Organizzazione della contabilità: principi base, caratteristiche e requisiti

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Il controllo è quasi sempre la chiave della buona fortuna. E se parliamo di contabilità per le attività dell'organizzazione, non c'è modo di farne a meno. Come implementarlo? Quali sono in pratica le sfumature dell'organizzazione della contabilità e della rendicontazione? Su cosa puntare per non sbagliare e non essere colpevoli davanti allo Stato?

Informazioni generali

La Federazione Russa ha un programma statale per la transizione alla pratica internazionale. Prevede il trasferimento del sistema contabile e delle statistiche alle esigenze dell'economia di mercato internazionale. A tal fine, il Ministero delle Finanze ha elaborato una serie di regolamenti. Hanno lo scopo di regolamentare la contabilità per le imprese che operano nel territorio della Federazione Russa. Convenzionalmente si possono distinguere quattro gruppi di documenti:

1. Legge n. 129-FZ del 21 novembre 1996 "Sulla contabilità", nonché altri atti giuridici che regolano le questioni di rendicontazione e contabilità. Questi sono documenti di base.
2. Regolamento sulla contabilità dell'organizzazione, che rivela i principi che devono essere seguiti durante il lavoro. Sono inoltre in corso lavori esplicativi per quanto riguarda l'interazione dei documenti legislativi.
3. Istruzioni metodologiche (raccomandazioni, istruzioni). Aiuta a svolgere la contabilità di diversi tipi di proprietà, passività e fondi.
4. Documenti di lavoro dell'organizzazione. Definiscono regole contabili interne per spese, passività e attività. Ma devono essere basati su documenti precedenti.

La legislazione stabilisce che tutta la contabilità nella Federazione Russa deve essere effettuata in rubli. È inoltre necessario distinguere tra la proprietà della società e le altre persone giuridiche che ne sono di proprietà. L'organizzazione della contabilità deve essere effettuata dal momento della registrazione dell'organizzazione. È necessario impostare subito i momenti di lavoro: esposizione separata degli investimenti di capitale e della produzione, tempestiva registrazione delle transazioni commerciali, nessuna esenzione o omissione.

Informazioni sulla gestione della contabilità

Tutta la responsabilità per la sua organizzazione ricade sul top manager (direttore). Ad esso è inoltre affidata la responsabilità di creare le condizioni necessarie. È gestito dall'ufficio contabilità, che è un'unità strutturale. E poi dipende dalla scala. Se c'è un proprio servizio, allora è diretto dal capo contabile. In caso contrario, e tutto viene fatto da uno specialista, allora è considerato responsabileper tutti i dati. Ci sono anche opzioni quando la contabilità viene trasferita a un'organizzazione specializzata oa uno specialista su base contrattuale. E se c'è un servizio? In tali casi, il capo contabile è nominato e revocato dal capo dell'impresa. Anche lui gli obbedisce. Quali sono le sue responsabilità? Un breve elenco è il seguente:

1. Sii guidato dalla legislazione vigente, sii responsabile del rispetto di tutti i requisiti esistenti, nonché delle regole di lavoro.
2. Garantire il controllo sulla riflessione delle transazioni commerciali, redigere rapporti, fornire informazioni operative, condurre analisi economiche delle attività al fine di identificare e mobilitare riserve.
3. Firmare insieme al capo dell'organizzazione i documenti utilizzati per l'emissione e la ricezione di fondi, articoli di inventario. Lo stesso vale per il regolamento, il credito e le obbligazioni monetarie. Se non hanno la firma di un contabile, i documenti sono considerati non validi e non saranno accettati per l'esecuzione.
4. Il diritto di firma può essere concesso per ordine scritto del capo. Ma allo stesso tempo è vietato redigere ed accettare atti di esecuzione su operazioni contrarie alla normativa vigente, nonché violare la disciplina finanziaria e contrattuale.

Il fatto che la contabilizzazione delle spese di un'organizzazione inizi con l'identificazione di uno specialista responsabile è certamente vero. Ma non è tutto.

