Elaborazione della documentazione primaria: requisiti, esempio. Documentazione contabile primaria

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'attività di qualsiasi impresa è strettamente correlata al mantenimento e all'elaborazione della documentazione primaria. È necessario per rendicontare, calcolare i pagamenti delle tasse, prendere decisioni di gestione. Nell'articolo considereremo di cosa si tratta - documentazione primaria in contabilità - e come viene elaborata.

Concetti di base

Documentazione primaria in contabilità - che cos'è? Si chiama prova del fatto di una transazione commerciale, riflessa sulla carta. Attualmente, molti documenti sono compilati nel sistema automatizzato "1C". L'elaborazione della documentazione primaria comporta la registrazione e la contabilizzazione delle informazioni sulle transazioni commerciali completate.

La contabilità primaria è la fase iniziale di correzione degli eventi che si verificano nell'impresa. Le transazioni commerciali sono azioni che comportano cambiamenti nello stato dei beni o del capitale dell'organizzazione.

Elaborazione della documentazione primaria in contabilità: un esempio di schema

Di norma, nelle imprese sotto il concetto di "lavorare condocumentazione" implica:

• Ottenimento dei dati primari.
• Informazioni preliminari all'elaborazione.
• Documentazione.
• Approvazione da parte della direzione o di specialisti autorizzati per ordine del direttore.
• Rielaborazione della documentazione principale.
• Esecuzione delle azioni necessarie per condurre una transazione commerciale.

Classificazione

C'è una documentazione primaria cumulativa e una tantum. L'elaborazione delle informazioni contenute in tali documenti ha una serie di funzioni.

La documentazione una tantum ha lo scopo di confermare un evento una volta. Di conseguenza, la procedura per il suo trattamento risulta notevolmente semplificata. La documentazione cumulativa viene utilizzata per un certo periodo di tempo. Di norma, riflette un'operazione eseguita più volte. In questo caso, durante l'elaborazione della documentazione primaria, le informazioni da essa vengono trasferite a registri speciali.

Requisiti per la documentazione

La documentazione primaria viene redatta al momento dell'operazione o subito dopo il suo completamento.

La riflessione delle informazioni viene effettuata su speciali moduli unificati. In assenza di moduli approvati, l'impresa può svilupparli in modo indipendente.

Fasi di elaborazione della documentazione contabile primaria

In ogni impresa nello stato c'è un dipendente responsabile del lavoro con le informazioni primarie. Questo specialista dovrebbe saperlole regole per il trattamento della documentazione primaria, rispettano rigorosamente i requisiti di legge e la sequenza delle azioni.

Le fasi dell'elaborazione della documentazione primaria sono:

• Taxi. È una valutazione dell'operazione riflessa sulla carta, un'indicazione degli importi associati alla sua attuazione.
• Raggruppamento. In questa fase, i documenti vengono distribuiti in base alle caratteristiche comuni.
• Contabilità. Presuppone la designazione di debito e credito.
• Estinzione. Per evitare il rimborso sui documenti primari, il commercialista appone il segno "pagato".

Errori nei documenti

Possono verificarsi per vari motivi. Fondamentalmente, il loro aspetto è causato dall'atteggiamento negligente del dipendente nei confronti del lavoro che esegue, dall'analfabetismo dello specialista e dal malfunzionamento dell'attrezzatura.

La correzione dei documenti è altamente sconsigliata. Tuttavia, in alcuni casi, è impossibile fare a meno di correggere gli errori. Il contabile deve correggere l'errore commesso sulla documentazione principale come segue:

• Cancella la voce errata con una linea sottile in modo che sia chiaramente visibile.
• Scrivi le informazioni corrette sopra la linea barrata.
• Seleziona "Credo corretto".
• Indicare la data di adeguamento.
• Firma.

Non è consentito l'uso di agenti correttivi.

