Cos'è un viaggio d'affari: concetto, definizione, quadro giuridico, regolamenti sui viaggi d'affari e regole di registrazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

I viaggi di lavoro sono viaggi di lavoro durante i quali importanti compiti di lavoro vengono risolti da specialisti assunti dall'azienda. Possono essere corti o lunghi. Ogni dipendente dovrebbe sapere cos'è un viaggio di lavoro, come viene elaborato e pagato correttamente e quali difficoltà può incontrare uno specialista.

Concetto

Per capire cos'è un viaggio di lavoro, devi studiare bene il Codice del lavoro. Indica che è rappresentata da un viaggio di lavoro destinato a importanti incarichi di lavoro.

Il capo dell'azienda decide autonomamente sulla necessità di inviare un dipendente in un' altra area per svolgere vari compiti. Molto spesso, la procedura viene eseguita per le trattative con i rappresentanti di altre società, l'acquisto di attrezzature o la firma di contratti.

Se le mansioni lavorative di una persona sono direttamente correlate a viaggi e spostamenti frequenti, allora tali azioni non sono viaggi di lavoro.

Sfumaturedecorazioni

Ogni datore di lavoro dovrebbe sapere cos'è un viaggio di lavoro per organizzarlo correttamente. Le regole per questo processo includono:

• un viaggio di lavoro viene rilasciato esclusivamente ai dipendenti ufficialmente assunti dall'azienda;
• uno specialista assunto può rifiutarsi di viaggiare solo se ha buone ragioni o se tale opportunità è prescritta nel suo contratto di lavoro;
• il datore di lavoro è obbligato ad avvisare i dipendenti in anticipo di possibili viaggi;
• Non è raro che un contratto di lavoro o un accordo aggiuntivo ad esso specifichi che uno specialista assunto può rifiutarsi di viaggiare senza conseguenze negative rappresentate dalla responsabilità disciplinare, ad esempio, se è malato o deve occuparsi di parenti.

Se il viaggio di lavoro non viene eseguito o pagato correttamente, questa è la base per presentare un reclamo all'ispettorato del lavoro da parte di uno specialista assunto.

Chi non può viaggiare per affari?

Nella Federazione Russa, i viaggi di lavoro sono utilizzati abbastanza spesso da manager di diverse aziende, il che consente di risolvere vari problemi di lavoro. Tuttavia, non tutti i dipendenti sono idonei per viaggi di lavoro, quindi i seguenti dipendenti non sono idonei per questa procedura:

• donne incinte;
• dipendenti con bambini sotto i tre anni;
• genitori che stanno allevando un figlio disabile.

Secondo la legge, l'esistenza di ragioni come il matrimonio di un figlio o la morte di un parente non può essere la base perannullamento ufficiale del viaggio. Ma se c'è un buon rapporto tra il dipendente e il capo dell'azienda, di solito il direttore decide di posticipare il viaggio o di scegliere un altro specialista per questo.

Se, senza una buona ragione, un cittadino si rifiuta di viaggiare, questa è la base per imporre una multa o addirittura licenziare con la forza uno specialista assunto.

Chi può essere inviato in viaggio?

Un datore di lavoro può inviare dipendenti in trasferta di lavoro che di solito lavorano in azienda a tempo indeterminato e svolgono lo stesso tipo di attività. Molto spesso, la procedura viene eseguita da ingegneri, responsabili delle vendite o persino contabili.

Se inizialmente la natura del lavoro di uno specialista è associata a continui viaggi, allora non gli viene emesso un viaggio di lavoro. Ciò include corrieri o autisti di camion.

Se un dipendente lavora a domicilio, può effettuare trasferte di lavoro in maniera generale, come indicato nell'art. 310 tk. La procedura è svolta esclusivamente nei confronti dei dipendenti che operano nel personale della società. Non è consentito coinvolgere in trasferta di lavoro specialisti con i quali sia stato stipulato un contratto di diritto civile.

Tempo di viaggio

Un viaggio di lavoro di un dipendente può durare un periodo di tempo diverso, quindi il capo dell'azienda può impostare qualsiasi periodo per tale viaggio. Per fare ciò, tiene conto di quanto lavoro verrà svolto e delle difficoltà che lo specialista potrebbe incontrare.

Non ci sono informazioni nella legislazione su cosatempo massimo di percorrenza. Pertanto, è consentito inviare un cittadino in un' altra città per risolvere vari problemi per diversi anni. Un viaggio di lavoro è rappresentato da un viaggio che dura più di un giorno, quindi se tutti i problemi di lavoro vengono risolti entro un giorno, tale viaggio non è considerato un viaggio di lavoro.

Redazione del regolamento di viaggio

Quando si invia uno specialista specifico in viaggio d'affari, è importante redigere alcuni documenti ufficiali da parte del capo dell'azienda. Per fare ciò viene prima redatto in azienda un apposito provvedimento, in cui vengono inseriti i seguenti dati:

• scopo del viaggio di lavoro;
• il luogo in cui verranno svolte le mansioni lavorative del dipendente selezionato;
• tempo di viaggio d'affari;
• documentazione di accompagnamento consegnata a un dipendente dell'organizzazione;
• stipendio, indennità giornaliera e altri pagamenti;
• altre informazioni obbligatorie per il dipendente.

