Organizzazione di un sistema di controllo interno in un'organizzazione: creazione, scopo, requisiti e analisi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Il proprietario di qualsiasi oggetto economico ha sempre a cuore la qualità dell'organizzazione della sua attività economica. Qualsiasi impresa redditizia comporta un potenziale profitto per il suo proprietario. Quale imprenditore competente non sarebbe interessato alle condizioni di funzionamento della propria progenie, portandogli un reddito così grave? Probabilmente, devi essere sciocco per lasciare che tutto faccia il suo corso e presumere che sarà sempre così, che il lavoro nell'organizzazione procederà come pianificato e porterà gli stessi risultati finanziari positivi per sempre, senza approfondire e senza interferire il processo lavorativo dei tuoi subordinati. Proprio perché ogni imprenditore sano di mente e con un atteggiamento oggettivo nei confronti della gestione della sua azienda ha paura di perdere i suoi profitti e di diventare un giornofallito, introduce un sistema di controllo interno dell'organizzazione. Cos'è? Cosa offre questo sistema? Come è organizzato? E quali sono gli obiettivi? Per prima cosa.

Qual è il sistema di controllo interno in un'organizzazione

Un campione di qualsiasi entità aziendale esemplare è un'impresa che svolge ininterrottamente la sua attività economica e soddisfa la condizione principale per la sua esistenza: realizza un profitto, aumentandolo regolarmente. Il proprietario dell'azienda dirige sempre tutti gli sforzi e gli investimenti solo verso ciò che rende la sua organizzazione ancora più forte e potente, ampliando le fonti di rendimento sotto forma di reddito. Naturalmente, ogni proprietario vuole che la sua azienda funzioni senza intoppi. E capisce che per questo è necessario intraprendere le azioni appropriate. È qui che sorge l'esigenza globale dell'organizzazione del sistema di controllo interno dell'organizzazione. Qui si può vedere chiaramente la necessità di formare all'interno dell'impresa un tale apparato per il monitoraggio e l'identificazione delle carenze nel processo di gestione, che segnali al proprietario eventuali violazioni e incongruenze. Quale dovrebbe essere un dispositivo del genere?

Il sistema di controllo interno nella gestione di un'organizzazione è un insieme di metodi per tracciare, monitorare, controllare, valutare e analizzare tutte le procedure e i processi aziendali in atto nell'impresa che sono direttamente correlati ai risultati del attività economica della società nel suo complesso. In altre parole, questi sono dipendenti speciali, metodi specificiricerca, un elenco di apparecchiature analitiche e tecnologie correlate, che insieme danno l'effetto di controllo che un imprenditore vuole essere dotato. Ha bisogno di tale controllo per proteggersi da subordinati disonesti o da uno svolgimento di scarsa qualità delle loro funzioni, che alla fine possono influire sul risultato finanziario dell'impresa nel suo insieme. Ma come è organizzato questo processo?

L'organizzazione di un sistema di controllo interno in un'azienda è la formazione di un terreno così favorevole per il funzionamento delle autorità di regolamentazione in combinazione con il loro accesso alle apparecchiature tecniche e a tutte le informazioni necessarie di un'entità aziendale in grado di fornire elevati -controllo della qualità nel monitoraggio del lavoro dei lavoratori e dei loro compiti diretti in conformità con le loro mansioni. In poche parole, la creazione di un apparato di controllo in un'impresa comporta l'esecuzione da parte di revisori specializzati di controlli in tutte le aree funzionali dell'azienda.

Goal

Un uomo d'affari competente non fa mai nulla senza scopo, quindi pensa a ogni dettaglio della sua azione, innovazione, ordine o ordine impartito tramite il direttore e lo implementa nelle attività commerciali della sua impresa per ottenere un risultato specifico. Di conseguenza, è lo stesso con l'apparato di controllo. Ci sono quattro obiettivi principali del sistema di controllo interno nell'organizzazione, che guidano qualsiasi proprietario per evitaresi verificano problemi:

1. Verifica dell'efficacia dell'attività economica. Implica la necessità di monitorare e monitorare le transazioni economiche effettuate presso l'impresa al fine di identificare possibili deviazioni e sopprimerle.
2. Sicurezza delle informazioni. Implica l'organizzazione del funzionamento trasparente del reparto contabilità nel fornire una rendicontazione affidabile, obiettiva, completa e tempestiva alla direzione e alle autorità superiori.
3. Repressione dei furti e delle azioni illegali dei dipendenti. Ciò si riferisce a un controllo più stretto su possibili incidenti di riciclaggio di denaro e truffe da parte dei dipendenti all'interno dell'impresa.
4. Conformità alle normative. Ogni unità statale nell'apparato del personale deve seguire rigorosamente il programma di lavoro normativo interno.

