La pianificazione del progetto è Fasi e caratteristiche del processo, sviluppo e preparazione di un piano

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Durante la pianificazione, vengono prese decisioni qualitative e quantitative per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione a lungo termine. Inoltre, nel corso di tale lavoro, è possibile determinare con precisione i percorsi ottimali. La pianificazione del progetto è l'elaborazione di uno schema preciso in base al quale verrà realizzato lo sviluppo dell'organizzazione. Ciò ti consente di pensare a tutti i dettagli, scegliere i modi per risolvere i problemi e raggiungere i tuoi obiettivi. Il modo in cui tale lavoro viene svolto sarà discusso in seguito.

Pianificazione appuntamento

La pianificazione del progetto è un processo importante nella gestione aziendale. È estremamente importante, motivo per cui quasi tutte le aziende oggi svolgono questo lavoro. Ci vuole un po' di tempo e risorse, ma ripaga.

Dalla qualità della pianificazione alla gestione del progettodipende dalla loro ulteriore attuazione. Durante tale procedura, viene eseguita un'iniziazione, durante la quale vengono approvati la carta, il registro dei partecipanti e viene selezionata una direzione strategica per l'ulteriore sviluppo.

In primo luogo, viene elaborato l'ordine delle azioni principali. Dopo la loro approvazione, i dettagli vengono elaborati.

Dopo aver delineato il concept del progetto futuro e le fasi principali del suo avanzamento, il management potrà correggerne tutte le fasi, scegliere le modalità migliori per raggiungere gli obiettivi prefissati.

La pianificazione del progetto è un processo importante nella gestione. Ti consente di monitorare successivamente, correggendo tempestivamente il movimento sul percorso di sviluppo. Gli indicatori effettivi vengono confrontati con quelli pianificati, il che rivela informazioni sul grado di attuazione delle attività pianificate. Nel corso del monitoraggio si tiene conto del costante aggiornamento delle informazioni provenienti da fonti esterne e interne. I termini stabiliti nel piano, le condizioni e gli indicatori sono soggetti a modifiche, in quanto devono corrispondere alla situazione reale.

La pianificazione influisce direttamente su tutti i processi di gestione del progetto. Pertanto, è svolto da ogni organizzazione. È impossibile gestire qualcosa se non esiste una sequenza di azioni chiaramente stabilita. Queste fasi sono compiti, la cui attuazione porta al raggiungimento dell'obiettivo. Se qualcosa inizia ad andare storto come previsto, il manager identifica le cause di tali fenomeni, vengono prese decisioni sulle azioni giuste nelle circostanze.

Il processo di pianificazione è la fase iniziale del ciclo di vita del progetto. È impossibile senza di essaottenere il risultato desiderato.

Pianificazione delle attività

Pianificare gli obiettivi del progetto implica lo sviluppo di un sistema di compiti che, come dei passaggi, portano al loro raggiungimento. Il lavoro presentato consente di determinare anche prima dell'inizio dei lavori se il tipo di attività selezionato può portare profitto. Ogni investitore cerca di investire i suoi fondi nel progetto più redditizio e redditizio. È possibile delineare i principali parametri e risultati delle attività future, scegliere modalità adeguate e realistiche per raggiungerli durante la pianificazione.

Per essere produttiva, un'organizzazione dovrà affrontare una serie di sfide. Se nel corso dei calcoli risulta che il risultato di tali attività è negativo (l'azienda riceverà una perdita), non sufficientemente elevata, è necessario identificare le ragioni di questo fenomeno. Apportando alcune modifiche, è possibile aumentare l'efficacia del progetto. Le modifiche possono essere apportate in ogni fase dell'attuazione dei compiti. Possono essere i seguenti:

• Dettagliare, chiarire lo scopo (o gli obiettivi) del progetto, determinare il risultato desiderato dell'evento.
• Determinazione dell'ambito e della composizione del lavoro futuro.
• Stima i tempi di ogni fase.
• Calcola il costo del budget del progetto.
• Crea un programma e calcola il budget per ciascuna fase.
• Il bisogno di risorse è determinato. Il calcolo viene effettuato per ciascuna fase del progetto e per le attività dell'organizzazione in questa direzione nel suo insieme.
• Piano logistico in corso.
• È in corso la valutazione del rischio, è in corso la creazione di una metodologia per la corretta risposta in caso di situazioni pericolose.
• I dettagli dell'evento sono spiegati in dettaglio all'investitore.
• I dettagli vengono concordati con tutti i partecipanti al processo.
• La responsabilità per lo svolgimento del lavoro e l'adempimento dei compiti assegnati è ripartita tra gli esecutori e i dirigenti.
• Le interazioni pianificate e le procedure di pianificazione manageriale sono state specificate.

La gestione del progetto e la pianificazione del progetto sono strettamente correlate. Solo il costante adempimento dei compiti fissati nei tempi concordati e integralmente può garantire il raggiungimento dell'obiettivo, realizzando un profitto nel corso delle attività dell'azienda.

Processi principali

Nel processo di organizzazione della pianificazione del progetto, vengono eseguite una serie di azioni obbligatorie e facoltative. Indipendentemente dalle attività dell'organizzazione, vengono applicati nel corso della creazione di una visione strategica complessiva. I processi obbligatori includono quanto segue:

• Descrizione e ulteriore documentazione di tutte le attività pianificate, contenuto del progetto.
• Definizione delle fasi principali del progetto, loro successivo dettaglio.
• Preparazione di un preventivo. Viene calcolato il costo totale di tutte le risorse necessarie per completare il progetto.
• Elaborazione di un piano d'azione graduale, la cui attuazione porterà al raggiungimento dei tuoi obiettivi.
• Descrive la sequenza di lavoro.
• Dipendenze di natura tecnica, nonché restrizioni sul lavoro svolto.
• Calcolo del tempo richiesto percompletamento di ogni fase del lavoro, determinando il costo del lavoro e le altre risorse che saranno necessarie in ogni fase del ciclo produttivo.
• Determinazione del tipo, dell'insieme di risorse e del loro volume.
• Indicare i tempi effettivi del lavoro, se le risorse sono limitate.
• Crea un budget e collega i costi stimati per ogni tipo di lavoro.
• Crea un piano finito.
• Raccolta dei risultati di altri lavori di ricerca durante la progettazione, disposizione dei valori pianificati in un unico documento.

Durante la pianificazione e lo sviluppo del progetto, queste azioni sono obbligatorie.

Procedure ausiliarie

Durante la pianificazione dell'implementazione del progetto, alcuni processi potrebbero non essere necessari. Solo quando se ne presenta la necessità, il gestore li inserisce nell'elenco generale. Questi processi di supporto includono quanto segue:

• Pianificazione degli standard di qualità, fissandone la portata massima consentita. Vengono anche discussi i modi per raggiungere il livello richiesto di caratteristiche del prodotto finito.
• Pianificazione nel campo dell'organizzazione, che implica la distribuzione di competenze funzionali, responsabilità e subordinazione tra tutti i partecipanti al progetto.
• Selezione di personale con un adeguato livello di qualifiche, esperienza lavorativa, le cui attività consentiranno l'attuazione del progetto nel più breve tempo possibile. In alcuni casi è richiesta la formazione di un lavoro di squadra ben coordinato.
• Stabilire comunicazioni per proteggere i membriprogetto con le informazioni di cui hai bisogno.
• Identificazione delle tipologie di rischio progettuale, loro valutazione e documentazione. Questo permette di identificare ed eliminare le incertezze anche in fase di progettazione, per valutare il grado del loro possibile impatto sul progetto. In questa fase vengono calcolati scenari favorevoli e sfavorevoli per l'evoluzione della situazione durante l'attuazione della strategia scelta.
• Pianificazione delle procedure logistiche. Viene stabilito con precisione quali materie prime, altri materiali e risorse necessari verranno acquistati da organizzazioni esterne, in quale quantità e anche con quale frequenza verranno effettuate le consegne.

