Supplemento per trasferta: modalità di calcolo, regole per l'iscrizione, la maturazione e il pagamento

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

In molte aziende, il lavoro di alcune categorie di dipendenti è in viaggio. Prima di tutto, stiamo parlando di autisti che trasportano personale, trasportano prodotti, materiali e altre merci. Nell'articolo parleremo del pagamento aggiuntivo per la natura itinerante del lavoro, della tassazione e della contabilizzazione dell'indennità.

Informazioni generali

L'indennità di viaggio è sempre richiesta? Scopriamolo.

Se l'attività lavorativa del dipendente è legata al viaggio, il datore di lavoro deve risarcire le spese sostenute sulla base dei dati della relazione anticipata, nonché su presentazione di biglietti e assegni. Nel frattempo, la normativa prevede un altro modo per recuperare i costi.

Il datore di lavoro può pagare un'indennità fissa per il lavoro viaggiante. I conducenti, di regola, sono abbastanza soddisfatti di tale compensazione. L'importo del pagamento aggiuntivo è determinato dal capo dell'impresa eapprovato da documento locale.

Qui va detto che non sempre gli ispettori riconoscono l'indennità per la natura itinerante del lavoro come compenso ai sensi di quanto previsto dall'art. 168.1 TC. Se non ci sono documenti che confermano le spese del dipendente, il datore di lavoro potrebbe dover addebitare contributi aggiuntivi.

Rimborso per documenti

Se il dipendente fornisce documenti che confermano le sue spese durante il viaggio, il datore di lavoro li risarcisce a posteriori. Ciò significa che il dipendente riceverà esattamente quanto ha speso. Questa opzione viene solitamente utilizzata quando i dipendenti vengono inviati per lunghi viaggi di lavoro in altre regioni o all'estero. Il datore di lavoro rimborsa a tali dipendenti le spese di viaggio e alloggio. Allo stesso tempo, il datore di lavoro deve decidere se trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i contributi ai fondi da questa compensazione. Rispondiamo subito a questa domanda.

I costi di compensazione sono inclusi dal datore di lavoro nelle spese prese in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito. Ai sensi del comma 11 del comma 1 dell'art. 217 del Codice Fiscale, non è necessario trattenere dal rimborso l'imposta sul reddito delle persone fisiche. Questa regola si applica all'intero importo indicato nel contratto collettivo o di lavoro o in altro atto locale dell'impresa. Per quanto riguarda i premi assicurativi, anche questi non devono essere addebitati (clausola 2, parte 1, articolo 9 212-FZ del 2009-07-24).

Difficoltà nella pratica

Va detto, tuttavia, che la FSS e la FIU a volte ritengono che il datore di lavoro sia obbligato a calcolare i contributi dall'importo dell'indennità. Giustificano la loro posizione dicendo questonatura itinerante delle indennità di lavoro e dei pagamenti - questi sono elementi della retribuzione. Gli ispettori dei fondi confermano le loro argomentazioni con quanto previsto dall'art. 129 del Codice del Lavoro, che definisce la retribuzione. Di conseguenza, dopo i controlli, il datore di lavoro è soggetto a multe e sanzioni ed è tenuto ad addebitare contributi aggiuntivi. Tali decisioni, ovviamente, devono essere contestate. I tribunali nella maggior parte dei casi si schierano dalla parte del datore di lavoro, adducendo i seguenti argomenti:

1. Il rimborso per il lavoro è soggetto all'approvazione del datore di lavoro.
2. Il compenso è necessario per coprire le spese aggiuntive del dipendente che deve sostenere durante lo svolgimento della sua funzione lavorativa.
3. Gli importi dei rimborsi non possono essere in alcun modo inclusi nelle entrate, pertanto non è necessario maturare contributi.

Elenco dei documenti giustificativi

Il supplemento per la natura itinerante dell'opera viene addebitato sulla fornitura di documenti giustificativi. Un elenco specifico di documenti è determinato e approvato dal capo dell'impresa. È consigliabile formare due elenchi: per viaggi vicini e lunghi. In questo caso, i requisiti del datore di lavoro diventeranno più chiari.

Le spese di viaggio del dipendente possono essere verificate:

1. Biglietti per metro, autobus, filobus, ecc.
2. Itinerario, lettera di vettura, ricevute, assegni (se si utilizza il trasporto personale).

Le spese di soggiorno sono confermate dai documenti ricevuti all'arrivo. Potrebbe trattarsi di una ricevuta rilasciata dall'amministratore dell'hotel, un contratto di noleggio a breve termine.

Risposte a ulteriori domande degli ispettori in meritole maggiorazioni per la natura itinerante del lavoro possono essere corrisposte facendo riferimento a documenti attestanti la circolazione dei dipendenti. Si tratta, in particolare, dell'elenco degli incarichi fissati dalla legge locale, delle condizioni previste nel contratto di lavoro, dei promemoria, delle riviste, ecc. Gli ispettori dovrebbero essere forniti di eventuali documenti di conferma dei viaggi.

