2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
Un documento è un'informazione presentata in una forma adeguata al suo contenuto e scopo. Un documento viene creato con uno scopo, da qualcuno per qualcuno. Ma non sempre la fonte del documento e/o il suo destinatario sarà una persona. Il livello moderno - quando è possibile e necessario includere in modo efficace e pratico macchine e meccanismi nel circuito di controllo.
Il processo, le caratteristiche e la velocità del movimento di un documento dipendono dalla sua forma, contenuto e funzionamento dell'"ambiente di movimento". Il successo, gli indicatori economici e l'efficienza sociale dipendono da quanto bene è impostato il flusso di documenti nell'organizzazione, e questo è: la qualità e la vita dell'azienda.
Informazioni su documenti e flusso di lavoro
L'amministrazione, la forma e la procedura del flusso di lavoro sull'esempio di un'organizzazione, non sono regolate dalla legge. Ci sono GOST, statuti e raccomandazioni obbligatorie. Come parte di documenti contabili, documenti per ottenere un prestito oi referti medici sono le norme della legge.
Un documento non è sempre una forma scritta rigida. Può essere:
- un modulo in cui campi specifici sono compilati in un certo modo, con l'esatto contenuto semantico e sintattico;
- una pagina realizzata secondo un modulo specifico per una domanda specifica (lettera, ordine, termini di riferimento, personale, …);
- forma libera (nota esplicativa del dipendente, gratitudine per i risultati conseguiti nel lavoro, risoluzione sulla domanda, …).
Tutte e tre le versioni dei documenti possono essere presentate su carta o elettronicamente e, data la disponibilità di strumenti tecnici e legali, sono assolutamente equivalenti, anche se ci sono ancora casi in cui è possibile solo la forma cartacea.
Nonostante la mancanza di una regolamentazione legislativa della forma e del contenuto del documento e del flusso di lavoro, esiste una pratica rigida, generalmente accettata e non discussa di creare, spostare, archiviare o distruggere documenti, che ogni organizzazione è libera di adattare a se stesso in alcun modo.
Esempio perfetto di flusso di documenti in un'organizzazione
È fondamentalmente impossibile raggiungere l'ideale:
- in qualsiasi sfera della vita e dell'attività,
- in qualsiasi momento,
- ovunque nello spazio,
perché ogni nuovo approccio permette di vedere nuovi orizzonti. C'è un desiderio e un bisogno di seguirli. La documentazione non fa eccezione. Al contrario, è un esempio dimostrativo e vivace di fissazione dinamica del processo di movimento dell'informazione.
Non importa come vengono registrate le informazioni: su carta o in formato elettronico. Attualmente, entrambe le forme hanno lo stesso valore legale, anche se la versione cartacea presenta dei vantaggi in alcuni casi.
il ciclo del loro movimento dal momento dell'apparizione (creazione) al momento del deposito o distruzione.
Non tutte le organizzazioni comprendono che molti documenti possono essere eseguiti direttamente da macchine e meccanismi senza l'intervento umano, così come non tutte le fonti (autori) dovrebbero essere solo persone.
La consueta comprensione dell'automazione del flusso di lavoro nella stragrande maggioranza dei casi è al livello di una semplice "idea segnale", quando al programma viene affidato il compito di segnalare solo il verificarsi di eventi.
Variazione interna ed esterna di documenti
Entrambi i circuiti sono importanti per un'organizzazione di successo. Il fatturato esterno ha un valore statico, mentre il fatturato interno ha un valore dinamico.
Più la direzione dell'azienda comprende meglio questa circostanza, più promettente sarà il sistema di gestione elettronica dei documenti che sceglierà. Coloro che vogliono dare un esempio ideale del movimento di documenti commerciali in un'organizzazione scrivono il proprio sistema informativo.
I documenti possono essere primari esecondario. Questi ultimi hanno sempre una storia di movimento all'interno dell'organizzazione.
Analizzando l'applicazione delle conoscenze sul documento e sul suo utilizzo, è possibile valutare le caratteristiche funzionali dell'azienda, gli indicatori socio-economici ei parametri temporali. Questo è importante sia per i partner che per i consumatori.
Carta ma efficace o elettronica ma acquistata
L'unicità è inerente non solo a una persona, ma anche a un'organizzazione. Inoltre, ogni persona apprezza la propria individualità e si sforza in ogni modo di enfatizzarla con i vestiti, il comportamento, l'educazione e così via.
Un'azienda che acquista un sistema informativo già pronto è un perfetto esempio del flusso di lavoro di un'organizzazione che la priva della propria faccia e costringe i dipendenti a vestirsi con "vestiti di qualcun altro".
È meglio affidare ai propri dipendenti il compito di lavorare con i supporti cartacei alla vecchia maniera piuttosto che imporre loro un'opinione di terze parti, ma moderna, sui documenti e sul loro utilizzo. Ogni dipendente è un elemento importante della funzionalità dell'organizzazione e non un ricercatore dell'efficacia delle idee di altre persone e delle strutture del flusso di lavoro di terze parti.
