Controllo delle operazioni di cassa della banca. Panoramica dei sistemi di controllo delle transazioni in contanti

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Cassa è un enorme settore fiscale e contabile, governato da molti regolamenti e da ampi set di regole. Tutte le organizzazioni e i singoli imprenditori che effettuano accordi con le controparti utilizzando denaro contante sono tenuti a rispettarli. Poiché in questo settore della contabilità si riscontrano spesso frodi di vario genere, ogni anno il controllo delle transazioni in contanti diventa sempre più complicato, irrigidito e modernizzato. Questo articolo discute il ruolo della cassa nell'impresa, le regole di condotta, nonché i metodi e i sistemi per il controllo delle operazioni.

Il ruolo della cassa nelle organizzazioni e nelle banche

Il cassiere dell'impresa è necessario per le organizzazioni che accettano ed emettono contanti in contanti. Lo scopo di queste operazioni può essere qualsiasi: l'emissione di stipendi ai dipendenti, le spese di viaggio, le spese di ufficio, la ricezione di pagamenti dai clienti, gli accordi con i fornitori. Tutte queste azioni devono essere eseguite tramite il cassiere. Il controllo delle transazioni in contanti è affidato al Servizio Tributario.

Quando sei nella solita routineNel dialogo viene utilizzata la parola "cassa", il registratore di cassa stesso appare davanti ai tuoi occhi. In effetti, nelle organizzazioni non si tratta solo di apparecchiature di controllo e di calcolo. La cassa di una persona fisica o giuridica è un intero sistema che comprende un'attrezzata postazione di cassa, il software, il dispositivo stesso, la disponibilità della rendicontazione, il rispetto del limite e delle regole di incasso. Anche lo specialista che opera in quest'area deve essere adeguatamente rilasciato.

Regole per l'attrezzatura della stanza

Il controllo delle transazioni in contanti inizia con i requisiti per i locali in cui si trova la cassa stessa. Senza attrezzature e attrezzature adeguate, come richiesto dalle norme e dai regolamenti della Banca Centrale, la cassa non dovrebbe funzionare. Naturalmente, non tutte le organizzazioni rispettano le normative. Un tale approccio, in primo luogo, può portare a sanzioni e, in secondo luogo, è pericoloso per i soldi e per il dipendente che ne è finanziariamente responsabile. Le organizzazioni bancarie devono soddisfare tutti i requisiti senza fallo, altrimenti potrebbero essere private della licenza. Di seguito sono riportati i requisiti generali per l'equipaggiamento del registratore di cassa:

• La presenza di una sola porta che si chiude dall'interno. La serratura della porta deve essere sicura, in alcuni casi vengono utilizzati chiavistelli di ferro e lucchetti in modo che sia impossibile sfondare la porta dall'esterno.
• Nella stanza c'è una finestra per il contatto con i clienti, la ricezione e l'emissione di fondi. La finestra dovrebbe anche chiudersi ermeticamente ed essere dotata di un cardinelucchetto. A proposito, le dimensioni della porta e della finestra sono chiaramente regolate. È consentita una deviazione dalle dimensioni stabilite se l'azienda dispone di un'unità di sicurezza.
• La stanza dovrebbe essere dotata di armadi di metallo. Devono essere fissati alle strutture portanti dell'edificio in modo che non possano essere estratti insieme ai dettagli interni a cui sono avvitati. Alla fine della giornata lavorativa, gli armadi vengono chiusi e sigillati.
• La ventilazione e le finestre devono essere ben chiuse e dotate di barre di metallo.
• Devono esserci due estintori nella stanza.
• Il registratore di cassa deve essere dotato di allarmi che inviano segnali da vari circuiti di sicurezza alla stazione di polizia locale o all'organizzazione di sicurezza.

