Budget del progetto. Tipologie e finalità del budget. Fase del progetto

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-17 18:56

Il budget di progetto dovrebbe essere inteso come la determinazione del costo di quei lavori che sono implementati all'interno di un determinato schema. Inoltre, stiamo parlando del processo di formazione di un budget su questa base, che contiene la distribuzione stabilita delle spese per voce di costo, tipo di lavoro, tempo di attuazione o altre voci.

Formazione della struttura del bilancio

Come viene preparato il budget preliminare del progetto? La struttura di tale è rivelata attraverso il piano dei conti che tiene conto del costo di un particolare programma. Di norma, per determinarlo è sufficiente disporre di un preventivo contabile tradizionale.

Il budget è considerato un piano di costo o un segnalibro di costo. Ciò significa che dopo la pianificazione preliminare, è necessario capire quanto, quando e per cosa esattamente verranno pagati i fondi. Pertanto, in questo caso, è possibile utilizzare qualsiasi metodo di presentazione delle perdite. Tuttavia, va ricordato che devono soddisfare i requisiti pratici degli stakeholder,interessati a loro, così come gli standard stabiliti. Inoltre, devono rispondere a quelle domande che interessano agli investitori del progetto.

Moduli di presentazione del budget

Sia i budget pianificati che quelli effettivi hanno determinate forme di presentazione. Quindi, tra questi è importante notare quanto segue:

• pianificazioni, che sono una specie di piani tariffari;
• matrici di distribuzione delle perdite;
• grafici a barre della spesa;
• grafici di perdita cumulativa simili;
• grafici a linee dei costi cumulativi nel tempo;
• visualizzazione di una struttura di perdita di tipo circolare.

Vale la pena notare che nelle diverse fasi dello sviluppo del progetto, è rilevante una diversa concezione del progetto e della documentazione di lavoro. Il fatto è che stiamo parlando dello sviluppo di diversi tipi di budget. Differiscono l'uno dall' altro sia per l'accuratezza che per lo scopo richiesti. Vale la pena notare che il margine di budget diventa molto più piccolo con l'avanzare del progetto.

Varietà e scopo dei budget

La riduzione dell'errore può essere argomentata con i dati della tabella seguente. Quindi, considera lo scopo e i principali tipi di budget.

Fasi del progetto	Finanziamento	Destinazione	Errore, %
Concetto di design. L'idea principale in forma estesa	Aspettative di budget. Data esatta	Pianificazione anticipata per esigenze di cassa e pagamenti	25-40
Giustificazione degli investimenti (studio di fattibilità)	Budget provvisorio	Giustificazione delle voci di costo, pianificazione per attrarre e successivo utilizzo dei finanziamenti	15-20
App alti, trattative e accordi. Per ogni fase separatamente	Budget aggiornato	Pianificazione accordi con fornitori e app altatori	8-10%
Sviluppo di documenti di lavoro. Ogni fase ha il proprio calcolo	Budget finale	Restrizione direttiva sull'uso delle risorse	5-8%
Attuazione e completamento del progetto	Budget effettivo	Gestione dei costi (in altre parole, contabilità e controllo successivo). Budget del progetto e stime dei costi

Budget del progetto e stima dei costi

È interessante notare che il budget del progetto è simile alla stima dei costi operativi di un elemento aziendale dell'azienda. La differenza principale qui è che tradizionalmente lo copre nella sua interezza, cioè dall'inizio alla fine. A sua volta, il budget della business unit viene formato annualmente o trimestralmente. Per un controllo più efficace, dovrebbe essere diviso in due componenti: costi diretti e costi indiretti.perdita.

Il primo tipo di budget è uno strumento chiave di gestione e controllo per i project manager, così come per i direttori delle unità funzionali che vi prendono parte. Ciò include i costi (spese di viaggio, salari e così via) di tutti coloro che sono inclusi nel team del programma. In questo caso, ciascuno dei soggetti svolge compiti separati.

