Corrispondenza in uscita: registri di registrazione, contabilità, campioni, regole di compilazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

In ogni ambito dell'economia nazionale, c'è un lavoro di ufficio che include molte funzioni. Tra questi, la contabilizzazione della corrispondenza in entrata e in uscita è una delle principali. Non esiste una singola impresa che funzioni isolatamente dalle altre organizzazioni. La comunicazione e la cooperazione con clienti, fornitori, istituzioni finanziarie e di altro tipo sono obbligatorie. Pertanto, il processo di produzione non può fare a meno della corrispondenza. Chi si occupa della registrazione delle lettere in entrata e in uscita? Come contabilizzarli correttamente? Chi ne ha bisogno e perché? Considereremo questi problemi nell'articolo.

Categorie di corrispondenza. Caratteristiche della documentazione in uscita

Ci sono moltissime forme e tipi di documenti, ma rientrano solo in due categorie principali:

• Invio (posta in uscita).
• Ricevuto (posta in arrivo).

Guardiamo il significato di ciascuna categoria.

La corrispondenza, denominata in uscita, può essere inviata ai seguenti destinatari:

• Autorità superiori.
• Subordinatiorganizzazioni.
• Imprese partner.
• Dipartimenti, officine e altre divisioni strutturali dell'impresa.

Quali documenti vengono inviati alle autorità superiori?

In pratica ogni impresa è subordinata a qualsiasi organizzazione (distrettuale, dipartimentale, regionale e ministeri). La corrispondenza in uscita inviata a queste istituzioni può essere costituita da rapporti, rapporti, piani per il mese, trimestre, anno, risposte a richieste. Di norma viene rilasciato su modulistica standard approvata o su fogli ordinari con il logo aziendale.

Documenti per le organizzazioni di downline

Non tutte, ma molte imprese collaborano con organizzazioni ad esse subordinate. Possono essere organi esecutivi, filiali, piccole imprese e altri. La corrispondenza da lui inviata può essere di direttive, ordini, avvisi, regolamenti, istruzioni, materiali di formazione. Viene emesso anche su carta intestata o fogli ordinari con il logo aziendale. Inoltre, istruzioni e materiali di formazione possono assumere la forma di opuscoli e manuali, ma devono essere accompagnati da istruzioni su moduli standard o lettere di accompagnamento con sigilli e firme. Se non ce ne sono, i manuali e gli opuscoli stessi devono avere il sigillo dell'impresa mittente e le firme delle persone responsabili.

Documentazione per le aziende partner

Di norma, in questo caso si parla di fornitori, distributori e clienti. La corrispondenza che invia sono ordini, avvisi diricezione di merci, reclami, opuscoli pubblicitari, notifiche su modifiche a qualsiasi termine di un accordo o contratto, proposte commerciali.

Va notato che materiale pubblicitario, listini prezzi, congratulazioni, inviti, ad esempio, a una presentazione non devono essere registrati.

Documentazione all'interno della stessa organizzazione

Questo tipo di corrispondenza in uscita ha luogo presso imprese in cui sono presenti 2 o più dipartimenti, officine, divisioni. In questi casi, la dirigenza emette ordini, risoluzioni, linee guida, istruzioni e documenti simili, che vengono inviati ai dipartimenti e alle officine. Quindi per i dirigenti e l'amministrazione tale corrispondenza sarà in uscita e per un'officina o un dipartimento - in entrata.

Regole di progettazione del diario

Indipendentemente da dove viene inviato il documento, deve essere contabilizzato. Per fare ciò, ci sono registri per la registrazione della corrispondenza in uscita. In un'epoca in cui i computer e Internet non esistevano, tali diari erano tenuti a mano. Potrebbero essere arbitrari. Potrebbe essere utilizzato un comune taccuino, libro contabile, blocco note. Soprattutto, la rivista doveva avere fogli cuciti in modo che non potessero essere strappati. Inoltre, dovevano essere numerati. Il frontespizio del giornale indicava la data di inizio. In precedenza, era necessario cucire le pagine con fili, sigillarne le estremità con un foglio di carta, su cui era necessario apporre il sigillo e la firma della persona responsabile. Anche su questo foglio è stato annotato il numero totale delle pagine numerate. Non sono state consentite correzioni.

Ora la cucitura della rivista con i fili viene salvata quandoregistrazione di documenti particolarmente importanti di valore finanziario o legale.

Le pagine della rivista sono numerate nella maggior parte delle aziende.

Quando l'ultima riga del diario è riempita, viene annotata la data della sua fine. Si conserva da 3 a 5 anni. Dipende dal tipo di corrispondenza in essa registrata. Le ordinanze del tribunale, i conti finanziari, i contratti a lungo termine e simili sono considerati particolarmente importanti. Puoi disporre del giornale di registrazione solo se ciascuno dei documenti in esso registrati ha perso la sua forza legale.

