Qual è la struttura del progetto? Struttura organizzativa del progetto. Strutture organizzative di project management

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

La struttura del progetto viene utilizzata per definire il risultato finale da raggiungere e per associarlo alle risorse, alle attività, alla manodopera e alle attrezzature richieste. La struttura consente inoltre di collegare gli elementi non solo con il prodotto o prodotto che alla fine sorgerà, ma anche tra loro. La formazione del progetto dovrebbe iniziare con ciò che accade alla fine. Segue la principale scomposizione in blocchi, che continuano a essere frantumati e ad aumentare di numero fino a quando non viene preso in considerazione il più piccolo dettaglio richiesto nella produzione. Questo processo include anche stabilire collegamenti non solo verticali, ma anche orizzontali tra gli elementi, se tali azioni sono necessarie.

Qual è la struttura del progetto?

L'attività di qualsiasi azienda nel mondo inizia con lo sviluppo di un piano d'azione comune. Ad esempio, un'azienda ha un ordine per la fornitura di pasta. Ora il management, i dipartimenti specializzati, gli analisti e gli altri stakeholder elaborano un piano, che è la struttura di sviluppo del progetto. In questo caso, è necessario determinare da dove ottenere le materie prime e dove elaborarle nel modo desideratostati. Sono due blocchi. Ognuno di loro può svilupparsi ulteriormente. La questione delle materie prime può essere suddivisa in ricerca di un fornitore, trasporto per il trasporto e controllo qualità. La lavorazione delle materie prime, a sua volta, è anche suddivisa. È necessario decidere quale locale utilizzare, dove reperire attrezzature, specialisti, installatori e come avviare il ciclo produttivo. Questo è solo l'esempio più semplice, perché i blocchi continueranno a essere divisi finché non ci saranno più domande. È così che le strutture principali del progetto aiutano a raggiungere il risultato desiderato in un determinato arco di tempo. Quando ogni esecutore comprende accuratamente le sue funzioni e azioni, realizza perché ogni elemento specifico viene eseguito e quale dovrebbe essere il risultato finale, solo allora sarà raggiunta la massima efficienza dell'impresa.

Struttura evidenziata

La struttura organizzativa più semplice di un progetto è descritta sopra. Ma è solo l'inizio. Esiste una struttura dedicata, che si riferisce sia al processo di organizzazione di un'azienda nel suo insieme, sia direttamente a un progetto specifico. C'è una certa azienda in cui c'è una netta divisione in funzioni, caratteristiche, cicli produttivi e ricerca di dipendenti. Ma affinché l'intero meccanismo funzioni, la direzione deve prima trovare un progetto adatto che porti profitto. Questo viene fatto da un'azienda completamente diversa, che ha una propria struttura. Questo è il tipo specifico di organizzazione. Ad esempio, un'azienda è impegnata nella produzione di prodotti in metallo. Il sistema è stato elaborato, ma non è chiaro cosa accadràredditizio da vendere e quali prodotti porteranno a perdite. Per fare ciò viene assunta un' altra società di analisi, che studia il mercato ed emette le sue raccomandazioni. Sulla base di essi, entra in azione l'intero meccanismo di lavoro della prima azienda.

Doppio tipo

Questo è il secondo tipo che il framework di gestione del progetto può accettare. Implica la presenza di due aziende, ciascuna delle quali svolge la propria parte di lavoro. Successivamente, questi elementi vengono combinati e si ottiene il prodotto finale. Lo stesso vale direttamente per i progetti all'interno della stessa azienda. Prendi, ad esempio, un'azienda che sviluppa giochi per computer. Uno dei suoi dipartimenti è responsabile della creazione della grafica e il secondo della trama. Solo quando entrambi i componenti sono pronti e collegati tra loro, apparirà il prodotto finito. Di solito questo viene fatto da un altro dipartimento (o azienda), che fornisce l'interazione tra diverse strutture e ne regola le attività.

Design complesso

Questa struttura progettuale si distingue per la presenza di più dipartimenti (o imprese) contemporaneamente, ognuno dei quali ha la propria area di responsabilità. Nell'esempio dello stesso gioco per computer, l'intero sistema potrebbe assomigliare a questo: c'è un management che ha preso la decisione decisa di iniziare a creare un prodotto. Poi ci sono diversi reparti, ognuno dei quali deve fornire una parte del prodotto totale. Potrebbero non avere i propri specialisti, motivo per cui devono assumere persone dall'esterno. Quelli, a loro volta, possono fare il lavoro da soli oaffidare a qualcun altro. Cioè, la base dell'azienda sono letteralmente pochi blocchi o dipartimenti. Il resto è fatto da terzi. Ma il risultato finale è già raccolto dai dipendenti dell'azienda principale.

