Remunerazione per lavoro in trasferta: regole, regolamenti, pratiche burocratiche, computi e pagamenti

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Molte aziende richiedono ai dipendenti di viaggiare regolarmente per risolvere numerosi problemi di lavoro. Allo stesso tempo, ogni datore di lavoro e dipendente dovrebbe sapere come funziona la retribuzione durante un viaggio di lavoro. Per questo, vengono presi in considerazione lo stipendio di uno specialista nell'azienda, la durata del viaggio d'affari e altri fattori. In caso di violazione delle regole per il calcolo del pagamento, l'azienda può essere ritenuta responsabile amministrativamente per violazione delle disposizioni del Codice del lavoro.

Il concetto di viaggio d'affari

I viaggi di lavoro sono rappresentati dalla partenza di un dipendente verso un' altra città o paese per ordine del manager. Il loro scopo principale è l'esecuzione di determinati ordini, l'instaurazione di contatti con altre aziende o la risoluzione di vari problemi con app altatori o clienti. La durata di tali viaggi dipende dal loro scopo.

Molto spesso sono necessari viaggi di lavoro per risolvere problemi importanti per l'azienda:

• costruire relazioni con altre aziende;
• controllo sulle attivitàfiliali;
• necessità di firmare un nuovo contratto;
• partecipare a mostre o presentazioni.

Un dipendente che è andato in viaggio d'affari mantiene il suo posto di lavoro e lo stipendio medio non viene ridotto. Inoltre, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare in modo competente tutte le spese associate a questo viaggio. Pertanto, la retribuzione del viaggio di lavoro viene calcolata dall'ufficio contabilità.

Chi può essere inviato in viaggio di lavoro?

Per mandare un dipendente in viaggio d'affari, è sufficiente che il capo emetta un ordine speciale. Sulla base di ciò, lo specialista deve svolgere un incarico specifico in un' altra regione della Russia o anche in un altro stato. Per fare ciò, il dipendente deve possedere le competenze e l'esperienza appropriate.

Allo stesso tempo, ci sono alcuni specialisti che non possono essere mandati in viaggio d'affari. Questi includono i dipendenti dell'azienda:

• donne incinte;
• cittadini con bambini piccoli;
• lavoratori minorenni;
• persone che si prendono cura di bambini disabili o parenti malati.

I professionisti sopra indicati possono andare in viaggio di lavoro solo dopo aver ottenuto il consenso scritto e non devono esserci controindicazioni mediche per l'invio in viaggio di lavoro.

Il concetto di indennità di viaggio

La retribuzione per il lavoro in trasferta di lavoro deve essere effettuata secondo determinate regole. I fondi ricevuti da un cittadino sono chiamati indennità di viaggio. Perquesti includono i pagamenti:

• Al giorno. Sono rappresentate dalle spese necessarie per vivere e mangiare un cittadino in un' altra città o paese. I fondi vengono forniti esclusivamente in anticipo, quindi devono essere ricevuti da uno specialista prima di essere inviati in viaggio. Per trasferire fondi, è necessario che il capo abbia emesso un ordine appropriato. Il denaro può essere emesso sotto forma di contanti o tramite bonifico sulla carta di credito del dipendente. Dopo il rientro, il cittadino deve redigere una relazione che viene trasmessa al commercialista. Elenca tutte le spese sostenute da un cittadino durante il viaggio, quindi deve conservare tutti gli assegni, i biglietti o altri documenti di pagamento. Se si riceve troppo poco denaro in precedenza, vengono assegnati fondi aggiuntivi.
• Pagamento durante un viaggio di lavoro. È rappresentato dallo stipendio diretto di un cittadino durante un viaggio di lavoro. In tali condizioni, i fondi vengono calcolati e maturati contestualmente allo stipendio per tutti gli altri giorni del mese. La retribuzione durante il viaggio di lavoro viene trasferita nell'ordine generale, ovvero il giorno in cui lo stipendio viene pagato in azienda.

