Gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni: come funziona?

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

La gestione elettronica dei documenti (EDM) è un modo rapido per scambiare informazioni basato sull'uso di documenti elettronici con firme virtuali. Ha da tempo ottenuto il riconoscimento nei paesi sviluppati del mondo come strumento efficace per le attività operative.

Essenza

La gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni è un insieme di processi per creare, elaborare, inviare, trasferire, ricevere, archiviare, utilizzare e distruggere documenti. Tutti questi processi vengono eseguiti dopo aver verificato l'integrità e aver confermato la ricezione dei documenti.

Le regole per l'attuazione del flusso di documenti tra le persone giuridiche sono eseguite di comune accordo tra le parti. Lo scambio di informazioni avviene tramite mezzi di telecomunicazione e i documenti sono archiviati su supporti elettronici. Il periodo di conservazione delle informazioni contabili non deve superare quello stabilito dalla legge.

Organizzazionitra di loro possono scambiare documenti formali e informali con le firme dei partecipanti. Nell'ambito dell'attività imprenditoriale possono essere: fatture, accordi, fatture, contratti, accordi, ordini, notifiche, procure, ecc. Le informazioni possono essere trasmesse sotto forma di file di testo, tabulari e grafici.

Lo scopo dell'implementazione EDI

I prerequisiti per l'introduzione dell'EDI possono essere:

• ridurre il lavoro di routine;
• ridurre la perdita di documenti;
• Lavora "trasparente" con i documenti;
• migliorare la disciplina delle prestazioni - fornire documenti in tempo, ecc.

Tra gli obiettivi quantitativi ci sono i seguenti:

• Riduci di 10 volte il tempo di elaborazione dei documenti.
• Dimezzare le spese d'ufficio.

Gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni: come funziona

In conformità con la legislazione nazionale, la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni viene effettuata previo accordo delle due parti. Per scambiare dati, è necessario che tutti i partecipanti siano collegati all'attrezzatura di un operatore. Successivamente, l'utente deve inviare una richiesta per essere aggiunto all'elenco delle controparti. Dopo aver confermato la richiesta, i partecipanti al sistema possono scambiare dati.

Il modulo EDI dovrà svolgere le seguenti funzioni:

• Invita le controparti a scambiare dati.
• Crea una rubrica.
• Integrazione con software di contabilità,ad esempio, 1С.
• Firma e crittografa la documentazione.
• Strutizzare la corrispondenza.
• Traccia lo stato delle email.

La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni viene effettuata con l'ausilio di certificati. La connessione al server e l'autenticazione avviene tramite un certificato digitale personale. A ciascun utente del sistema viene rilasciato un EDS, memorizzato su un vettore di Token elettronico e protetto da un codice PIN. L'utente deve inserire il proprio login, password per l'account personale. Solo dopo avrà accesso ai suoi documenti.

Qualsiasi dipendente dell'organizzazione connesso al sistema può avviare il processo di scambio. Prima di inviare il documento alla controparte, deve essere firmato nella firma digitale. Questa operazione viene eseguita utilizzando il programma Cryptopro. Il documento viene inviato tramite EDI. Un dipendente della controparte riceve una notifica sulla ricezione di un nuovo documento. Se lo accetta, mette anche un EDS. Se è necessario apportare modifiche al documento, viene creata una nuova versione elettronica. Al termine della modifica, è necessario salvare tutte le modifiche utilizzando l'EDS. Quindi il documento con la modifica viene inviato alla controparte. Se necessario, viene effettuato il coordinamento elettronico delle informazioni.

Se è necessario apportare nuovamente modifiche, l'intera procedura viene ripetuta di nuovo. Se non ci sono reclami sulla nuova versione, il documento viene rispettato. Il campione finale si considera firmato da due firme digitali. Tutte le versioni del documento sono archiviate sul server e sono disponibili per la visualizzazione. Non appena il campione ottiene lo stato di valido, modificare ilil documento non funzionerà. Ai contratti interrotti viene assegnato lo stato "Annullato". Ecco come viene eseguita la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni.

Attrezzature

Cosa è necessario per la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni? Innanzitutto, è necessario selezionare un operatore di telecomunicazioni e installare un software speciale per lo scambio di informazioni. In secondo luogo, con ciascuna controparte con cui l'organizzazione intende condurre corrispondenza elettronica, è necessario concludere un "Accordo sullo scambio di documenti elettronici".

È inoltre necessario installare un server EDI in cui verranno archiviati tutti i documenti. Questo può essere sia l'apparecchiatura client che l'archiviazione "cloud". L'accesso ai dati di sistema dall'esterno viene effettuato tramite un'applicazione installata sull'attrezzatura dei dipendenti dell'organizzazione. L'interazione dei computer con il server avviene tramite il protocollo HTTP con crittografia aggiuntiva SSL 128. L'accesso ai documenti avviene solo tramite l'interfaccia dell'applicazione e dopo aver superato l'autenticazione.

Progetto EDF

Un progetto di automazione dei processi può richiedere da pochi mesi ad alcuni anni. Il termine dipende direttamente dal numero di processi che devono essere automatizzati, dalle risorse e dalle capacità finanziarie dell'organizzazione. Un breve schema per l'introduzione dell'EDI è il seguente:

• Creazione di un gruppo di lavoro.
• Formazione di obiettivi, scadenze e budget del progetto.
• Ricerca sui processi esistenti.
• Sviluppare compiti.
• ScegliSistemi EDI.
• Firma di un accordo sull'attuazione dell'EDS.
• Approvazione del regolamento del lavoro.
• Riempimento delle directory del sistema.
• Formazione del personale.
• Test preliminari.
• Emissione di un ordine sull'introduzione di EDS.
• Perfezionamento del software e delle procedure operative.
• Lancio di un progetto pilota.
• Transizione su vasta scala a EDI.