Struttura funzionale

Sopra, abbiamo parlato di più del processo di organizzazione del lavoro di un'impresa, anche se questo è anche direttamente correlato alla gestione del progetto. Ma la struttura funzionale, che è la più diffusa e apprezzata lungo il percorso, è già un riferimento diretto ai progetti. Il suo principio generale è stato formulato da Max Weber nel 20° secolo. Non è cambiato molto da allora. Tali strutture organizzative di project management si distinguono per la presenza di una rigida gerarchia di subordinazione, divisione dei poteri, lavoro e funzioni. La standardizzazione di tutte le azioni eseguite e il chiaro coordinamento dell'intero processo vengono applicati attivamente. Non vi è alcun vincolo della personalità di questo o quel dipendente alle sue funzioni, il che rende facile e semplice la loro sostituzione. Le principali caratteristiche positive di questa struttura sono la capacità di stimolare la specializzazione, ridurre il numero totale di azioni e un notevole risparmio di risorse. Allo stesso tempo, ci sono carenze significative. Quindi, c'è un isolamento dei diversi reparti, il numero di conflitti nel team aumenta, l'efficienza complessiva dell'intero ciclo produttivo diminuisce e i collegamenti tra i reparti orizzontali diventano via via più complicati, cosa che doveva essere evitata. Fondamentalmente, tutto ciò è dovuto all'incompetenza del team di gestione. Questa struttura richiede un minimo da un semplice lavoratore, ma dacapi - massimo. Sono tenuti a rispondere agli elementi più piccoli in modo tempestivo e garantire un'interazione molto chiara tra i gruppi posizionati orizzontalmente.

Funzioni degli intermediari

Dato che Max Weber era tedesco, non sorprende che un sistema del genere possa funzionare in modo abbastanza efficace per loro. In condizioni di lieve o grave disturbo della leadership nelle imprese nazionali, sono necessari collegamenti di collegamento. Essi, infatti, duplicano le funzioni dei superiori, non avendo diritti di gestione, ma avendo ampie capacità di controllo. Di conseguenza, la struttura del lavoro di progetto ha acquisito un tale concetto di intermediari. Si tratta di persone speciali (o interi dipartimenti) che regolano l'interazione tra gruppi orizzontali. In definitiva, tali coordinatori danno il risultato finale al management superiore, contestualmente ai dirigenti diretti, la cui funzione è ridotta al trasferimento dei comandi e della direzione generale. Se cercano di approfondire direttamente il progetto e garantire l'interazione dei singoli team, la situazione di solito peggiora.

Struttura a matrice

Questa è la forma successiva che si verifica all'aumentare del numero di intermediari. Questa struttura del progetto aziendale è chiamata matrice. Il problema principale qui sta proprio nel fatto che quegli stessi coordinatori ricevono molte più opportunità di gestione e, in termini di funzioni, sono più vicini ai capi dipartimento. È molto difficile distinguere chiaramente cosapuò indicare un leader e cosa - un altro. Per semplicità si dividono in capi progetto e capi funzionali. I primi forniscono un sistema comune di interazione tra i dipartimenti. Sono obbligati a trasmettere in modo chiaro e chiaro l'intera idea ai subordinati, nonché a comprendere le peculiarità del lavoro delle unità. Devono stabilire una comunicazione tra diversi dipendenti e tenere conto dei loro capricci, desideri e richieste. Inoltre, questi capi sono responsabili di possibili imprevisti e dell'assenza di conflitti. I responsabili funzionali, a loro volta, garantiscono la disponibilità delle risorse richieste, nominano il tempo e il luogo di lavoro, sono responsabili della qualità dei prodotti realizzati, nonché della loro conformità ai requisiti dichiarati. Sono queste persone che sono obbligate ad adattarsi molto rapidamente alle diverse condizioni, comprese quelle più sfavorevoli per il lavoro. Devono trovare una via d'uscita da situazioni difficili e garantire la produzione di prodotti della qualità dichiarata just in time.

Tipo di disegno

Questa struttura progettuale è particolarmente utile per quei tipi di imprese la cui intera attività è legata a uno o più progetti. In questo caso, ognuno di loro ha tutto il necessario per svolgere le sue funzioni. Ad esempio, potrebbero esserci diversi reparti contabili, dipartimenti finanziari, uffici di progettazione e così via per ciascuno dei progetti separatamente. Le restanti divisioni, che non sono comprese in nessuno dei gruppi, svolgono esclusivamente funzioni ausiliarie, anche se molto importanti. Il reparto del personale può essere uno e rispondere alle richieste di tuttidivisioni. Tale, ad esempio, può essere la struttura di un progetto di investimento. È insito nella responsabilità di ciascuno dei dipendenti per il risultato finale, nella gestione molto flessibile e vaga e nell'assenza di azioni chiaramente regolamentate per ciascun dipendente. Tali strutture possono cambiare il loro profilo molto rapidamente, rispondere a situazioni non standard ed evadere gli ordini nel più breve tempo possibile.

