Piano di gestione del progetto: descrizione, compilazione, analisi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Cos'è un piano di project management può essere compreso comprendendo il termine Project management. È un'arte e una scienza allo stesso tempo, ben radicata in un'economia di mercato orientata al consumo. Si tratta di un'elaborazione strutturata di un piano di lavoro con la designazione di obiettivi intermedi per determinate date. Nell'ambito della sua attuazione, viene nominato un progetto responsabile, che svolgerà il lavoro, e organismi di regolamentazione che controlleranno il rispetto delle normative. La gestione dei progetti è sempre efficace? Chi o cosa influenza il risultato finale?

Aspetto teorico

Il piano di project management è sempre associato ad implementazioni innovative e consiste in elementi di analisi di un nuovo prodotto, mercato, categorie di consumatori. Il suo scopo principale è quello di risolvere l'attività pianificata nel più breve tempo possibile con il massimo risparmio di denaro.risorse.

In base alla progettazione, ogni progetto ha un effetto innovativo limitato. L'innovazione si manifesta in un approccio individuale alla creazione di beni che differiscono da beni o servizi simili. Questa capacità ti consente di perfezionare e modificare sistematicamente le proprietà di un prodotto o servizio.

Questo parametro è parte integrante del piano di gestione della comunicazione del progetto, lo sviluppo di nuovi prodotti, la riparazione di opere edili o la campagna elettorale, la formazione di un sistema informativo in azienda.

L'aspetto teorico implica la combinazione di conoscenze, abilità, modi e mezzi per creare un nuovo prodotto e servizio. Per soddisfare le richieste del mercato e le aspettative degli investitori, è necessario trovare l'equilibrio ottimale tra costi, scadenze, obiettivi e qualità del progetto in corso di realizzazione.

Il piano del progetto dovrebbe collegare logicamente tutte le aree di conoscenza con le risorse disponibili e il potenziale degli artisti.

Tipi di sistemi

Qualsiasi attività, come la creazione di un nuovo prodotto e la successiva vendita, può essere eseguita con o senza un piano di gestione del progetto.

La prima opzione sarà basata sull'uso di un sistema a matrice, che determina il responsabile (manager) del progetto. Riferirà al direttore e il suo gruppo sarà composto da dipendenti di vari dipartimenti che saranno esonerati dai compiti di lavoro diretto per la durata del progetto. Tali cambiamenti di personale richiedono coesione del team e una chiara comprensione degli obiettivi e dei risultati del progetto.

La seconda opzione presuppone che uno dei capi dipartimento sarà nominato responsabile. Tutte le attività del progetto saranno eseguite dai dipendenti di questa unità. Ma in generale, i dipendenti non avranno una comprensione completa di questo compito e lo percepiranno come un onere aggiuntivo. Di conseguenza, tempi e risultati possono essere imprevedibili.

Varietà di progetti

Le aziende utilizzano i progetti sul lavoro come metodo non tradizionale per prendere iniziative che non possono essere utilizzate nelle operazioni quotidiane. La loro quota nelle aziende aumenta ogni anno.

I progetti sono sempre diversi, ma hanno qualcosa in comune. Queste sono le condizioni del tempo limitato, la ricerca di artisti competenti e denaro aggiuntivo. Si distinguono le seguenti direzioni:

1. Progettazione architettonica. Per avere successo negli affari, è necessaria la partecipazione di ingegneri, designer, consumatori e investitori. Un esempio lampante è l'inventore e architetto statunitense, B. Fuller, che è riuscito a interessare le persone e sviluppare un modello di bagni modulari. Queste stanze sono un'opzione economica e sono ancora utilizzate oggi nella costruzione di edifici residenziali.
2. Visione concettuale. Il punto è creare condizioni favorevoli alla creazione di nuove idee. Un esempio è un progetto con le compagnie telefoniche negli Stati Uniti che cercano un modo per proteggere le cabine telefoniche dai predoni. Tra le molte opzioni, abbiamo optato per una costruzione in acciaio inossidabile. Oggi questo elemento si può osservare sulla porta d'ingresso.in molti edifici.
3. Pianificazione. È molto importante costruire una sequenza di esecuzione del progetto. Ad esempio, secondo questo criterio, il Parco Nazionale di Yellowstone è riuscito ad attuare il masterplan per lo svincolo e la sua manutenzione.
4. Costruzione di oggetti. Il lavoro si concentra sul rispetto delle norme e delle regole di costruzione, nonché sul controllo sistematico di ogni fase. L'assenza di un organismo di controllo può portare alla distruzione dell'oggetto con danni imprevisti.