Cercando di proteggere se stesso e i frutti del funzionamento della sua azienda sotto forma di entrate, il suo proprietario si pone obiettivi specifici. Questi obiettivi sono raggiunti con successo grazie all'efficace organizzazione del sistema di controllo interno nell'organizzazione.

Struttura

Il meccanismo di controllo in qualsiasi impresa si attua attraverso la subordinazione gerarchica degli organi di controllo. In ogni sito sono presenti organismi preposti allo svolgimento delle attività di monitoraggio e verifica. Come appare un esempio di sistema di controllo interno in un'organizzazione in termini di subordinazione strutturale e gerarchica?

CertoMolto dipende dalla forma di governo dell'impresa. Con una piccola azienda e uno staff di tre o quattro persone, tutto è chiaro, non c'è niente di speciale da controllare, questo lo fa il supervisore diretto. Ma nelle grandi imprese, tutto è diverso: più grande è l'azienda, più rilevanti misure di controllo interno dovrebbero essere distribuite ai suoi dipartimenti strutturali. Ad esempio, l'organizzazione del controllo interno nei sistemi aziendali si realizza nell'ambito di più blocchi strutturali:

• Il primo blocco è il consiglio di amministrazione, il principale e incrollabile apparato amministrativo, gestito e controllato centralmente.
• Il secondo blocco prevede la ramificazione del controllo dal consiglio di amministrazione in due organi principali sotto forma dell'apparato di gestione e del comitato di audit.
• Il terzo blocco - prevede la divisione del controllo dall'apparato gestionale ai responsabili di tutti i dipartimenti esistenti in azienda, i quali, a loro volta, controllano le attività dirette dei propri subordinati in ciascun dipartimento.
• Il quarto blocco - prevede la dispersione delle responsabilità di controllo del comitato per il controllo interno nell'unità di gestione dei rischi e nell'unità di controllo interno.

Sulla base della strutturazione a blocchi degli organi di controllo nell'azienda, possiamo concludere che ci sono due direzioni nelle forme di governo societario: si tratta di organi strutturali separati all'interno dell'impresa e capi di dipartimento che controllano i propri subordinati. Spesso è così che l'organizzazione del sistema internocontrollo nell'impresa.

La struttura della supervisione degli istituti finanziari appare leggermente diversa. Il sistema di controllo interno di un ente creditizio prevede sei principali fonti di diffusione delle misure rilevanti a determinati livelli della gerarchia:

• organi direttivi di un istituto di credito;
• capo e i suoi vice;
• Capo contabile e suo vice;
• commissione di revisione o revisore dei conti in una sola;
• centraline speciali;
• altre divisioni strutturali degli organi di controllo dell'ente creditizio.

Viste

La classificazione delle varietà di supervisione interna è piuttosto sfaccettata a causa del gran numero di caratteristiche dell'unità. Pertanto, la creazione di un sistema di controllo interno di un'organizzazione prevede diverse filiali nelle aree principali.

In ordine di attuazione:

• amministrativo;
• amministrativo;
• finanziario;
• tecnologico;
• legale;
• contabilità.

Secondo la forma di invio:

• effettivo;
• computer;
• documentario.

Temporalmente:

• preliminare;
• attuale;
• successivo

Per copertura:

• completo e parziale;
• solido o selettivo;
• complesso o tematico.

Metodi

Oltre ai tipi di vigilanza elencati, le procedure di audit svolte presso l'impresa possono manifestarsi nell'attuazione di vari approcci metodologici alla verifica. Pertanto, l'organizzazione di un sistema di controllo interno in un'impresa comporta l'utilizzo di un insieme di tre aree metodologiche principali.

