Pagamento per carburanti e lubrificanti: esecuzione del contratto, procedura di calcolo, regole e caratteristiche di registrazione, competenza e pagamento

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Spesso si verificano situazioni in cui, per esigenze produttive, un dipendente è costretto a utilizzare la sua proprietà. Molto spesso si tratta dell'uso della macchina. Inoltre, il datore di lavoro è obbligato a compensare questo: pagamento per carburante e lubrificanti (POL), ammortamento e altri costi. Come renderlo il più efficiente possibile?

Quadro legislativo

Non molte persone capiscono nemmeno cosa significhi pagare carburante e lubrificanti e compensi per l'uso dei veicoli personali. E i datori di lavoro ne stanno approfittando. Sebbene il loro obbligo di risarcire il dipendente per i costi sia sancito dall'articolo 188 del codice del lavoro. Tuttavia, come si vedrà di seguito, il suo utilizzo non è l'opzione migliore. Informazioni molto più utili sono contenute nei Codici Civile e Fiscale. Per sfruttare tutti i vantaggi che offrono, devi affrontare il problema correttamente.

Come funziona in pratica?

Spesso a un dipendente viene data una scelta: o percorri 300 km in un' altra città al caldo su un autobus,o guida la tua auto. Non gli viene mai in mente che le spese per il pagamento di carburanti e lubrificanti e non solo possano e debbano essere a lui risarcite. Le imprese traggono vantaggio dall'analfabetismo legale dei dipendenti. La maggior parte non sa cosa siano il carburante sul lavoro e la compensazione dei costi.

A proposito, questo vale non solo per l'auto, ma anche per qualsiasi altro bene personale che il dipendente utilizza nell'esercizio delle sue funzioni ufficiali. Il più delle volte viene utilizzato solo il trasporto personale. Di conseguenza, il pagamento di carburante e lubrificanti ai dipendenti a spese del datore di lavoro è la norma. Sebbene non tutti i datori di lavoro accettino di pagare.

Coppia di esempi

Tutti coloro che hanno provato a lavorare come rappresentante di vendita hanno sperimentato questo. Un altro esempio in cui i dipendenti utilizzano più spesso i propri mezzi di trasporto sono i taxi. Per ricevere un compenso, il dipendente deve utilizzare un'auto o altra proprietà solo con la conoscenza e il permesso della direzione. E tutto deve essere documentato.

Pagamento di carburante e lubrificanti ai dipendenti - che cos'è?

Spesso, anche il personale contabile non conosce la risposta a questa domanda, per non parlare dei normali dipendenti. Molte persone pensano che carburanti e lubrificanti siano solo carburante: benzina o gasolio. Questo non è del tutto vero. In effetti, molte altre cose vengono chiamate carburanti e lubrificanti (carburanti e lubrificanti):

• burro;
• antigelo - in inverno;
• altri materiali di consumo necessari.

Di conseguenza, il pagamento per carburante e lubrificanti include non solo il costo del carburante.

Come renderlo ufficiale?

Ci sono 3 modiformalizza i tuoi accordi con il datore di lavoro:

• accordo aggiuntivo al contratto di lavoro;
• contratto di noleggio auto;
• contratto per la fornitura di servizi di trasporto.

Ognuno di loro ha i suoi pro e contro. Diamo un'occhiata in dettaglio di seguito.

Accordo aggiuntivo al contratto di lavoro

La cosa più semplice è concludere un accordo aggiuntivo con il datore di lavoro al contratto di lavoro. Tuttavia, più semplice non significa più efficiente: non sarà facile per i dipendenti ricevere il pagamento di carburanti e lubrificanti a spese del datore di lavoro. Di seguito è riportato un esempio di tale accordo.

Dovrebbe essere chiaramente indicato:

• marchio e caratteristiche del veicolo;
• l'importo della retribuzione mensile e i costi che il datore di lavoro compensa anche: pagamento per carburante e lubrificanti, riparazioni correnti e importanti, diagnostica e manutenzione, assicurazione;
• scadenza entro la quale deve essere inviato il rapporto sui costi effettivi;
• termini entro i quali il datore di lavoro risarcisce le spese del dipendente.

