Sistema elettronico di gestione dei documenti (EDMS): cos'è, caratteristiche e consigli

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Diversi anni fa, si parlava dei sistemi di gestione elettronica dei documenti come di un futuro radioso. Oggi sono già utilizzati attivamente nelle imprese private e pubbliche. Ma la cosa più importante è che la domanda di EDMS è in costante crescita. Che cos'è un sistema elettronico di gestione dei documenti e come funziona, consideriamo l'esempio dei sistemi operativi nella Federazione Russa.

Sfondo

Per capire meglio come funziona un programma EDMS, è necessario rivedere i concetti e le attività di base. I fattori chiave sono quelli che determinano la scelta di un particolare sistema.

Se un'organizzazione può funzionare in condizioni di gestione informale, non è necessaria la gestione dei documenti. Con l'avvento dei processi aziendali, è necessario gestire il meccanismo con l'aiuto di una documentazione ordinata. Se non gestisci i documenti in modo tempestivo, inizieranno ad accumularsi e andranno persi.

Uno speciale schema di archiviazione dei file viene utilizzato come alternativa ai supporti cartaceisul server. Ma non funziona neanche a lungo. Con l'aumento del volume dell'azienda, aumenta la necessità di archiviare e sincronizzare le informazioni.

C'è un dilemma: se utilizzare vecchi supporti cartacei o EDMS per memorizzare le informazioni. Cosa c'è di così importante che puoi ottenere grazie al sistema elettronico? Aumenta l'efficienza dell'organizzazione.

Effetto economico

L'efficienza del lavoro può essere aumentata in due modi: ridurre i costi o aumentare i risultati. I documenti EDMS consentono di raggiungere due obiettivi contemporaneamente. Cioè, l'implementazione del sistema consente all'organizzazione di spendere meno, ma guadagnare di più.

Ridurre i costi riducendo i costi della carta, sprecando tempo, accelerando la comunicazione, cambiando la cultura aziendale.

Per valutare l'efficacia del programma EDMS, devi calcolare il tempo speso per le scartoffie. Le società di consulenza stimano che tali operazioni occupino il 20% dell'orario di lavoro. Nel sistema della burocrazia russa, ciò richiede ancora di più, il 60% delle volte. L'introduzione dell'EDMS ridurrà questi costi di almeno 10 volte.

Lavoro d'ufficio e flusso di documenti

I due termini sono correlati. La tenuta dei registri è un termine che si riferisce a un insieme formale di regole per lavorare con i documenti. Alcuni sistemi EDMS possono essere personalizzati secondo le regole del lavoro d'ufficio, ma esistono anche quei sistemi in base ai quali il lavoro d'ufficio è già formato.

Un documento è un'unità di memorizzazione delle informazioni in un EDMS. Il flusso di documenti è formato dadiverse fonti: altri sistemi, applicazioni, e-mail, ma soprattutto - da supporti cartacei scansionati. Pertanto, scanner e altre apparecchiature sono parte integrante dell'EDMS. Il sistema archivia tutti i documenti, ne conserva la cronologia, garantisce il movimento all'interno dell'organizzazione ed esegue i processi aziendali con essi.

In tale database c'è una decisione, un'istruzione e un ordine del SED. Attraverso di loro, l'organizzazione è gestita. Qualsiasi documento viene fornito con "aiuto". L'insieme dei campi nel modulo dipende dal tipo di documento. Le informazioni sono memorizzate nel sistema sotto forma di database di ciascun campo di tale carta.

Funzioni e compiti di EDMS

Il programma di gestione dei documenti è progettato per risolvere i seguenti compiti:

• sistematizzazione del lavoro con i documenti.
• creazione di documenti in base a modelli, archiviazione della loro registrazione;
• automazione della contabilità;
• classificazione del documento.

Diamo un'occhiata più da vicino alle funzioni del SED. Il programma del flusso di lavoro viene utilizzato per:

• creazione di carte.
• formare il testo del documento;
• salva i dati come pdf o ms word;
• gestione dei diritti di accesso degli utenti;
• creazione di percorsi;
• controllo del flusso di documenti;
• invio di notifiche, promemoria;
• journaling, directory, classificatori;
• generazione ordini;
• cerca e firma documenti;
• generazione di rapporti.

Le funzioni generali del sistema includono:

• telecomandolavorare con i documenti;
• utilizzare un DBMS per memorizzare i dati;
• lavoro simultaneo con EDMS;
• protetto tramite certificati, codici a barre e personalizzazione.

Vantaggi e svantaggi

Il passaggio a SED ha più vantaggi che svantaggi. Tuttavia, un progetto mal organizzato può distruggere tutti i vantaggi dell'automazione. Gli obiettivi dell'attuazione dell'EDMS devono essere raggiungibili. I vantaggi includono:

• archiviazione strutturata centralizzata delle informazioni;
• lo stesso approccio alla formazione e all'elaborazione dei documenti;
• utilizzare i modelli;
• cerca;
• accesso di controllo.

Gli svantaggi includono alti costi di avviamento e una rigorosa formazione degli utenti.

Processi documentali

Nell'EDMS, la gestione elettronica dei documenti passa attraverso una serie di fasi, durante le quali vengono assegnate determinate proprietà al documento. L'elaborazione avviene sia manualmente che automaticamente. Nel secondo caso, imposta:

• condizioni per le transizioni tra le fasi;
• separazione del percorso;
• cicli di lavorazione;
• avviare sottoprocessi, timer, procedure di elaborazione;
• I ruoli utente sono impostati.