Vale la pena ricordare che quando si giustificano le voci di costo, vengono presi in considerazione i seguenti punti:

• costo dei materiali acquistati;
• importo speso per la produzione;
• costo delle deviazioni dal normale utilizzo della tecnologia;
• importo speso per la messa in servizio del prodotto;
• costo di fornitura;
• altre spese.

A loro volta, i costi di tipo diretto dovrebbero essere presentati come segue:

• in forma scomposta - esattamente in base alla struttura del progetto al livello delle attività eseguibili;
• include le spese settimanali per gli stipendi del personale, i materiali (fabbricati su contratto o acquistati) e altri per ogni componente e attività del progetto a valore intermedio;
• includono i costi generali direttamente correlati al pagamento di materiali e manodopera;
• da riassumere in base ai vari compiti svolti dagli enti partecipanti;
• fornire riserve di gestione (in altre parole, lasciare una certa riserva di costi e tempo per ogni evenienza).

Importanza del processo di budget

Budgetil progetto esercita una pressione significativa sia sui suoi manager che sui suoi dipartimenti. Il fatto è che propone una tale alternativa: se ci atteniamo al budget, allora agiamo in modo efficace, ma se superiamo, il lavoro è fatto male.

Tuttavia, questo requisito spesso non è applicabile all'effettiva definizione del budget del progetto. Il fatto è che i budget sono sia formati che implementati sotto una certa pressione da una serie di fattori, sia soggettivi che oggettivi.

Ad esempio, un project manager che viene assunto è spesso costretto ad accettare budget sviluppati e adottati senza la sua partecipazione, anche se gli sembrano irrealistici. In caso contrario, al dipendente potrebbe essere negato il contratto. Se però è d'accordo con un budget che ovviamente non rispetta le scadenze indicate, oltre che con le risorse a disposizione, allora non appena il raggiungimento di determinati risultati richiede una spesa maggiore del previsto, il dipendente è costretto a spiegare questo problema, nonostante il fatto che inizialmente il budget fosse fissato a un livello estremamente basso.

Vale la pena ricordare che il budget del progetto può essere razionale. In questo caso, lo scopo del budget è principalmente quello di stabilire il vero costo del progetto per l'impresa. Pertanto, se il project manager accetta un budget che supera significativamente il margine di errore del 15-20% accettabile per la fase di giustificazione dei costi (informazioni dalla tabella sopra), è molto probabile che la situazione non si limiti a spiegare la struttura di ragioni all' alta dirigenzaquesto eccesso. In questo caso, è probabile che il project manager perda il lavoro.

Come evitarlo?

Per evitare una situazione del genere, M. Thomsett, uno scienziato americano, suggerisce ai manager di creare i propri budget di progetto. Tuttavia, indica una serie di ragioni per questo comportamento:

• Sei responsabile della rendicontazione dei costi futuri del progetto e della capacità di spendere il proprio budget. Questo non sarà possibile se lavori con un budget predeterminato.
• Essendo un project manager, dovresti sapere meglio di chiunque altro quanto esattamente costa un particolare progetto. Il budget che hai impostato è considerato un obiettivo monetario. Dovrebbe soddisfarti secondo i seguenti parametri: fornire un'opportunità per misurare il successo del progetto ed essere un modo per misurare la competenza del manager (cioè tu).
• Devi prevedere alcune indennità nelle linee di bilancio. Questo è fondamentale se entrano in gioco giustificazioni future per costi specifici. Va aggiunto che le ipotesi vengono confrontate con le possibilità per il periodo in corso, mentre non si tiene conto di eventuali complicazioni. Solo quando avrai la possibilità di confrontare a questo livello il processo di budget funzionerà come pianificato.

Creazione, monitoraggio ed esecuzione di un piano finanziario

Devi sapere che i budget di progetto vengono formati, monitorati ed eseguiti separatamente dal piano finanziario delle unità coinvolte nel business,azienda nel suo insieme.