È con l'aiuto delle informazioni contenute nella posizione che si possono risolvere numerosi problemi che sorgono durante l'esecuzione del compito. La documentazione è preparata dal personale delle risorse umane.

Durante il viaggio, è importante risolvere problemi finanziari, per i quali i fondi necessari vengono stanziati dall'ufficio contabilità, dopodiché le informazioni sul pagamento vengono inserite nella posizione. È firmato dal capo della società. La posizione in ciascuna azienda può essere redatta in qualsiasi forma.

Quali documenti sono in preparazione?

Perinviando un dipendente in viaggio d'affari, è necessario preparare una determinata documentazione per il capo dell'azienda. Include i seguenti documenti:

• Attività di servizio. In primo luogo, il capo del dipartimento in cui lavora lo specialista assunto forma un promemoria inviato al capo dell'azienda. Indica la necessità di inviare un dipendente in viaggio d'affari. Inoltre sono indicati lo scopo di questa procedura e la durata del viaggio.
• Ordine per un viaggio di lavoro. Sulla base dell'incarico, viene emesso un ordine dal capo dell'azienda. Indica quale dipendente dell'organizzazione dovrebbe partire per un viaggio di lavoro per risolvere problemi specifici.
• Certificato di viaggio. Viene trasferito allo specialista assunto selezionato. Questo documento viene contrassegnato dopo il completamento di ogni attività assegnata, nonché all'arrivo o alla partenza dal luogo di residenza. Non è necessario generare questo documento se un cittadino viene inviato in un paese straniero.

Già dopo la fine del viaggio di lavoro, il cittadino consulta il relativo verbale. Indica se lo specialista ha completato tutti i compiti stabiliti dal capo dell'azienda.

Regole per le indicazioni stradali

Un incarico di lavoro è un documento importante che specifica esattamente quali compiti deve svolgere uno specialista, chi verrà inviato in viaggio e quanto durerà il viaggio.

La direzione di un viaggio di lavoro viene trasferita contro firma al dipendente selezionato. Dovrebbe studiare bene questo documento per determinare se puòcon compiti assegnati. La documentazione viene firmata dal capo dell'azienda, dopodiché iniziano i preparativi per il viaggio di lavoro. Di seguito è riportato un esempio di assegnazione di lavoro.

Come rinnovare?

Non è raro che un dipendente non riesca a completare le attività assegnate entro un periodo di tempo limitato. In questo caso, telefonicamente o utilizzando altre forme di comunicazione, viene concordata con il capo una proroga del periodo di viaggio. In questo caso, il datore di lavoro effettua le seguenti operazioni:

• viene redatto un nuovo regolamento di viaggio, che indica il motivo del prolungamento del viaggio;
• viene emesso un ordine indicante la data esatta in cui il lavoratore potrà tornare a casa.

Di seguito è possibile esaminare un ordine campione per un viaggio di lavoro.

Come cancellare?

Spesso si verifica una situazione in cui non è necessario un viaggio di lavoro. Se allo stesso tempo sono già stati preparati tutti i documenti, è necessario annullare ufficialmente il viaggio. A tal fine, il dipendente viene informato per iscritto della cancellazione.

Successivamente, viene emesso un ordine che annulla l'ordine precedente e in esso è scritto il motivo per cui è stata presa tale decisione. Se i fondi rappresentati dalle spese di viaggio sono già stati trasferiti al cittadino, questo denaro viene restituito dal cittadino.

Come indicato nella pagella?

Qualsiasi organizzazione è tenuta a tenere un foglio presenze. La procedura viene solitamente eseguita dai capi di diversi dipartimenti. Separatamente, la pagella rileva che un particolare specialista lo erainviato in viaggio d'affari. Sulla base di queste informazioni, viene effettuato un calcolo competente dello stipendio del dipendente.

Nella pagella, la presenza di una persona in viaggio di lavoro è contrassegnata dalla lettera "K". Inoltre, vengono apposti tutti i giorni di assenza di un cittadino dal posto di lavoro.

Regole di pagamento

Pagato dal gestore durante un viaggio di lavoro, hotel, pasti e altre spese di uno specialista assunto. Pertanto, un dipendente può contare sui seguenti tipi di pagamenti:

• stipendio per tutti i giorni durante i quali il cittadino era in trasferta;
• al giorno, il cui scopo principale è quello di pagare vitto e alloggio;
• pagamento di altre spese sostenute dal dipendente mentre lavorava in un' altra regione.

Il capo dell'azienda al momento dell'emissione di un ordine, sulla base del quale uno specialista assunto va in viaggio d'affari, deve scrivere una dichiarazione speciale. È in base a questo documento che viene rilasciato un anticipo al dipendente. L'importo di questo pagamento dovrebbe essere approssimativamente uguale alle spese quotidiane del cittadino per vitto e alloggio. Il pagamento anticipato può essere fornito in contanti o in forma non in contanti.

