Inventario in un istituto di bilancio: regole e fasi di attuazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Qualsiasi attività imprenditoriale presso un'impresa presuppone la presenza di specifici risparmi nei suoi possedimenti. Ciò include attività materiali e immateriali, immobilizzazioni, prodotti finiti o merci in vendita, attività monetarie e altre proprietà. Qualunque sia l'azienda - grande o piccola, industriale o commerciale, statale o privata - deve necessariamente ricalcolare l'elenco degli immobili presenti su di essa attraverso un inventario. Nelle istituzioni di bilancio, questa procedura viene eseguita con particolare attenzione.

Concetto di inventario

Inventario, per sua definizione primaria, significa il ricalcolo delle posizioni di cassa registrate sul conto della proprietà dell'impresa, con un confronto specificorisultati ottenuti con la verifica precedente. Questa parola suggerisce inizialmente un termine familiare chiamato "inventario". Ma vale la pena notare che il processo di conduzione di un inventario in un istituto di bilancio implica una misurazione quantitativa non solo del patrimonio economico o degli oggetti di inventario assegnati a persone finanziariamente responsabili, ma anche dell'elenco dei fondi conservati in conti bancari e in contanti (a disposizione), accordi con debitori e creditori, nonché passività finanziarie. Lo scopo principale di questo evento è identificare eccedenze o carenze che possono sorgere nel corso dell'attività economica, nonché cercare possibili errori commessi dai dipendenti di vari settori del funzionamento economico dell'impresa nel suo insieme. Sulla base dei risultati dell'inventario in un istituto di bilancio, i responsabili delle carenze sono soggetti a sanzioni disciplinari sotto forma di rimproveri o detrazioni di bonus, nonché al risarcimento dei danni.

Valore per l'impresa

Lo svolgimento di controlli regolari presso le imprese mantenute a spese dei fondi statali è un processo integrante della loro attività economica. L'importanza dell'inventario nelle istituzioni di bilancio è dovuta all'elenco di possibili situazioni soggette a controllo obbligatorio da parte della direzione, vale a dire:

• condizioni per il trasferimento della proprietà di un'impresa di bilancio in affitto;
• condizioni per la vendita o il riscatto della proprietà di bilancio;
• monitorare lo stato del bene epassività di un ente pubblico;
• cambio di responsabile e trasferimento di casi;
• la presenza di fatti di furto, abuso di potere e danneggiamento di valori;
• situazioni di incendi, disastri naturali e altre emergenze.

Le componenti più importanti e pesanti della proprietà di un istituto di bilancio sono necessariamente inventariate, il cui elenco include:

• cassa aziendale;
• droghe;
• immobilizzazioni;
• inventario;
• fondo biblioteca;
• elenco di metalli preziosi e pietre.

Regole

Le regole per la conduzione di un inventario in un istituto di bilancio sono regolate dalla normativa vigente. Uno dei requisiti principali per il corretto svolgimento dell'ispezione dei beni demaniali è la formazione obbligatoria della composizione della commissione. Un ordine di inventario in un istituto di bilancio stabilisce persone specifiche che saranno membri di questa commissione. La cerchia delle persone sottoposte a verifica comprende solo i dipendenti del personale di questa impresa, ma non terze parti sotto forma di periti, dipendenti delle ispezioni statali e così via. I rappresentanti obbligatori della commissione sono il capo e il contabile ordinario, e sono guidati dal suo capo e dal suo sostituto. È importante notare che le persone materialmente responsabili non possono far parte degli ispettori. Oltre ai membri del gruppo di revisione, il direttore dell'istituto è approvato inordinare date specifiche per l'ispezione. Al termine dell'inventario dei beni in un istituto di bilancio, viene effettuata un'analisi delle carenze e delle eccedenze, vengono identificati i colpevoli, viene emessa una sanzione amministrativa dagli eventuali colpevoli.

Fasi di implementazione

Tutto il lavoro sul controllo delle posizioni in contanti e non nel patrimonio di un'istituzione statale è suddiviso in più fasi.

La prima fase è la preparazione. Entro l'inizio della revisione, l'ufficio contabilità deve completare il lavoro con tutti i documenti sulla ricezione e l'emissione di beni materiali, nonché effettuare le registrazioni necessarie nell'elenco dei registri contabili analitici, dopo aver determinato in anticipo i saldi il giorno di l'audit.

La seconda fase è l'inventario diretto in un'istituzione di bilancio. Vengono predisposti moduli pertinenti per l'inserimento dei dati sugli esiti dell'ispezione, vengono inseriti i nomi dei membri della commissione, vengono conteggiati, pesati, misurati determinati articoli oggetto di inventario, dopodiché i locali oggetto di ispezione vengono sigillati per evitare falsificazioni o successivo furto dell'inventario.

