Che cos'è la diaria per un viaggio d'affari? Regole per il calcolo e il pagamento di diem

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

I viaggi di lavoro sono viaggi di lavoro che possono essere effettuati in Russia o in altri paesi. Il loro termine può differire in modo significativo, poiché dipende dai compiti assegnati al dipendente inviato in un' altra città o paese per risolvere problemi di lavoro significativi. Allo stesso tempo, può ricevere una certa somma di denaro dal datore di lavoro. Che cos'è un'indennità giornaliera? Sono rappresentati da una somma di denaro che viene utilizzata per vivere in un' altra città e il denaro può essere emesso anche per altri scopi. Per fare ciò, viene stimato quanto il dipendente dovrà spendere per un viaggio in un giorno. Possono essere forniti in anticipo o sulla base di un rapporto preparato dal membro del personale dopo il viaggio di lavoro.

Tipi di spese di viaggio

Prima di inviare qualsiasi lavoratore in viaggio, è necessario pagare in anticipo una certa somma di denaro per risolvere problemi di lavoro. Viene utilizzato per pagare la strada, affittare un'abitazione, ricevere servizi di comunicazione e altri scopi. Spese aggiuntive sorgono perché una persona è costretta a vivere fuori casa.

La direzione di ogni azienda stabilisce in modo indipendente un elenco di spese che sono coperte dai fondi dell'azienda. Di solito tali informazioni sono fissate nei documenti costitutivi interni dell'azienda.

Le spese di viaggio d'affari più comuni sono le seguenti:

• viaggia verso il luogo designato e ritorno;
• soggiorno in hotel o appartamento in affitto;
• cibo durante la giornata lavorativa, anche se le aziende spesso non pagano il cibo;
• altre spese consentite dal capo dell'impresa, ad esempio, possono pagare per maggiori servizi di comunicazione o il direttore può emettere fondi per il rilascio di un passaporto.

Se è necessario un viaggio in un altro paese, il dipendente riceve un compenso aggiuntivo per l'ottenimento di visto, passaporto e certificato medico. Può fare affidamento sul fatto che è il datore di lavoro che pagherà le varie tasse richieste per entrare in un paese.

Che cos'è la diaria? Questi sono i mezzi con cui un dipendente viene pagato per vivere in un' altra città o paese. Inoltre, possono essere incluse altre spese entro un giorno. Le informazioni sulla loro dimensione, ordine di fornitura e altri parametri sono registrate in una posizione speciale dell'azienda relativa ai viaggi di lavoro. È consentito utilizzare un metodo differenziato per il calcolo di tali pagamenti, per il quale viene presa in considerazione la posizione del dipendente inviato in viaggio di lavoro.

A cosa serve la diariaviaggi di lavoro?

Sono rappresentati dai fondi necessari per affittare un'abitazione durante un viaggio di lavoro e il denaro può essere destinato ad altri scopi significativi. Di solito, il denaro viene pagato immediatamente prima del viaggio ed è anche possibile trasferire un risarcimento dopo il viaggio.

Ogni dipendente dovrebbe capire cosa sono l'indennità di viaggio e l'indennità giornaliera. Il primo contante è rappresentato dall'intero pagamento su cui il dipendente può contare dopo il viaggio o prima di esso. Ciò include il compenso per numerose spese associate allo svolgimento di mansioni lavorative al di fuori dell'ufficio dell'azienda. Che cos'è la diaria? Sono associati alla residenza di un cittadino in un' altra città o paese. A volte il datore di lavoro paga per il cibo o altre spese.

Le indennità giornaliere più comuni includono le seguenti spese:

• residenza di un cittadino in un' altra regione o paese, per il quale si può affittare un appartamento o una camera d'albergo;
• cibo utilizzando i servizi degli esercizi di ristorazione;
• pagare i pedaggi urbani;
• pranzi di lavoro con app altatori;
• partecipare a eventi a pagamento pianificati dal capo dell'azienda;
• altre spese relative allo svolgimento delle mansioni lavorative.

Tutte queste spese sono generalmente registrate nei registri interni dell'azienda.

