Comunicazione orizzontale: concetti di base, tipi, metodi di gestione in un'organizzazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

La comunicazione è comunemente indicata come una varietà di forme di trasferimento di informazioni. Per quanto riguarda l'ambiente aziendale, è consuetudine distinguere tra comunicazioni verticali e orizzontali. Ognuno di loro ha le sue caratteristiche, i tratti caratteristici dell'interazione dei partecipanti. Questo articolo esplorerà questo in modo più dettagliato. Evidenziamo le principali differenze tra questi tipi di comunicazione.

Cos'è questo?

In primo luogo, considera il concetto chiave. Quindi, la comunicazione è il processo di trasferimento delle informazioni utilizzato dalle persone. Può apparire in diverse forme:

• Esplicito. Questo è l'uso della lingua parlata, del testo o di qualche tipo di immagine grafica, grafica, ecc.
• Implicito. Comunicazione attraverso gesti non verbali, espressioni facciali, alcune espressioni facciali.

Per quanto riguarda i principali mezzi di comunicazione aziendale, sono i seguenti:

• Riunione.
• Videoconferenza.
• E-mail.
• Conversazioni telefoniche.
• Trasmissione di promemoria.
• Personaleconversazione.
• Utilizzo di tecnologie Internet (chat, messaggistica istantanea).
• Invio di segnalazioni.

È consuetudine individuare i seguenti elementi di comunicazione:

• Mittenti. Si tratta di persone che formano, codificano i dati e li trasferiscono ad altri partecipanti al processo.
• Messaggi. Informazioni codificate specifiche del mittente.
• Canali. Qui spiccano i mezzi di comunicazione, gli ambienti in cui le informazioni possono essere diffuse.
• Destinatario. La persona a cui sono state inviate le informazioni. Un elemento che interpreta le informazioni.

Gruppi interni ed esterni

Le comunicazioni verticali e orizzontali in un'organizzazione sono per natura delle sottocategorie.

Le comunicazioni aziendali sono generalmente suddivise in esterne e interne. Questi ultimi sono rappresentati dalla comunicazione che avviene direttamente all'interno dell'organizzazione, in particolare, tra singoli dipendenti, reparti, officine, divisioni dell'azienda. La comunicazione esterna è la comunicazione con entità esterne. Possono essere app altatori, fornitori, clienti, organizzazioni di servizi, rappresentanti di agenzie governative, ecc.

A loro volta, le comunicazioni interne all'organizzazione sono rappresentate da reti di comunicazione orizzontali e verticali. Quelli verticali sono ulteriormente suddivisi in altre due categorie:

• Reverse (principio dal basso verso l' alto).
• Gerarchico (principio top-down).

Caratteristiche di questile varietà presentate saranno discusse in dettaglio nell'articolo.

Comunicazione orizzontale

Cosa intendi? La comunicazione orizzontale è lo scambio di informazioni commerciali ufficiali tra dipendenti che occupano la stessa posizione eguale nell'azienda. Qui la comunicazione può essere rilevante sia tra i lavoratori della stessa officina, divisione, filiale, sia tra i lavoratori di dipartimenti equivalenti di officine e filiali.

La comunicazione orizzontale è la comunicazione tra manager che hanno lo stesso ambito di competenze, così come tra dipendenti che hanno la stessa categoria, sono in posizioni equivalenti, hanno un uguale insieme di poteri e responsabilità.

Le comunicazioni orizzontali in un'organizzazione sono necessarie prima di tutto per creare un'atmosfera di lavoro sana, amichevole e confortevole. Questa è l'organizzazione di una comunicazione aziendale a tutti gli effetti e fruttuosa. Un sistema di comunicazione orizzontale opportunamente organizzato consente di ottenere risultati positivi in base ai risultati del lavoro di ciascun membro del team.

Possibili problemi

Questo tipo di comunicazione commerciale può essere oscurato da alcuni problemi. Ecco i principali che sono caratteristici delle comunicazioni orizzontali nella gestione:

• Usare un gergo professionale. Potrebbe essere incomprensibile per i nuovi assunti, dipendenti di un altro reparto.
• Dispute sull'importanza del loro particolare sito, sul loro particolare tipo di attività.
• Ridurre la comunicazione aziendale afamiglia, discussione di problemi personali. L'emergere su questa base di voci, conversazioni alle tue spalle, discussioni che distraggono dal processo lavorativo.
• L'efficacia della comunicazione aziendale può diminuire a causa della comparsa di Mi piace, antipatie personali, ecc.

Risoluzione dei problemi

Per evitare tali problemi alle comunicazioni orizzontali interne all'azienda, il manager dovrebbe fare quanto segue:

• Chiedere a subordinati, colleghi di comunicare in una lingua comprensibile a tutti, di decifrare termini professionali.
• Regola la comunicazione tra i tuoi subordinati, neutralizza le controversie e le incomprensioni tra di loro.
• Tenete riunioni generali, anche informali, in modo che i dipendenti possano comunicare tra loro.

Tipo verticale

Le comunicazioni orizzontali sono comunicazioni tra dipendenti della stessa organizzazione, comunicazioni commerciali tra lavoratori dello stesso dipartimento, officina, che occupano posizioni uguali. La comunicazione verticale in un ambiente aziendale è il trasferimento di informazioni tra il management e i subordinati. Include i seguenti moduli:

• Ordini.
• Raccomandazioni.
• Ordini.