Altre attività potrebbero essere necessarie durante la pianificazione dei processi di progetto. Dipende dagli obiettivi che l'organizzazione persegue nello svolgimento del proprio lavoro.

Passaggi di pianificazione

Ci sono 4 fasi principali della pianificazione del progetto. Sono stati offerti dalla società di consulenza Booz Allen & Hamilton.

Il modello di pianificazione standard è il seguente:

Fase 1. Formazione degli obiettivi

Sono stabiliti due tipi di obiettivi. Possono essere formali o reali. Nel primo caso, vengono proposti criteri per determinare l'utilità del progetto. Gli obiettivi formali emergono dalla motivazione dei manager. Gli obiettivi reali sono i modi in cui è possibile raggiungere gli obiettivi formali.

Fase 2. Analisi del problema

Durante questa fase di pianificazione, viene determinata la reale situazione dell'organizzazione. Successivamente, viene fatta una previsione sul suo stato futuro. Successivamenteviene effettuata l'identificazione dei problemi esistenti, per cui i sistemi di obiettivi si oppongono ai risultati dell'analisi predittiva. Ciò consente di strutturare i problemi alla fine.

Fase 3. Cerca alternative

Queste sono soluzioni che si escludono a vicenda.

Fase 4. Valutazione delle alternative

L'accettabilità di ciascuno degli scenari esistenti è determinata. Vengono valutati l'efficacia e il grado di rischio di ciascuna decisione, dopodiché viene presa una decisione appropriata. L' alternativa ottimale dovrebbe essere non solo praticabile, ma anche legale, permettendoti di avvicinarti il più possibile all'obiettivo. Allo stesso tempo, vengono prese in considerazione le restrizioni esistenti in termini di tempo, risorse, ecc.

Quando crei un progetto di pianificazione per un tipo territoriale, industriale o altro, assicurati di applicarlo in futuro per confrontare i risultati reali con quelli pianificati. Ciò ti consente di gestire i progressi verso un obiettivo comune, apportare le modifiche appropriate in modo tempestivo.

Pianificazione

Vale la pena notare che la pianificazione del progetto si basa su uno schema leggermente diverso. Evidenzia 5 fasi principali:

1. Definire i lavori e scriverli come una lista. In alcuni casi, i gestori commettono errori non elencando tutti i processi contemporaneamente. Per escludere questo fenomeno, si raccomanda di applicare il metodo della scomposizione sequenziale nel corso della determinazione del lavoro in arrivo.
2. Per ogni posizione selezionata, vengono determinati l'ordine e la durata. Dipende dalcaratteristiche tecnologiche del prossimo lavoro. Per questo viene utilizzata anche la tecnica di scomposizione, integrata da valutazioni di esperti. Ciò consente di determinare con precisione la durata pianificata di ciascuna operazione. Per fare ciò, puoi utilizzare la tecnica del brainstorming, che ti consente di considerare le caratteristiche della tecnologia da diversi punti di vista.
3. Determina il tipo di risorse e la loro disponibilità. Può essere finanza, materiali, lavoro, informazioni e così via. Il programma di lavoro svolto è correlato con il programma di logistica, finanziamento, ecc. Tutte le fasi devono essere interconnesse, costituiscono un processo continuo. Ciò evita interruzioni nel processo di produzione. Allo stesso tempo, le scarse risorse richiedono una considerazione separata. Determinano in gran parte la durata e la sequenza dell'intero spettro del lavoro in arrivo.
4. Le restrizioni sono stabilite dall'esterno. Questi includono la stagionalità della produzione, la producibilità delle forniture di attrezzature e altri fattori esterni.
5. Si sta creando un sistema per rispondere ai rischi emergenti nel corso della gestione del progetto. La pianificazione del progetto inizia con la loro analisi. Per le minacce più probabili e pericolose, si stanno sviluppando misure di risposta appropriate.

