Compensazione per l'utilizzo di un'auto personale: procedura di calcolo e caratteristiche

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Molti dipendenti usano la propria auto durante lo svolgimento delle proprie mansioni. Trasportano merci o dirigenti aziendali, incontrano fornitori o svolgono altre attività importanti. Pertanto, richiedono al direttore di trasferire il compenso per l'uso di un'auto personale. Le sue dimensioni possono variare notevolmente nelle diverse situazioni, poiché si tiene conto delle caratteristiche della macchina, delle azioni svolte dal dipendente e delle norme stabilite dalla legge.

Quali spese vengono rimborsate?

L'importo del risarcimento per l'uso di un'auto personale dipende da vari fattori. I leader di molte aziende assumono solo specialisti che hanno le proprie macchine, il che consente loro di far fronte a molte responsabilità lavorative.

In base all'art. 188 del Codice del lavoro, il lavoratore dipendente può richiedere alla direzione dell'azienda di trasferire l'indennità per l'utilizzo dell'autovettura personale. Per fare questo, deve dimostrare che ha dovuto incorrere in certispese. I seguenti fondi sono pagati dal capo dell'azienda:

• compensazione per l'ammortamento di un immobile durante il suo utilizzo per scopi lavorativi;
• Costi effettivi associati al funzionamento di un'auto, rappresentati dal costo della benzina, riparazioni o manutenzione.

L'importo del compenso dovrebbe essere preventivamente discusso tra i due partecipanti al rapporto di lavoro e fissato anche per iscritto. Di solito la procedura viene eseguita nel processo di conclusione di un contratto di lavoro. È consentito inserire queste informazioni in un contratto aggiuntivo rispetto a un contratto di lavoro esistente.

Quali informazioni sono incluse nel contratto?

Quando si assegna un compenso a un dipendente per l'utilizzo di un'auto personale, vengono presi in considerazione numerosi parametri dell'auto. Tutte le informazioni relative alla nomina del compenso sono inserite nel contratto di lavoro. Questi includono:

• parametri esatti di un'auto appartenente a un dipendente dell'azienda;
• la procedura per guidare un'auto per motivi di lavoro;
• motivi per possedere un'auto, dal momento che un dipendente può essere non solo il suo proprietario, ma anche un fiduciario, oltre che un inquilino;
• il periodo durante il quale le mansioni lavorative verranno svolte con l'ausilio del veicolo;
• importo esatto del compenso;
• altri costi associati al funzionamento della macchina;
• documenti che devono essere preparati dal dipendente in modo che possa confermare le sue spese per l'auto;
• l'ordine in base al quale devonotrasferire fondi;
• periodi di tempo durante i quali viene pagata la retribuzione del lavoratore.

In caso di violazione di almeno una clausola del contratto, il dipendente può rifiutarsi di utilizzare la propria auto per motivi di lavoro.

Quali costi vengono rimborsati?

Il compenso per il personale del veicolo è concepito per coprire i seguenti costi:

• manutenzione;
• pagamento per la benzina;
• essere nel parcheggio a pagamento per tutta la giornata lavorativa;
• autolavaggio;
• altri costi associati al funzionamento della macchina per scopi commerciali.

Quando si calcola questo pagamento, si tiene conto della velocità con cui l'auto si consuma, di quanto denaro viene speso per il rifornimento e anche del costo della manutenzione programmata. Il datore di lavoro ha il diritto di richiedere al dipendente di consegnare vari assegni o ricevute che confermano determinate spese.

Quali documenti sono richiesti?

Il pagamento dell'indennità per l'uso di un'auto personale viene assegnato solo dopo il trasferimento al datore di lavoro di documenti ufficiali che confermano determinate spese. Questi documenti includono:

• lettere di vettura che confermano che una particolare macchina è stata effettivamente utilizzata per risolvere i problemi di lavoro di una determinata azienda e la forma di questo documento è sviluppata separatamente da ciascuna organizzazione;
• scontrini in contanti emessi presso distributori di benzina o stazioni di servizio;
• report compilati da un dipendente dell'organizzazione;
• un diario che registra tutti i movimenti di un dipendente nella sua auto per risolvere problemi di lavoro.