Questo viene inviato dal capo ai suoi subordinati. I dipendenti inviano rapporti, messaggi, rapporti, ecc. in risposta al manager.

La comunicazione verticale è divisa in due tipi:

• Tra reparti, divisioni, officine dislocate a diversi livelli gerarchiciin compagnia.
• Direttamente tra i subordinati e il corpo dirigente.

Il trasferimento di informazioni qui è disponibile in due forme: a valle (gerarchico) ea monte (inverso). Presentiamoli nello specifico.

Gruppo dall' alto in basso

Qui le informazioni arriveranno dai livelli più alti della gerarchia a quelli più bassi. Cioè, dal capo ai suoi subordinati. All'interno di questo gruppo si possono distinguere le seguenti forme di comunicazione aziendale:

• Ordini e ordini. Può essere accompagnato da spiegazioni sul raggiungimento degli obiettivi, sull'implementazione di compiti, sull'applicazione di determinate tecniche e metodi.
• Documenti-valutazioni degli sforzi dei subordinati.
• Supporto e controllo.
• Incentivi per i dipendenti.

Problemi relativi ai sottotipi gerarchici

I problemi di comunicazione commerciale di tipo "top-down" (comunicazione del manager con i suoi subordinati) includono quanto segue:

• Incomprensione. Potrebbe esserci una situazione in cui i capi e gli artisti parlano lingue diverse, sia in senso letterale che figurato. Anche se il russo è chiaramente scelto come lingua di comunicazione, i diversi livelli di formazione professionale lasceranno comunque spazio a malintesi. Ad esempio, se il capo abusa del vocabolario tecnico e professionale nella comunicazione con personale poco qualificato. Altro esempio: il capo di un'azienda internazionale non riesce sempre a trovare un linguaggio comune con dipendenti che siano rappresentanti di una diversa cultura nazionale. Loro, anche conoscendo una lingua straniera, potrebbero non comprendere le peculiarità del discorso del suo madrelingua: le stesse abbreviazioni, gergo, giochi di parole.
• Quantità di informazioni. I gestori non inviano sempre le informazioni necessarie nella giusta quantità. In alcune situazioni, il compito assegnato è difficile da completare per un subordinato a causa della mancanza di informazioni necessarie. E in altri casi, l'esecutore soffre della necessità di studiare informazioni ridondanti, inutili, irrilevanti.

Gruppo dal basso

Questa è l'informazione che viene inviata dai subordinati al leader. I seguenti moduli si distinguono qui:

• Memoriali.
• Rapporti.
• Messaggi sulle fasi del lavoro svolto.
• Segnalazioni sul verificarsi di problemi imprevisti durante la risoluzione di un'attività di servizio.
• Proposte con idee innovative, modalità per migliorare la produzione, introdurre nuove tecnologie e modalità di attività in azienda.

Tali feedback non sono meno importanti per i manager che impartire loro stessi ordini. È dai subordinati che puoi ottenere le ultime informazioni sullo stato delle cose nell'azienda. Queste informazioni ci consentono di valutare l'umore collettivo, di identificare sul nascere la crescente insoddisfazione dei dipendenti.

Problemi di sottotipo inverso

Il feedback tra gli artisti e il management può essere rovinato dai seguenti problemi:

• I subordinati inviano raramente feedback negativi, reclami al loro management anche su quegli aspetti che sono piuttostoserio. Il motivo è semplice: la paura di essere licenziato.
• Spesso, anche i commenti e i suggerimenti inviati dai dipendenti rimangono senza risposta. Il motivo è o l'eccessivo impiego del manager, o la sua mancanza di rispetto per i propri dipendenti. Ritiene che non sia importante analizzare i loro messaggi. In risposta, i lavoratori sono convinti che tale feedback sia inutile.
• Le critiche inviate potrebbero non raggiungere affatto la destinazione finale. Ad esempio, nel caso in cui un dipendente invii una lettera all'amministratore delegato con un reclamo sulla sua gestione diretta. Il capo subordinato può impedire tale feedback, in quanto si tradurrà in conseguenze negative per lui.
• Per chiarire argomenti oscuri, aiutare a risolvere problemi che sono sorti improvvisamente, nella maggior parte dei casi, i dipendenti preferiscono rivolgersi ai colleghi piuttosto che ai dirigenti. Il motivo potrebbe essere che non sperano di ricevere un aiuto completo e qualificato, hanno paura di essere accusati di incompetenza.
• Spesso c'è una ragione territoriale, geografica per l'impossibilità di tale connessione. Gli uffici in cui si trovano i subordinati e il personale in comando possono essere ubicati in diverse aree dell'insediamento e persino in diverse città, stati.

Modi per risolvere i problemi

Tutti i problemi di cui sopra possono essere risolti come segue:

• Definisci posta e caselle di posta anonime in cui i dipendentipotrà inviare reclami e suggerimenti in incognito.
• Sviluppare un sistema per premiare i dipendenti che utilizzano il feedback della direzione.
• Crea schemi di comunicazione tra un semplice lavoratore e un capo di alto rango senza barriere intermedie sotto forma di guida diretta dei dipendenti.
• Introdurre la registrazione di tutti i ricorsi ricevuti dai dirigenti dai subordinati con la necessità di riferire sui provvedimenti presi in risposta.