Prima di decidere su uno degli approcci, è necessario sviluppare un piano di gestione della qualità per il progetto. Nella produzione di apparecchiature mediche o medicinali è meglio puntare sulla qualità delle fasi di pianificazione. Nel caso in cui il prodotto finito debba essere riutilizzato da un'area all' altra, ad esempio l'installazione di impianti di condizionamento e riscaldamento in edifici a più piani, l'attenzione è rivolta al controllo.

Fattore di successo

Il piano di gestione del progetto è oggi parte integrante di un esito positivo. In passato, la sua creazione era caratteristica dei tradizionali ambiti di produzione (difesa, energia, edilizia). Attualmente, questo approccio è utilizzato da quasi ogni seconda azienda, o meglio, dal 45% di tutte le organizzazioni. Questi includono gli istituti finanziari che forniscono servizi e beni all'azienda.

Spesso, un'azienda focalizzata sul prodotto sente la necessità di modificarlo sistematicamente in risposta alle nuove esigenze dei clienti. In questo caso, crearepiano di gestione del progetto. Oggi, la maggior parte delle organizzazioni funziona attraverso questo approccio.

Suggerimenti per la creazione di un piano

In pratica, molte aziende nei loro sforzi incontrano difficoltà e falliscono. Ad esempio, la Lockheed, fallita con l'aereo L-1011, o il progetto Deep Tunnel, mirava ad aumentare le infrastrutture fognarie della città di Chicago. Le aziende hanno sostenuto costi elevati, cercando di mantenere ciò che riuscivano a fare e vendere in una certa misura: il loro prodotto.

Il motivo principale dei fallimenti era che lo sviluppo dettagliato del piano di gestione del progetto non è stato eseguito e la gestione dell'azienda era completamente concentrata sul risultato finale e non sulle fasi successive del raggiungimento dell'obiettivo.

Per implementare un'impresa di successo, è necessario sviluppare un concetto con una chiara sequenza di azioni, tenendo conto dei seguenti suggerimenti:

1. Visualizza il progetto da una terza parte. Questa tecnica ti consentirà di valutare oggettivamente ciò che sta accadendo, dare uno sguardo nuovo alle situazioni, risolvere i problemi che sono sorti e rivedere i costi;
2. Delega il processo decisionale. Tale approccio fornirà una comprensione degli obiettivi intermedi del progetto, aumentandone l'efficacia di diverse volte;
3. Crea un piano di riserva. Ulteriori opzioni per risolvere i problemi sorti aiuteranno a risparmiare tempo e denaro. E dividere il concetto in più parti lo avvicinerà al completamento.

Responsabile della gestione

Piano di gestione della qualitàUn progetto è quindi efficace quando il suo leader soddisfa determinati criteri. Selezionare una persona in grado di svolgere le attività necessarie e portare l'azienda a un nuovo livello è un'impresa rischiosa. Tuttavia, è meglio non ritardare la soluzione del problema.

Le principali caratteristiche del candidato dovrebbero essere responsabilità, ambizione, capacità di gestire le persone e un alto livello di competenza. In pratica, questo non basta, perché ha bisogno anche di conoscere il contenuto dell'opera. Il piano di gestione dell'ambito del progetto nella maggior parte dei casi è composto da fasi:

• sviluppo della documentazione;
• distribuzione di poteri e compiti;
• approvazione del piano di lavoro;
• creare scenari per situazioni impreviste.

Infine è meglio dare la preferenza a candidati motivati e auto-nominati. Questo mostra la caratteristica principale di un leader: la capacità di prendere rapidamente decisioni serie.

Rischi del progetto

Il piano di gestione del rischio è un sistema strutturato per identificare i fattori, valutarli e rispondere ad essi. Consiste in norme di previsione disponibili e accettabili in termini di conseguenze di uno scenario.

Ci sono diversi livelli di gestione del rischio nel mondo degli affari:

• identificazione degli approcci e stesura di un piano d'azione;
• ricerca dei rischi che possono cambiare il risultato del progetto;
• valutazione del rischio qualitativa e quantitativa;
• sviluppo di metodi e procedure per ridurre possibili minacce;
• monitorare l'esecuzione dell'intero ciclo del progetto.