Se c'è un ordine, viene assegnato un compenso per l'uso di un'auto personale. Un esempio di questo documento può essere visualizzato di seguito.

Tassazione dei pagamenti

Le spese delle imprese relative alla manutenzione dei veicoli ufficiali sono utilizzate per ridurre la base imponibile durante la determinazione dell'imposta sul reddito. Ma questo è possibile solo se ci sono documenti ufficiali che confermano tali costi. Allo stesso tempo, è importante che la macchina sia realmente utilizzata per risolvere i problemi di lavoro.

Questo tiene conto delle seguenti sfumature:

• nessuna imposta sul reddito delle persone fisiche viene addebitata sul risarcimento per l'uso di un'auto personale e i premi assicurativi non vengono trasferiti;
• l'importo di questo pagamento non deve superare la tariffa stabilita dalla legge;
• se la compensazione supera la norma, l'eccedenza non può essere utilizzata per ridurre la base imponibile per l'imposta sul reddito.

Questo pagamento viene assegnato solo durante il periodo in cui il dipendente dell'impresa svolge direttamente le proprie mansioni lavorative. Se è in congedo per malattia o in vacanza, il costo del risarcimento per l'uso di un'auto personale da parte di un dipendente non può essere utilizzato per ridurre la base imponibile per l'imposta sul reddito.

Come fare domanda?

I datori di lavoro che assumono dipendenti che hanno i propri veicoli dovrebbero sapere come farlo con competenzaper compensarli per l'uso dell'auto. Per fare ciò, viene preparata con competenza la documentazione appropriata. La procedura per l'assegnazione del compenso prevede i seguenti passaggi:

• quando si assume un cittadino, è necessario che le informazioni sulla necessità di trasferire la retribuzione siano incluse nel contratto di lavoro, poiché il nuovo dipendente utilizzerà la sua auto per svolgere i compiti del capo;
• la documentazione del titolo dell'auto viene trasferita al datore di lavoro, e questo include non solo la carta di circolazione, ma anche il titolo e, se il cittadino è un fiduciario, una copia della procura sulla base di cui usa l'auto viene inoltre trasferita;
• Inoltre, vengono stipulate tutte le condizioni di cooperazione, che dovrebbero essere vantaggiose per entrambi i partecipanti al rapporto di lavoro;
• se un dipendente a lungo termine acquista un'auto che inizia a utilizzare per scopi ufficiali, viene formato un accordo aggiuntivo per un contratto di lavoro esistente;
• se l'auto viene trasferita per l'uso da parte di altri funzionari dell'azienda, viene redatto un atto di accettazione e trasferimento dell'auto;
• Mensile o settimanale, un dipendente dell'azienda redige un report che indica tutte le spese per un'auto utilizzata per motivi di lavoro;
• questo rapporto è accompagnato da numerosi documenti di pagamento che confermano le spese e presentati da vari assegni, fatture o altri documenti simili.

Il proprietario diretto o altri possono guidare l'autodipendenti dell'azienda nominati dai responsabili per ordine del datore di lavoro.

Emissione di un ordine da parte del capo

Il risarcimento per l'utilizzo di un'auto personale viene corrisposto solo se i documenti necessari sono correttamente compilati. Ciò include anche l'emissione da parte del direttore della società di un ordine, in base al quale viene effettuato un pagamento al proprietario del veicolo.

È consentito, invece dell'emissione permanente di ordini, di fissare la necessità di accumulare pagamenti di compensazione negli atti interni locali dell'azienda.