Caratteristiche della documentazione

Per garantire il controllo sui movimenti quotidiani dei dipendenti, è consigliabile creare un diario di viaggio d'affari. Questo documento può essere conservato dal capo del dipartimento competente o da un altro dipendente responsabile.

La pianificazione e il controllo dei singoli viaggi possono essere effettuati con l'aiuto dei promemoria. Il dipendente lo redige a nome del capo. In un promemoria, il dipendente indica i motivi del viaggio, gli obiettivi e gli obiettivi. Il documento deve essere consegnato al datore di lavoro per l'approvazione.

Le normative oggi in vigore non prevedono un'unica forma di note e giornali di contabilità. Di conseguenza, la direzione dell'impresa può approvarne i moduli. Per mettere in circolazione la documentazione, il direttore emette apposito ordine.

Sfumature

L'indennità per la natura itinerante del lavoro è stabilita in base a:

• frequenze di viaggio;
• durata del viaggio di lavoro;
• difficoltà del compito, ecc.

Puoi anche prendere in considerazione le qualifiche e l'esperienza lavorativa di un determinato dipendente. Di conseguenza, non è necessario installareun importo per tutti.

Flusso di lavoro semplificato

Come dimostra la pratica, è tutt' altro che sempre possibile per un dipendente distaccato conservare i documenti di assoluzione. Succede che entro la data di riferimento alcuni biglietti vadano persi, non ci siano assegni da distributori di benzina, ricevute, ecc. Ma senza di essi il dipendente non sarà rimborsato delle spese. Per tali casi, viene fornito un flusso di lavoro semplificato.

Il capo dell'impresa determina e approva l'importo dell'indennità per la natura itinerante del lavoro. Questo importo deve includere:

1. Tariffa media sui mezzi pubblici.
2. Pagare l'affitto.
3. Riparazioni del veicolo non programmate o minori.
4. Servizi di comunicazione (cellulare, fax).

È consigliabile stabilire un supplemento fisso per la natura itinerante del lavoro per autisti, spedizionieri, mercanti e altri dipendenti che svolgono una funzione lavorativa al di fuori dell'impresa, ma all'interno della stessa località.

Il bonus è previsto anche se il dipendente:

• di solito spende lo stesso importo per i viaggi;
• non spende soldi per l'alloggio e viaggia in un' altra regione o all'estero.

Se un dipendente ha un pagamento aggiuntivo per la natura itinerante del lavoro, non ha bisogno di ritirare biglietti, assegni e altri documenti giustificativi. E alla fine del mese gli sarà dato un compenso.

Procedura di calcolo generale

In conformità con la Parte 2 dell'art. 168.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa, pagamento aggiuntivo per natura del lavoro itineranteapprovato dal capo dell'impresa e fissato nell'atto locale dell'impresa.

L'importo dell'indennità è determinato dal datore di lavoro in modo indipendente. La formulazione nell'atto locale dell'impresa può essere la seguente: "Stabilire un pagamento aggiuntivo per la natura itinerante del lavoro. L'importo dell'indennità è del 10% dello stipendio base". Il gestore, a sua discrezione, può fissare un importo fisso.

Nel determinare il supplemento per la natura itinerante del lavoro, il datore di lavoro deve essere guidato da:

1. Atti normativi adottati durante il periodo sovietico. Allo stato attuale, nonostante il fatto che l'URSS abbia cessato di esistere, sono validi molti documenti legali approvati durante gli anni della sua esistenza. Pertanto, il decreto del Consiglio dei ministri della RSFSR del 1978 n. 579 ha stabilito un pagamento aggiuntivo per la natura itinerante del lavoro - 20% dello stipendio. Può essere maturato per i dipendenti che lavorano nel trasporto stradale e fluviale. Allo stesso tempo, solo chi viaggia per 12 o più giorni riceve un compenso aggiuntivo per la natura itinerante del lavoro.
2. Accordi industriali e regionali. Ad esempio, i lavoratori stradali possono ricevere un supplemento fino al 20%, a seconda del numero di giorni trascorsi sulla strada. La clausola corrispondente è presente nella clausola 3.6 dell'Accordo federale di settore sugli impianti stradali.

Se l'importo dell'indennità non è prescritto né negli atti adottati durante il periodo sovietico né negli accordi di settore (regionali), il gestore ha il diritto di determinarlo a propria discrezione.

Alcuni manager credono erroneamente che l'ente responsabilela determinazione dell'importo del compenso aggiuntivo per la natura itinerante dell'opera, - la Camera dei Conti. Va detto subito che questa struttura non ha nulla a che fare con la determinazione dell'importo dei pagamenti.