Ci sono ragioni per questo:

• I progetti non tendono a ripetersi. I budget dei dipartimenti e delle suddivisioni vengono formati ogni anno. Sono spesso rivisti ogni sei mesi o più spesso. I progetti cessano la loro esistenza subito dopo la loro esecuzione. Il fatto è che il tempo per l'attuazione del programma non è legato all'anno fiscale. La revisione del bilancio è indesiderabile. L'eccezione sono i casi in cui vengono rilevati errori grossolani nella versione iniziale o quando l'ambiente cambia drasticamente (è in esso che viene implementato un particolare progetto).
• Nelle mani del manager - controllo diretto sull'esecuzione del budget. Vale la pena notare che i piani finanziari dei dipartimenti e delle divisioni, di regola, dipendono dal rapporto che si sviluppa tra più servizi: il dipartimento di esecuzione dà un limite di costo all'uno o all' altro dipartimento, sulla base delle informazioni fornite da un altro dipartimento; tuttavia, le decisioni sul personale e sul sistema sono prese dal top management. Il progetto, al contrario, utilizza il budget secondo due direzioni: l'utilizzo di quelle risorse disponibili (realizzazioni e personale), già a disposizione e budget del dipartimento, e il limitato utilizzo di risorse di tipo esterno che sono attratti temporaneamente. L'assunzione di un dipendente aggiuntivo comporta comunque costi fissi; un'unità aggiuntiva di personale per un progetto, che di solito impiega forze già in servizio.
• Il successo dell'esecuzione del budget è direttamente correlato all'adesione impeccabile al piano d'azione del progetto, nonché al programma per l'utilizzo delle risorse. Si compone anche dia seconda di quanto bene il manager abbia pianificato l'attuazione di ciascuna fase, nonché se i dipendenti che partecipano al team di progetto aderiscono al programma stabilito. Se l'attuazione di una determinata fase o di un'opera nel suo insieme è ritardata a causa della necessità, ad esempio, di risorse umane o di tempo rispetto a quanto originariamente stabilito, ciò in qualche modo incide sul budget in modo sfavorevole, ovvero sotto forma di un aumento del costo di esecuzione del lavoro di progetto.

Regole simili, almeno nella situazione ideale, dovrebbero essere utilizzate dai manager di tutti i dipartimenti dell'azienda che hanno il proprio budget. Vale la pena sapere che ognuno di loro è responsabile di non superare il livello di budget e, di conseguenza, di spendere troppo. Tuttavia, in pratica, solo una minoranza di imprese segue rigorosamente questa regola. D' altra parte, solo poche aziende consentono ai direttori di reparto di impostare il livello di budget realmente necessario per l'esecuzione del progetto nel reparto.

App alti, trattative e accordi

Successivamente, è opportuno considerare la fase culminante del progetto: l'organizzazione di gare, siti speciali, nonché la conclusione di accordi di cooperazione e partenariato.

Per gara si intende l'offerta competitiva, durante la quale viene attuata la scelta dei fornitori di prodotti e servizi commerciabili. I clienti comunali e statali svolgono le loro attività nell'ambito di 44-FZ Sul sistema contrattuale sul campoacquisti di beni, lavori, servizi per assicurare lo stato. e le esigenze comunali.”

Le società statali, le organizzazioni che attuano attività regolamentate, i monopoli naturali operano secondo la legge 223-FZ “Sull'approvvigionamento di beni, lavori, servizi da parte di determinati tipi di persone giuridiche. persone” (ad esempio app alti edilizi).

Luoghi speciali

Le strutture commerciali operano nell'ambito dell'attuale legislazione civile sul territorio della Federazione Russa. Pubblicano informazioni sui loro piani sui siti di gara. Sia le persone fisiche che le persone giuridiche che soddisfano pienamente i requisiti del cliente e la legislazione russa hanno il diritto di partecipare agli app alti.

Ci sono diverse gare: aperta (cioè per tutti i partecipanti), ad esempio gara aperta, richiesta di quotazione, asta elettronica, richiesta di proposte; chiuse (cioè per un numero limitato di persone), ad esempio aste e concorsi limitati. Gli acquisti possono essere effettuati sia in formato elettronico che cartaceo.