Principi di pianificazione

Nel corso della pianificazione di un progetto aziendale, un manager deve aderire a determinati principi. I principali sono:

• Responsabilità. L'attuazione del progetto persegue un obiettivo finale chiaro, senza essere spruzzato su compiti insignificanti.
• Sistematica. La futura gestione dei progetti dovrebbe essere olistica e completa. Allo stesso tempo, vengono prese in considerazione le caratteristiche del suo sviluppo e compilazione. In alcuni casi, un progetto può essere suddiviso in sottosistemi. Saranno anche imparentati. Allo stesso tempo, i cambiamenti in un sistema comportano cambiamenti in un' altra struttura. Suddividere il progetto in più parti consente di tenere traccia delle connessioni interne e delle interazioni degli elementi, scegliere la struttura più efficace. La valutazione dell'attuazione del progetto in questo caso può essere data in termini di processi qualitativi e quantitativi.
• Complessità. I fenomeni sono considerati dal punto di vista della loro connessione e dipendenza. Per questo vengono utilizzati diversi metodi e approcci alla gestione.
• Sicurezza. Durante la pianificazione del lavoro di progetto, è previsto che tutte le attività siano dotate delle risorse necessarie.
• Priorità. L'attenzione principale nello sviluppo del progetto è data ai compiti principali e più importanti. La loro definizione dipende dal concetto generale di sviluppo futuro.
• Sicurezza economica. Viene calcolato il grado di perdite e perdite subite dall'organizzazione in caso di mancato adempimento dell'evento previsto. I rischi non possono essere evitati affatto, ma devono essere valutati e giustificate decisioni prese in questa direzione.

Struttura del progetto

La strutturazione è richiesta nel corso della pianificazione del lavoro di progetto. La sequenza gerarchica del lavoro prevede la suddivisione dell'intero progetto in parti separate. Ciò consente di dettagliare i complessi a diversi livelli. Taleapproccio semplifica la gestione del processo.

La strutturazione ti consente di fare quanto segue:

• Definisci l'ambito del lavoro per raggiungere obiettivi di tipo intermedio.
• Controllare il grado di avanzamento del progetto, valutare la possibilità di raggiungere tutti i suoi obiettivi.
• Il reporting viene creato in base alla struttura ottimale.
• Le pietre miliari sono impostate per misurare l'avanzamento del progetto.
• La responsabilità è adeguatamente distribuita tra gli artisti.
• Tutti i membri del team ricevono informazioni obiettive e comprensibili sugli obiettivi e gli obiettivi del progetto.

Errori nella strutturazione

Alcuni manager commettono errori nel corso della strutturazione, il che influisce negativamente sul raggiungimento degli obiettivi. I principali sono i seguenti:

• La fase di strutturazione viene generalmente s altata. Il manager va subito alla ricerca di soluzioni ai problemi del periodo in corso.
• Sono utilizzate solo le unità organizzative, nessun prodotto finale o risorsa applicata.
• La strutturazione non copre l'intero progetto.
• Gli elementi della struttura vengono ripetuti.
• Non c'è integrazione delle strutture in accordo con le specifiche della preparazione della documentazione di progetto e della rendicontazione finanziaria.
• La struttura è troppo o poco dettagliata.
• I singoli elementi del progetto non possono essere elaborati su un computer.
• I prodotti finali immateriali (servizi, servizi, ecc.) non vengono presi in considerazione.

Motivi per la strutturazione

La pianificazione del progetto è un lavoro responsabile. La strutturazione deve essere eseguita correttamente. Viene eseguito per i seguenti motivi:

• Periodo del ciclo di vita del progetto in fase di creazione.
• Caratteristiche della struttura delle divisioni.
• Componenti del risultato che si otterrà dopo il completamento del progetto.
• Processo, elementi funzionali del lavoro dell'azienda.
• Posizione geografica degli oggetti.