Il calcolo della retribuzione è leggermente diverso, e ciò è dovuto al fatto che un cittadino è costretto a trascorrere non solo i giorni feriali, ma anche i fine settimana in un' altra città.

Sfumature di competenza

Nel determinare l'importo della retribuzione in viaggio d'affari, i contabili devono tenere conto di alcune regole e vengono regolarmente aumentate a causa dell'introduzione di modifiche legislative. A questile regole includono:

• L'indennità giornaliera non può superare i 700 rubli se il viaggio non prevede l'attraversamento del confine di stato.
• Se hai intenzione di visitare un altro paese, questo importo aumenta a 2,5 mila rubli.
• Permesso di pagare la diaria in valuta estera, ma il calcolo tiene conto del tasso di cambio del giorno in cui i fondi sono stati trasferiti direttamente al dipendente dell'azienda.
• Se uno specialista acquisisce valuta in modo indipendente in un altro paese, deve fornire al contabile un certificato di cambio e, se questo documento manca, viene utilizzato il tasso della Banca centrale al momento dell'emissione dei fondi.
• Se il viaggio di lavoro non dura più di un giorno, l'indennità giornaliera non viene pagata.
• Tutte le spese sostenute da un dipendente durante un viaggio non sono soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche o ai premi assicurativi.
• L'azienda può assegnare indennità giornaliere superiori a 700 o 2500 rubli, ma dall'importo in eccesso è richiesta l'imposta sul reddito delle persone fisiche.
• La procedura per calcolare la retribuzione di un dipendente in viaggio di lavoro ha momenti simili con il calcolo delle ferie.
• Gli stipendi vengono accumulati per le persone in viaggio d'affari solo nei giorni lavorativi, ma i fondi per le ferie maturano in base ai giorni di calendario interi.

Il contabile deve ottenere informazioni accurate su quanti giorni il dipendente ha trascorso in viaggio d'affari.

Regolamento legislativo

Il pagamento del lavoro durante un viaggio di lavoro deve essere effettuato sulla base di quanto previsto dall'art. 167 TK. Indica che il capo dell'azienda è obbligato a mantenere il suo posto di lavoro per il dipendente ecoprire anche tutte le spese relative al viaggio.

Pertanto, è illegale trasferire solo gli stipendi senza varie indennità.

La procedura di calcolo è regolata dall'art. 139 TK e PP n. 749. Se il contabile della società viola la legge, la società e i funzionari possono essere ritenuti responsabili dal punto di vista amministrativo.

Che stipendio viene pagato?

La retribuzione per i viaggi di lavoro, secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, dovrebbe essere calcolata sulla base della retribuzione media di un dipendente all'anno. Al dipendente vengono assegnati fondi aggiuntivi oltre allo stipendio diretto. Questi includono i pagamenti:

• rimborso per spese di soggiorno in un' altra regione o paese;
• fondi destinati allo svolgimento di attività lavorative in trasferta;
• pagamento per il trasporto.

In alcune aziende, il pagamento dei giorni in viaggio d'affari avviene immediatamente prima del viaggio, ma solo una certa parte di questo importo può essere pagato in anticipo e il resto dei fondi viene trasferito dopo il viaggio d'affari. Il pagamento non è sempre rappresentato da un importo strettamente definito, in quanto le spese sono influenzate da vari fattori, tra cui il tasso di cambio, il costo dell'alloggio e dei biglietti, nonché la durata del viaggio.

Un dipendente di ritorno da un viaggio di lavoro deve compilare un rapporto speciale. Elenca tutti i fondi spesi e gli articoli acquistati e tutte le spese devono essere supportate da documenti di pagamento appropriati. Sulla base del rapporto, il finalepagamento per un viaggio di lavoro basato sullo stipendio medio di un dipendente.

Quali giorni vengono pagati?

Prima del calcolo, dovresti determinare quanti giorni il dipendente sarà in viaggio d'affari. La retribuzione per il lavoro in trasferta in un giorno libero non viene maturata, pertanto vengono presi in considerazione solo quei giorni in cui l'azienda lavora direttamente, per i quali si tiene conto dell'orario di lavoro dell'impresa.