Il dipendente deve spesso viaggiare su istruzioni della direzione, oppure la natura itinerante del lavoro prevede lo svolgimento delle sue funzioni ufficiali. Infatti, secondo la legge, il pagamento di carburante e lubrificanti in caso di utilizzo di veicoli personali, nonché il risarcimento di altre spese, è possibile solo se vi è una necessità di produzione.

Ogni mese, il dipendente invia un report sui suoi viaggi, dove indica:

• data del viaggio;
• orario di partenzae ritorno;
• destinazione;
• scopo del viaggio.

Inoltre, questo documento deve contenere la data di compilazione e la firma del dipendente.

Pro e contro di un accordo aggiuntivo

Il risarcimento delle spese del dipendente in base a un contratto di lavoro è vantaggioso principalmente per il datore di lavoro. Dopotutto, puoi sempre limitarlo alle dimensioni previste dal decreto governativo n. 92 dell'8 febbraio 2002: 1200 rubli - per auto con cilindrata inferiore a 2000 cm³ e 1500 rubli - per auto con una cilindrata superiore a 2000 cm^3.

Tuttavia, è improbabile che tale compenso sia adatto al dipendente: agli attuali prezzi della benzina, è quasi impossibile soddisfarlo. Di conseguenza, il datore di lavoro deve scendere a compromessi e stipulare un contratto di locazione o un contratto per la fornitura di servizi di trasporto, o pagare di tasca propria: non sarà possibile compensare il risarcimento attraverso tagli alle tasse.

Come noleggiare un'auto?

In questo caso, il rapporto tra le parti sarà regolato dal Codice Civile. In pratica, i noleggi a scafo nudo sono più comunemente utilizzati. Di seguito puoi vedere un contratto tipico.

È obbligatorio specificare nel contratto di locazione:

• caratteristiche dell'auto: marca, anno di fabbricazione, colore, numero di carrozzeria e motore, numero di stato;
• condizioni di sublocazione - è auspicabile vietare al datore di lavoro di noleggiare un'auto a qualcun altro;
• altre disposizioni - chi e in quale lasso di tempo effettua il MOT, chi pagamateriali di consumo e manutenzione, per quali scopi può essere utilizzata l'auto, ad esempio solo il trasporto di passeggeri.

Quando si conclude un contratto di noleggio, è necessario comprendere che in tal modo si trasferisce l'auto alla società, anche se temporaneamente, ma per l'uso. Mentre con un contratto di lavoro, solo tu puoi usare l'auto.

Pertanto, il contratto di locazione deve stabilire esattamente come il datore di lavoro può utilizzare la tua auto. Altrimenti, non sorprenderti se sarai costretto a trasportare merci varie o qualche tipo di immondizia: dopotutto, l'azienda ora possiede l'auto, anche se temporaneamente.

Importante: assicurati di fissare il costo dell'auto al momento del noleggio nel contratto.

Spesso c'è un problema con il fatto che le parti non sanno come prescrivere il pagamento di carburante e lubrificanti nel contratto di locazione. Anche gli avvocati ne discutono. Il calcolo del pagamento per carburante e lubrificanti viene effettuato sulla base delle lettere di vettura, in base al chilometraggio effettivo. Per questo, ci sono regole speciali, in base alle quali viene effettuata la cancellazione.

Gli esperti raccomandano ancora di concludere un contratto di autonoleggio con il pagamento di carburante e lubrificanti. Tuttavia, questo è d'accordo. Se il contratto di locazione non prevede il pagamento del carburante, viene stipulato con il fornitore un accordo separato per il pagamento del carburante e dei lubrificanti e al conducente viene rilasciata una carta carburante con un determinato limite.

È importante specificare in anticipo anche altre sfumature: l'azienda ti paga un importo fisso ogni meseo il pagamento è orario, a seconda delle ore effettivamente lavorate, chi e come paga l'assicurazione.

Contratto per la fornitura di servizi di trasporto

Usato molto meno spesso, principalmente se le merci vengono trasportate con il trasporto personale. Immagina un'azienda di traslochi. Invece di acquistare o noleggiare un'auto, avrebbe potuto stipulare un contratto con un caricatore che possiede l'auto desiderata per la fornitura di servizi di trasporto.