Procedura per lavorare con il cassiere

Il controllo delle transazioni in contanti implica un certo ordine di lavoro. All'arrivo sul posto di lavoro, il compito principale del cassiere è quello di controllare l'integrità dei sigilli delle cassette e della cassaforte, nonché di verificare l'eventuale presenza di segni di rottura e di ingresso non autorizzato nei locali. Se non vengono trovati segnali di pericolo, puoi metterti al lavoro. Se ci sono segni della presenza di qualcun altro, è necessario chiamare immediatamente le forze dell'ordine e, prima dell'arrivo dei dipendenti, garantire l'inviolabilità di documenti, attrezzature e mobili presenti nel registratore di cassa. È possibile verificare cosa mancava dalla scena solo in presenza di agenti di polizia. Con essi, il contenuto della cassaforte viene ricalcolato. Dopo l'ispezionepremesse, un atto è redatto in quattro copie: una è destinata agli agenti di polizia, la seconda alla compagnia di assicurazioni e la terza alla compagnia stessa. Una quarta copia è necessaria se esiste un'organizzazione madre.

L'accesso alla stanza in cui si trova la cassa dovrebbe essere disponibile solo per il cassiere, rilasciato secondo tutti i requisiti della Banca Centrale e del TKRF, e delle autorità. Un mazzo di chiavi destinato ai superiori deve essere sigillato e conservato in un luogo sicuro. Non ci dovrebbero essere effetti personali del cassiere nella stanza del cassiere. Lì si trova solo ciò che appartiene all'organizzazione economica.

Ci sono anche requisiti per la quantità di denaro che può essere conservata presso la cassa dell'organizzazione. È necessario calcolare in anticipo e documentare negli atti pertinenti il limite di fondi, oltre il quale non dovrebbero esserci contanti alla cassa alla fine della giornata lavorativa. Per mantenere il limite, viene eseguita un'operazione speciale: la raccolta, il che significa che un trasporto specializzato con una protezione affidabile trasporta fondi alla banca. Piccole filiali della banca raccolgono i loro fondi nei caveau principali e nelle organizzazioni - alla banca con cui hanno un contratto di servizio e supporto. Il limite di cassa può essere violato solo entro tre giorni, quando gli stipendi vengono assegnati ai dipendenti dell'organizzazione.

Procedura per l'emissione di contanti dalla cassa

Il controllo delle transazioni in contanti della banca e delle organizzazioni si basa su una chiara regolamentazione che fissa tutte le azioni conIn contanti. Tutte le transazioni sono adeguatamente documentate e riflesse in vari tipi di contabilità aziendale.

Il sistema per il controllo delle transazioni in contanti prevede il riflesso di tutte le manipolazioni con denaro contante utilizzando incassi e spese, rapporti anticipati, assegni e atti sui fondi utilizzati emessi nell'ambito del rapporto. Tutte le transazioni sono registrate nel libro cassa. Al termine della giornata lavorativa viene compilato un verbale con allegate ricevute fiscali finali stampate dal registratore di cassa.

Tutte le operazioni per l'emissione di fondi devono essere confermate da ordini di cassa con la firma della persona a cui sono stati emessi. Nel programma contabile, lo scopo dell'emissione è indicato nei commenti. Gli anticipi ei pagamenti previsti dal verbale devono poi essere confermati da assegni, atti di lavoro eseguiti o prestazioni ricevute. L'emissione del salario è anche confermata da un mandato in contanti per le spese, nonché da una busta paga.

Il controllo delle transazioni in contanti e di regolamento vieta categoricamente l'emissione di fondi destinati a una persona contro la firma di un' altra.

Regole del cassiere

La contabilità e il controllo delle transazioni in contanti sono affidati principalmente a uno specialista chiamato "cassiere". Nelle organizzazioni con uno staff ridotto, i seguenti funzionari possono svolgere il suo ruolo:

• Capo contabile.
• Ragioniere di una certa sezione.
• Qualsiasi dipendente con conoscenze speciali eabilità.