Regole di trasferimento

Un contabile aziendale deve sapere quali sono le diari in viaggio d'affari e quando vengono trasferiti a un dipendenteimprese. Le regole principali per il pagamento dei fondi sono le seguenti:

• Non ci sono informazioni esatte nella legislazione su quando esattamente il denaro dovrebbe essere trasferito, quindi possono essere emessi in anticipo o dopo il viaggio;
• se viene utilizzato un pagamento anticipato, i fondi vengono emessi solo in contanti, pertanto è vietato trasferirli sulla carta di credito del dipendente;
• preferibilmente, la modalità di pagamento dei fondi dovrebbe essere fissata nei regolamenti interni dell'azienda;
• Lo scopo principale dell'indennità giornaliera è quello di pagare la residenza di un cittadino in un' altra regione o paese;
• molto spesso le aziende distribuiscono denaro prima di un viaggio per un rapporto;
• i fondi vengono pagati utilizzando un apposito ordine di cassa redatto nel modulo n. KO-2;
• Il denaro viene emesso per ogni giorno di un viaggio di lavoro, inclusi i fine settimana e i giorni festivi, nonché i giorni durante i quali il dipendente era in congedo per malattia.

Se i requisiti di cui sopra vengono violati, il dipendente potrebbe incontrare alcune difficoltà finanziarie durante il viaggio. Pertanto, è importante sapere quali sono le spese giornaliere di un viaggio di lavoro, qual è il loro importo ottimale e quando è consigliabile pagarle a uno specialista assunto.

Per quanto tempo viene emesso il denaro?

L'indennità giornaliera include le spese di soggiorno, quindi la loro entità dipende dal periodo di tempo in cui lo specialista va in viaggio. Di solito non sono inclusi nelle spese giornaliere di viaggio o di comunicazione, poiché tali costi possono variare in modo significativo a seconda delsituazioni diverse.

Nel calcolare l'indennità giornaliera, viene preso in considerazione l'orario di partenza e di arrivo nella regione di origine. Se non ci sono biglietti che confermano queste date, vengono utilizzate le informazioni dalle ricevute di cassa emesse dall'amministrazione dell'hotel in cui vive il dipendente. Inoltre, può essere applicata una nota speciale della parte ricevente, contenente informazioni sulla data di arrivo e partenza del dipendente.

Se per vari motivi il viaggio viene prolungato, lo specialista potrà contare su un aumento dell'importo ricevuto dal datore di lavoro. I fondi non vengono pagati se il viaggio di lavoro dura un giorno e viene effettuato anche all'interno del paese. Se è richiesto un viaggio di un giorno in un altro paese, i diem vengono pagati ma sono limitati.

Cosa fare dopo un viaggio di lavoro?

Il dipendente deve capire cos'è la diaria per un viaggio di lavoro, qual è l'importo ottimale e come ottenerlo. Dopo la fine del viaggio, il dipendente esegue le seguenti azioni:

• entro tre giorni dal ritorno a casa, viene presentato uno speciale rapporto anticipato al contabile dell'impresa;
• è compilato da un dipendente, e per questo puoi usare un modulo gratuito;
• questo documento contiene informazioni su quali spese sono state sostenute dal dipendente durante il viaggio;
• se per vari motivi sono stati spesi più soldi di quelli ricevuti da un cittadino in anticipo, allora può contare su un pagamento aggiuntivo;
• se ci sono fondi inutilizzati, lororestituito alla società.

Se un dipendente per vari motivi non restituisce il denaro residuo alla cassa, il datore di lavoro ha il diritto, sulla base dell'art. 137 del Codice del Lavoro di trattenere tali fondi dallo stipendio di uno specialista assunto.

I pagamenti sono obbligatori?

Le spese di viaggio e l'indennità giornaliera devono essere pagate a ogni lavoratore inviato per un viaggio di lavoro. Sono obbligatori e non possono essere negati.

Un importo standard viene fornito in anticipo, determinato dalla legge, ma può essere aumentato dal datore di lavoro. È il trasferimento delle indennità giornaliere che dimostra che il capo dell'azienda ha a cuore il suo dipendente. Sono calcolati in base all'ordine, poiché contiene informazioni sulla durata del viaggio di lavoro, il tasso di spesa e altri fattori importanti.

