Gestione elettronica dei documenti: vantaggi e svantaggi, l'essenza del sistema, le modalità di attuazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Sempre più aziende stanno passando alla gestione elettronica dei documenti, che prevede l'uso di diversi programmi per la creazione e l'archiviazione dei documenti. Allo stesso tempo, l'organizzazione non dispone di un archivio contenente copie cartacee dei documenti. Ci sono molti vantaggi della gestione elettronica dei documenti, grazie ai quali gli imprenditori sono felici di rifiutare l'uso di documenti cartacei. Ma per passare ad esso, devi installare un software specializzato sui computer funzionanti, oltre a nominare un dipendente responsabile che si occuperà di questo flusso di lavoro.

Il concetto di gestione elettronica dei documenti

È rappresentato da un moderno metodo di lavoro con documentazione varia. Nel corso dell'attività di qualsiasi organizzazione, emergono molti documenti diversi, che devono essere costantemente stampati e conservati in una stanza separata per un lungo periodo di tempo.

Se un imprenditore o un'azienda ha eseguito correttamentefirma elettronica, quali documenti sono certificati in forma elettronica, non è necessario stampare questa documentazione su carta.

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

Ci sono molti vantaggi nel passare alla documentazione elettronica certificata da EDS. È proprio per la presenza di numerosi parametri positivi che sempre più imprenditori stanno passando a questo metodo di documentazione. Ma prima dovresti valutare i vantaggi e gli svantaggi della gestione elettronica dei documenti. I principali vantaggi includono:

• ricerca tempestivamente della documentazione necessaria grazie alla strutturazione competente e all'affidabilità della conservazione;
• la struttura del flusso di lavoro è centralizzata;
• tutti i documenti possono essere archiviati elettronicamente su supporti diversi e anche su server remoti, quindi anche se scoppia un incendio in ufficio, non devi preoccuparti che tutta la documentazione importante venga distrutta;
• tutti i documenti sono facilmente registrati e approvati;
• tutti i documenti vengono firmati sulla base del loro invio tramite canali di comunicazione elettronica, il che consente di risparmiare una notevole quantità di tempo e fatica per i dipendenti di qualsiasi impresa;
• se necessario, puoi fare una copia del documento desiderato in pochi secondi;
• l'audit è notevolmente semplificato, poiché viene svolto in forma elettronica, e puoi anche invitare specialisti assunti per questi scopi che ricevono documentazione tramite canali elettronici.

Vantaggii sistemi di gestione elettronica dei documenti sono significativi e innegabili, ma prima di passare ad essi, dovresti valutare gli aspetti negativi di ciascun sistema.

Difetti di sistema

I vantaggi dell'implementazione di un sistema elettronico di gestione dei documenti sono innegabili, ma questo processo presenta alcuni svantaggi. Questi includono:

• necessariamente necessaria per registrare una firma digitale elettronica, per la creazione della quale viene versata una grande quantità di fondi;
• non vi è alcuna possibilità di utilizzare documenti elettronici se i partner non sono passati alla gestione elettronica dei documenti;
• Un sacco di soldi e tempo vengono spesi per installare software aggiuntivo e assumere un dipendente affidabile che conservi tutti i registri elettronici;
• nessun formato strettamente unificato di tale flusso di lavoro è stato ancora corretto;
• molti app altatori e acquirenti sospettano dell'uso di documenti elettronici firmati con EDS.

Pertanto, ogni imprenditore deve prima studiare i vantaggi e gli svantaggi della gestione elettronica dei documenti per prendere la decisione giusta e pertinente.

Motivo per lo sviluppo

I vantaggi della gestione elettronica dei documenti sono numerosi e significativi. Ciò porta al fatto che è in costante sviluppo e viene introdotto nel lavoro di varie imprese, che non sono solocommerciale, ma anche pubblico. I principali prerequisiti per il suo sviluppo efficace e continuo includono:

• È prevista la possibilità della sua applicazione nella normativa fiscale. Alcuni tipi di dichiarazione dei redditi possono essere presentati solo elettronicamente. Ciò vale per i rapporti sui premi assicurativi elencati nella PF per i dipendenti, nonché per la dichiarazione 3-NDFL presentata al Servizio fiscale federale per ciascun dipendente dell'impresa. Anche il rapporto SZV-M per tutti i dipendenti dell'azienda viene inviato elettronicamente se l'organizzazione impiega più di 25 persone. Pertanto, alcune aziende sono semplicemente costrette a passare alla documentazione elettronica, poiché devono comunque emettere un EDS.
• I principali vantaggi della gestione elettronica dei documenti includono la possibilità di fissarlo in contabilità. In base alla legge federale n. 402, la documentazione contabile primaria può essere generata non solo in formato cartaceo, ma anche in formato elettronico, se è possibile apporre una firma elettronica.
• Dal 2017 è iniziato lo sviluppo effettivo di questo flusso di documenti nei procedimenti legali. Ora ogni decisione del tribunale deve essere pubblicata in open source. Inoltre, tutte le aziende e gli individui hanno l'opportunità di presentare un reclamo o un reclamo elettronicamente, il che richiede un EDS. Pertanto, una firma elettronica viene emessa non solo dalle grandi aziende, ma anche dai privati.
• Lo sviluppo delle tecnologie elettroniche sta avvenendo rapidamente, quindi ora quasi tutti hanno accesso a Internet, il che semplifica notevolmente il processo di comunicazione con gli altripersone e funzionari governativi.

Pertanto, si può sostenere che l'uso di tale flusso di lavoro sta diventando sempre più richiesto.

Un altro vantaggio significativo

Inoltre, molte aziende collaborano con imprese situate in altre regioni o paesi, quindi è molto più facile scambiare documenti diversi quando si esegue la gestione elettronica dei documenti. Ciò consente di aumentare significativamente i mercati di vendita e di stabilire contatti con i produttori diretti.

Questo è un ulteriore vantaggio significativo della gestione elettronica dei documenti. Il miglioramento della qualità della gestione è stato osservato dal primo giorno dell'introduzione di un sistema adeguato.

Come si accede?

Inizialmente, il capo dell'impresa valuta i vantaggi e gli svantaggi del sistema di gestione elettronica dei documenti. Se viene presa la decisione di introdurlo nell'azienda, vengono implementati i seguenti passaggi:

• Si tiene un'assemblea degli azionisti, in cui si vota per l'attuazione di questo sistema.
• Se la decisione è positiva, l'ordine corrispondente viene emesso dal direttore dell'azienda.
• Si consiglia di sviluppare un regolamento interno che disciplini le regole per l'uso della documentazione elettronica.
• Seleziona la firma che verrà utilizzata nel processo di firma di vari documenti.
• Se viene selezionata una firma semplice, questa viene apposta sulla base di codici e password, oltre ad altri mezzi, e l'accesso ad essaè limitato, pertanto, viene nominata una persona specifica che si occuperà dell'approvazione della documentazione elettronica.
• L'autorità di certificazione è stata selezionata. È rappresentato da un'organizzazione specializzata che si occupa di gestione elettronica dei documenti. È importante scegliere un'azienda con la quale sarà redditizio e comodo collaborare. Dovresti valutare preventivamente il costo dei servizi offerti, nonché le varie funzioni che possono essere utilizzate durante la cooperazione. Viene determinata la responsabilità del centro selezionato per i vari errori che possono sorgere nel processo di mantenimento della gestione elettronica dei documenti.
• Si stanno preparando i documenti in base ai quali si conclude un accordo con il centro prescelto.
• Il contratto con l'organizzazione selezionata viene spiegato. Successivamente, il centro crea ed emette un certificato di chiave EDS al suo cliente.
• C'è un'introduzione diretta della gestione elettronica dei documenti nel lavoro dell'organizzazione. Per fare ciò, tutti i documenti cartacei vengono convertiti in formato elettronico ed è in corso di definizione una procedura per lo scambio della documentazione elettronica.

Le fatture possono essere redatte elettronicamente, ma dovresti prima assicurarti che l'uso di tale documentazione sia conveniente per la controparte. Ciò è dovuto al fatto che l'azienda deve disporre dei mezzi tecnici per elaborare questi documenti.

Scelta di EDS

Incluso anche nei vantaggi della gestione elettronica dei documenti è la riduzione dei costi di preparazionenumerosi documenti cartacei. Ma in ogni caso, dovrai sostenere alcuni costi. Sono relativi all'esecuzione di una firma elettronica utilizzata nel processo di approvazione della documentazione elettronica.

ETS può essere presentato in forma non qualificata o qualificata.