Va tenuto presente che un tale evento richiede una preparazione seria, in particolare legale, finanziaria e tecnica. Ciò è necessario per garantire l'applicazione e l'esecuzione del contratto. Pertanto, i manager dovrebbero inizialmente predisporre il proprio personale per il lavoro di squadra, perché il risultato finale dipende dalla coerenza delle operazioni svolte dai dipendenti.

Principali fasi di attuazione della gara

Schematicamente, la partecipazione a tali eventi può essere rappresentata come segue: Analisi di mercato → Selezione e ulteriore ricevimentofirma elettronica → Registrazione → Ricerca di un sito di gara → Predisposizione della garanzia finanziaria → Apertura di un conto speciale (necessario per i partecipanti all'app alto secondo 44-FZ) → Preparazione e successiva presentazione di una domanda di partecipazione all'app alto → Partecipazione diretta nella gara. Il passaggio finale, ovviamente, è ottenere il risultato.

Consideriamo la fase principale della lista presentata: la partecipazione, ad esempio, a una gara di costruzione. Sarà un'asta elettronica sotto 44-FZ. Ad un orario prestabilito, il cliente inizia a considerare le candidature dei partecipanti. Quando la tua domanda è considerata idonea per la partecipazione all'asta, dovresti calcolare il livello di prezzo minimo per il quale sei pronto a fornire un prodotto da costruzione o fornire servizi correlati, organizzare il lavoro nell'ambito della presente gara.

L'asta elettronica viene condotta in tempo reale. Pertanto, entro dieci minuti dalla presentazione dell'ultima offerta per il prezzo, il partecipante ha il diritto di fare la propria offerta online nella "fase dell'asta": dallo 0,5 al 5% del NMCC. In altre parole, un passo che può essere compiuto alla volta non deve superare il 5% del prezzo massimo iniziale dell'accordo di partnership (cooperazione) indicato nell'avviso.

In base ai risultati dell'asta, viene redatto un protocollo. Dopo che l'asta è considerata completata, inizia la fase di esame delle parti aggiuntive delle domande.

Conclusione

Quindi, abbiamo considerato la categoria del budget:scopo e tipi di budget, fasi del progetto. Inoltre, abbiamo analizzato la fase principale in modo più dettagliato. Vale la pena notare che anche un principiante può vincere la gara. Come metterlo in pratica?

Il trading elettronico prevede la presenza di clienti, ovvero denaro. Tuttavia, l'app alto esclude i rapporti informali. Non c'è modo di raggiungere un accordo. Il mancato rispetto delle condizioni previste dal contratto può comportare la perdita dell'accordo, la perdita di fondi e la perdita della possibilità di partecipare ad altre aste per squalifica. I principianti spesso infrangono queste regole a causa di banali disattenzione.

Prima di tutto, dovresti mettere le mani su offerte che non contengono regole rigide. Ad esempio, all'asta di un piano commerciale. Solo dopo è opportuno passare a gare serie, che sono regolate dalla normativa sugli app alti secondo 44-FZ e 223-FZ. La condizione principale per la vittoria non è altro che la consapevolezza. Prima di tutto, devi pensare alla qualità del lavoro e non all'importo del contratto.

Immagina di aver comunque vinto. Hai un contratto nelle tue mani. L'azienda sarà in grado di trovare capacità e forze aggiuntive per realizzarlo senza problemi? E se no, quanti soldi serviranno per assumere lavoratori o noleggiare attrezzature? L'affare rimarrà redditizio?

Vale la pena ricordare che tra gli errori degli offerenti, quelli chiave sono la violazione delle scadenze, lo studio disattento della documentazione, i tentativi di partecipare a più gare contemporaneamente, i malfunzionamenti del piano tecnico,negoziazione in perdita. Tutto ciò può portare a conseguenze negative. Ecco perché è necessario prevenire in anticipo tutte le carenze elencate.