Sei stato cancellato?

All'inizio del 2018, sono emerse informazioni secondo cui il Ministero delle finanze prevede di annullare le diaria. Lo scopo principale di questo processo era aumentare l'imposta sul reddito. Ma i dipendenti diretti di varie aziende, così come i dirigenti dell'azienda, hanno parlato negativamente di tali cambiamenti. Questo problema è stato costantemente discusso dai media.

A causa della reazione negativa della popolazione, i piani del Ministero delle Finanze sono stati annullati, quindi non sono state apportate modifiche alla legislazione.

Per cosa spendono?

Tutti i dipendenti di diverse aziende dovrebbero capire cosa sono le diarie giornaliere e come vengono pagate. Il loro principalelo scopo è quello di pagare la residenza di un cittadino in un' altra città o paese. Inoltre, ciò può includere altre spese obbligatorie che il dipendente ha quotidianamente.

Nel calcolare questo indicatore si tiene conto dei requisiti della normativa e delle informazioni contenute nel contratto collettivo di lavoro. Spesso l'indennità giornaliera è fissata nei documenti costitutivi dell'azienda.

Il dipendente che ha ricevuto il denaro può spenderlo per qualsiasi scopo a sua discrezione. Molto spesso vengono utilizzati per pagare soggiorni in hotel, acquisti di cibo e tariffe dei trasporti pubblici.

Quando emesso?

Pagamento anticipato fornito. La procedura viene eseguita immediatamente dopo la firma dell'ordine corrispondente da parte del responsabile dell'azienda.

Se un viaggio di lavoro viene annullato entro tre giorni, il denaro ricevuto dal dipendente viene restituito al datore di lavoro. Non ci sono informazioni nella legislazione su quanto tempo dopo l'emissione dell'ordine il denaro deve essere pagato.

Procedura di pagamento

Ogni lavoratore che parte per un viaggio di lavoro dovrebbe capire cosa sono le diarie giornaliere, qual è la loro taglia e come vengono assegnate. La procedura per il trasferimento di denaro è suddivisa in fasi:

• immediatamente prima del viaggio, il datore di lavoro informa il dipendente circa i limiti fissati;
• viene emesso un anticipo in base a questi limiti e al numero di giorni necessari per viaggiare;
• il dipendente va direttamente al viaggio, dove utilizza il denaro ricevuto, tenendo conto dei limiti esistenti;
• dopo essere tornato al lavoro, presenta una relazione con i documenti di pagamento al commercialista, confermando tutte le spese sostenute.

Tutti i giorni durante i quali il dipendente era in viaggio di lavoro vengono pagati in base al suo stipendio.

Indennità giornaliere

Bisogna capire non solo cos'è il diario, ma anche qual è la sua dimensione massima, stabilita a livello legislativo. Vale a dire:

• quando si viaggia in Russia, il limite è di 700 rubli. al giorno;
• se è richiesto un viaggio d'affari all'estero, questo importo aumenta a 2,5 mila rubli.

Il datore di lavoro può aumentare questi pagamenti a propria discrezione. Ma l'importo in eccesso è soggetto a imposta. Pertanto, se un dipendente spende 1.100 rubli al giorno in Russia, allora da 400 rubli. il datore di lavoro paga l'imposta. Per questo motivo, molte aziende utilizzano i limiti di cui sopra, quindi la diaria non aumenta su iniziativa della direzione.

Conclusione

Tutti i lavoratori inviati in viaggio di lavoro dovrebbero capire cos'è la diaria, quanto è e come viene pagata. La normativa stabilisce le norme sulle quali non viene riscossa alcuna imposta. Se vengono superati, il datore di lavoro dovrà pagare l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i premi assicurativi.

Dopo il viaggio, il dipendente deve confermare di aver utilizzato tutti i fondi ricevuti dal direttore, per il quale redige una relazione e predispone i documenti di pagamento. Se è partitodenaro, vengono restituiti al contabile dell'azienda.