Documento di rendicontazione: tipi, modulo, campione e design

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Una corretta documentazione è importante per qualsiasi organizzazione, perché ti consente di impegnarti con competenza nel core business e di non aver paura di tasse e altri controlli. I documenti di rendicontazione sono preparati in vari tipi e forme. I tipi di documentazione variano a seconda del tipo di azienda, della sua linea di attività e di molti altri fattori.

Concetto generale

Il documento di rendicontazione riflette una serie di indicatori con i risultati del lavoro dell'azienda per il periodo selezionato. I rapporti possono contenere tabelle con dati contabili, statistici e di altro tipo. Il rapporto è il risultato del lavoro sulla contabilizzazione delle informazioni.

Le relazioni sono compilate secondo i moduli raccomandati dal Ministero delle Finanze e dal Servizio Statistico dello Stato. Possono essere riepiloghi per settori specifici, nonché per aree territoriali - distretti, regioni, nell'insieme dell'economia.

I documenti di segnalazione possono essere classificati per tipo, periodo, quantità di dati, grado di generalizzazione.

Varietà

Per tipo, i rapporti sono suddivisi in:

• contabilità;
• statistico;
• operativo.

La contabilità è un dato di proprietà sistematizzatoorganizzazione, le sue finanze, i risultati del lavoro. I documenti contabili di rendicontazione sono preparati in base alle informazioni contabili.

I dati statistici vengono preparati in base a registrazioni statistiche, contabili e operative.

I rapporti operativi vengono preparati sulla base di materiali operativi per determinati intervalli di tempo: una settimana, un mese, un decennio e così via. Queste informazioni ti aiutano a mantenere il controllo operativo sui processi di lavoro nella tua organizzazione.

La frequenza di preparazione dei documenti di rendicontazione può essere:

• intraannuale - al giorno, cinque giorni, dieci giorni, mese, trimestre, sei mesi.
• annuale è un riassunto dell'anno.

Il reporting statistico intraannuale è aggiornato e la contabilità è intermedia.

Il grado di generalizzazione delle informazioni nel reporting può essere diverso. A seconda di questo indicatore, i rapporti sono:

• primario - sono compilati direttamente dall'organizzazione;
• consolidato - preparato da istituti superiori.

Qualsiasi rendicontazione deve fornire dati affidabili sulle attività dell'organizzazione, la sua posizione finanziaria, i risultati del lavoro, eventuali modifiche a queste informazioni.

Aspetto e contenuto

Le forme dei documenti di rendicontazione sono approvate dalle normative statali.

Ogni azienda mantiene rapporti interni, che forniscono informazioni sull'attuazione dei piani, istruzioni dalla direzione. Questi rapporti sono preparati da specialisti di vari dipartimenti dell'azienda e presentati alla direzione. Tale documentazione puòessere chiamato un rapporto o un aiuto.

Le segnalazioni all'interno delle istituzioni sono fatte in forma libera. Sono inviati su fogli di carta o su carta intestata dell'organizzazione.

Nel rapporto sono richiesti i seguenti dati:

• nome organizzazione;
• nome dell'unità strutturale o reparto dell'azienda;
• nome documento;
• la sua data e numero;
• titolo;
• testo diretto con i risultati del lavoro;
• firma;
• approvazione o risoluzione.

Il testo della relazione contiene informazioni complete sul lavoro svolto, l'analisi dei risultati dell'attività. Si traggono conclusioni, se necessario si fanno proposte. Alle relazioni sono spesso allegate note esplicative. La data della relazione deve essere coerente con l'approvazione del gestore.

Viaggi di lavoro

Un tipo separato di segnalazione sono i documenti di segnalazione per la sistemazione in hotel in caso di viaggi di lavoro di specialisti.

Le spese di viaggio includono il costo dell'affitto di una camera d'albergo. La società è tenuta per legge a rimborsare al dipendente tutte le spese per la camera d'albergo.

Un dipendente che è tornato da un viaggio di lavoro fornisce uno di questi documenti:

• account;
• controlla;
• scontrino.

Quale di questi documenti sarà il più corretto e non solleverà domande da parte delle autorità fiscali?

Se l'hotel non utilizza l'attrezzatura del registratore di cassa, il dipendente dell'hoteldeve compilare un apposito modulo. Puoi chiamarlo in diversi modi: ricevuta, assegno, voucher.

Requisiti forma

Ogni hotel ha il proprio modulo, ma rilasciato in base ai requisiti approvati. I documenti di segnalazione per l'alloggio soddisfano i seguenti requisiti:

• il rapporto contiene dettagli (nome dell'organizzazione, numero, serie, indirizzo, TIN, sigillo);
• il modulo stesso viene compilato in una tipografia o utilizzando sistemi automatizzati protetti dall'accesso non autorizzato e che conservano le informazioni per cinque anni;
• Il numero e la serie del documento vengono assegnati.

Se un dipendente ha presentato un documento che non soddisfa i requisiti approvati e l'azienda lo ha accettato ed eseguito, in caso di reclami da parte dei dipendenti fiscali, l'organizzazione potrà difenderne i costi in tribunale.

Se l'hotel dispone di una biglietteria

Di solito gli hotel hanno registratori di cassa. Quindi i documenti di segnalazione per l'alloggio non vengono compilati e al dipendente viene rilasciata una ricevuta in contanti. È lui che parla della registrazione e del pagamento di una camera d'albergo.

L'assegno può essere accompagnato da una fattura o altro documento che fornisce informazioni sulla registrazione di un determinato dipendente.

Se a un dipendente è stata rilasciata una ricevuta e un assegno in contanti invece di un assegno, in una situazione del genere, potrebbero esserci problemi da parte degli specialisti fiscali durante la compilazione dei rapporti. Naturalmente, l'azienda può difendere i propri interessi in tribunale, ma questa procedura non è troppo semplice.

Le ricevute per PKO vengono fornite anche come documenti di segnalazione per la sistemazione in hotel. Sono anche accettati e di solito non causano domande inutili. Le ricevute sono considerate documenti ufficiali che attestano l'accettazione di denaro da parte della direzione dell'hotel.

In caso di documenti mancanti

Ci sono anche situazioni in cui un dipendente non fornisce un singolo documento. Quindi il contabile richiede all'hotel un certificato di residenza di una determinata persona. E l'azienda stessa dovrebbe avere informazioni sul periodo di viaggio di questo dipendente.

Tali sfumature possono portare a controversie con i funzionari fiscali, che di solito vengono risolte in tribunale a favore dell'organizzazione.

Situazioni di mancato conferimento dei documenti possono essere spiegate dal fatto che il dipendente non viveva in un albergo, ma in un appartamento in affitto. In questo caso, l'azienda paga il costo dell'affitto dell'alloggio, il dipendente non sostiene alcuna spesa, il che significa che non gli viene risarcita.

Spesso, i contabili fanno la domanda: come tenere conto dei costi per la tassazione? Una società può segnalare, al momento della tassazione dei propri utili, le spese sostenute per l'affitto di un'abitazione, ma solo per il periodo in cui il suo dipendente vi ha effettivamente abitato. Le spese in tutti gli altri periodi saranno considerate spese irragionevoli e non saranno accettate dalle autorità fiscali.

La preparazione dei documenti di rendicontazione è un momento importante e cruciale nelle attività di qualsiasi organizzazione. Di norma, ciò viene fatto dal personale contabile o dai capi dei dipartimenti strutturali.aziende. In caso di difficoltà, puoi usufruire dei servizi di società terze.