Così, il caricatore avrebbe svolto i suoi compiti immediati (carico e scarico) ai sensi del contratto di lavoro. E fornirebbe privatamente servizi per il trasporto di queste merci dal punto A al punto B. Tuttavia, per questo dovrebbe rilasciare un IP, perché l'attività imprenditoriale è vietata nella Federazione Russa senza registrazione.

Come può il proprietario di un'auto ottimizzare le tasse?

Per noleggiare un'auto o fornire servizi di trasporto, un dipendente dovrà rilasciare un IP. A rigor di termini, può noleggiare la sua auto senza essere un imprenditore. Tuttavia, se ci sono molte di queste auto, devi comunque emettere un IP. Inoltre, in questo caso, paga meno tasse: il 6% sul reddito da tassazione semplificata, invece del 13% sull'imposta sul reddito delle persone fisiche. Tuttavia, l'imposta sul reddito delle persone fisiche del 13% sarà comunque trattenuta dal suo stipendio ufficiale.

C'è un' altra importante sfumatura qui. Indipendentemente dalle prestazioni del singolo imprenditore, deve pagare i premi assicurativi, anche se non ha dipendenti. L'importo è fisso e nel 2018 è di 32.385 rubli. Tuttavia, se il reddito di un singolo imprenditore supera i 300.000 rubli all'anno, allorapagamento aggiuntivo dell'1% della differenza "reddito meno 300.000 rubli".

Tuttavia, l'importo dei premi assicurativi non può superare un determinato importo. Nel 2018, si tratta di 212.360 rubli al fondo pensione (questi soldi "non scompaiono", ma vanno alla formazione della futura pensione dell'imprenditore) e 5.840 rubli sotto forma di contributi all'assicurazione sanitaria. Complessivamente, i premi assicurativi per i singoli imprenditori non possono superare i 218.200 rubli all'anno.

A prima vista, i premi assicurativi sono costi aggiuntivi non necessari. Ma è davvero così? Non proprio. Il fatto è che i singoli imprenditori hanno il diritto di ridurre l'anticipo nell'ambito del sistema fiscale semplificato "Reddito" dell'importo dei premi assicurativi pagati. Pertanto, quando si noleggia un'auto, non è possibile pagare le tasse (è improbabile che l'importo delle tasse superi i contributi pagati) ed è completamente legale. E la maggior parte dei contributi versati va alla tua futura pensione.

Importante: lo status di imprenditore individuale e il sistema fiscale semplificato non esonerano l'imprenditore dal pagamento dell'imposta sui trasporti. Dovrà comunque essere pagato. Ma in questo caso non è necessario pagare la tassa sulla proprietà.

Un esempio di come un singolo imprenditore aumenta il reddito noleggiando un'auto

Immaginiamo che Ivan abbia noleggiato la sua auto a Romashka LLC, di cui è un dipendente, per 100.000 rubli al mese. Allo stesso tempo, l'azienda si occupa delle riparazioni attuali e principali dell'auto, nonché del pagamento di carburante, lubrificanti e altri materiali di consumo.

Senza la registrazione di un singolo imprenditore, un dipendente riceverebbe solo 1.044.000 di rubli all'anno. Il datore di lavoro, in qualità di agente fiscale di Ivan, tratterrebbe autonomamente il 13% dell'imposta sul reddito delle persone fisiche da questo importo. Contestualmente, aver rilasciato un IP sul regime fiscale semplificato"Reddito", Ivan pagherebbe le seguenti tasse:

• contributi assicurativi alla Cassa pensione: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rubli;
• contributi dell'assicurazione sanitaria: 5840 rubli;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubli.

Di conseguenza, il suo reddito netto era 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 rubli. Inoltre, 41.385 rubli sarebbero andati alla futura pensione di Ivan e non alla tesoreria statale. Pertanto, il risparmio fiscale ammonterebbe a 125.385 rubli all'anno. O poco più di 10.000 rubli al mese.