Separazione e caratteristiche

Tutte le strutture organizzative della gestione del progetto possono essere suddivise condizionatamente in due grandi gruppi: meccanicistico e organico. Il primo è un sistema funzionale e il secondo è un sistema a matrice. Il design è incluso in entrambe le categorie contemporaneamente, poiché è molto flessibile. I tipi meccanicistici di strutture si distinguono per una chiara verticale del potere, funzioni e azioni rigorosamente regolate dei dipendenti e così via. Organic, al contrario, sono molto semplici, flessibili e non hanno la capacità di indicare chiaramente a ciascun dipendente cosa e come fare. Entrambe le opzioni sono valide. Il primo è più adatto per la produzione di prodotti specifici. Ad esempio, un'auto. Quando ogni lavoratore svolge solo le proprie funzioni, nulla lo distrae. Ma per progetti più creativi, è più vantaggioso utilizzare una struttura a matrice, poiché a volte è l'interazione "anomala" tra i dipendenti che dà il massimo risultato al minor costo.

Creazione

La struttura del piano di progetto è difficile da elaborare, perché da essa dipende l'intero processo produttivo successivo. In praticaè impossibile nella fase iniziale stabilire compiti precisi e identificare azioni specifiche. Per prima cosa devi scegliere la forma della struttura stessa. Dovrebbe corrispondere alle peculiarità dell'interazione tra tutte le parti del progetto, adattarsi al suo contenuto e funzionare con successo all'interno dell'ambiente esterno esistente. La struttura di gestione del progetto viene solitamente creata una volta ogni tanto, quindi è meglio dedicarci più tempo e ottenere il risultato più efficace piuttosto che rifarla costantemente nel prossimo futuro. La fase successiva è una pianificazione dettagliata per la situazione attuale. Alla fine, per ogni fase, dipartimento o gruppo di dipendenti, viene raccolta la documentazione metodologica, organizzativa, di riferimento e di altro tipo utile. Ciò include anche il personale, le descrizioni dei lavori, i requisiti per la disponibilità di specialisti, nonché l'applicazione di tutto ciò all'interno del budget complessivo del progetto.

Distribuzione per aree di responsabilità

Come accennato in precedenza, la struttura organizzativa del progetto si basa sulla responsabilità di tutte le categorie di dipendenti. È logico che maggiore è l'interesse personale di un singolo dipendente, più efficace sarà il processo complessivo. È necessario trasmettere a tutti i gruppi di persone che partecipano al progetto l'importanza delle azioni che svolgono e l'impatto sul risultato finale. Naturalmente, non bisogna dimenticare la responsabilità. È necessario spiegare quanto catastrofiche saranno le conseguenze se un dipendente non svolge le sue funzioni. Puoi anche designare ricompense per il lavoro corretto e sanzioni per errori. Tutti dovrebbero sapere tutto questo e le informazioni stessedeve essere il più semplice e accessibile possibile. Ad esempio, da qualche parte nella descrizione del lavoro sarà scritto vagamente che se il fabbro Sidorov non funziona come dovrebbe, verrà punito. È inefficiente. Va detto direttamente che il dettaglio che fa è necessario affinché l'auto vada. Senza questo, il progetto sarà deragliato e l'azienda subirà una perdita di 1 milione. E solo lui sarà da biasimare. Ma se questo fabbro fa un' altra parte nello stesso tempo, riceverà un bonus pari alla metà dello stipendio. Tutto è chiaro, comprensibile e accessibile. C'è una punizione e c'è una ricompensa.

Caratteristiche dettagliate

Nella maggior parte dei casi, specialmente quando viene utilizzata una struttura di lavoro di progetto meccanicistica, è richiesto il massimo dettaglio di qualsiasi problema. Devi continuare a dividere blocchi ed elementi fino a quando non ci sono parti lasciate scoperte. In alcuni casi, questo processo può avvenire già quando il progetto inizia il suo lavoro, l'importante è che ciò non influisca sull'efficienza complessiva del lavoro. Ma ci sono anche tali imprese in cui una descrizione accurata delle azioni e il massimo dettaglio possono solo interferire. Questo di solito si applica ai team creativi. Ad esempio, la situazione con la creazione di un gioco per computer è stata descritta sopra. Se dai comandi chiari a tutti i dipendenti, il prodotto verrà creato rapidamente e con un costo minimo. Tuttavia, le grandi idee o i buoni commenti di tutti i partecipanti al progetto verranno ignorati, il che potrebbe trasformare un gioco mediocre in un capolavoro degno di molti premi.

Risultato

In generale, la struttura del progetto deve essere pensata nei minimi dettagli e con la precisione richiesta dall'attuale processo produttivo. È impossibile applicare norme ed esempi uniformi a tutte le imprese senza eccezioni. Devi sempre prendere in considerazione molte caratteristiche e parametri che potrebbero non essere ovvi per la maggior parte dei dipendenti all'inizio di un progetto, ma possono diventare un problema significativo più vicino alla sua fine. E la cosa principale da ricordare è che la struttura del progetto non è uno schema rigidamente fisso. Può e deve essere costantemente affinato, affinato e approfondito. Solo in questo modo sarà possibile ottenere la massima efficienza nel minor tempo possibile e con un dispendio minimo di risorse.