Priorità, dinamiche e funzionalità
Il contorno esterno del flusso di lavoro è sempre limitato, senza pretese e staticamente stabile. In generale, non dovrebbe essere data più importanza di quanto meriti. Ad esempio, che senso ha “investire l'anima” nei rapporti con le autorità fiscali, di regolamentazione o con i partner. Puoi in qualche modo diversificare il processo di scambio di informazioni conagenzie pubblicitarie, ma anche questo alla fine assume una forma statica e banale.
La priorità del nostro sistema di elaborazione delle informazioni, una parte importante del quale è sempre la gestione elettronica dei documenti, è fuori dubbio. Ma sempre e tutti sono dispiaciuti per il tempo e il denaro necessari per creare il proprio sistema.
Una combinazione delle classiche opzioni "one es" o "galaxy" che non fanno mai a meno di xel e un paio di programmi economici o contabili locali di terze parti, abbinati al proprio sito Web per avere feedback e documenti (ordini, reclami, offerte, …) da clienti e partner - il solito stato di cose, i dipendenti sono costantemente impegnati con la routine e non ci sono costi.
La dinamica del processo produttivo può essere assicurata solo dall'effettiva implementazione delle proprie funzionalità. Solo in questa veste, la gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione è un esempio degno di imitazione, e nell'ambito della realizzazione della propria idea imprenditoriale, un'ottima dinamica di produzione, indicatori economici e sociali.
Regolamento sul sistema informativo dell'organizzazione
Qualsiasi organizzazione è un sistema informativo che nasce ed esiste in un ambiente simile. I documenti entrano nell'organizzazione dall'esterno, all'interno è anche richiesta la creazione di documenti, alcuni dei quali sono regolamentati e obbligatori.
Un semplice diagramma di flusso di lavoro dell'organizzazione è un esempio di ciò che tutti fanno di solito. Regolamento suregole di lavoro, routine quotidiana, doveri dei dipendenti - la norma abituale, ma pochissime persone sono coinvolte nello sviluppo del "Regolamento sul sistema informativo dell'organizzazione".
Da un punto di vista oggettivo, i leader dell'organizzazione possono essere guidati da qualsiasi cosa, scrivere qualsiasi regolamento e descrizione del lavoro. Ma l'efficacia e la praticità di questa regolamentazione dipende solo da quanto l'arsenale normativo interno soddisfa i requisiti della re altà.
Norme sui documenti e loro circolazione
Il sistema di gestione documentale di un'impresa è parte integrante della sfera informativa aziendale, per cui il "Regolamento sulla gestione dei documenti" è allegato al "Regolamento sul sistema informativo dell'organizzazione", ma molto importante e collega tutti i suoi elementi costitutivi in un unico organismo dell'informazione.
Se il management è determinato a creare l'esempio perfetto del flusso di lavoro di un'organizzazione, significa che è davvero impegnato nello sviluppo di un business di successo, con l'obiettivo di realizzare un profitto e migliorare il benessere dei dipendenti.
Una caratteristica dello stato attuale dello sviluppo del software, in particolare all'avanguardia nell'elaborazione delle informazioni distribuite (esempi di programmazione Internet), è che è quasi impossibile creare un'applicazione mobile autoadattante.
Il compito della gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione è un esempio semplice ma dimostrativo. Qui le dinamiche sono peculiari:
- documenti in entrata e in uscita;
- algoritmi per l'elaborazione di documenti aziendali interni ed esterni.
Scrivere codice che può variare al variare dei dati e degli algoritmi è molto difficile. Il costo del tempo e delle risorse non è disponibile per tutte le organizzazioni.
Gestione elettronica dei documenti in dinamica
L'organizzazione del flusso di lavoro presso l'impresa sull'esempio del compito della versione elettronica è pertinente, semplice, indicativa e pratica. La complessità deriva dal processo di progettazione del codice che può cambiare dinamicamente. Anche il tempo di sviluppo è un problema.
usa la logica di elaborazione comune.
Quindi il flusso di lavoro nell'organizzazione=un esempio + caratteristiche della tua idea imprenditoriale. In prima approssimazione, il risultato non sarà pratico, ma non appena la prima attuazione dei compiti sarà messa in atto, il ciclo della loro soluzione diventerà irreversibile e, con la dovuta attenzione, il risultato sarà raggiunto.
La creazione di un sistema informativo in grado di elaborare informazioni che cambiano dinamicamente è, prima di tutto, la dinamica del processo di creazione stesso.
Finché non verrà creato un meccanismo per cambiare adeguatamente in entrata, in uscita edocumenti interni, e il codice non potrà cambiare autonomamente senza la partecipazione di un programmatore, non si potrà parlare del fatto di creare un sistema elettronico di gestione dei documenti.
Tuttavia, inventare e implementare il proprio sistema per supportare pienamente i processi informativi dell'organizzazione equivale a renderlo brillante e perfetto.
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