Metodi generali:

• Audit - implica il controllo della contabilità e della rendicontazione finanziaria.
• Monitoraggio - implica lo studio della correttezza delle procedure eseguite in aree specifiche in specifici dipartimenti dell'impresa.
• Revisione - effettuata tramite manipolazioni di verifica con la documentazione.
• Analisi - calcola specifici indicatori economici e li confronta con i valori della norma.
• Controllo tematico - eseguito su qualcosa di specifico, ad esempio il controllo del registratore di cassa e della cassa.
• Indagine ufficiale - si verifica quando viene rivelata una non conformità con le normative o un reato di una persona materialmente responsabile.

Controlli documentali:

• Valutazione legale - si riferisce direttamente ai poteri dell'ufficio legale dell'impresa con attività di verifica in merito a contratti e altra documentazione.
• Controllo logico - viene eseguito per verificare la redditività delle operazioni commerciali in corso, riflessa nei documenti pertinenti.
• Verifica aritmetica - si manifesta in uno specifico errore di calcolo e confronto degli indicatori nei documenti con quelli realidati.
• Contatore - comporta l'aumento del primario per un periodo specifico e la sua analisi: questo include lettere di vettura, fatture fiscali, rettifiche di fatture fiscali e altro ancora.
• Verifica formale - fornisce il controllo sulla disponibilità dei documenti obbligatori in base ai quali sono state eseguite determinate operazioni.
• Controllo comparativo - rivela imprecisioni e incongruenze nei dati digitali, di riepilogo e equivalenti.

Tecniche di controllo effettivo:

• Inventario - prevede la verifica da parte del sistema di controllo interno della contabilità nell'organizzazione della presenza e del ricalcolo di tali immobili come immobilizzazioni, immobilizzazioni materiali e immateriali, cassa, finanze non monetarie in conti bancari, ecc.
• Competenza - viene svolta attirando un esperto o uno specialista del personale in un problema specifico di un determinato obiettivo.
• Osservazione visiva - implica il monitoraggio del dipendente e della sua attività lavorativa dall'esterno. Ad esempio, questo è il modo in cui un contabile senior può osservare l'esercizio delle sue funzioni da parte di un contabile ordinario.
• Misurazione di controllo - caratterizzata da una decisione improvvisa di verificare la riproduzione quantitativa o qualitativa di una particolare operazione nell'impresa per confrontarla con la norma.
• Analisi delle informazioni gestionali - predetermina lo studio di ordini, ordini, decreti di natura interna e verifica dei risultati della loro attuazione.

Funzioni

L'organizzazione di un sistema di controllo interno in un'organizzazione di qualsiasi forma di proprietà prevede lo svolgimento di specifiche funzioni da parte degli organi competenti. Dopotutto, ogni operazione di controllo comporta il raggiungimento di un determinato risultato. Il risultato globale dovrebbe essere il funzionamento ininterrotto dell'impresa con un reddito regolare e stabile. E sembra possibile raggiungerlo solo svolgendo una serie di funzioni strategiche. Eccone alcuni:

• Il monitoraggio delle attività commerciali dell'azienda e del suo ambiente esterno - include il monitoraggio delle tendenze del mercato, dei cambiamenti nelle esigenze della domanda, nonché delle strutture competitive e delle relative politiche.
• Sviluppo degli indirizzi strategici delle attività dell'azienda - prevede il raggiungimento dell'obiettivo principale dell'azienda attraverso passaggi tattici nelle attività operative ed economiche.
• Creazione di un sistema di valutazione e gestione del rischio: le autorità di regolamentazione di qualsiasi impresa dovrebbero avere un'idea di quali fattori avversi la minacciano all'interno delle sue attività.
• Valutazione degli investimenti e dei progetti di investimento di capitale - il controllo interno dovrebbe svolgere il lavoro per valutare la produttività, la razionalità e la redditività dei progetti da esso investiti.