Costruire la struttura

Si consiglia di coordinare con il capo contabile il licenziamento, la nomina e il movimento di persone finanziariamente responsabili come cassieri, magazzinieri e altri. Allo stesso tempo, è necessario preoccuparsi che il trasferimento dell'autorità proceda senza problemi critici. Ad esempio, se il capo contabile viene sollevato dalle sue funzioni, fino a quando non viene selezionato un nuovo specialista, le sue funzioni vengono svolte da un sostituto. Inoltre, l'organizzazione della contabilità nel mondo moderno è quasi impensabile senza l'uso di strumenti di automazione, perché ciò può semplificare notevolmente la conduzione degli affari. Si ritiene che la loro presenza consenta a uno specialista di sostituire 5-6 colleghi che lavorano esclusivamente con le carte. Ciò è possibile grazie all'ampia gamma di possibilità, alla personalizzazione dei processi di trasferimento della documentazione, alla visualizzazione della struttura interna, alla ricerca rapida del documento necessario e ad altre, seppur piccole, ma molto piacevoli funzioni. Pertanto, è necessario pensare a come aumentare l'efficienza dei contabili. In caso contrario, influirà negativamente sul livello di competitività. E anche la classica contabilità finanziaria dell'organizzazione funziona piuttosto lentamente, il che riduce la velocità di risposta dell'azienda a problemi e situazioni critiche, che a loro volta possono portare a risultati finanziari disastrosi. Pertanto, il concetto di "struttura" dovrebbe essere inteso non solo come una gerarchia di dipendenti, ma anche come tutti i tipi di aggiunte che aumenteranno la velocità del lavoro, l'efficienza e altri punti importanti.

Informazioni sui principi

Questo è molto importantemomento. I principi di base dell'organizzazione contabile non devono essere sottovalutati, altrimenti ciò può portare a una serie di problemi. Conformemente alla posizione adottata, è necessario concentrarsi su:

1. Principio della doppia entrata. Secondo lui, ogni transazione commerciale porta a un cambiamento in almeno due oggetti: un conto di credito e un conto di debito. Cioè, due conti. Per questo viene utilizzato un cablaggio semplice. E se ci sono più account? Quindi è necessario utilizzare un cablaggio complesso.
2. Il principio di obiettività dell'unità contabile. Stabilisce che tutto deve essere quantificato e valutato. Dopotutto, questo è l'unico modo per determinare quanti benefici economici e risorse sono stati ricevuti o persi.
3. Principio di periodicità. Dice che per determinare i risultati delle attività e formulare dati sulla condizione finanziaria, è necessario distinguere tra rendicontazione e periodi contabili. Qual è la loro differenza? I periodi di rendicontazione sono trimestrali, sei mesi, 9 e 12 mesi. Considerando che il periodo contabile viene utilizzato per calcolare il costo dei prodotti creati, del lavoro svolto e dei servizi forniti. Per questi scopi, viene utilizzato il mese. Anche se in alcuni casi possono coincidere nella durata.
4. Principio del valore monetario. Qual è la sua essenza? Questo principio afferma che il contatore comune per tutti gli oggetti contabili è l'unità monetaria. Viene anche utilizzato per analizzare e valutare le condizioni finanziarie e patrimoniali dell'azienda. Se parliamo della Federazione Russa, in questo caso la valutazione della proprietà dovrebbe avvenire nella valuta nazionale. Se recordriguardano conti in valuta estera, nonché operazioni nelle unità monetarie di altri paesi, devono essere convertiti in rubli. Inoltre, per questo, viene preso il tasso di cambio della Banca Centrale, che era alla data di ricezione dei fondi esteri.

Ci sono molti principi

Se c'è il desiderio di studiare e stabilire affari ai massimi livelli, allora per questo dovresti familiarizzare con gli IFRS, ma ce ne sono molti. Pertanto, l'attenzione sarà prestata solo a quelli più importanti. L'organizzazione della contabilità può essere ben implementata con i seguenti componenti:

1. Principio di competenza. Conosciuto anche come concetto di corrispondenza. La conclusione è avanzare l'ipotesi che i fatti dell'attività economica siano stati commessi nel periodo di riferimento. Pertanto, nel reparto contabilità, sono al loro posto, indipendentemente dall'ora tattica di pagamento o ricezione dei fondi.
2. Il principio di razionalità. Qual è la sua essenza? Presuppone che verrà effettuata una contabilità economica e razionale, che rifletterà tutte le informazioni necessarie sulle attività economiche e sulle dimensioni dell'impresa. In questo caso, ci saranno solo i dati che consentiranno agli utenti di prendere decisioni volte a garantire il funzionamento dell'azienda. Inoltre, vengono presi in considerazione i vantaggi e i costi associati all'ottenimento di queste informazioni.
3. Principio di una politica contabile coerente. Si basa sul fatto che non si verificheranno varie modifiche nel calcolo e nella compilazione dei dati. Ciò è necessario per poter confrontare i dati sula posizione finanziaria dell'organizzazione in diversi periodi di rendicontazione. Per fare ciò, è necessario mostrare in modo onesto e veritiero tutte le informazioni e le attività di audit.

Ecco i punti salienti dell'organizzazione di base della contabilità. Ma non si limitano a tutto. È obbligatorio studiare i regolamenti contabili dell'organizzazione e si consiglia di familiarizzare con gli International Financial Reporting Standards (IFRS).

Imposta compiti

Qual è la politica contabile dell'organizzazione? La contabilità è impossibile senza definire i compiti da risolvere. Altrimenti ci saranno troppi dati da considerare. In termini generali, è necessario disporre di un sistema ordinato per la raccolta, il riepilogo e la registrazione delle informazioni sugli obblighi e la proprietà dell'organizzazione in termini monetari, nonché per documentare tutte le transazioni commerciali. Più precisamente, è:

1. Formazione di informazioni affidabili e complete sulle attività dell'organizzazione, nonché sul suo stato di proprietà, che possono essere utilizzate da gestori e proprietari e, in alcuni casi, creditori e investitori.
2. Fornire tutti i dati necessari per utenti interni ed esterni, monitorare il rispetto della legislazione della Federazione Russa, verificare l'opportunità, fissare l'uso delle risorse finanziarie, lavorative e materiali.
3. Formare un sistema di standard in grado di convalidare l'utilità delle informazioni.
4. Prevenzione delle probabilitàrisultato finanziario negativo. Cerca le riserve interne che possono fornire stabilità finanziaria.
5. Formazione del quadro normativo.
6. Sostenere la cooperazione internazionale.
7. Fornire assistenza metodologica nella contabilità di gestione.
8. Applica gli standard nazionali e internazionali.

Puoi espanderli e aumentare il numero, ma questo dovrebbe essere fatto esclusivamente per le esigenze esistenti di ogni singola impresa.

Informazioni sulle ipotesi

Non possiamo saperlo tutti. E ancor di più per predire il futuro. Pertanto, il piano di organizzazione contabile deve contenere alcuni presupposti. In totale, ci sono quattro punti importanti a cui devi prestare attenzione. Questo è:

1. Assunzione di isolamento della proprietà. Cioè, è necessario separare le attività e le passività dell'organizzazione e dei proprietari. Se c'è una proprietà controllata dall'impresa, sebbene non le appartenga, vengono utilizzate le regole della contabilità semplice.
2. Presupposto della continuità aziendale. In questo caso, si presume che l'organizzazione opererà nel prossimo futuro e non ha intenzione o necessità di ridurla o addirittura liquidarla. In questo caso, tutti gli obblighi saranno adempiuti.
3. Assunzione della sequenza di attuazione delle priorità selezionate. In questo caso, si presume che la linea di condotta non cambierà e gli standard selezionati verranno utilizzati in modo coerente in futuroperiodi di rendicontazione. Ciò è necessario per creare un account stabile.
4. Assunzione di certezza temporale dei fattori che influenzano l'attività economica. Per quanto riguarda il reddito, non importa quando sono stati ricevuti o pagati. È necessario fare affidamento sui fatti dell'attività economica.

E i requisiti?