È consentito non emettere un anticipo, quindi il dipendente spende i propri soldi durante il viaggio. Dopodiché, raccolgono tutti i documenti di pagamento, sulla base dei quali il capo paga un compenso per vitto e alloggio in viaggio d'affari.

Scopo dei pagamenti

Quando si calcola un viaggio di lavoro, vengono prese in considerazione tutte le spese che un dipendente dovrà sostenere durante un viaggio di lavoro. Pertanto, ogni pagamento ha le sue sfumature:

• Indennità di viaggio. Sono rappresentati dallo stipendio del cittadino per tutti i giorni del viaggio. Il calcolo tiene conto della data di partenza del viaggio, nonché del giorno di ritorno. Per determinare l'importo ottimale del pagamento, vengono calcolati preliminarmente i guadagni giornalieri medi di uno specialista dell'azienda. Un viaggio di lavoro nel fine settimana non viene pagato, quindi è importante calcolare il numero di giorni lavorativi durante i quali un cittadino è stato in viaggio. Se è stato costretto a lavorare anche nei fine settimana, e ha anche prove rilevanti, può richiedere il pagamento anche nei fine settimana.
• Al giorno. Sono rappresentati da compensi per le spese sostenute dal dipendente durante i pasti e l'alloggio in altra regione. Il datore di lavoro determina autonomamente l'importo di questo pagamento. Per fare ciò, tiene conto della regione o del paese in cui viene inviato il dipendente. Di solito le indennità giornaliere variano da 1 a 2 mila rubli. Se l'importo durante il viaggio in Russia non supera i 750 rubli. o quando si viaggia in un altro paese per 2,5 mila rubli, non è soggetto a tassazione.
• Spese di viaggio. Dal budget dell'organizzazione, il dipendente viene rimborsato per tutte le spese che è costretto a sostenere nel processo di svolgimento di funzioni ufficiali in un' altra regione. Ciò include l'acquisto di biglietti per i trasporti pubblici, l'affitto di alloggi o altre spese. In ogni caso, l'importo del pagamento sarà diverso, in quanto calcolato su base individuale.

Per ricevere tutti i pagamenti, il dipendente deve redigere un apposito appositorapporto. Indica tutte le spese sostenute, che devono essere confermate da assegni ufficiali, fatture o altri documenti di pagamento. Se una persona ha lavorato il sabato o la domenica e può anche provare questo fatto, viene pagato un giorno libero per un viaggio di lavoro in base allo stipendio medio giornaliero di uno specialista.

Caratteristiche dei viaggi di lavoro all'estero

La soluzione di vari compiti può essere eseguita non solo nelle regioni russe, ma anche in altri paesi. L'invio di un dipendente in viaggio d'affari all'estero presenta alcune sfumature. Questi includono:

• Le indennità giornaliere sono emesse nella valuta accettata nello stato selezionato, ma devono essere convertite in rubli al tasso in vigore al momento dell'emissione dei fondi;
• in modo che le indennità giornaliere non siano soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche, il loro importo giornaliero non può superare i 2,5 mila rubli;
• Il giorno in cui è stato attraversato il confine russo è incluso nel periodo di un viaggio di lavoro;
• Il salario pagato a un cittadino che si trova in un altro paese per lavoro è un reddito percepito da una fonte russa.

Se la durata di un tale viaggio è breve, quindi la persona rimane residente fiscale, per calcolare l'imposta sul reddito delle persone fisiche viene utilizzata l'aliquota standard del 13%. Se lo status di residente è stato perso, durante il calcolo viene applicata un'aliquota del 30%.

Le sfumature dell'invio di dipendenti in trasferta

Tutti i datori di lavoro e i dipendenti diretti dovrebbero capire cosatale viaggio di lavoro, come viene rilasciato e pagato. Le caratteristiche principali di questa procedura includono:

• se un cittadino è stato costretto a lavorare durante un viaggio nei giorni festivi o nei fine settimana, gli viene assegnato il doppio pagamento;
• con i pagamenti trasferiti al dipendente, è necessario pagare l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i premi assicurativi, ma ciò non si applica alle indennità giornaliere se il loro importo non supera i 750 rubli. quando si viaggia in Russia;
• Non è necessario trasferire la diaria a uno specialista assunto inviato per un viaggio di lavoro di un giorno, ma solo se si reca in un' altra città del paese e non in un altro stato;
• se il viaggio è all'estero, anche se viene dedicato un solo giorno, viene pagato il 50% dell'indennità giornaliera;
• La routine quotidiana e il lavoro nei fine settimana vengono negoziati separatamente tra i due partecipanti al rapporto di lavoro.

Spesso, i viaggi d'affari portano a avanzamento di carriera ed esperienze piacevoli per i dipendenti.

Conclusione

I viaggi di lavoro sono viaggi di lavoro significativi che affrontano questioni importanti per qualsiasi azienda. I datori di lavoro dovrebbero sapere come organizzare e pagare un viaggio del genere.

I dipendenti possono richiedere un risarcimento ai dirigenti dell'azienda per tutti i costi sostenuti. Per fare ciò, redigono un rapporto speciale, oltre a preparare i documenti giustificativi di pagamento.