Aiuto del computer

In quest'era della tecnologia informatica, è difficile trovare un impiegato che tracci a mano il registro della corrispondenza in entrata e in uscita. Ora c'è un certo programma che ti consente di stampare moduli o conservare record su un computer. Per usarlo, devi avere:

• Computer con MS Office, programmi MS Excel.
• Stampante.
• Scanner.
• E-mail del computer.
• Un francobollo come questo: “Ingresso. No. _, "_" _20_" Può essere digitato manualmente o acquistato già pronto.

Successivamente, devi entrare nel programma, scaricare il modulo richiesto e iniziare a lavorarci. Puoi stampare il modulo, fare molte fotocopie, cucirle. Riceverai un diario in cui dovrai prendere appunti a mano. Non puoi stampare, registrati direttamente sul tuo computer. Di norma, questo è il modo in cui vengono conservati i documenti per i quali non è necessario firmare.

Di quante riviste hai bisogno?

Più spessoin totale, le imprese mantengono un registro della corrispondenza in uscita. Tuttavia, alcune organizzazioni con molti partner e altri destinatari potrebbero avere diverse di queste riviste, ad esempio:

• Per la registrazione della corrispondenza inviata a terzi e per i documenti all'interno dell'impresa.
• Per lettere inviate a società nazionali ed estere.
• Per i documenti destinati a determinate organizzazioni (ad esempio, l'ufficio centrale, il ministero e così via) e tutti gli altri. Questo viene fatto per comodità di gestione dei documenti, ma qualsiasi giornale di registrazione viene redatto secondo un unico standard.

Inoltre, alcune organizzazioni hanno giornali separati per ogni tipo di documentazione. Ad esempio, per registrare ordini in uscita, ordini contabili, notifiche, manuali, reclami dei clienti, protocolli e così via. Per tenere conto di tali documenti, è possibile utilizzare moduli con altre colonne.

Come conservare le voci del diario

Va detto che le forme dei moduli sono approssimativamente le stesse per tenere conto di tutti i tipi di corrispondenza in uscita. Un esempio che mostra come dovrebbe essere il design è fornito nel nostro articolo.

In cima a ogni pagina c'è una "intestazione" con colonne:

• Il numero di serie della voce, è stato apposto anche sul documento.
• Data di partenza.
• Titolo del documento (ad es. "Rapporto sullo stato di avanzamento").
• Riepilogo (letteralmente un paio di frasi, puoi anche scrivere il numero del documento).
• Nome dell'istituto a cui viene inviata la corrispondenza.
• Firma del dichiarante responsabile.
• Metodo di partenza (normale o e-mail, fax). Questo articolo è stato aggiunto con l'avvento delle nuove tecnologie. In precedenza, non era nei registri della corrispondenza.
• Se viene inviata una risposta a una richiesta o un rapporto di esecuzione, il giornale di registrazione dovrebbe indicare il numero del documento in base al quale è stata creata la lettera inviata. È inoltre necessario indicare i dati dell'esecutore (nome, posizione).
• Numero di copie. A volte una colonna viene allocata separatamente, in cui è indicato il numero di pagine in una copia.
• Nota. Le informazioni che non sono incluse nelle colonne precedenti sono indicate qui.

Se il documento in uscita non è una risposta a una richiesta o un rapporto, nelle colonne vengono inseriti dei trattini sull'esecuzione e sulla persona responsabile.

Ai nostri tempi, il contenuto e la compilazione del registro della corrispondenza in uscita non sono cambiati. Esempio mostrato sopra.

Posta in arrivo

Lettere e documenti possono essere ricevuti dall'impresa dalle seguenti fonti:

1. Autorità superiori.
2. Subordinati.
3. Aziende partner.
4. Altre istituzioni non elencate sopra (polizia, banche, tribunali, privati, ecc.).
5. All'interno di un'impresa, la corrispondenza in entrata può provenire dall'amministrazione o da un' altra unità strutturale, ad esempio dal reparto contabilità.

Sopra di noiconsiderato quali carte possono costituire corrispondenza delle organizzazioni indicate nei primi tre paragrafi.

I documenti di altre istituzioni possono essere una citazione in giudizio per un dipendente, un atto di esecuzione, una decisione del tribunale, una causa, un reclamo o una dichiarazione di un privato e così via.

I documenti che rappresentano il flusso di lavoro all'interno dell'azienda possono essere molto diversi: ordini di gestione, ordini, istruzioni, regolamenti, standard, norme di sicurezza, avvisi e così via.

Lavorare con i documenti in arrivo

È necessario tenere traccia non solo della corrispondenza in uscita, ma anche in entrata. Il giornale di registrazione, dove vengono registrate le lettere ricevute dall'impresa, è redatto secondo le stesse regole dei documenti inviati.