Tipi di trattamenti:

• Creazione di un documento.
• Modifica.
• Rinomina.
• Sposta.
• Salva.
• Indicizzazione.
• Cancellazione.

Costi SED

La gestione dei documenti non può funzionare completamente senza una licenza, server, configurazione completa e formazione di tutti gli utenti. Ognuno di questi elementi richiede un ingente esborso di denaro. Inoltre, non dobbiamo dimenticare l'integrazione dell'EDMS con altri sistemi, l'aggiornamento di database e software, consulenze di supporto tecnico e altri costi di manutenzione.

Introduzione di EDMS

L'implementazione del progetto può richiedere diversi mesi. Il processo dipende sia dal numero di processi di documentazione che dalle capacità finanziarie, organizzative e di risorse. L'implementazione viene eseguita secondo il seguente algoritmo:

• creazione di un gruppo di lavoro, identificazione di un leader;
• definire obiettivi e obiettivi;
• verifica dei processi di documentazione esistenti;
• sviluppo dei termini di riferimento;
• Scelta SED;
• conclusione di un contratto per l'attuazione dell'EDS;
• sviluppo e approvazione dei regolamenti del lavoro;
• Controllo del contenuto iniziale delle directory;
• Test preliminare EDS;
• formare il personale sul posto di lavoro;
• test di implementazione di EDMS;
• analisi dei risultati del test;
• correzione errori;
• implementazione completa di EDMS.

Errori di implementazione

Si dovrebbe prestare particolare attenzione a quei processi che richiedono un documento cartaceo. L'errore principale è la duplicazione di un documento cartaceo con uno elettronico. Ciò complica il lavoro e provoca un atteggiamento negativo nei confronti dell'automazione. Nessuno paga un extra per fare il doppio lavoro. È necessario costruire processi di automazione senzaduplicazione. Il secondo errore è l'impreparazione del personale. Molto spesso, i nuovi processi sono percepiti con ostilità. Pertanto, è necessario spiegare ai dipendenti perché viene introdotto un EDMS, in modo che si avvicinino consapevolmente al processo di apprendimento.

Tecnologie di archiviazione dei documenti

Nell'EDMS, la gestione elettronica dei documenti è costituita da attributi, in base ai quali vengono effettuate ricerche, classificazioni, raggruppamenti e rapporti. A volte un documento viene creato secondo un modello, a volte trasferendo dati da un database. Gli attributi sono memorizzati nelle tabelle. Il file stesso viene inserito nella cartella di archiviazione, le informazioni da esso contenute nella directory DBMS. Solo gli utenti EDMS possono accedere ai dati.

Cos'è la scansione in linea?

L'elaborazione completa dei documenti con il successivo posizionamento dei loro campioni in archivio viene eseguita tramite scanner. Durante il processo di scansione è possibile creare automaticamente un codice a barre sul documento e registrarlo nel database con successivo orientamento lungo il percorso specificato.

Riconoscimento ottico del testo

Questo sistema elettronico di gestione dei documenti EDMS converte un'immagine elettronica di un documento in formato foto o jpeg in formato testo. In questo caso, viene utilizzato un software speciale sotto forma di un'applicazione autonoma o integrato ESCOM. BPM nell'EDMS. Cos'è ESCOM. BPM? Questo è un programma per riconoscere i documenti digitati in diversi tipi di carattere. Tuttavia, vale la pena notare che le applicazioni standalone hanno più funzioni e riconoscono anche il testo scritto a mano.

Codici a barre

Questa tecnologia fornisce una serie di procedure per creare e applicare un codice a barre grafico a un documento. Un codice a barre univoco viene generato tramite il server di sistema. Fornisce inoltre l'identificazione dei documenti, la sua rapida ricerca nel database e la distribuzione nelle posizioni di archiviazione. Quando si registra un documento, sull'etichetta viene stampato un codice a barre corrispondente all'identificatore elettronico della carta. È incollato alla versione cartacea del documento.

EDS

La firma digitale consente di verificare la correttezza del documento e l'immutabilità dei dati. La firma viene eseguita con l'aiuto di un provider di crittografia e una chiave software: un certificato. Quest'ultimo è un file in un formato speciale, che viene rigenerato nel centro di rilascio delle licenze. Per garantire la sicurezza delle informazioni, è necessario archiviare il certificato su una smart card o chiavi I-Token. Sono protetti da un PIN. Se il PIN viene inserito più volte in modo errato, il certificato verrà automaticamente bloccato.

Testo completo e ricerca di attributi

La ricerca degli attributi viene effettuata tramite un apposito modulo utilizzando diversi valori dai campi della carta. Ad esempio, il criterio "Account" ricerca i dati nel campo "Destinatario" o "Mittente". Allo stesso tempo, il sistema confronta i criteri inseriti con i dati nelle carte e inserisce nel risultato quelle carte che corrispondono. La ricerca si basa su una corrispondenza esatta o parziale.

La ricerca full-text viene eseguita in base ai dati neldocumento, inclusi i moduli di parole tramite strumenti DBMS integrati come MS SQL SERVER, ORACLE. Per una ricerca completa, i file devono essere inseriti nel database nel formato di un documento (doc), tabella (xls), presentazioni, messaggi.