La terza fase è la registrazione dei record di inventario. Le forme specificatamente previste dalla normativa vigente disciplinano l'espletamento degli esiti di una verifica su immobilizzazioni, immobilizzazioni immateriali, altre immobilizzazioni immateriali e scorte, disponibilità di fondi e valori, nonché modulistica rigorosa di rendicontazione, transazioni con debitori e creditori, e beni materiali in deposito.

La quarta fase è la verifica degli inventari completati. Riassume i risultati dell'inventario delle immobilizzazioni in un'istituzione di bilancio, passività, attività e contanti. In questa fase vengono rivelate eccedenze e carenze di proprietà dell'impresa.

Inventario del sistema operativo

L'inventario delle immobilizzazioni nelle istituzioni di bilancio è una delle aree di massima priorità e responsabilità nel lavoro della commissione di audit. Dopotutto, qui è necessario analizzare e calcolare non solo l'effettiva presenza di attività nell'impresa, ma anche determinare lo stato fisico di ciascun oggetto da verificare. Ciò richiede l'esperienza e alcune capacità dei membri della commissione scelta dal capo, poiché l'elenco delle immobilizzazioni è spesso troppo ampio: comprende molti articoli dagli immobili alle penne e matite di cancelleria.

La procedura per condurre un inventario annuale in un istituto di bilancio per le immobilizzazioni, nonché per un'ispezione privata non programmata, include principi specifici per l'analisi dell'oggetto dell'indagine. Lo scopo di tale controllo è:

• ricalcolo e determinazione dell'effettiva disponibilità delle immobilizzazioni;
• confronto dei dati ricevuti con le informazioni contabili inserite in precedenza nel programma 1C;
• identificazione delle discrepanze e identificazione delle carenze e delle eccedenze, se presenti;
• verifica oggetti inutilizzabili;
• Identificazione di immobili, impianti e macchinari che non soddisfano i criteri di riconoscimento.

Gli oggettiappezzamenti di terreno con i loro edifici, strutture, immobili non sono soggetti a verifica annuale obbligatoria e un'istituzione di bilancio non è obbligata a effettuare un inventario di tali fondi ogni anno: è sufficiente controllarli una volta ogni tre anni.

Inventario alla cassa

Un punto altrettanto importante nel lavoro di un'impresa statale è la verifica del registratore di cassa e dei fondi in esso immagazzinati. Lo scopo dell'inventario del registratore di cassa in un'istituzione di bilancio è controllare la contabilità effettiva nel sito corrente delle transazioni in contanti, nonché identificare la corrispondenza delle informazioni nei documenti di cassa con i contanti effettivi. Ma in quali casi è obbligatorio un assegno in contanti? Questo è preceduto dalle seguenti situazioni:

• trasferimento di proprietà demaniale in affitto o proprietà dell'acquirente;
• vigilia dei conti annuali;
• cambia MOL;
• rilevamento di segni di furto, furto, danni a cose;
• forza maggiore;
• disastri naturali;
• incidenti;
• emergenze;
• liquidazione o riorganizzazione di un'impresa.

Prima dell'assegno, tutti i processi sul movimento alla cassa vengono interrotti, il cassiere fornisce alla commissione un insieme di tutti i PKO, registratore di cassa, estratti conto. Essendo una persona finanziariamente responsabile, conferma anche di aver presentato tutta la documentazione in contanti all'ufficio contabilità o agli stessi membri della commissione, e fornisce anche informazioni che tutti i fondi arrivati sono stati accreditati e quelli che sono rimasti sono stati cancellati. Poi arriva la condotta diretta delverifica, che implica il ricalcolo obbligatorio di tutte le banconote in cassa alla cassa con il loro specifico taglio, e l'importo risultante dal calcolo viene confrontato con quello indicato dal cassiere in cassa e saldi alla fine del periodo. Se l'azienda dispone di registratori di cassa, l'assegno inizia con la verifica degli assegni e degli importi inseriti in essi con i dati del programma. Non aggirano l'assenza di un limite alla cassa: l'importo sui saldi non deve superare il suo valore limite. Va inoltre notato che le macchie, gli errori e le cancellazioni nei documenti di cassa sono inaccettabili. Al termine dell'inventario del contante in due copie, la commissione redige un atto di inventario. Uno di loro viene trasferito al reparto contabilità, l' altro rimane presso il MOT nella persona del cassiere.

Inventario delle passività

L'inventario delle passività in un'istituzione di bilancio ha lo scopo di stabilire informazioni finanziarie affidabili sulla rendicontazione e la contabilità, nel processo in cui gli specialisti determinano la presenza e le condizioni dei debiti di un'impresa statale. Quali oggetti sono controllati dall'inventario delle obbligazioni? Questi includono:

• oggetti di prestiti, prestiti, prestiti;
• tasse e commissioni specifiche;
• articoli di assicurazione sociale;
• consegna della merce;
• esecuzione di lavori e servizi,
• livello salariale.