Una condizione obbligatoria per tutti i funzionari che svolgono le funzioni di cassiere (anche part-time) è un accordo sulla piena responsabilità. Se si decide di fare cassiere un manager o un contabile, allora deve essere sempre la stessa persona. Se va in congedo per malattia o ferie, viene sostituito da un altro dipendente specificato nell'ordine del capo e ha anche firmato un nuovo contratto di responsabilità. Inoltre, è necessario redigere un atto di accettazione e trasferimento di beni materiali. Nel processo di preparazione, viene conteggiato il contante, viene verificata la condizione dell'attrezzatura, la disponibilità di tutti i documenti in presenza della commissione. La commissione è un gruppo di persone di almeno tre persone. Molto spesso, include il capo contabile e la direzione. L'atto è redatto in triplice copia.

Quando si registra un cassiere, un campione della sua firma viene inviato alla banca di servizio dell'organizzazione o alla sede centrale della banca. È lei che dovrebbe essere su tutti i documenti relativi al lavoro di cassa.

Un candidato per la posizione di cassiere deve essere attentamente controllato per spiacevoli precedenti sul lavoro prima di essere assunto. I suoi documenti e la sua foto vengono trasferiti al servizio di sicurezza o vengono richieste informazioni alle forze dell'ordine. Ora Internet è un buon assistente per il datore di lavoro in questa materia. Esistono molti database in cui le organizzazioni condividono informazioni sui dipendenti che sono stati licenziati e hanno commesso una cattiva condotta sul posto di lavoro.

Non è consigliabile lavorare con il registratore di cassaconsentire a persone con dipendenza da alcol e droghe, precedenti condanne, disturbatori dell'ordine pubblico, nonché con varie malattie mentali.

Controllo della registrazione delle transazioni in contanti

La corretta esecuzione e disponibilità di tutti i documenti è un requisito indispensabile della Banca Centrale, della banca di servizio, del servizio fiscale e di altri organi di controllo. Il controllo finanziario delle transazioni in contanti può essere effettuato fuori programma, con avviso, con il sequestro di documentazione e attrezzature in contanti. Molte organizzazioni, in particolare le strutture finanziarie, praticano un audit interno pianificato della cassa. In questo caso viene costituita una commissione, composta da propri dipendenti competenti in materia, oppure viene assunta un'apposita società di revisione, che svolge tutti i controlli a livello professionale ed emette una segnalazione su malfunzionamenti, discrepanze nelle transazioni di cassa e nella documentazione.

Le ispezioni sul campo e di altro tipo possono incidere sui contratti di lavoro, sulla responsabilità, sui dati anagrafici dei dipendenti, sullo stato dei documenti di cassa, sulla correttezza e regolarità della loro manutenzione, sulla memoria fiscale del registratore di cassa, sulle attrezzature e attrezzature del cassa, riflesso delle transazioni, loro validità in ambito contabile, economico e fiscale.

Apparecchiature per registratori di cassa

L'elenco delle apparecchiature per il controllo delle transazioni in contanti include un registratore di cassa specializzato. Non puoi comprarlo nei normali negozi di ferramenta. A differenza dida una stampante, un fax, una macchina calcolatrice e altre apparecchiature per ufficio, KKM può essere venduto solo da organizzazioni che hanno ricevuto una licenza speciale per questo. Di norma, le stesse organizzazioni servono i dispositivi di controllo e di elaborazione. Ogni registratore di cassa deve essere registrato presso l'ufficio delle imposte. Uno speciale dispositivo di memoria registra costantemente tutte le operazioni eseguite dal cassiere con la macchina. Tali indicazioni sono inoltre trasferite al servizio fiscale per la riconciliazione con le segnalazioni presentate dall'impresa. Tutti i guasti, riparazioni, cancellazioni del registratore di cassa devono essere notificati anche all'ufficio delle imposte.

Tutte le persone giuridiche (imprese) che accettano contanti dai clienti sono tenute a lavorare con un registratore di cassa. Solo i singoli imprenditori possono essere esentati dall'uso dei registratori di cassa. Hanno il diritto di emettere assegni manualmente, attestandone l'autenticità con il proprio sigillo. Ma questo sollievo non si applica a tutti gli imprenditori. Alcune attività richiedono solo l'uso di un registratore di cassa.

