2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
La posizione di un impiegato dell'archivio è chiamata archivista. Il compito principale di uno specialista in questo campo è stabilire il lavoro dell'archivio stesso e la circolazione della documentazione in esso. Tali professionisti sono necessari ovunque vi sia un grande giro di carte ufficiali, in particolare nelle organizzazioni legate alle assicurazioni, alla finanza e in particolare nelle imprese statali. Il documento principale a cui un nuovo dipendente deve fare riferimento è la descrizione del lavoro dell'archivista.
Disposizioni generali
Solo il capo di un'impresa può accettare o licenziare un archivista. E prima di tutto deve fare riferimento all'attuale legislazione del Paese. L'istruzione deve indicare la persona che è il diretto supervisore dello specialista che ricopre questa posizione.
Per lavorare come archivista, una persona deve ricevere una formazione professionale iniziale, e poi può essere accettata per una posizione anche senza esperienza in questo campo. C'è un'opzione cheuna persona con un'istruzione secondaria o generale otterrà un lavoro, ma poi dovrà ricevere una formazione speciale in questa direzione. Non è richiesta esperienza per questa posizione.
Cosa devi sapere
La descrizione del lavoro di un archivista aziendale suggerisce che il dipendente deve avere determinate conoscenze: è obbligato a studiare i regolamenti, le istruzioni e l'intero elenco di documenti legali relativi alla gestione degli archivi in questa organizzazione. Inoltre, deve sapere come archiviare, utilizzare i documenti e in base a quali standard vengono accettati e consegnati. La sua conoscenza dovrebbe includere un sistema statale unificato di lavoro d'ufficio. Inoltre, deve comprendere come vengono compilate le descrizioni dei documenti conservati, quali di essi devono essere conservati in modo permanente, e quali solo temporaneamente, e redigere anche atti relativi alla loro distruzione.
La descrizione del lavoro di un assistente archivista implica che deve sapere come vengono archiviati i file, in base a quali regole sono preparati per il successivo utilizzo e conservazione, come vengono conservati i registri e come vengono preparati i rapporti presso l'impresa. Questa persona deve comprendere la struttura dell'azienda in cui lavora, nonché le regole per l'uso delle attrezzature e tutti i mezzi tecnici necessari per eseguire il lavoro in archivio. Inoltre, deve conoscere tutte le regole e le leggi interne dell'organizzazione, inclusa la protezione del lavoro, la sicurezza antincendio, la routine e così via.
Responsabilità
Descrizione del lavoro di un archivista di un'istituzione di bilanciopresume di dover svolgere determinate funzioni: l'esecuzione dei lavori relativi all'attività archivistica, la conservazione della documentazione che entra nell'archivio, la registrazione dei documenti in entrata, lo sviluppo della nomenclatura e la verifica della correttezza delle pratiche di archiviazione prima di essere presentate all'archivio. Se è necessario, crittografa le unità di archiviazione, organizza il posizionamento delle custodie e le inserisce nel registro.
La descrizione del lavoro dell'archivista di un istituto medico suggerisce che deve preparare descrizioni sommarie della documentazione conservata, distribuirla in unità temporanee e perpetue. Deve conservare i registri e distruggere tempestivamente i documenti già scaduti e sviluppare un sistema attraverso il quale sia possibile trovare rapidamente e facilmente il documento desiderato.
Altre funzioni
Inoltre, i suoi doveri d'ufficio richiedono la sua presenza durante gli esami per il valore di documenti scientifici e non solo. Deve assicurarsi che i documenti rimangano intatti, se necessario, eseguire con essi lavori di restauro. Questo specialista garantisce inoltre che l'archivio abbia tutte le condizioni necessarie per la normale conservazione dei documenti.
L'archivista deve monitorare l'attuazione delle norme di protezione antincendio e utilizzare i moderni mezzi tecnici per lavorare con i documenti. È obbligato su richiesta dei dipendenti e dei visitatori dell'organizzazionerilasciare copie o originali della documentazione archivistica, redigere certificati utilizzando le informazioni disponibili in archivio e redigere relazioni sul proprio lavoro.
Diritti
La descrizione del lavoro di un archivista medico suggerisce che ha determinati diritti. Può richiedere e ricevere documenti relativi alla sua attività lavorativa. Se necessario, può collaborare con specialisti di altri dipartimenti dell'impresa o di altre organizzazioni, se ciò lo aiuterà a risolvere i suoi problemi competenti. Se è necessario, può rappresentare gli interessi della sua azienda in altre organizzazioni su qualsiasi questione che riguardi direttamente il lavoro dell'archivio.
Responsabilità
La descrizione del lavoro di un archivista presuppone che sia responsabile per il mancato adempimento dei suoi doveri e per il lavoro di scarsa qualità, per aver fornito informazioni false o distorte sui compiti svolti, per essersi rifiutato di eseguire gli ordini dei suoi superiori.
Inoltre, è responsabile delle situazioni in cui sono stati individuati reati, violazioni della sicurezza o altre azioni che minacciano il normale funzionamento dell'impresa e il dipendente non li ha segnalati e non ha adottato alcuna misura per eliminare il problema. L'archivista è responsabile della violazione delle norme della disciplina del lavoro.
Condizioni di lavoro
La descrizione del lavoro di un archivista suggerisce che la direzione dell'organizzazione dovrebbe determinare le ore del suo lavoro in base al lavorolegislazione. Se necessario, l'azienda deve fornirgli un luogo di lavoro che tenga conto di tutte le norme e gli standard, nonché di tutto il necessario per i viaggi di lavoro, compresi quelli locali. Ha anche il diritto di firmare i documenti di sua competenza.
Conclusione
Il documento principale su cui dovrebbe fare affidamento uno specialista accettato per questa posizione è la descrizione del lavoro di un archivista. Indipendentemente dall'organizzazione in cui lavora, i diritti, le responsabilità, le funzioni e le conoscenze sono praticamente gli stessi e possono variare a seconda delle esigenze di una particolare impresa e dei compiti che il personale dirigente assegna ai propri dipendenti.
Tale lavoro richiede attenzione, perseveranza, conoscenza delle regole per la sicurezza di documenti importanti, conoscenza della valutazione del valore di determinati documenti, nonché capacità di sistematizzare, trovare rapidamente e crittografare i documenti. Un altro fattore importante è il lavoro con le persone, perché la professione di archivista prevede l'emissione e la ricezione di documentazione varia, verificando la correttezza della sua compilazione e l'autenticità. Solo una persona attenta, pronta a lavorare con una grande quantità di informazioni ea rappresentare gli interessi dell'azienda in altre organizzazioni sarà in grado di svolgere correttamente e in modo affidabile le mansioni lavorative in questa posizione.
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