Lavorare con i documenti in arrivo

Il processo di elaborazione dei documenti in arrivo include:

• Determinazione del tipo di documento. I documenti contabili contengono sempre informazioni sulle transazioni commerciali completate. Ad esempio, includono una fattura, un ordine per ricevere fondi, ecc.
• Controllo dei dettagli del destinatario. Il documento deve essere indirizzato ad una determinata azienda o ad un suo dipendente. In pratica accade che i documenti per l'acquisto dei materiali vengano rilasciati appositamente all'azienda, anche se il contratto con il fornitore non è stato concluso.
• Controllo firme, sigilli. Le persone che firmano il documento devono avere l'autorità per farlo. Se l'avvistamento delle carte primarie non è di competenza del dipendente, le stesse vengono invalidate. Per quanto riguarda le stampe, in pratica si verificano spesso errori in quelle imprese che hanno più sigilli. Le informazioni sull'impronta devono corrispondere al tipo di documento su cui si trova.
• Controllo dello stato dei documenti. In caso di accertamento di danni su carte o mancanza di eventuali fogli, è necessario redigere atto, copia del quale deve essere inviata alla controparte.
• Verifica della validità dell'evento riflessa nel documento. I dipendenti dell'impresa devono confermare le informazioni sul fatto della transazione. I documenti sull'accettazione dei valori sono certificati dal responsabile del magazzino, i termini del contratto sono confermati dal venditore. In pratica, ci sono situazioni in cui un fornitore riceve una fattura per beni che l'azienda non ha ricevuto.
• Definisci il periodo a cui appartiene il documento. Quando si elaborano documenti primari, è importante non registrare le stesse informazioni due volte.
• Definisci la sezione contabilità. Al ricevimento della primariadocumentazione, è necessario stabilire per quali scopi verranno utilizzati i valori consegnati. Possono fungere da immobilizzazioni, materiali, beni immateriali, beni.
• Determina il registro in cui verrà archiviato il documento.
• Registrare la carta. Viene eseguito dopo tutti i controlli.

Lavora con i documenti in uscita

L'elaborazione di questo tipo di documentazione è leggermente diversa da quella sopra.

Prima di tutto, un dipendente autorizzato dell'impresa forma una bozza del documento in uscita. Sulla sua base, è in fase di elaborazione una bozza di carta. Viene inviato al gestore per l'approvazione. Tuttavia, anche un altro dipendente con l'autorità appropriata può approvare la bozza del documento.

Dopo la certificazione, il progetto viene redatto secondo le regole stabilite e inviato al destinatario.

Pianificazione del flusso di lavoro

Questa fase è necessaria per garantire una pronta ricezione, invio ed elaborazione della documentazione. Per l'organizzazione competente della circolazione dei documenti presso l'impresa, vengono sviluppati programmi speciali. Indicano:

• Luogo e termine di registrazione dei documenti primari.
• Nome e posizione della persona che ha preparato e presentato i documenti.
• Conti derivati da titoli.
• Tempo e luogo di conservazione della documentazione.

Registri contabili

Sono richiesti per la registrazione della documentazione primaria. Allo stesso tempo, sui documenti sono contrassegnati da un segno contabile. È necessario impedire la nuova registrazione dei documenti.

Le carte primarie possono essere archiviate in registri elettronici. Tuttavia, su richiesta di agenzie o controparti governative, l'impresa deve fornire copie cartacee.

Caratteristiche del recupero dei documenti

Attualmente, non esiste una procedura chiara per il ripristino delle carte nei regolamenti. In pratica, questo processo include le seguenti attività:

• Nomina di una commissione per indagare sui motivi della perdita o distruzione di documenti. Se necessario, il capo dell'impresa può coinvolgere le forze dell'ordine nella procedura.
• Appello a un'organizzazione bancaria, alle controparti per le copie dei documenti primari.
• Correzione della dichiarazione dei redditi. La necessità di presentare una relazione aggiornata è dovuta al fatto che i costi non documentati non sono riconosciuti come spese ai fini fiscali.

In caso di smarrimento della documentazione primaria, l'IFTS calcolerà l'importo delle detrazioni fiscali in base ai documenti disponibili. Allo stesso tempo, esiste la possibilità che l'autorità fiscale applichi misure di responsabilità sotto forma di sanzione.

Errori comuni nel processo di emissione dei documenti primari

In genere, i detentori dei registri commettono le seguenti violazioni:

• Compila moduli che non sono unificati o approvati dal capo dell'impresa.
• Non specificare i dettagli orifletterli con errori.
• Non approvare documenti con la loro firma o consentire ai dipendenti che non hanno l'autorizzazione di firmare documenti.

La documentazione che conferma i fatti delle transazioni commerciali è estremamente importante per l'impresa. Il suo design deve essere affrontato con molta attenzione. Qualsiasi errore può portare a conseguenze negative.