Errori nell'implementazione EDI

Nel processo di automazione dei documenti occorre prestare particolare attenzione ai processi in cui la presenza della carta è richiesta dalla legge. Non è possibile duplicare elettronicamente un documento cartaceo. Ciò rallenta notevolmente il processo di lavoro e provoca un atteggiamento negativo nei confronti del processo di automazione nel suo insieme. Nessuno paga un extra per fare il doppio lavoro.

Nel processo di attuazione, è necessario sviluppare una nuova procedura per lavorare con i documenti, formare il personale e solo dopo impegnarsi nella piena attuazione. Ciò può essere ottenuto solo se i vantaggi dell'utilizzo delle nuove tecnologie vengono comunicati ai dipendenti.

Un altro errore popolare è uno studio debole dei requisiti per l'EDMS. Se gli utenti devono lavorare in un sistema non configurato, il processo EDI è diverso da quello adottato nell'organizzazione.

Gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni: pro e contro

Vantaggi:

• Ridurre il costo dell'invio di documenti originali per posta.
• Risparmio di spazio di archiviazione per la documentazione. È tutto archiviato elettronicamente.
• Facile da usare. Il documento viene inviato da un posto di lavoro. Viene effettuata una rapida ricerca di un documento per stato (inviato, ricevuto, accettato, ecc.).
• Consegna istantanea. Tutte le informazioni inviate arrivano al destinatario entro pochi secondi.
• Un documento non può essere perso fino alla scadenza del periodo di conservazione nel sistema.

Difetti:

• Per utilizzare l'attrezzatura, devi acquistare una licenza, che costa un sacco di soldi.
• Molto spesso, i dati possono essere scambiati solo tra membri dello stesso sistema.
• La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni in 1C o l'utilizzo di qualsiasi altro software differisce dallo schema utilizzato in precedenza. Con l'introduzione del nuovo algoritmo, tutti i dipendenti avranno domande sullo svolgimento del lavoro.
• Attrezzature tecniche. Prima dell'introduzione dell'EDI, l'organizzazione deve acquistare attrezzature e formare i dipendenti per gestire il nuovo sistema.
• EDI viene effettuato utilizzando un EDS, la cui validità è di 1 anno. I certificati devono essere tracciati e aggiornati in modo tempestivo. È inoltre necessario controllare il periodo di validità dei certificati di controparte per evitare problemi con l'imposta.

Regolamento legale

Quali regolamenti regolano la gestione dei documenti elettronici tra le organizzazioni? La legislazione della Federazione Russa include la legge federale n. 63 "Sulla firma elettronica", le regole per la presentazione di documenti al Servizio fiscale federale sono prescritte nell'ordinanza del Ministero delle finanze n. MMV-7-2 / 168. EDOtra organizzazioni viene effettuato sulla base dell'ordinanza del Ministero delle finanze n. 50n. Le regole per lo scambio di documenti contabili primari in formato elettronico sono prescritte nell'ordine del Servizio fiscale federale n. ММВ-7-6/36@. Tutti gli operatori EDI nel corso delle loro attività devono essere guidati dall'ordine del Servizio fiscale federale n. ММВ-7-6/253@.

SI

La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni SBIS offre ai clienti i seguenti vantaggi:

• Puoi inviare documenti a qualsiasi organizzazione registrata nel territorio della Federazione Russa. Se la controparte non è membro del sistema SBIS, un dipendente dell'azienda contatterà semplicemente il rappresentante dell'organizzazione e invierà gli inviti a partecipare al sistema alla sua e-mail. Subito dopo la conferma della richiesta, lo scambio di informazioni tra i partecipanti sarà effettuato senza intermediari.
• Non è necessario installare software sul tuo computer. È sufficiente avere una versione aggiornata del browser e l'accesso a Internet.
• Non hai bisogno di un programma speciale per lavorare con i dati. Se il report viene inizialmente preparato con un software di terze parti, ad esempio 1C, è possibile impostare l'integrazione dei dati con il sistema VLIS.
• Modulo di documento tipico non installato. Puoi inviare testo, fogli di lavoro, immagini e altro ancora.

SKB "Kontur"

Uno dei primi sviluppatori di software in Russia fornisce anche apparecchiature per la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni. "Kontur" ha sviluppato il sistema Diadoc, con l'aiuto del quale viene effettuato lo scambio di documenti elettronici. Una caratteristica del sistema è che l'accesso ai dati può essere ottenuto all'estero. L'azienda ha sviluppato tariffe di roaming appositamente per questo scopo. Se lo desideri, puoi accedere ai dati tramite l'API.

Di cosa hai bisogno?

Per connettere EDI, un'organizzazione deve acquistare:

• software con licenza;
• server;
• effettuare l'aggiornamento dell'attrezzatura;
• personale del treno;
• impostare e integrare EDMS per lavorare con le applicazioni interne.

È necessario effettuare tali investimenti per collegare la gestione elettronica dei documenti tra l'organizzazione? L'inclusione nei costi delle consulenze di supporto tecnico, EDMS e aggiornamenti software è la seconda fase dell'investimento. Questi costi dovranno essere pagati mensilmente.

Conclusione

Il flusso di lavoro cartaceo viene sostituito da quello elettronico. Non solo riduce i costi di processo dell'organizzazione, ma aumenta anche l'efficienza dell'azienda nel suo insieme. Affinché l'EDI funzioni correttamente, è necessario formulare chiaramente gli obiettivi di implementazione del sistema e configurare correttamente l'apparecchiatura.