Inoltre, nel primo caso, Ivan paga immediatamente l'imposta sul reddito delle persone fisiche. In effetti, non vede nemmeno questi soldi: il datore di lavoro gli trasferisce la tassa. Nella seconda Ivan riceve l'intera somma “nelle sue mani”. E poi paga le tasse. Inoltre, può distribuirli a suo piacimento durante l'anno - l'importante è pagare tutto entro e non oltre il 31 dicembre.

La possibilità di gestire i tempi di pagamento delle tasse offre un vantaggio significativo. Supponiamo che Ivan abbia deciso di distribuire equamente il carico fiscale e di pagare l'importo dovuto ogni trimestre.

Così può rilasciare anche i seguenti importi:

• Gennaio - 100.000 × 13%=13.000 rubli;
• Febbraio - 100.000 × 13% +13.000=26.000 rubli;
• Marzo - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 rubli.

Fino alla fine di marzo, può usare questi soldi come meglio crede. E solo allora pagare il pagamento corrispondente per i premi assicurativi, riducendo così l'anticipo nell'ambito del sistema fiscale semplificato "Reddito".

OnA prima vista sembra che gli importi siano piccoli. Ma se Ivan aumenta il suo reddito di 10 volte - noleggia diverse auto o scegli il leasing invece del noleggio, i risparmi diventeranno impressionanti.

Come può un'azienda risparmiare sulle tasse?

Se l'azienda è sul DOS (sistema di tassazione generale) o sul sistema fiscale semplificato "Reddito meno spese" (uno dei tipi di sistema fiscale semplificato), allora il costo del noleggio di un'auto, della fornitura di servizi di trasporto o il pagamento di un'indennità in base a un contratto di lavoro può essere preso in considerazione per ridurre la base imponibile. Vero, in quest'ultimo caso, per le auto, l'importo della detrazione è limitato dalla legge.

Nel caso di noleggio di un'auto su DOS, non solo l'affitto viene compensato, ma anche:

• carburante e lubrificanti e altri materiali di consumo;
• manutenzione e revisione auto;
• Manutenzione, lavaggio, parcheggi a pagamento e parcheggio auto;
• assicurazione;
• stipendio del conducente.

Inoltre, solo le spese documentate sono riconosciute come spese deducibili. Allo stesso tempo, devono essere giustificati economicamente.

Importante: l'azienda non è proprietaria dell'auto noleggiata, e quindi non è obbligata a pagare le tasse di proprietà e di trasporto.

Le aziende di solito guadagnano più dei costi di noleggio dell'auto. Di conseguenza, riducendo l'imposta sul reddito, è possibile più che compensare tutti i costi effettivamente sostenuti.

Riassumi

L'articolo 188 del Codice del lavoro obbliga il datore di lavoroIndennizzare il dipendente per l'uso del trasporto personale per scopi ufficiali. Qualora tale utilizzo sia ritenuto occasionale, è sufficiente stipulare un apposito contratto integrativo al contratto di lavoro e presentare tempestivamente la denuncia.

Tuttavia, se un dipendente senza l'uso del mezzo di trasporto personale non può svolgere le proprie funzioni ed è costretto a utilizzare la propria auto per motivi di lavoro tutto il tempo, questo compenso non sarà in grado di coprire la maggior parte dei costi effettivamente sostenuti. È solo a scapito dei profitti dell'impresa. L'organizzazione potrà utilizzare tale compensazione per ridurre l'imposta sul reddito solo nella misura stabilita dalla legge, che non coprirà nemmeno un decimo dei costi effettivi.

Di conseguenza, questo approccio non è vantaggioso né per il dipendente né per l'azienda. E tutto per le peculiarità della tassazione: un lavoratore dipendente, come individuo, paga troppa IRPEF e l'azienda non riesce a ottimizzare le tasse a dovere. È molto più redditizio per entrambe le parti concludere un contratto di locazione o la fornitura di servizi di trasporto (se devono essere trasportati altri passeggeri o merci).

Solo in questo caso, il dipendente dovrà rilasciare un IP - la procedura non è complicata e non richiede molto tempo. Alcune persone pensano che, essendo diventato un imprenditore individuale, non potranno lavorare come privato. Tuttavia, in effetti è possibile - la legge non lo vieta.