Durante l'audit, il direttore determina la composizione della commissione di audit. Lei, a sua volta, è impegnata nella valutazione della legittimitàcontabilità svolta. Vengono individuati gli arretrati per il pagamento puntuale dei finanziamenti e degli interessi sui finanziamenti, viene determinata la corrispondenza delle cifre dei contratti e dei bilanci. L'inventario si applica anche alla dichiarazione dei redditi: vengono presi in considerazione gli importi che sono stati registrati nei sottoconti e che devono corrispondere alle informazioni inserite nella dichiarazione.

Nel processo di identificazione dei debiti verso i fondi sociali, gli importi trasferiti vengono controllati e vengono richiesti i debiti. Non meno attento è l'approccio alla considerazione della retribuzione di ciascun dipendente, tenendo conto della specifica attenzione riservata ai pagamenti in difetto e in eccesso accertati.

Tra le altre cose, monitoriamo e analizziamo gli accordi con acquirenti, fornitori, clienti, app altatori. Vengono analizzati i termini di pagamento degli ordini di pagamento e verificati i rapporti anticipati inviati.

Ricalcolo annuale della proprietà

I rappresentanti del Bureau of Technical Inventory sono talvolta invitati a effettuare un ricalcolo annuale della proprietà di un'impresa statale. L'istituto di bilancio effettua un audit annuale obbligatorio a partire dal 1 ottobre di ogni anno (inizio del quarto trimestre del periodo di riferimento). Oltre alle suddette opzioni di ricalcolo, l'inventario annuale prevede la verifica delle seguenti componenti della proprietà economica di un'impresa statale:

• terreno, immobiliare (ogni tre anni);
• rimanenze, attività biologiche, crediti già citati, debiti, risconti passivi e passivi, altriobblighi (annualmente);
• immobilizzazioni, attrezzature, scorte (annualmente);
• investimenti, contanti, lavori in corso (annuale);
• strutture agricole (annualmente);
• apicoltura, asili nido (annualmente).

Durante l'inventario annuale, la commissione esegue i seguenti lavori:

• informazioni per gli ispettori;
• organizzazione dell'inventario stesso;
• controllo dell'ispezione;
• corretta determinazione delle differenze di controllo;
• ricontrolla in caso di errore nel calcolo preliminare dell'immobile;
• identificare le cause della differenza;
• Segnalazione delle informazioni alla direzione compilando un elenco di inventario.

Inventario insufficiente

La carenza individuata durante l'inventario di un istituto di bilancio è soggetta ad analisi. Di per sé, la definizione di carenza è una carenza di voci di magazzino identificate durante l'audit e il loro diretto ricalcolo. Se l'ammanco è stato calcolato secondo le norme del danno naturale, le sanzioni non vengono applicate al responsabile materiale. In questo caso, l'importo delle scorte insufficienti o danneggiate viene addebitato sul conto contabile a un costo specifico, che include il prezzo del contratto e la quota dei costi di trasporto spesi per tali scorte. Se la carenza supera il tasso di perdita naturale, viene identificato il colpevole e gli viene riscossa una multa per l'importo dell'importo ricevuto durantecontrolli di carenza.

Eccedenza di inventario

Identificato durante l'inventario in un istituto di bilancio, l'eccedenza è soggetta a capitalizzazione. Gli importi in eccesso ricevuti a seguito della verifica su immobilizzazioni, rimanenze, contanti e altre attività sono iscritti in bilancio. Questa operazione viene eseguita accettando l'eccedenza per la contabilizzazione al valore corrente di mercato (se non si tratta di contanti, entrano nella denominazione in cui sono in eccesso e i dati su di essi sono registrati nell'atto di inventario di cassa). Ragionieri alle prime armi inesperti o studenti che non hanno completato gli studi, che sono venuti a lavorare in un'organizzazione di bilancio e hanno iniziato a lavorare su un inventario, credono erroneamente che le eccedenze non siano carenze, che non ci sia nulla di terribile in esse. Ma non lo è. Soprattutto quando si tratta di botteghino.

Nel caso in cui un'ispezione improvvisa non programmata con rappresentanti dell'ispettorato statale scenda sull'impresa, l'eccedenza che hanno trovato nel registratore di cassa, anche per l'importo di uno sfortunato centesimo, viene multata all'impresa. È severamente vietato tenere i propri fondi o il resto non consegnati alla cassa. Il livello di cassa nel registratore di cassa deve corrispondere chiaramente alle cifre inserite nella relativa documentazione di cassa. Se stiamo parlando, ad esempio, di immobilizzazioni, cadono nel bilancio dell'impresa, ma al capo dell'istituzione verranno comunque poste domande pertinentipersone finanziariamente responsabili che non hanno iscritto l'immobilizzazione in eccesso nei registri dell'azienda nel momento giusto.