Sappiamo già cos'è la contabilità. La politica dell'organizzazione può influenzarlo. Ma come? È necessario presentare i seguenti requisiti:

1. Completezza. Tutti i fatti dell'attività economica dovrebbero essere visualizzati nella contabilità.
2. Tempestività. I fatti delle attività commerciali devono essere visualizzati in tempo.
3. Attenzione. È necessario concentrarsi su spese e passività, prestando meno attenzione a possibili entrate e attività. È necessario assicurarsi che non ci siano riserve nascoste.
4. Coerenza. È necessario prestare attenzione per garantire che i dati contenuti nelle varie posizioni siano coerenti.
5. Priorità del contenuto sui moduli. In questo caso, resta inteso che la riflessione in materia contabile va costruita tenendo conto della forma giuridica e dell'essenza economica dei fatti, nonché delle condizioni per fare impresa.
6. Razionalità. La contabilità deve essere gestita correttamente. Per fare ciò, si dovrebbe partire dalle condizioni esistenti, nonché dalle dimensioni dell'impresa.

Ovviamente, se lo si desidera, questo elenco può essere facilmente ampliato. Ma le informazioni fornite qui sono il minimo di base necessariol'inizio della costruzione del sottosistema contabile dell'organizzazione. Ma buttare qualcosa fuori dalla lista è categoricamente sconsigliato. Ma allo stesso tempo, bisogna fare attenzione a non sovraccaricare gli specialisti responsabili. Tutto ciò che viene fatto dovrebbe essere utile.

Esempio

Diamo un'occhiata a come viene fatta la contabilità nelle organizzazioni di bilancio. Convenzionalmente si distinguono due fasi, sebbene siano spesso chiamate azioni contabili:

1. Il primo stadio. Organizza il monitoraggio, il conteggio, la raccolta e la registrazione correnti delle transazioni commerciali. Di solito, per questa designazione viene utilizzata la parola "documentazione". La sua procedura contiene l'ordine dell'organizzazione della contabilità. Non è vano che i contabili controllino attentamente i documenti primari ricevuti. Dopotutto, la capacità di provare la commissione di fatti di attività dipende dalla correttezza della loro registrazione. Inoltre, è possibile effettuare la classificazione dei documenti.
2. Secondo stadio. Qui l'attenzione è rivolta alla sistematizzazione, al raggruppamento e alla generalizzazione delle informazioni contabili ricevute. Queste procedure consentono di acquisire e organizzare tutte le informazioni sull'attività. Questa fase è chiamata registrazione. È presentato sotto forma di conti contabili, determinati dalla documentazione normativa interna.

Quindi, inizialmente devi creare un piano-schema in base al quale tutto funzionerà. È possibile prescrivere gli standard che determinano i conti nella contabilità dell'organizzazione. Ma allo stesso tempo, non bisogna dimenticare l'ordine del massimo leader, che creerà questo sottosistema inall'interno di un'impresa o di un'istituzione. Per qualche ragione, molte persone credono che se un'organizzazione riceve denaro dal budget, non deve pagare nulla. È un'illusione. Sì, a qualcuno può sembrare ridicolo, illogico e burocratico, ma devi pagare. Pertanto, l'organizzazione della contabilità fiscale dovrebbe essere svolta anche dalle organizzazioni di bilancio. È auspicabile che tutto ciò sia previsto negli ordini, nei regolamenti e nelle istruzioni di lavoro.

Conclusione

Quanto è vasto l'argomento e quanto limitato lo scopo. La contabilità per la proprietà di un'organizzazione, le transazioni commerciali condotte vengono utilizzate per un motivo. Ti permette di evitare o identificare rapidamente tutte le perdite, carenze, abusi. È meglio quando è organizzato correttamente dall'inizio. In questo caso, quando sorgono problemi, sarà molto facile capire la causa del loro verificarsi e trovare rapidamente soluzioni per eliminarli. Quando si organizza la contabilità, è necessario tenere conto del fattore umano. Cioè, fidati ma verifica. Inoltre, è necessario monitorare il carico. Se metti così tante responsabilità su una persona in modo che rimanga costantemente al lavoro, non dovresti essere sorpreso dall'elevato turnover del personale. Quando si crea una struttura interna, sarà utile concentrarsi sugli standard internazionali di rendicontazione finanziaria. E se il Regolamento è un documento obbligatorio che tutti devono seguire, gli IFRS non lo sono. Tuttavia, questi sono consigli estremamente utili. Non invano sul loro utilizzoIl governo russo insiste.