Cos'è il controllo dell'inventario? Modalità di conduzione della contabilità di magazzino. Organizzazione della contabilità, responsabilità, programmi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Il buon funzionamento di un'impresa consiste nell'impatto totale di vari fattori e nell'esecuzione competente delle funzioni chiave. Allo stesso tempo, va notato che la corretta contabilizzazione delle merci può essere attribuita a una delle condizioni principali per il funzionamento stabile dell'azienda.

Gestione dell'inventario

Questo concetto viene utilizzato per definire la contabilità quantitativa e varietale costante svolta nel magazzino. Senza tener conto della merce collocata in magazzino, è difficile garantirne l'incolumità. Per tale processo viene utilizzata una scheda di inventario dei materiali, che è un modulo approvato dalla legge per la registrazione del movimento di materiali di un particolare tipo, dimensione e qualità nel magazzino. Sono compilati per ogni codice articolo del materiale. Sono gestiti da una persona finanziariamente responsabile, come un responsabile del magazzino o un magazziniere.

Prima di affidare al magazziniere le scorte materiali dell'impresa, di norma, viene concluso un accordo con lui. Descrive le tipologie di lavoro che il dipendente svolge e il grado di responsabilità in caso di smarrimento o danneggiamento dei prodotti immagazzinati in magazzino.

Organizzazione della contabilità di magazzino

Un processo contabile ben organizzatoi materiali collocati nel territorio del magazzino sono un segmento molto importante e necessario delle attività dell'organizzazione. Per il funzionamento efficiente del magazzino vengono utilizzati due sistemi di contabilità comuni: batch e smistato. Ma indipendentemente dalla scelta effettuata, i dipendenti finanziariamente responsabili manterranno i registri dei prodotti dell'azienda in natura. Questa procedura viene eseguita utilizzando gli ordini merci in entrata e in uscita.

Se prendiamo in considerazione le informazioni contenute nei manuali di contabilità per le rimanenze aziendali, possiamo concludere che la contabilità analitica di merci e materiali viene effettuata utilizzando il metodo del saldo o delle fatture negoziabili. Con questi approcci, la contabilità viene effettuata nel contesto di ogni luogo di stoccaggio, nonché al loro interno con la fissazione di codici articolo, vari gruppi di prodotti, conti sintetici e sottoconti.

Utilizzare le carte

La contabilizzazione dell'inventario dei materiali, che si basa su fogli di fatturato, nella maggior parte dei casi prevede l'uso dei due metodi sopra menzionati. Ciò consente di ottimizzare il funzionamento del magazzino e ottenere un livello di produttività più elevato.

Nella prima opzione viene utilizzata una scheda di contabilità di magazzino, che viene aperta per ogni tipo di articolo di magazzino immagazzinato nel magazzino. Visualizza i dati di somma quantitativa, che, in effetti, è il movimento dei materiali. La base per la compilazione di tali carte è la contabilità primariadocumenti.

La contabilità di magazzino tramite carte comporta anche la visualizzazione dei saldi il primo giorno e il calcolo del fatturato del mese. Con l'aiuto di tale documentazione, i fogli di fatturato vengono compilati separatamente per ciascun magazzino. Inoltre, i dati di quelle carte che si trovano nel reparto contabilità vengono confrontati con la documentazione in magazzino.

È anche possibile che le carte contabili non siano conservate nel reparto contabilità. In questo caso, la documentazione in uscita e in entrata è raggruppata per numero di articolo. Successivamente, con l'aiuto di questi documenti, vengono calcolati i risultati del mese e i dati su spese e entrate vengono registrati separatamente. Inoltre, queste informazioni vengono visualizzate nel foglio del fatturato. I saldi che sono stati visualizzati in questi estratti conto vengono confrontati con i saldi registrati nelle schede contabili nel magazzino.

Contabilità del saldo

Questa forma di contabilità di magazzino è diversa dalla precedente. La differenza fondamentale è che non esiste una contabilità qualitativa e totale nel contesto di merci e materiali nel reparto contabilità. Anche le dichiarazioni di fatturato, rispettivamente, non vengono compilate.

Con questo tipo di organizzazione del magazzino, la contabilizzazione di merci e materiali viene effettuata nel contesto di sottoconti, gruppi merceologici e bilanci, che vengono utilizzati per contabilizzare le voci di magazzino esclusivamente in termini monetari. La contabilità è svolta da persone finanziariamente responsabili. Per questo processo viene utilizzato il libro mastro magazzino o il giornale di registrazione appropriato.