Controllo delle transazioni in contanti

Oltre al controllo da parte di servizi esterni, è richiesto un controllo interno. Le regole per il mantenimento della cassa prevedono il seguente calendario delle ispezioni programmate: prima della presentazione della relazione annuale, prima della presentazione delle relazioni trimestrali, nei casi in cui il responsabile finanziario che ha lavorato con tale cassa cambia. Viene effettuato anche il controllo della cassa e delle transazioni in contanti, se il dipendente è stato sospettato di disonestà, sono stati rivelati fatti di furto o frode, l'importo del denaro non corrisponde a quello riflesso nei documenti.

La direzione di alcune organizzazioni ha una politica di frequenti ispezioni non programmate, in modo che i dipendenti non siano tentati di sfruttare la loro posizione ufficiale e di stretti contatti con il denaro. Per ogni assegno viene nominata un'apposita commissione, di volta in volta composta da persone diverse che non sono legate alla formazione del contenuto del registratore di cassa. La composizione della commissione è registrata nell'atto di verifica. Spesso il processo stesso è accompagnato da una registrazione video.

Peculiarità delle transazioni bancarie in contanti

Il sistema di controllo delle transazioni in contanti della banca implica una configurazione più complessa. Nelle filiali delle istituzioni finanziarie esistono diversi livelli di verifica effettuati da diversi specialisti. Dal momento che molto più denaro passa attraverso la banca rispetto alle organizzazioni ordinarie, la complessità e l'aumento dei requisiti per il sistema di controllo sono pienamente giustificati. Nonostante ogni anno cerchino di automatizzare tutte le operazioni nelle banche, sono necessari almeno due dipendenti responsabili del corretto svolgimento delle operazioni: un cassiere-operatore e un cassiere manager. Il primo esegue transazioni durante la giornata lavorativa, il secondo emette un importo anticipato, raccoglie e conta i saldi, compila la documentazione di cassa, raccoglie i fondi in eccesso rispetto al limite di cassa ed esercita il controllo quotidiano a livello primario.

Controllo di cassa e altri sistemi di controllo alla cassa

Sempre più, il controllo sulla conduzione delle transazioni in contanti viene effettuato utilizzando le ultime tecnologie. Il loro scopo è registrare le azionicassiere, cliente, nonché i dati della memoria fiscale dei registratori di cassa. Questi dati consentono di provare cattiva condotta, frode, furto e altre frodi. In tribunale, questa registrazione video sarà prova indiscutibile, poiché non è più possibile modificare la testimonianza combinata delle due fonti.

Cash Control è un sistema di controllo del registratore di cassa, composto da un registratore di cassa, videocamere a colori ad alta risoluzione, un video server, un programma che sincronizza il materiale catturato dalla videocamera con le letture del testo del registratore di cassa, così come un posto di lavoro remoto per uno specialista della sicurezza. Ci sono molti di questi sistemi oggi sul mercato. Tutti si basano sullo stesso modo di lavorare, con differenze di funzionalità, costi, design e metodi di connessione e analisi. Tra questi ci sono i seguenti sistemi di controllo:

• DIT-POS - il costo dipende dalle impostazioni del server, collega fino a 16 registratori di cassa, memorizza informazioni video e di testo in un complesso.
• Ispettore POS - Sviluppo russo, costa circa 6.000 rubli, ha la funzione di ricercare un'operazione in base ai parametri della ricevuta.
• POS-intelletto - anch'esso uno sviluppo russo, si distingue per la capacità di integrarsi con vari sistemi di trading, il testo sul video non è solo sovrapposto, ma integrato a livello di programmazione, la ricerca di frammenti video viene eseguita automaticamente.
• CHEKTV è un altro sviluppo russo con la possibilità di integrarsi con registratori di cassa e sistemi di trading, con un sistema di registrazione video universale, integrazione software di testo e video, con possibilità di hardwareanalisi dei dati e ricerca automatica dei frammenti.