Il modulo d'ordine può essere sviluppato da ciascuna azienda separatamente. Questo documento contiene le seguenti informazioni:

• nome dell'azienda in cui lavora il proprietario dell'auto;
• la sua posizione e nome completo;
• nome e parametri del veicolo utilizzato per il funzionamento;
• condizioni in base alle quali l'indennità viene pagata, ad esempio, può essere una somma fissa di denaro trasferita al dipendente alla fine di ogni mese e può anche essere calcolata sulla base dei documenti di pagamento presentati dal dipendente a il datore di lavoro.

Un contratto di lavoro o un accordo aggiuntivo funge da base per l'emissione di un ordine. Questi documenti devono contenere informazioni sul fatto che un determinato dipendente utilizza la propria auto durante lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative.

Quali regolamenti si applicano?

Le tariffe di indennizzo per l'utilizzo di un'auto personale devono essere prese in considerazione dalla direzione dell'azienda, in quantodipende dalla possibilità di ridurre la base imponibile dell'imposta sul reddito delle spese connesse al trasferimento del compenso al proprietario dell'immobile, rappresentato da un dipendente della società. Queste norme sono fissate a livello statale. Questi includono:

• se si utilizza un'autovettura la cui cilindrata non supera i 2mila metri cubi. vedi, allora il tasso di pagamento è di 1, 2 mila rubli;
• se la cilindrata supera i 2mila metri cubi. vedi, allora la norma è 1,5 mila rubli;
• se si noleggia una motocicletta, la tariffa per essa rientra nella norma è di 600 rubli.

L'uso dei camion non è regolato da alcuna legge, in quanto tali costi sono inclusi in un' altra categoria di costi aziendali.

Posso noleggiare un'auto?

Il risarcimento per l'uso di un'auto personale non è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche, ma viene utilizzata per ridurre l'imposta sul reddito solo se il suo importo non supera le norme stabilite dalla legge. Ma spesso è richiesto di trasferire al proprietario dell'auto un importo che ecceda questa tariffa. Per evitare la necessità di pagare un'imposta rilevante, il capo dell'azienda può decidere di stipulare un contratto di locazione con il dipendente.

Durante la generazione di questo documento, viene preso in considerazione se un'auto con equipaggio verrà noleggiata o meno. Inoltre, questo contratto contiene informazioni su come verrà riparata la macchina.

Tale accordo viene redatto solo inper iscritto, ma non richiede notarile o registrazione statale. L'auto vera e propria è oggetto dell'accordo, pertanto le informazioni sui suoi numeri di targa vengono inserite nel testo, così come i dati del titolo e le carte di circolazione vengono sovrascritte.

Se un dipendente dell'azienda utilizza un'auto sulla base di una procura, nella stesura del contratto di locazione dovrai coinvolgere il proprietario diretto dell'immobile. Se un'auto viene noleggiata senza equipaggio, viene allegata anche una polizza OSAGO valida.

Le sfumature dell'utilizzo del meccanismo del prestito

Dal momento che l'imposta sul reddito delle persone fisiche e altre tasse non vengono pagate dal compenso per l'uso di un'auto personale, il dipendente spesso accetta una modalità di registrazione specifica, che consiste nel fatto che l'auto viene trasferita utilizzando il meccanismo del prestito a il datore di lavoro. Per fare ciò, vengono prese in considerazione le seguenti sfumature:

• il processo di applicazione del meccanismo del prestito prevede la presa in considerazione dei requisiti di cui all'art. 689 GK;
• in tali condizioni, l'auto viene trasferita all'azienda per l'uso, quindi non solo il proprietario, ma anche altri dipendenti dell'azienda possono fungere da conducente;
• è l'azienda che è obbligata a occuparsi della manutenzione del veicolo, della sua riparazione, della contabilizzazione della benzina, nonché di altre questioni significative, il che semplifica notevolmente il processo di calcolo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche e delle tasse dell'organizzazione;
• è consentito indicare nel contratto che l'auto sarà utilizzata esclusivamente dal diretto proprietario;
• I vantaggi dell'utilizzo di un meccanismo di prestito includono la semplificazione del processodeterminazione dei costi dell'azienda per la manutenzione e l'uso dell'auto;
• necessariamente l'azienda è l'acquirente della polizza OSAGO;
• non è necessario trasferire alcuna retribuzione aggiuntiva al dipendente, che ha un importo limitato;
• se la macchina viene trasferita per il controllo della macchina ad un altro dipendente dell'azienda, la direzione dell'azienda dovrà redigere ulteriori documenti del personale.

