L'audit del personale è Definizione, tipi, metodi, compiti e obiettivi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'audit del personale è una verifica dell'efficacia del lavoro del personale, svolto da dipendenti appositamente designati o da terzi. A differenza dell'audit classico utilizzato in contabilità, l'audit del personale non è obbligatorio e non è regolato da leggi speciali e atti legali della Federazione Russa. Viene eseguito su iniziativa del capo dell'impresa per risolvere determinati problemi. Lo scopo principale di tale audit, il più delle volte, è identificare lo stato del personale dell'azienda. Viene anche utilizzato per trovare modi per aumentare la produttività e ridurre i costi di produzione.

Come classificare

Le ispezioni sono correlate all'uno o all' altro tipo di audit del personale in base a parametri quali:

• Periodo di dati utilizzato: breve, lungo e breve termine.
• Metodo per ottenere informazioni: orale o documentario
• Natura delle informazioni da controllare: legale, qualificante o mista;
• Ai revisori: interni ed esterni.

L'audit del personale si svolge in due direzioni: identificazione delle violazioni legali eidentificazione delle violazioni della disciplina del lavoro - ricerca di sforamenti irragionevoli dei costi, identificazione di motivi per semplice, matrimonio, ecc. Pertanto, l'audit del personale nella direzione dell'attività è principalmente suddiviso in legale, qualifica e misto.

Audit del personale legale

Durante l'audit del personale legale, controllano la documentazione del dipartimento del personale, il time sheet delle officine, controllano fatture e ricevute con i materiali e gli strumenti disponibili. Verificare la correttezza della compilazione dei contratti di lavoro, dei libri di lavoro, degli ordini esecutivi. Verifica se i dipendenti stanno seguendo le descrizioni dei lavori. Conducono sondaggi e conducono sondaggi per identificare le violazioni della legislazione sul lavoro della Federazione Russa, nonché le regole e gli standard adottati in un particolare campo di attività a cui i dipendenti devono attenersi. Ad esempio, i requisiti degli standard sanitari nell'industria alimentare, i GOST, gli standard di qualità e il rispetto delle normative.

Il compito principale di un audit del personale legale è identificare le violazioni prima che vengano rilevate da una commissione speciale durante l'audit. Ciò consentirà di evitare problemi con la legge e di migliorare la qualità di prodotti e servizi.

Audit del personale qualificato

L'audit del personale qualificato dell'organizzazione viene effettuato al fine di identificare le carenze nel lavoro del personale e determinare i modi per eliminarle. Consente inoltre di individuare la presenza di qualifiche insufficienti di un lavoratore oal contrario, identificare il personale più prezioso che ha bisogno di essere promosso o pagato di più in modo che funzioni ancora meglio e faccia di più.

L'audit del personale qualificato è più rilevante in quelle aree di attività in cui il successo dell'impresa dipende interamente dalle qualità professionali del dipendente. Ad esempio, nel commercio. Se il venditore tratta gli acquirenti in modo errato, per ignoranza o incapacità, ciò influisce direttamente sul risultato finanziario dell'impresa: le entrate diminuiscono, i volumi di prodotti scaduti aumentano. Allo stesso tempo, solo un controllo può rivelare se il motivo della diminuzione delle entrate è la scarsa qualificazione del dipendente e non qualche altro fattore. In questo esempio, un audit del personale aiuterebbe a identificare un dipendente senza scrupoli e a sostituirlo in tempo, prima che la società commerciale fosse sull'orlo del fallimento.

Audit completo del personale

L'audit completo del personale implica l'uso di audit sia legali che di qualificazione, nonché tutti i metodi disponibili per la valutazione e l'analisi delle informazioni. Tale controllo consente di valutare lo stato del personale e identificare il potenziale di personale dell'azienda, identificare le violazioni legali esistenti nell'impresa e rimuoverle prima che portino a perdite finanziarie e di personale indesiderabili.