Per quanto riguarda l'ufficio contabilità, si occupa dell'accoglienza delle primariedocumentazione contabile dai soggetti finanziariamente responsabili e verifica successivamente i dati ricevuti. Al termine del processo di riconciliazione, i saldi dei materiali registrati il primo giorno vengono trasferiti nel bilancio.

Contabilità alle parti

Commercio e magazzino in questo caso sono organizzati in modo tale che uno specifico lotto di merce venga immagazzinato separatamente. E per ciascuno di essi, il negoziante scrive una scheda batch in due copie. Un libro speciale viene utilizzato per registrare tali carte. In questo caso, è il numero del lotto accettato che è il numero di registrazione in questo libro. Dopo aver inserito le informazioni necessarie, una copia viene trasferita all'ufficio contabilità e l' altra rimane in magazzino e svolge la funzione di registro contabile di magazzino.

Vale la pena notare che merci e materiali con lo stesso nome sono determinati come lotto. Questo prodotto deve essere fornito da un fornitore. Per quanto riguarda il numero di consegne, potrebbero essercene diverse.

Nel compilare una scheda lotto, il magazziniere deve indicare la data di compilazione, il suo numero, l'ora di compilazione dell'atto di ricevimento della merce, il tipo di trasporto, i dati del fornitore, il numero e la data della fattura, il nome del prodotto, il luogo di partenza, nonché il peso e il grado.

La contabilità di magazzino dei materiali, che utilizza il metodo batch, implica la riflessione durante lo svincolo della merce della data di questa azione, del numero del documento di consumo, della modalità di trasporto, del nome del destinatario, la quantità e la qualità dei prodotti venduti. Allo stesso tempo, indica il documento di spesanumero della tessera del partito.

Quando tutte le scorte di un determinato lotto sono esaurite, il responsabile del magazzino e il merchandiser appongono le loro firme sulla scheda e la trasferiscono all'ufficio contabilità, dove verrà successivamente controllata.

È possibile che durante il controllo venga rivelata una carenza. In questo caso, la contabilità di magazzino implica le seguenti azioni: prima dell'inventario successivo, il contabile cancella la carenza sui costi di distribuzione, ma solo a condizione che fosse entro i limiti della perdita naturale. Se le norme sono state superate, allora la carenza dovrebbe essere recuperata da quelle persone che sono finanziariamente responsabili dei prodotti immagazzinati nel magazzino.

Vale anche la pena considerare le informazioni che il sistema di inventario dei lotti include la redazione di un atto per un lotto di merci e materiali completamente utilizzato.

Come vengono utilizzati i giornali di registrazione magazzino per l'ordinamento?

Se viene utilizzato questo metodo di contabilità, il magazziniere apre una o più pagine del giornale di registrazione delle merci per ciascuna varietà e nome del prodotto. È possibile inserire anche una carta separata. Il numero di pagine dipende dal volume delle operazioni effettuate al momento della ricezione e del consumo.

Nel titolo di una scheda o nella pagina di una rivista, devi indicare l'articolo, il nome, la varietà e le altre caratteristiche che contraddistinguono un determinato prodotto. Lo spazio rimanente sulla pagina viene utilizzato per riflettere le entrate, le spese e i saldi dei prodotti.

Il libro di inventario (diario) è necessario per registrare i dati quando si registra ogni ricevuta o spesadocumento.

La legislazione consente l'uso di varie forme di riviste. Un esempio è un giornale di registrazione nella forma N MX-2. Deve essere effettuato da un magazziniere o altra persona responsabile. La base per compilarlo sono i documenti sull'accettazione e l'emissione di merci e materiali, depositati in precedenza. Tale registro contiene i seguenti dati:

- data in cui merci e materiali sono stati accettati per lo stoccaggio;

- l'unità che ha trasferito gli articoli di inventario al magazzino;

- nome, prezzo, quantità, unità di misura per beni e materiali;

- numero e data dei documenti utilizzati durante l'emissione e la ricezione dei prodotti;

- posizione di archiviazione.

Affinché la merce sia accettata per lo stoccaggio e successivamente rilasciata, è necessario certificare la relativa documentazione con le firme del magazziniere e del responsabile del magazzino.

Organizzare correttamente la contabilità di magazzino di tipo quantitativo, in cui vengono registrati i movimenti e i saldi dei prodotti, aiuteranno vari tipi di riviste di materie prime, con l'aiuto del quale gli articoli di inventario vengono conservati in luoghi di stoccaggio, oltre a riparare il loro consumo. Tali informazioni possono essere visualizzate anche sotto forma di dichiarazioni.

Come viene effettuato il ribasso dell'inventario?