Un contabile deve entrare con competenza nel compenso del programma 1C per l'uso di un'auto personale. Dipende dalla correttezza della contabilità se una società può contare su una riduzione della base imponibile per l'imposta sul reddito.

Sfumature della stesura di un accordo GPC

Un' altra possibilità per l'utilizzo di un dipendente auto personale ai fini dell'azienda è la stipula di un accordo GPC tra la direzione dell'azienda e il proprietario diretto dell'auto. Questo accordo è un' alternativa al contratto di lavoro.

In un tale accordo, il dipendente è l'app altatore e l'azienda è il cliente. Tale cooperazione non è regolata dalle disposizioni del Codice del lavoro.

Posso contestare il risarcimento?

Il calcolo del compenso per l'uso di un'auto personale dovrebbe essere basato sulla documentazione presentata dal dipendente all'ufficio contabilità dell'azienda. Ma spesso anche professionisti esperti commettono errori che di solito vengono rilevati dagli ispettori fiscali nel processo di controllo di un'organizzazione.

L'importo di pagamento più contestato dai dipendenti del Servizio fiscale federale. Ci possono essere diverse ragioni per questo:

• assenza di documenti di pagamento presentati da assegni, fatture, ordini o altri documenti;
• la procedura per l'utilizzo di un'auto di proprietà di un dipendente dell'azienda a fini organizzativi è redatta in modo non corretto;
• Mancano vari documenti importanti per l'auto presentati da STS o PTS.

La sfida si svolge in tribunale. Spesso il motivo è anche il fatto che l'auto viene trasferita da un cittadino che può utilizzarla sulla base di una procura ordinaria, e non generale, quindi non ha il diritto di cedere l'auto in uso a terzi feste.

Norme per il pagamento dell'indennizzo per l'utilizzo di un'auto aziendale per uso personale

Un' altra situazione è quando un dipendente riceve un'auto da un datore di lavoro. Viene utilizzato per risolvere problemi importanti, ma spesso un dipendente deve usarlo per scopi personali. Ciò solleva la questione di come formalizzare tali relazioni. Pertanto, le seguenti possibilità possono essere utilizzate per questo:

• accordo verbale tra il capo e il dipendente dell'azienda;
• stipulazione di un contratto di locazione con un dipendente dell'azienda;
• la direzione che emette un ordine per trasferire l'auto a un dipendente.

Quando si calcolano le spese dell'azienda, vengono prese in considerazione le informazioni dai fogli di viaggio e dagli indicatori del contachilometri. In questo caso, è possibile determinare il chilometraggio durante l'orario di lavoro. Se è stato praticato l'uso di un'auto aziendale per scopi personali, il risarcimento non puòpagato al capo dell'azienda dal dipendente.

Conclusione

Molte aziende assumono solo dipendenti che hanno un'auto personale, che viene poi utilizzata per risolvere problemi di lavoro. In questo caso, il proprietario dell'auto può aspettarsi di ricevere un compenso e il suo importo dipende dalle spese effettive che si devono affrontare mentre si risolvono compiti di lavoro utilizzando un'auto personale.

L'importo del risarcimento non deve superare le norme stabilite dalla legge, altrimenti tali spese non possono essere utilizzate dall'azienda per ridurre la base imponibile per l'imposta sul reddito. Spesso i contabili violano le regole per il calcolo di questo pagamento, il che porta alla contestazione del risarcimento da parte degli ispettori fiscali in tribunale.