Indennità di viaggio: tassazione

Quando un datore di lavoro, nel tentativo di semplificare il flusso di lavoro, compensa le spese di viaggio accumulando pagamenti aggiuntivi, l'IFTS può presentare reclami. Nel frattempo, si è ora sviluppata una pratica abbastanza stabile. Sfortunatamente, non è a favore del datore di lavoro. I tribunali e le autorità di regolamentazione non contestano il diritto del datore di lavoro di stabilire un pagamento aggiuntivo. Tuttavia, ritengono che il pagamento fisso debba essere soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche e ai contributi ai fondi. Gli argomenti sono i seguenti.

La legge prevede due tipi di pagamenti. Il primo comprende i compensi che fungono da elementi di guadagno. Sono stabiliti a causa del fatto che un cittadino lavora in condizioni speciali. È da tale compensazione che vengono trattenute tasse e contributi ai fondi. Il secondo tipo di pagamento è il rimborso delle spese sostenute da un dipendente nello svolgimento di una funzione lavorativa. I contributi e le tasse non vengono trattenuti da questi importi.

Secondo molti esperti, il canone fisso mensile non può essere considerato un compenso ai sensi dell'art. 168.1 TC. Il fatto è che il datore di lavoro non rimborsa al lavoratore le spese effettivamente sostenute. In altre parole, l'importo del risarcimento non dipende dall'importo delle spese.

Supplemento al guadagno previstolavoro o contratto collettivo non possono essere considerati come compenso ex art. 164 T. K. Ciò è dovuto al fatto che al momento della maturazione aumenta lo stipendio di un dipendente che svolge le sue funzioni lavorative in trasferta.

Spiegazioni del sole

A fine 2015, la Corte Suprema ha assunto la posizione del datore di lavoro. La Suprema Corte, nel Riesame della prassi per l'anno 2015, ha indicato che, ai fini fiscali, prevale la natura del pagamento, secondo cui l'importo rientra tra i compensi previsti dall'art. 164 T. K. Secondo tale norma, il compenso è un compenso monetario stabilito per rimborsare ai dipendenti le spese da loro sostenute in relazione allo svolgimento delle loro funzioni lavorative. Contestualmente, la Suprema Corte ha indicato che il nome del pagamento non ha significato determinante. Potrebbe trattarsi di un'indennità, supplemento, beneficio, aumento di stipendio, ecc.

Le autorità statali, tuttavia, non vogliono davvero sostenere la posizione della Corte. Ad esempio, per il Ministero del Lavoro, un prerequisito per il pagamento dell'indennità a un dipendente è la fornitura di documenti attestanti le spese durante il viaggio. Pertanto, le imprese che non prevedono di addebitare tasse e di versare contributi ai fondi derivanti da supplementi dovranno difendere la propria posizione in tribunale.

Contabilità

Come registrare i pagamenti destinati a compensare le spese sostenute dai dipendenti durante un viaggio di lavoro?

Secondo le istruzioni del piano dei conti, approvato con ordinanza del Ministero delle Finanze n. 94n del2000, per riassumere le informazioni su tutti gli insediamenti con i dipendenti dell'impresa, ad eccezione delle transazioni salariali e degli insediamenti con dipendenti responsabili, viene utilizzato l'account. 73. Le informazioni sugli insediamenti con il personale in relazione agli importi ricevuti per spese operative e amministrative sono riportate nel conto. 71. Allo stesso tempo, molti esperti ritengono che l'uso di questo account non sarà corretto se la società non emette fondi per la rendicontazione, ma rimborsa i costi sostenuti dal dipendente. Tenendo conto di ciò, il contabile dovrebbe inserire le seguenti voci:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - accettazione alla contabilizzazione delle spese sotto forma di rimborso del costo delle spese dopo la loro conferma
• Dt sch. 73 ct sc. 50 - Indennità del lavoratore.

Se guidato dalle disposizioni dell'art. 129 del Codice del lavoro, sono poi riconosciute come elemento di retribuzione le integrazioni, le indennità, anche per lavoro in condizioni particolari. Di conseguenza, il contabile effettua le seguenti registrazioni:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - maturazione dello stipendio a un dipendente con sovrapprezzo.
• Dt sch. 70 Kt. 68 - trattenuta dell'importo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche dal reddito.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - maturazione premi assicurativi.
• Dt sch. 70 Kt. 50 - pagamento della retribuzione con sovrapprezzo.

Secondo gli esperti, una tale delimitazione nella contabilità renderà più facile per il datore di lavoro separare gli importi soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche e ai premi assicurativi e i fondi esenti da tassazione.

Conclusione

Il flusso di lavoro semplificato non lo èsempre nelle mani del datore di lavoro. Se il datore di lavoro prevede di considerare che le indennità per il lavoro viaggiante non sono elementi della retribuzione, esiste il rischio di reclami da parte delle autorità di regolamentazione. In tali casi, è opportuno approfondire la giurisprudenza in materia.