Ordine in arrivo: modulo campione, campi obbligatori

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Indipendentemente dal fatto che tu conoscessi le regole di tenuta dei registri, dovrai affrontare grandi multe per aver registrato entrate senza documenti adeguati: ordini di ricevuta. Di seguito è riportato un esempio di come compilare questo documento. Le autorità fiscali effettuano regolarmente tali controlli a campione. Come sistemare le cose ed evitare guai?

Ordine in arrivo: campione

I documenti finanziari vengono emessi solo su moduli unificati: in grafia leggibile e senza correzioni. Lo sviluppo dei documenti dei campioni corrispondenti viene effettuato da un'organizzazione statale: il Comitato statale di statistica della Federazione Russa. PKO non fa eccezione. Un modulo di esempio di un ordine di credito - modulo KO-1. Il suo numero di classificazione è 0310001.

La foto sotto mostra un ordine di ricevuta di esempio:

Nota, in alto a destra è indicato che questa è la forma unificata di KO-1. Si compone di 2 parti: lo scontrino stesso - un campione a sinistra (rimane alla cassa) e uno scontrino - a destra(rilasciato alla persona che ha depositato il denaro).

A ogni ordine emesso viene assegnato un numero di serie, che viene inserito in un diario speciale. Inoltre, per tenere conto del contante, viene tenuto un libro di cassa. In essa viene inserita ogni operazione di cassa: nella colonna delle entrate o delle uscite.

Come organizzare il flusso di cassa?

La regola principale è che i dipendenti che compilano un ordine in entrata secondo il modello sopra e accettano denaro alla cassa devono essere diversi. Sembra che si controllino a vicenda. Se la stessa persona emette il mandato e accetta il denaro, potrebbe esserci un abuso d'ufficio.

Di norma, un contabile redige un ordine di ricevuta di cassa. Ma il cassiere prende i soldi. A rigor di termini, non è necessario introdurre nello Stato la posizione di cassiere. Ogni dipendente può svolgere le sue funzioni.

Solo in anticipo, deve essere concluso un accordo di responsabilità con lui. Inoltre, c'è un documento speciale: "Obbligo del cassiere". È come il giuramento di Ippocrate dei dottori. Anche il suo dipendente deve firmare.

Senza questi due documenti, non presentare un reclamo contro il cassiere se c'è una carenza alla cassa.

Come si compila un ordine di ricevuta di cassa?

Fisicamente, il PQP non deve essere compilato manualmente. Questo può essere fatto anche su un computer. Esiste un software speciale per questo: automatizza i processi di routine. Devi solo compilare i campi richiesti: specificare l'importo edata.

A proposito, non devi acquistare un pacchetto software costoso per questo. Puoi utilizzare qualsiasi servizio su Internet per emettere una ricevuta online.

Ci sono registratori di cassa che, quando ricalcolano i contanti, generano automaticamente PKO. Ma non sono economici. Tali apparecchiature sono utilizzate da banche e grandi aziende che lavorano costantemente con grandi quantità di denaro contante.

Quale di questi modi scegliere?

Ognuno dei metodi sopra ha i suoi pro e contro. Il modo più semplice è compilare manualmente il modulo di un ordine di ricevuta di cassa. Se devi farlo non più di 1-2 volte al giorno, dovresti farlo.

Tuttavia, con un gran numero di tali operazioni, gli svantaggi di questo approccio sono evidenti. Questo metodo richiede troppo tempo e non tutti i contabili hanno una calligrafia leggibile - in seguito le autorità fiscali potrebbero avere domande al riguardo.

Se, tuttavia, le ricevute di cassa vengono compilate manualmente, questo dovrebbe essere fatto solo con una penna a sfera blu e solo con una calligrafia leggibile. Non utilizzare elio o inchiostro a olio.

I servizi online potrebbero non essere disponibili. Spesso ciò accade nel momento sbagliato e per ragioni al di fuori del tuo controllo. Pertanto, non puoi in qualche modo influenzare la situazione in questo caso. Questo è il principale svantaggio di questo metodo, sebbene sia gratuito.

L'opzione migliore è installare un pacchetto software per la contabilità. Automatizza non solo l'emissione di ricevute di cassa, ma anche altre operazioni di routine. E tupuoi sempre tenere la situazione sotto controllo.

Compilazione di un ordine di ricevuta di cassa: istruzioni passo passo

Come si compila un ordine in entrata? Un esempio di un ordine completato è mostrato nella foto sopra. Ed ecco le istruzioni passo passo:

• secondo il diario, assegna un numero e una data al documento;
• l'importo è scritto non solo in numeri, ma anche in parole;
• indicare i numeri dei conti corrispondenti per il trasferimento di denaro;
• Compila la riga "Base" (che tipo di operazione è stata eseguita);
• calcola l'IVA o contrassegna "IVA esclusa";
• indicare i documenti allegati.

Ricorda che il cassiere potrebbe non accettare il modulo dell'ordine di ricevuta di cassa - il campione di firma del capo contabile o di chi lo sostituisce, secondo l'ordine, deve corrispondere chiaramente alla firma sulla ricevuta.

Inoltre, quando accetta denaro, il cassiere deve:

• controlla ancora una volta che ogni campo sia compilato correttamente;
• controlla le firme con i campioni;
• controlla i documenti giustificativi.

Inoltre, l'importo dei fondi depositati deve corrispondere esattamente a quello specificato.

Spesso sorge la domanda, il cassiere ha il diritto di accettare parte del denaro indicato nell'ordine di ricevuta fiscale? La risposta a questa domanda è inequivocabile: no. Se almeno un centesimo non basta, il denaro non viene accettato, l'ordine viene barrato e inviato per la riemissione. E questo è giusto. Dopotutto, altrimenti il cassiere dovrà rimborsare la differenza di tasca propria.

Regole per l'archiviazione degli ordini in contanti

Cosa succede dopo che il denaro è stato depositato nella cassa? Sebbene tutte le informazioni siano inserite nel diario e nel libro cassa, l'ordine stesso viene archiviato per altri 5 anni. Tale periodo, inoltre, non tiene conto dell'anno in cui è stato redatto il documento.

Allo stesso tempo, dovresti essere consapevole del fatto che i singoli imprenditori nel sistema fiscale semplificato "Reddito" o nel sistema fiscale semplificato "Reddito meno spese" potrebbero non tenere registri delle transazioni in contanti. Hanno solo bisogno di tenere traccia del reddito. Ma per una LLC, l'esecuzione di questi documenti è obbligatoria.

Riassumi

L'ordine di cassa in entrata si riferisce ai documenti di cassa primari. La capitalizzazione dei fondi senza la sua registrazione è possibile solo per i singoli imprenditori. E poi, solo nei casi consentiti dalle leggi fiscali. Per una LLC, l'esecuzione di questo documento è sempre obbligatoria, indipendentemente dal sistema fiscale.

Un contabile a tempo pieno è tenuto a compilare un ordine di ricevuta di cassa. O un manager, se non c'è un contabile nello stato. Inoltre, l'ordine deve essere compilato correttamente, avere la firma del capo contabile (direttore) e il sigillo dell'organizzazione con tutti i dettagli, nonché tutte le richieste necessarie. Inoltre, non sono consentite macchie e correzioni.

Un modulo di compilazione del campione e un modulo d'ordine di ricevuta sono forniti nelle sezioni pertinenti dell'articolo. Una sfumatura importante: l'ordine può essere compilato sia "a mano" - con una penna a sfera blu e una grafia leggibile, sia su un computer. Ma le macchie e le correzioni non sono assolutamente consentite.