Il commercio e lo stoccaggio sono inevitabilmente associati a fenomeni come l'obsolescenza delle merci, nonché la diminuzione della domanda o la perdita di qualità. Questi problemi non possono essere ignorati e il processo di riduzione viene utilizzato per affrontarli in modo efficace. Per la sua registrazione, sarà necessario un atto di ammortamento dei beni materiali.

Deve essere redatto e firmato in duplice copia. Questo viene fatto da persone responsabili che rappresentano una commissione speciale. Una copia rimane al responsabile del magazzino (deve essere conservata), la seconda viene inviata all'ufficio contabilità. In alcune situazioni, una copia può essere allegata alla bolla di consegna. Questo viene fatto per il successivo trasferimento di questo documento a un'organizzazione impegnata nella vendita di beni scontati o allo scopo di restituire al produttore.

Sistemi di gestione del magazzino

Uno dei compiti chiave di qualsiasi azienda è l'automazione e l'ottimizzazione di tutti i processi interni dell'impresa. Ciò farà risparmiare tempo e migliorerà la qualità del servizio.

Il magazzino non fa eccezione. Al fine di velocizzare vari processi relativi alla ricezione e al consumo delle merci, viene utilizzato un programma di contabilità di magazzino. Potrebbe avere un aspetto e una struttura diversi, ma le funzioni di tale software rimangono le stesse.

Stiamo parlando delle seguenti opportunità:

- distribuzione dei prodotti in magazzino per celle di stoccaggio, lotti e responsabili;

- possibilità di ricalcolo dinamico dei saldi di magazzino;

- tracciamento del carico lungo le rotte del traffico;

- uso di vari metodi di determinazione del prezzo delle merci;

- inventario e successiva formazione di report rilevanti in base ai suoi risultati;

- formazione di ordini di ricevimento e magazzino;

- rivalutazione del bene per l'influenza di vari fattori che ne costituiscono il valore;

- gestione del magazzino.

Un programma di controllo dell'inventario ben progettato consente di stabilire un funzionamento efficiente di un magazzino di transito, oltre che di magazzini generici. È inoltre praticato l'utilizzo di un analogo elettronico della scheda contabile di magazzino, che dispone di tutti i relativi filtri. Stiamo parlando di tracciamento delle informazioni nelle seguenti aree:

- la valuta utilizzata per pagare la merce (secondo la dichiarazione di collazione, l'atto di eccedenza e carenza, la dichiarazione di disponibilità effettiva, ecc.);

- lotto di prodotti, termini di conservazione, data di scadenza dei certificati;

- vari tipi di operazioni con merci e materiali;

- scopo;

- ordinamento;

- persone finanziariamente responsabili;

- operazioni di assunzione del personale e smantellamento delle risorse materiali nel magazzino.

Di norma, tale contabilità di magazzino automatizzata viene finalizzata dallo sviluppatore, tenendo conto delle caratteristiche individuali dell'attività di un particolare cliente.

Programmi in corso

Diversi software possono essere utilizzati per organizzare efficacemente il lavoro di magazzino. Ma una delle opzioni più popolari è "1C Warehouse Accounting". Questo software ha alcuni vantaggi che attraggono molte aziende che integrano questo programma nei loro magazzini.

Le funzioni dei tasti si presentano così:

- contabilità rapida e tempestiva dei beni materiali, del loro arrivo e spostamento;

- manutenzione accurata di tutta la documentazione di magazzino;

-manutenzione tempestiva e conveniente di un giornale di registrazione di magazzino (schede);

- disponibilità di tutti gli strumenti necessari per il corretto inventario;

- rappresentazione ed elaborazione del sistema di magazzino.

Con l'aiuto di questo software, puoi coprire qualitativamente diverse aree dell'attività economica dell'impresa. Si tratta di gestire le regole di vendita, le scorte, le finanze, gli acquisti e la consegna delle merci. I principali vantaggi di "1C" includono la facilità d'uso del programma, la possibilità della sua correzione tenendo conto delle esigenze di una particolare organizzazione e il pieno rispetto delle norme della legislazione russa.

Se lo desideri, puoi utilizzare altri programmi: "Super Magazzino", "Merce-moneta-merce" e altri.

Conclusione

Ovviamente, il lavoro del magazzino gioca un ruolo importante nella costruzione di un'azienda efficace. Pertanto, la qualità del servizio, la velocità di consegna e lo stato del processo di vendita nel suo insieme dipendono dal livello di organizzazione delle funzioni di magazzino. Pertanto, qualsiasi azienda interessata a costruire con successo un ciclo di vendita e la consegna dei prodotti deve organizzare correttamente la contabilità delle merci.