La differenza sta nel "tappo" sui moduli. Dovrebbe contenere le seguenti colonne:

• Numero ordinale. Viene inoltre apposto sul documento.
• Data di ricezione.
• Organizzazione che ha inviato il documento.
• Come è stato ricevuto (via fax, e-mail o posta ordinaria).
• Nome del documento.
• Numero di copie.
• Dove è stato inviato il documento (officina, reparto o nome della cartella).

Di seguito viene presentato un campione di una delle forme del diario della corrispondenza in entrata.

Se il documento in entrata è un ordine o un'istruzione metodologica della direzione ricevuta dall'officina (reparto) per l'esecuzione, il registro di registrazione deve indicare chi è il responsabile, e apporre anchenota di esecuzione, data e firma dell'artista.

Chi conserva i registri?

Qualsiasi persona responsabile nominata dal capo può registrare la corrispondenza in entrata e in uscita. In questo caso, questo tipo di attività lavorativa deve essere inclusa nella descrizione del lavoro o approvata per ordine del capo dell'impresa. Di norma, il lavoro d'ufficio nelle organizzazioni è gestito da un segretario. Inoltre, un dipendente dell'ufficio o un amministratore (nelle piccole aziende) può eseguire la registrazione della corrispondenza. In alcune organizzazioni, la corrispondenza è gestita da due dipendenti: il compilatore e il segretario.

Anche i negozi ei dipartimenti tengono traccia della documentazione in entrata e in uscita. Questo viene fatto da un dipendente incaricato di questo tipo di attività per ordine della direzione.

Come devo registrare correttamente la documentazione in arrivo?

La registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita non è un compito difficile, ma responsabile. Tutti i documenti ricevuti dall'impresa sono soggetti a contabilità. Se provengono da organizzazioni, devono essere timbrati e firmati dal capo. A volte è richiesta anche la firma delle persone responsabili, ad esempio il capo contabile, se si tratta di una fattura emessa all'impresa. Le lettere di persone, come esplicative o reclami, possono portare solo la firma della persona che ha compilato questo documento.

Nella maggior parte delle aziende, tutta la corrispondenza in entrata deve essere rivista dal manager per tenersi al passo con i processi di produzione. Lui stessodecide cosa fare con i documenti ricevuti: accettarne l'esecuzione, familiarizzare le persone coinvolte con le informazioni o semplicemente archiviare il documento in una cartella. Pertanto, il segretario, dopo aver registrato la corrispondenza in entrata nel giornale, la fornisce al capo. Appone un segno su ogni documento a quale dipartimento deve essere inviato.

In base a questo "verdetto", il segretario nel registro della corrispondenza in entrata annota nell'apposita colonna l'ulteriore "fato" di ogni lettera. Ad esempio, è possibile inviare un nuovo regolamento sul calcolo del premio all'ufficio contabilità, le linee guida sulla sicurezza all'ufficio tecnico e un reclamo del cittadino Ivanov all'ufficio di controllo della qualità del prodotto. Questo completa il lavoro del segretario con la documentazione in arrivo.

Come faccio a tenere traccia della posta in uscita?

Sopra, abbiamo esaminato quali documenti possono riguardare questo tipo di documentazione. In alcune organizzazioni, le singole richieste devono ricevere risposta da un assistente segretario o compilatore. Secondo GOST R 6.30-2003.12, tale documento viene redatto su un modulo speciale o su un foglio bianco con il logo dell'azienda. Qualsiasi lettera commerciale inviata a un'organizzazione oa un individuo deve essere timbrata e firmata dal gestore. Di norma la segreteria deve fare una fotocopia del documento, che deve essere archiviato nell'apposita cartella.

La corrispondenza in uscita viene registrata nel giornale di registrazione corrispondente. Il segretario deve verificare se tutti i sigilli e le firme necessari, i dettagli della sua azienda el'ente per il quale l'atto è stato redatto, apporre su di esso il numero corrispondente a quello sotto il quale è iscritto nel giornale di registrazione, la data di partenza, il nome della cartella in cui è depositata la copia. Se la corrispondenza inviata è una risposta a una lettera in arrivo, è necessario annotare anche il numero con cui è stata registrata. I documenti devono essere inviati il giorno indicato nel registro di registrazione.

Perché abbiamo bisogno della contabilità della corrispondenza?

Alcune persone che sono lontane dalla produzione credono che la registrazione scrupolosa della corrispondenza in entrata e in uscita sia un lavoro extra, il cosiddetto lavoro di ufficio. Infatti, la contabilità per corrispondenza svolge le seguenti funzioni:

• Organizza il flusso di lavoro.
• Garantisce una risposta tempestiva ai segnali in entrata.
• Semplifica lo scambio di informazioni all'interno della produzione.
• Garantisce l'effettiva partecipazione dell'azienda alla vita economica estera.
• Ti aiuta a trovare rapidamente il documento che ti serve.

L'importanza di questo lavoro è ovvia, quindi è necessario affrontare la sua attuazione in modo responsabile.