Questo metodo di conduzione di un audit del personale ha, oltre ai vantaggi elencati, due svantaggi: costerà di più e richiederà più tempo, poiché più partecipanti saranno coinvolti per controllare una grande quantità di dati. Ecco perchèha senso agire solo in casi di emergenza: in caso di fallimento o durante una crisi finanziaria, quando il mercato si restringe e la concorrenza si intensifica.

Chi può ispezionare

L'audit del sistema del personale può essere effettuato sia dai dipendenti dell'azienda che da organizzazioni di terze parti. Allo stesso tempo, sorge il problema con la determinazione del livello di competenza dell'ispettore, poiché il concetto di audit del personale non è fissato nella pratica legale e le istruzioni, gli standard e le regole esistenti sono destinati alla revisione delle attività contabili. Ma quanto complete e affidabili saranno ricevute le informazioni e come saranno analizzate e valutate dipende dai passi che il capo dell'impresa farà per migliorare la situazione con il personale.

Tuttavia, è stata trovata una via d'uscita. Pertanto, come istruzioni e regole di base per organizzare un audit del personale presso un'impresa, è possibile prendere le basi dell'audit finanziario e, in particolare, i requisiti per le informazioni ricevute e fornite come:

• obiettività;
• credibilità;
• tempestività;
• onestà;
• pienezza.

Di conseguenza, l'auditor deve rispettare non solo le regole dell'etica professionale, essere onesto e obiettivo, ma anche rispettare determinate regole durante la raccolta e l'elaborazione delle informazioni, nonché nella preparazione di un rapporto di revisione. Allo stesso tempo, non ha bisogno di avere con sé alcun certificato speciale per svolgere un'attività come un audit del personale. Ma questo non significache può essere svolto da qualsiasi dipendente. Per risolvere i compiti di un audit del personale, l'ispettore deve avere un certo livello di conoscenza e qualifiche.

Eseguire un audit del personale può essere un dipendente di un'azienda specializzata o qualcuno del personale dell'impresa con un livello sufficiente di istruzione e competenza. Molto spesso si tratta di capi dipartimento, contabili e altri specialisti altamente qualificati. E qui sorge un dilemma davanti al capo dell'impresa: cosa c'è di meglio, assumere un'organizzazione specializzata o condurre un audit da soli? La risposta a questa domanda dipende da fattori quali:

• Il costo del personale altamente qualificato coinvolto nell'audit del personale e il costo dei servizi di una società di audit;
• Quantità di informazioni che richiedono elaborazione e termini consentiti per la relativa elaborazione.

Si ritiene generalmente che un audit del personale eseguito dai dipendenti di un'impresa sia più economico, il che non è sempre vero. Il coinvolgimento di specialisti esterni è spesso molto più redditizio se è necessario condurre un audit in una grande impresa, dove il volume di informazioni è molto elevato. Le aziende che forniscono servizi di audit hanno più esperienza, i loro dipendenti sono più qualificati, almeno nel campo dell'audit del personale, quindi l'audit costerà meno e meglio e richiederà meno tempo.

Audit delle risorse umane da solo, come condurre

Se il capo dell'impresa decidesse comunque di condurre un audit con l'aiuto dei suoi dipendenti,ha bisogno di conoscere alcune caratteristiche. Di solito, l'obiettivo di un audit del personale in questo caso è studiare il lavoro non dell'impresa nel suo insieme, ma di un dipartimento separato, mentre è necessario garantire il massimo livello di riservatezza delle informazioni.