Passando dal generale al particolare, possiamo individuare le attuali funzioni del sistema di controllo contabile interno nell'organizzazione come dati informativi fondamentali per una conduzione interna di alta qualitàispezioni in fabbrica:

• studio degli attuali sistemi contabili;
• valutazione della produttività e della redditività di questi sistemi;
• analisi finanziaria e controllo contabile;
• monitoraggio dei metodi di controllo;
• conformità globale;
• conformità ai regolamenti interni da parte dei dipendenti;
• valutazione del livello di affidabilità dei dati informativi forniti;
• consulenza in materia contabile, fiscale, legale;
• partecipazione all'automazione diretta della contabilità, gestione e contabilità fiscale;
• Verifica dell'attuazione degli indicatori pianificati.

Passaggi

Come ogni altra procedura economica o procedurale, lo svolgimento delle misure di controllo prevede una sequenza graduale di esecuzione di compiti specifici. Ecco le principali fasi dell'organizzazione del sistema di controllo interno che caratterizzano questo tipo di corteo:

1. Avvio della verifica. Qualsiasi azione di controllo viene svolta sia per ordine della direzione aziendale, sia come evento pianificato. Il controllo viene effettuato sulla base dell'ordine del direttore o nel programma pianificato delle procedure di controllo.
2. Controllo della pianificazione. Ogni sopralluogo è preceduto dall'individuazione di qualche discrepanza nella funzionalità dell'impresa o dalla volontà dei dirigenti di valutare lo stato delle cose all'interno del personale e del lavoro che svolge. Pertanto, prima delle procedure di controllo direttoè in corso un programmato rilievo dell'area da verificare e lo sviluppo di indirizzi tattici nella riproduzione dei prossimi eventi.
3. Verifica diretta. In un sito specifico per un determinato periodo di tempo, alcuni documenti vengono presi per l'esame e le transazioni commerciali vengono analizzate nella loro relazione con i processi relativi all'attività economica dell'impresa.
4. Preparazione dei risultati del test. Sulla base dei risultati di tutte le operazioni di verifica, gli esiti del controllo sono soggetti a documentazione obbligatoria al fine di fornire indicatori consuntivi al management aziendale.
5. Esecuzione di lavori pertinenti dopo aver studiato i risultati dell'ispezione. Nel corso dello svolgimento delle operazioni di controllo si rilevano reati commessi da soggetti materialmente responsabili, si rilevano deviazioni dalle norme, si osservano casi di atteggiamento negligente di alcuni dipendenti nei confronti del lavoro, comportando, in un certo senso, un danno per l'economia dell'impresa nel complesso. Pertanto, tali precedenti situazionali danno una reazione dell'apparato di gestione sotto forma di rimprovero, privazione di bonus o licenziamento di subordinati negligenti. Inoltre, è obbligatorio analizzare i dati ottenuti e trarre conclusioni in merito alla possibile modernizzazione del processo lavorativo richiesto in questa fase al fine di aumentare l'efficienza dell'azienda nel suo insieme.

Analisi

L'analisi del sistema di controllo interno nell'organizzazione non ha importanza per il mantenimento della qualità e correttezza dell'audit interno suimpresa. Perché è così importante nel moderno sistema aziendale? Perché l'analisi e la valutazione del sistema di controllo interno dell'organizzazione è lo stimolo per lo sviluppo di raccomandazioni per il suo miglioramento e la modernizzazione del processo aziendale nel suo insieme. Non solo la verifica delle operazioni procedurali delle attività economiche di un'impresa è di per sé importante, ma il livello di efficacia della sua attuazione può influire sulla prosperità e sul funzionamento redditizio dell'impresa in quanto tale.

L'analisi del sistema di controllo finanziario interno dell'organizzazione è svolta dai competenti organi di subordinazione accentrata dell'impresa nelle seguenti aree:

• analisi dei processi di controllo come oggetto di ricerca analitica;
• indagine del potenziale di qualificazione e professionalità dei dipendenti che svolgono attività di controllo;
• considerazione della qualità dell'organizzazione del lavoro pianificato svolto dagli auditor sotto forma di preparazione per il processo di audit stesso;
• verifica del piano d'azione strategico delineato durante l'audit interno a livello di impresa;
• studio della disponibilità di piani di ispezione per il futuro, nonché analisi della loro rilevanza e approfondimento delle problematiche considerate dall'apparato di vigilanza.