Non qualificato

Viene emesso utilizzando la trasformazione dei dati crittografici, per la quale viene utilizzata una chiave speciale, a disposizione del proprietario dell'EDS. È importante decidere in anticipo chi esattamente nell'azienda firmerà i documenti elettronici.

Con l'aiuto di tale firma, puoi rilevare varie modifiche apportate alla documentazione dopo che è stata firmata.

Qualificato

A tale scopo, l'azienda riceve un certificato speciale contenente la chiave di verifica EDS. Per creare tale firma, vengono presi in considerazione i requisiti elencati nella legge federale n. 63.

Di solito un tale EDS viene utilizzato nelle grandi aziende che cercano di mantenere un segreto commerciale, quindi, grazie all'EDS qualificato avanzato, la sicurezza dei documenti elettronici è garantita.

Dopo aver scelto un tipo specifico di firma elettronica, viene concluso un accordo con il centro di certificazione selezionato.

Regole per l'introduzione del sistema nel lavoro dell'azienda

I vantaggi della gestione elettronica dei documenti rispetto alla carta sono considerati innegabili, ma spesso nel processo di implementazione nel lavoro di un'organizzazione sorgono alcune difficoltà. Pertanto, le regole di questo processo includono:

• inizialmente viene nominato uno specialista per ordine del capo, che si occuperà della traduzione di documenti cartacei in forma elettronica;
• su ogni computer funzionante è installato un software speciale, che consente di firmare documenti con un EDS precedentemente emesso;
• quando si compila, si elabora e si concorda su vari documenti, si tiene conto delle regole di base del lavoro d'ufficio, che si applicano anche ai documenti cartacei;
• I documenti elettronici devono avere tutti i dettagli necessari, sigilli ed EDS;
• Le informazioni possono essere inserite nei regolamenti aziendali in merito ai metodi di conferma delle azioni con questi documenti verranno applicati.

Il processo non è considerato troppo difficile se è ben compreso.

Regole di cooperazione con altre aziende

Ogni azienda che implementa un tale sistema nel proprio lavoro desidera utilizzare la documentazione elettronica in collaborazione con le sue principali controparti. A tal fine, quando si stipula un accordo con un' altra società, è opportuno inserire nel testo del documento una clausola in cui si afferma che tutti i documenti saranno trasmessi tramite canali di comunicazione elettronica. Successivamente, la documentazione necessaria viene compilata e firmata da un EDS precedentemente rilasciato. Tutti gli strumenti EDS devono essere certificati, altrimenti non possono essere utilizzati durante il funzionamento dell'azienda.

È molto più facile stabilire un tale flusso di lavoro con varie agenzie governative, ad esempio con il Servizio fiscale federale o il Fondo pensione. Ciò è dovuto al fatto che tali organizzazioni dispongono già del software necessario perlavorare con la documentazione elettronica.

Come vengono archiviati i documenti?

Il vantaggio principale della gestione elettronica dei documenti è che non è richiesto nell'organizzazione di allocare una stanza separata per la creazione di un archivio, poiché tutti i documenti sono archiviati su computer, server o vari supporti elettronici. Tuttavia, ogni azienda deve pagare un'adeguata conservazione della documentazione in modo che non vi accedano persone o organizzazioni non autorizzate.

Durante la conservazione di documenti elettronici, vengono prese in considerazione le seguenti regole:

• una nomenclatura dei casi è necessariamente compilata per l'intera azienda, e il suo aspetto e contenuto dipendono dal campo di attività in cui l'azienda opera;
• è in corso l'esame del valore dei documenti;
• ogni documentazione è contrassegnata dall'uso della gestione elettronica dei documenti;
• tutti i documenti devono essere archiviati.

Se si prendono in considerazione queste regole, non sarà difficile archiviare correttamente la documentazione in formato elettronico.

Conclusione

Ci sono molti vantaggi della gestione elettronica dei documenti. Il miglioramento della qualità del lavoro dell'azienda è una conseguenza della sua attuazione. Per fare ciò, è importante prendere una decisione appropriata per la gestione dell'impresa, selezionare un centro di certificazione ed emettere un EDS. Sui computer viene installato un software speciale e vengono apportate le modifiche necessarie agli atti normativi locali dell'azienda.

Con l'aiuto della documentazione elettronica, è notevolmente semplificatoil funzionamento dell'azienda, nonché la facilità di cooperazione con altre aziende e organizzazioni governative.