Per cominciare, il manager dovrà creare un gruppo di lavoro, solitamente composto da 4-5 persone, e determinare la persona responsabile della conduzione dell'audit e della redazione del rapporto di audit. L'intero processo di preparazione e condotta può essere suddiviso nelle seguenti fasi di un audit del personale:

1. Sviluppo di un piano d'azione.
2. Determinazione della dimensione del campione: numero di dipendenti intervistati, volume e tipo di documenti controllati. Più grande è il campione, più accurato sarà il risultato, ma più lunga sarà la procedura di verifica.
3. Sviluppo di moduli di questionario, preparazione di domande.
4. Controllo della documentazione del dipartimento del personale, nonché dei documenti nell'area da controllare.
5. Sondaggio e interrogatorio dei dipendenti dell'impresa.
6. Analisi delle informazioni raccolte, incluso l'utilizzo di tecnologie informatiche e programmi speciali.
7. Redigere, sulla base delle informazioni ottenute durante l'audit, un rapporto di audit, in cui il responsabile dell'attuazione dell'audit del personale presso l'impresa esprime il proprio parere sullo stato del personale, sulle sue qualifiche e sulla soddisfazione del lavoro condizioni.

Il rapporto di audit è redatto per iscritto, le prove sono allegate sotto forma di rapporto sul lavoro svolto. Tutte le pagine del verbale devono essere numerate e archiviate in una cartella. In generale, qualsiasioppure non ci sono regole rigide per trarre una conclusione, oltre a condurla, poiché lo scopo di un audit del personale è ottenere informazioni per gli utenti interni, pertanto i dati ottenuti a seguito di tale audit non vengono pubblicati da nessuna parte, e il più delle volte sono strettamente confidenziali e la loro divulgazione è inaccettabile. Inoltre, deve essere assicurata la riservatezza delle informazioni, sia in fase di progettazione che di esito della verifica. È auspicabile che i dipendenti dell'impresa non siano a conoscenza dell'imminente ispezione. Ciò contribuirà a evitare collusion tra loro, il che significa che consentirà di aumentare l'obiettività e l'affidabilità delle informazioni ricevute.

Metodi di raccolta ed elaborazione delle informazioni

I metodi di audit delle risorse umane non sono diversi da quelli utilizzati negli audit contabili, si ottengono solo informazioni di natura e scopo diversi. Utilizzano principalmente moduli pre-preparati di questionari ed elenchi di domande. Le informazioni ottenute durante l'audit sui dipendenti dell'impresa vengono confrontate con i requisiti di base prescritti in manuali specializzati, descrizioni dei lavori e standard di qualità del lavoro.

Le informazioni ottenute durante l'audit sotto forma di questionari e registrazioni delle risposte a domande e altri documenti ricevuti durante l'audit vengono raccolte, ordinate e confrontate in base all'ora e al luogo in cui è stato condotto l'audit del personale. Il rapporto compilato sulla base dei risultati dell'audit dovrebbe contenere, se non tutti i documenti, i più importanti.

Quali compiti possono essere risoltiaudit del personale

L'audit del sistema del personale aiuta a valutare meglio il potenziale dell'azienda e le qualifiche del personale. Ciò consente di identificare i dipendenti di maggior valore nella forza lavoro e fornire loro posti di lavoro e salari più in linea con il loro livello.

Come dimostra l'esperienza, è più redditizio per un manager aumentare la carriera di coloro che già lavorano nell'impresa piuttosto che assumerne uno nuovo. Da un lato, ciò aumenterà il ritorno sugli altri dipendenti, poiché vedranno prospettive di carriera, dall' altro, un nuovo dipendente potrebbe non radicarsi nella squadra e questo aumenta il turnover del personale, che può influire negativamente sulle prestazioni di l'impresa. La rotazione del personale può anche essere il risultato di una politica del personale errata. Ad esempio, se la complessità del lavoro o il livello di responsabilità e il livello di retribuzione non corrispondono. Questo può solo rivelare una verifica del lavoro del personale.