Valutazione

Il concetto di analisi è indissolubilmente legato al concetto di valutazione. In senso lato, questo termine implica l'affermazione del valore assoluto o relativo dell'oggetto, soggetto, fenomeno indagato. In termini economicila valutazione di sottotesto del sistema di controllo interno dell'organizzazione implica un confronto con la norma svolta dai revisori durante l'audit delle azioni, nonché considerazione della qualità delle misure da loro predisposte, volte ad individuare incongruenze, imprecisioni, errori nel corso delle attività imprenditoriali. In poche parole, questo è un test della qualità del lavoro degli stessi ispettori.

La combinazione di due concetti correlati - valutazione e analisi - predetermina la necessità di ulteriori attività dopo l'audit. Dopotutto, sulla base dei risultati dell'analisi del sistema di controllo interno della contabilità nell'organizzazione, la necessità di inasprire, ad esempio, le normative sul lavoro relative all'esecuzione e all'archiviazione del flusso di documenti, o vengono prese decisioni più approfondite e più frequenti inventari di immobilizzazioni dell'impresa, poiché in questa parte della contabilità ci sono spesso incongruenze con i punteggi precedenti e così via. E questo vale non solo specificamente per il reparto contabilità dell'impresa. In altre parole, la valutazione dei risultati ottenuti durante l'audit consente di giudicare la necessità di migliorare il sistema di controllo interno dell'organizzazione o, al contrario, di trarre conclusioni sul suo funzionamento di qualità in questa particolare fase. Attraverso la valutazione degli indicatori finali acquisiti in sede di audit, si può anche valutare il lavoro degli stessi organismi di regolamentazione, sulla base della profondità e del contenuto della loro relazione al termine delle attività di controllo.

Requisiti

Con tutto questo, non bisogna dimenticare il sistema di controllo interno utilizzato dall'organizzazionedeve essere conforme a standard e regolamenti stabiliti. Tale adempimento, inoltre, dovrebbe essere effettuato sia a livello di impresa sia in termini di rispetto della normativa vigente. Il Servizio fiscale federale prevede che tutte le organizzazioni esistenti come entità commerciali seguano l'ordinanza del 16 giugno 2017 "Sull'approvazione dei requisiti per l'organizzazione di un sistema di controllo interno". Ecco quali sono questi requisiti:

• Creazione di un tale apparato di controllo nell'azienda, che garantirà lo svolgimento ordinato ed efficiente delle attività commerciali, il raggiungimento di risultati finanziari positivi, la sicurezza dei beni e dei beni dell'impresa.
• Formazione di un ambiente adatto al controllo di alta qualità all'interno dell'azienda.
• Sviluppo di un sistema di gestione del rischio.
• La capacità di verificare i fatti esistenti di evasione fiscale, commissioni, premi assicurativi.
• Divulgare le informazioni necessarie sui possibili rischi e fornirle alla direzione in debita forma.
• Attuazione di procedure di controllo volte a minimizzare e ridurre i rischi.

Sulla base dei requisiti per l'organizzazione del sistema di controllo interno, possiamo trarre conclusioni su una seria quota di importanza che viene assegnata specificamente ai rischi - possibili minacce esistenti che sono un elemento integrante delle potenziali paure degli imprenditori.

Rischi

Il modello di controllo interno basato sul rischio è un modello che consente di analizzare le minacceimprese per la necessità di acquisire informazioni affidabili sulle attività e passività di una determinata entità economica. L'orientamento al rischio nell'organizzazione del sistema di controllo interno implica l'obiettivo del management aziendale di ottenere un ragionevole grado di fiducia che l'azienda raggiungerà i propri obiettivi nel modo più efficace. E in tal senso, lo scopo principale del controllo è garantire la tempestiva identificazione e analisi dei rischi dell'affidabilità del bilancio, del rispetto dei dipendenti delle normative e delle norme per la regolamentazione del processo lavorativo previsto dalla politica contabile del impresa, nonché l'attuazione dei piani finanziari ed economici, l'uso efficiente delle risorse, la veridicità delle informazioni finanziarie e gestionali. Pertanto, lo scudo principale per un'entità aziendale nella lotta contro minacce e rischi che ne impediscono il funzionamento in condizioni normali è un controllo ben costruito e adeguatamente organizzato.