultimo quinto passaggio, e quello che non arriva quasi mai.

La ricetta di Toyota: cinque passi per i trasgressori della disciplina aziendale

1. Il primo passo è un semplice promemoria da parte del leader, preferibilmente sotto forma di uno scherzo o di un consiglio per acquistare una sveglia. Questa azione non è un'azione correttiva.
2. Se il ritardo persiste quattro o più volte all'anno, la prima azione correttiva viene intrapresa sotto forma di sollecito scritto. Il dipendente deve scrivere cosa farà per correggere la situazione.
3. Se lo stesso dipendente è in ritardo almeno due volte nell'anno successivo, si terrà un incontro disciplinare con la partecipazione delle alte autorità. Lo scopo di tale azione correttiva è aiutare il lavoratore a trovare una soluzione il più possibile e, attenzione, assicurarsi che il disgraziato fosse consapevole di ciò che l'azienda si aspettava da lui. Viene effettuata l'analisi delle azioni correttive della fase precedente. A questo incontro è sempre presente un rappresentante del dipartimento del personale, che funge da avvocato per l'autore del reato.
4. Se ci sono due ritardi nel corso dell'anno successivo, al dipendente viene concesso… del tempo libero per prendere una decisione definitiva e scrivere una lettera alla commissione. Se la commissione decide di mantenere un dipendente in Toyota, lo paga questo giorno libero.
5. Il dipendente ora ha quattro anni di "libertà vigilata". Se durante questi anni si verifica anche un solo ritardo, la commissione raccomanda il licenziamento del lavoratore.

Va notato che tali licenziamenti alla Toyota sono estremamente rari. Di solito, tutto viene risolto nelle fasi precedenti delle azioni correttive.

Puoi sparare. Fai solo attenzione

I principi di "Toyota" possono essere applicati anche qui. Se ci pensi, l'analisi delle discrepanze e la ricerca di un'azione correttiva competente sono approssimativamente lo stesso schema per trovare le cause.

Potrebbero verificarsi discrepanze dovute al fatto che non esiste un documento normativo e i dipendenti semplicemente non sanno come eseguire le azioni. L'azione correttiva è la creazione di un'istruzione omemorandum sull'ordine dell'operazione.

Un altro motivo di non conformità potrebbe essere la mancanza di formazione o istruzioni di lavoro. Ci sono regole e procedure, ma nessuno le ha portate all'attenzione del dipendente.

E ora la terza opzione: c'è una procedura, e la formazione è stata eseguita e ricordata ancora una volta. Sì, ma il dipendente è negligente e non vuole lavorare. È qui che deve essere licenziato, questa sarà una dura azione correttiva. Non è più necessario dimostrare che questa decisione si adatta al SGQ e ai principi di Toyota. E per non ripetere gli errori nella scelta e nell'assunzione di un nuovo dipendente per un posto vacante, la descrizione dei requisiti per un posto vacante nel reparto di reclutamento dovrebbe essere scritta tenendo conto del caso con il licenziamento.

Sistema "diamante" di Nizhny Novgorod: zero difetti

All'inizio, il tasso di difetti era del 65,9%. Un famoso esempio di riuscita implementazione russa dei principi del SGQ. "Diamonds" è il nome di un sistema di authoring unico che è stato inventato e implementato nel piccolo stabilimento "Instrum-Rand" nella città di Pavlovo nella regione di Nizhny Novgorod.

L'impianto produce utensili pneumatici che vengono acquistati in Europa e negli Stati Uniti senza verifica preventiva. Instrument-Rand è l'unica azienda russa che ha superato un audit di ingegneria da parte di Mercedes-Benz. Naturalmente, la squadra è andata a lungo e duramente a questo livello.

Fin dall'inizio è stato chiaro che qualsiasi difetto può essere risolto solo se ci sono informazioni oneste e complete su come è successo. Solo in questo caso è stato possibile identificare con precisione le non conformità e le azioni correttive per eliminare la causa del difetto. In altre parole, erano necessarie confessioni sincere da parte degli operai, che non avevano fretta di farlo. La paura di perdere un bonus o di essere puniti era persistente e pervasiva.

A quel tempo, fu inventato e implementato un sistema con "diamanti", che erano … parti difettose. Fornire informazioni sul matrimonio è stato uno sviluppo positivo, nessuno è stato punito per questo. Al contrario, ogni discrepanza è stata discussa nel team al fine di trovare insieme l'azione correttiva più ottimale e corretta. Per i "diamanti" hanno allestito tavoli speciali, come in un museo. È così che la psicologia dei lavoratori di Nizhny Novgorod è cambiata e Tool-Rand ha iniziato a raggiungere le vette della gestione della qualità totale.

Conclusione

Pazienza, libertà dagli stereotipi, una buona conoscenza della storia degli standard e ottime capacità comunicative sono un insieme di qualità abbastanza realizzabili per realizzare i piani più ambiziosi per portare avanti l'azienda.

Ci sono molti nuovi modelli di gestione nella letteratura aziendale e nel Web: alcuni con nomi esotici, altri con approcci apparentemente insoliti. Solo la maggior parte assomiglia a nuovi involucri di caramelle con ripieno classico.

QMS con il suo sistema di azioni correttive non ha mai deluso nessuno. Semplici e geniali sono le due parole più appropriate per descriverlo.