Tale controllo aiuta non solo a identificare i dipendenti più preziosi o a sbarazzarsi di quelli meno preziosi, ma anche a risolvere problemi direttamente correlati al fatto che l'organizzazione del lavoro è svolta in modo errato nell'impresa. Ad esempio, durante un'ispezione in una delle officine, è stato rivelato che, a causa del posizionamento improprio dei materiali, i lavoratori trascorrevano fino a due ore al giorno solo per consegnarli ai siti di lavorazione, poiché erano immagazzinati in un magazzino lontano. Di conseguenza, tempo e fatica sono stati sprecati. I lavoratori si stancano più velocemente e perdono la concentrazione. Ciò ha influito sulla qualità e sul volume dei prodotti. Senza un controllo del personale, questo errore di sistemala produzione non verrebbe fissata, il che significa che le risorse sarebbero sprecate.

Responsabilità degli auditor

Il revisore è responsabile esclusivamente della propria opinione espressa nella relazione del revisore. Alla fine, la decisione sui cambiamenti del personale viene presa dal capo dell'impresa e il compito del revisore è solo quello di comunicargli lo stato del personale dell'impresa, quale livello delle sue qualifiche, se ci sono violazioni della legge, della disciplina del lavoro, delle misure di sicurezza, se ci sono davvero specialisti altamente qualificati. Indicare i fattori che influenzano negativamente o positivamente il lavoro del personale e l'uso razionale dell'orario di lavoro.

Di conseguenza, il revisore redige un rapporto di audit in cui indica:

• quali eventi si sono svolti;
• quanto lavoro è stato fatto;
• quali problemi e rischi ha incontrato nel corso del suo lavoro;
• cosa è necessario fare per correggere la situazione se lo stato del personale o la politica del personale sono negativi;
• possibili conseguenze se le violazioni non vengono corrette.

Di per sé, l'ispezione non risolve il problema del personale selezionato in modo improprio o delle azioni scorrette dei dipendenti dell'impresa, della loro violazione delle norme di sicurezza o del mancato rispetto delle istruzioni e dei regolamenti tecnici. Lo scopo di un audit del personale è identificare i punti di forza e di debolezza del sistema del personale esistente nell'impresa e fornire raccomandazioni su come eliminare le carenze e migliorare questo sistema. L'auditor noresponsabilità dello stato della politica del personale e delle decisioni che il manager prenderà sulla base dei risultati dell'audit.

Dove e come assumere auditor per controllare il personale

Questo tipo di servizio è fornito principalmente da società di consulenza e agenzie di reclutamento specializzate nella consulenza e nel reclutamento per altre imprese. Ci sono tali organizzazioni in quasi tutte le principali città. Molto spesso pubblicizzano i loro servizi su giornali e riviste pubblicitari locali o su speciali pareti pubblicitarie su Internet. Alcuni hanno un sito web ufficiale dell'azienda.

Al momento dell'assunzione, viene stipulato un accordo tra un'impresa e una società che fornisce servizi di audit del personale, che dovrebbe specificare i diritti e gli obblighi delle parti e pagare il servizio. Di solito, le parti contraenti si incontrano più volte prima di stipulare un contratto, discutendo le sfumature e i possibili rischi. Quali attività verranno svolte. Viene negoziato un piano di lavoro approssimativo (la società di consulenza può anche presentare un prospetto per il piano di audit delle risorse umane).

Il principale vantaggio di assumere un'organizzazione specializzata di terze parti per organizzare un audit del personale è l'indipendenza dell'audit. Se un dipendente di un'impresa, in un modo o nell' altro, dipende sia dal manager che dalla forza lavoro, il revisore esterno ha un'indipendenza quasi completa. La sua opinione si basa solo su fatti osservati.

L'audit delle risorse umane è uno dei modi più semplici e convenienti per controllare il sistema del personale di un'organizzazione edeterminare il potenziale di risorse umane esistente dell'impresa. Questo metodo di verifica è parte integrante della contabilità di gestione dell'azienda e dovrebbe essere svolto regolarmente, indipendentemente dal risultato finanziario delle sue attività.