Il contabile durante il calcolo deve utilizzare il foglio presenze. Ciò è particolarmente vero in una situazione in cui l'azienda utilizza un programma di lavoro variabile. Le vacanze in viaggio d'affari non vengono pagate, ma ogni organizzazione può accumulare fondi in modo indipendente, se necessario, per i dipendenti.

Procedura di calcolo

Il processo di determinazione dello stipendio di un dipendente che è in viaggio d'affari da molto tempo coinvolge il contabile che esegue diverse azioni sequenziali. Si consiglia durante la procedura di avvalersi del provvedimento sulla remunerazione dei viaggi di lavoro, che può essere formato da società dirette e garantito da apposita ordinanza.

Il processo di calcolo è suddiviso in fasi:

• determina quanti giorni lavorativi il dipendente trascorrerà in viaggio di lavoro;
• calcola l'importo dello stipendio che sarebbe maturato a uno specialista se continuasse a lavorare in azienda durante il periodo di fatturazione;
• rivela quanti giorni sono inclusi nel calcolo;
• calcola la retribuzione media per il periodo di tempo in cui lo specialista sarà presenteviaggio d'affari.

Nel calcolo della retribuzione degli autisti in trasferta si tiene conto delle spese aggiuntive che il dipendente dovrà sostenere in trasferta. Ciò include il costo della benzina, l'alloggio in diversi hotel o locande, nonché i costi necessari per eseguire le istruzioni della direzione dell'azienda. Tutte queste spese sono previste dal Regolamento sulla retribuzione.

Caratteristiche di pagamento dei fondi

Durante i calcoli, i contabili possono utilizzare diversi modi e metodi per calcolare gli stipendi per le persone che sono in viaggio d'affari. Pertanto, le caratteristiche di questo processo includono:

• Se necessario, può essere addebitato un pagamento aggiuntivo fino allo stipendio medio di un cittadino. Succede spesso che dopo un viaggio di lavoro si scopre che il dipendente ha ricevuto molto meno denaro di quanto sarebbe stato pagato se avesse abbandonato il viaggio di lavoro e avesse lavorato in ufficio. In questo caso, possono presentare un reclamo all'ispettorato del lavoro. Per evitare conflitti con i dipendenti, viene addebitato un supplemento. Le sue dimensioni possono essere diverse, poiché la condizione principale è la necessità di pagare una tale quantità di fondi pari allo stipendio medio di un cittadino. Ciò è particolarmente vero se i salari a cottimo vengono utilizzati durante un viaggio d'affari. Poiché un cittadino non ha praticamente risultati di attività, con un calcolo standard potrebbe risultare che gli viene pagato uno stipendio troppo basso, quindi viene corrisposto un pagamento aggiuntivo fino al reddito medio. Gli stessi leader delle aziende prendono una decisione del genere, dal momento che non sono interessatipeggiorare la situazione finanziaria dei dipendenti che accettano di viaggiare per affari.
• Giorni liberi paganti. Spesso, uno specialista di un'organizzazione ha bisogno di partire per un viaggio d'affari solo per pochi giorni. In questo periodo c'è molto lavoro da fare. In questo caso, nel fine settimana potrebbero cadere due giorni. Secondo la legge, non è richiesto il salario per un viaggio di lavoro in un giorno libero, ma in re altà, durante questo periodo, il cittadino non si è riposato, ma è stato impegnato nel lavoro. In questo caso, la doppia retribuzione è assegnata dal capo dell'impresa. Invece di tale pagamento, la direzione potrebbe offrire l'opportunità di prendersi una pausa in futuro.
• Regole salariali per i lavoratori part-time. Spesso gli specialisti combinano più lavori contemporaneamente, quindi lavorano part-time nell'azienda. Dopo che un cittadino è stato trasferito nella posizione principale, sorgono difficoltà con il calcolo dei suoi guadagni medi se parte per un viaggio d'affari. In questo caso dovrebbero essere presi in considerazione i periodi in cui il cittadino ha lavorato a tempo parziale. In queste condizioni, l'importo del pagamento sarà sufficientemente basso da consentire alla direzione di imporre un supplemento.