Risorse

Puoi influenzare l'aumento dei risultati finali del concept, nonché ridurre i costi e i tempi del lavoro, scegliendo tecnologie moderne, dipendenti qualificati e risorse finanziarie per completare l'attività. Le tecnologie utilizzate e il piano di gestione delle risorse del progetto sono considerati strumenti chiave per il successo dell'azienda.

Oltre alla chiave, sono necessari strumenti aggiuntivi per gestire la chiave. Ad esempio, possono essere conclusi contratti che consentono di attrarre le risorse necessarie al momento giusto. Le navi attribuiscono al sistema di gestione del personale e al concetto stesso, la formazione dell'interazione informativa di tutti i partecipanti.

Valutazione

L'analisi dei piani di gestione del progetto comprende due elementi: una valutazione della struttura e un esame del grado di attuazione. L'analisi è necessaria per comprendere appieno come il concetto sia efficace in termini di risorse investite.

Il primo elemento include una valutazione da parte dei dipendenti di indicatori, compiti, risultati finali del lavoro. Qui vengono apportate modifiche al futuro processo di lavoro. Tutti gli ulteriori processi saranno correlati all'elemento di analisi delle prestazioni, in cui viene registrato il lavoro svolto e vengono sviluppate le previsioni.

La maggior parte delle aziende utilizza un sistema di valutazione dei criteri concettuali, in cui valuta i costi, la durata del lavoro e la loro qualità. Se uno qualsiasi dei criteri non viene soddisfatto, viene formato un piano di gestione del cambiamento del progetto. In questo caso, c'è una revisione dei valori di indicatori, compitiin corso di adeguamento.

La fase finale dell'analisi è il confronto dei risultati raggiunti con quelli pianificati.

Circostanze impreviste

La compostezza del direttore in situazioni impreviste e la sua adeguata valutazione dei problemi emersi giocano un ruolo importante nell'attuazione del piano di gestione del progetto.

La mancanza di questa qualità in un leader e la mancanza di tempo per considerare le conseguenze di alcune decisioni sono le principali cause dei problemi. I compiti irrisolti che sono comparsi all'inizio del lavoro potrebbero non essere risolti, il che comporterà scadenze mancate o costi economici inutili. Allo stesso tempo, la paura e l'incertezza nelle azioni della leadership possono diffondersi rapidamente all'intero gruppo di lavoro. Questo è un comportamento psicologico. Ecco perché è molto importante per un leader avere concentrazione e non perdere la calma nascondendo le emozioni.

Versatilità del progetto

Qualsiasi piano di gestione del progetto richiede l'esecuzione simultanea di molte attività. Allo stesso tempo, ogni domanda deve ricevere una risposta accurata e dettagliata. Qualsiasi sfumatura emergente determina il destino del progetto stesso. La questione della prevenzione dei rischi viene principalmente risolta attraverso un approccio competente di specialisti.

Per implementare un progetto di successo, devi osservare la velocità di completamento delle attività, mostrare attenzione ai dettagli, delegare il lavoro ai colleghi e valutarne la qualità in tutte le fasi del lancio di un progetto.

Attenzione ai dettagli

Condurre analisi di mercato, analisi SWOT, calcolo del flusso di cassa e altri indicatori chiave forniscono un aumento dell'efficacia del progetto. Il piano aziendale di gestione del progetto non solo definisce il tipo di impresa in corso di attuazione, ma include anche proiezioni di entrate e spese. Include i seguenti elementi:

• descrizione dell'attività;
• strategia di marketing;
• valutazione dei concorrenti;
• procedure operative;
• personale.

Pianifica nel suo insieme

Tutti i dipendenti del progetto agiscono come parte di un unico insieme, perché il risultato finale dipende dalle loro azioni.

Ogni partecipante, all'interno della sua area di responsabilità, influenza lo spirito del gruppo di lavoro e l'efficienza del lavoro in generale. Nella gestione, è importante non fare una campagna costante per l'attuazione dei compiti stabiliti al fine di raggiungere gli indicatori di prestazione richiesti, ma garantire che ogni partecipante senta la propria importanza nella causa comune.