A causa di quanto sopra, il corretto calcolo della retribuzione per le persone in partenza per viaggi di lavoro è considerato un processo piuttosto specifico e complesso. Durante la sua attuazione, il contabile deve tenere conto delle disposizioni della legislazione russa. Se commettono errori gravi, il dipendente può scrivere un reclamo all'ispettorato del lavoro. In questo caso, la società può essere ritenuta responsabile amministrativamente.

Come vengono rimborsate le vacanze?

Se un dipendente dell'azienda è costretto a lavorare in viaggio d'affari anche nei fine settimana, dovrebbe essere risarcito. Per fare ciò, è possibile selezionare una delle opzioni:

• in futuro, il dipendente avrà l'opportunità di prendersi una pausa in qualsiasi giorno;
• Il lavoro retribuito nei fine settimana raddoppia.

Per trasferire il doppio pagamento, l'ordine corrispondente viene emesso dalla direzione dell'azienda. Indica la posizione e il nome completo del dipendente che è stato inviato in viaggio d'affari. Vengono forniti il paese e la regione in cui si trovava, il periodo del viaggio e il motivo del viaggio.

Per prevenire doppie situazioni, si raccomanda di consolidare completamente l'atto normativo interno all'azienda, sulla base del quale viene effettuato il corretto calcolo della retribuzione per i dipendenti che sono costretti a lavorare nei fine settimana durante un viaggio di lavoro. Ciò semplificherà notevolmente il lavoro di un contabile.

Come possono essere trasferiti i fondi?

Il pagamento può essere effettuato in due modi diversi:

• fornitura di fondi sotto forma di contanti emessi al dipendente prima del viaggio presso la cassa dell'azienda;
• trasferimento di denaro su una carta bancaria che rappresenta uno stipendio.

Se lo stipendio base viene trasferito su un conto bancario, il pagamento per un viaggio di lavoro viene solitamente effettuato allo stesso modo.

Quale cablaggio viene utilizzato?

Il contabile deve riflettere correttamente le varie transazioni associateretribuzione di un dipendente in trasferta. Per questo, vengono utilizzati i messaggi:

• D71 K50 - emissione di denaro ai sensi del rapporto a un dipendente dell'organizzazione per coprire le spese sostenute durante un viaggio di lavoro;
• D71 K50 - pagamento di un compenso a un dipendente se durante il viaggio ha speso non solo i fondi ricevuti, ma anche i propri soldi, quindi presenta denuncia al commercialista con tutte le sue spese;
• D50 K71 - restituzione dei fondi da parte di un dipendente se dopo un viaggio di lavoro ha denaro extra.

Il dipendente deve riferire all'organizzazione tutte le spese sostenute, per le quali forma un rapporto anticipato. Ad esso sono allegati vari documenti di pagamento che confermano le spese. Questi includono ricevute, assegni o biglietti. Se vengono identificati costi inappropriati, l'organizzazione può rifiutarsi di pagare un risarcimento. Spesso nella documentazione di spesa sono presenti fatture in cui è allocata l'IVA. In tali condizioni, l'imposta può essere accettata per la detrazione.

Conclusione

I viaggi di lavoro sono richiesti in diverse aziende, poiché solo i viaggi di lavoro possono risolvere problemi diversi, concludere nuovi contratti o controllare il lavoro delle filiali. Gli specialisti dell'azienda inviati in viaggio d'affari devono ricevere un salario giornaliero e calcolato correttamente.

Nel calcolo del salario, viene preso in considerazione lo stipendio medio di un cittadino per un anno di lavoro. Allo stesso tempo, possono sorgere difficoltà se il dipendente lavora in azienda per un breve periodo di tempo o è stato trasferito allo statorecentemente. In questo caso viene assegnato un pagamento aggiuntivo fino alla retribuzione media. Per fare ciò è necessario redigere correttamente le scritture contabili.