Il controllo nell'impresa: strumenti, traguardi e obiettivi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Coloro che sentono per la prima volta la parola "controllo" di solito immaginano di controllare qualcosa, ma in re altà non è affatto così. Il controllo in un'impresa è un sistema complesso che mira a migliorare i processi finanziari, del personale e tecnologici al fine di raggiungere l'efficace funzionamento dell'organizzazione nel suo insieme. A differenza del controllo, che è progettato per identificare i problemi e gli errori commessi in passato, il controllo cerca di costruire un sistema di gestione dei processi nell'azienda che si concentri sugli affari attuali e futuri. Perché è così importante?

Il servizio di controllo presso l'impresa è un elemento importante, poiché i suoi dipendenti possono ridurre al minimo la perdita di risorse, analizzare i piani attuali e futuri e anche identificare possibili errori, ovvero quelli che potrebbero essere commessi nel corso di le attività della società. Tuttavia, per capire in cosa consiste questo tipo di attività, è importante studiarne le caratteristiche ei punti chiave in modo più dettagliato. Questo articolo discuterà i concetti di base, gli obiettivi e gli obiettivicontrollo, così come i suoi concetti, strumenti e funzioni.

Concetti e definizioni

Il controllo è una nuova direzione nel sistema di gestione, quindi oggi non esiste una definizione univoca di questo concetto. Tuttavia, ci sono diverse definizioni che sono più popolari e riflettono l'essenza di questo termine.

La sua origine è collegata al verbo inglese to control. Nella traduzione, "controllo" è "gestione, supervisione, controllo, gestione, regolamentazione". Tuttavia, una tale descrizione non è sufficiente per comprendere l'essenza di questo fenomeno, quindi vale la pena considerare le seguenti due definizioni più precise.

Il controllo è un'area di attività separata nelle organizzazioni, che è associata all'implementazione della funzione economica ed è finalizzata a prendere le giuste decisioni strategiche e operative da parte del management.

Il controllo è un insieme di azioni volte a supportare tutti i processi con le informazioni necessarie e il supporto analitico per prendere le giuste decisioni di gestione. Molto spesso mirano ad aumentare i profitti nell'organizzazione.

Il controllo moderno in un'impresa deve necessariamente includere un sistema di gestione della qualità, la gestione del rischio e un sistema di indicatori chiave, nonché la gestione dei processi nell'attuazione di qualsiasi tipo di pianificazione.

Obiettivi e obiettivi

Sulla base dei concetti di base, possiamo concludere che il principalelo scopo del controllo in un'impresa è l'orientamento di tutti i processi gestionali al raggiungimento di determinati obiettivi, che possono essere espressi nel miglioramento dei prodotti, nel raggiungimento di un adeguato livello di competitività, e così via. In altre parole, l'obiettivo è mantenere la gestione efficace dell'organizzazione. Qual è il suo scopo?

In base all'obiettivo, si distinguono i seguenti compiti principali di controllo nella gestione di un'azienda:

• sviluppo della metodologia di pianificazione e della sua organizzazione;
• contabilità, inclusa la raccolta di informazioni e la loro elaborazione;
• controllo;
• organizzazione di eventi speciali del sistema di osservazione.

Questi compiti, in sintesi, hanno sottocompiti peculiari che devono essere svolti dal servizio o dal dipartimento cui è affidata la funzione di controllo. Lo sviluppo di una metodologia di pianificazione e la sua organizzazione include quanto segue:

• garantire la creazione di un quadro normativo che aiuti ad implementare le previsioni di sviluppo aziendale;
• fornire consigli alle persone che sviluppano piani strategici;
• lavoro di coordinamento nella preparazione dei vari piani, nella determinazione degli obiettivi principali dell'azienda e nella definizione del budget;
• partecipazione a discussioni e definizioni dei parametri (qualitativi e quantitativi) del lavoro.

L'attività di contabilità include quanto segue:

• sviluppo della struttura per la trasmissione e la ricezione delle informazioni;
• creare un sistema di supporto informativo per fornire riferimenti, informazioni eriferisce alle persone responsabili di un determinato processo nella gestione dell'azienda;
• determinare la necessità di fornire le informazioni necessarie a dirigenti o altri soggetti responsabili;
• confronto di piani e rapporti e compilazione di documentazione di rapporti intermedi che mostri lo stato di avanzamento dei piani;
• analisi degli scostamenti dai piani, identificazione delle possibili cause e sviluppo di proposte per prevenire l'influenza di fattori negativi che hanno causato interruzioni del lavoro.

L'attività di controllo include:

• monitorare l'attuazione dei piani volti al raggiungimento degli obiettivi strategici;
• monitorare lo stato delle condizioni ambientali legate allo sviluppo dei piani strategici;
• monitorare le debolezze individuate durante la pianificazione o la revisione dell'avanzamento del programma.

Il compito di organizzare eventi per uno speciale sistema di osservazione prevede quanto segue:

• sviluppo di un quadro normativo per ottenere e fornire informazioni all'interno dell'organizzazione;
• sviluppo di attività che forniscano informazioni aggiuntive e supporto analitico.

Un posto speciale nel sistema di controllo delle finanze, del personale e delle risorse è la contabilità. Di norma, la rendicontazione tradizionale implica un focus sul passato e una presentazione di dati fattuali su processi e fenomeni passati, mentre la rendicontazione nel controllo è focalizzata sul futuro.

Quindi, puoi vedere che l'organizzazione del controllo nell'impresa contribuisce alla creazionecontrollo attuale sui processi al fine di determinare le conseguenze di determinate decisioni gestionali. Si può anche affermare che l'introduzione del controllo consente di evitare che il management dell'azienda prenda decisioni avventate o non redditizie che comportino uno spreco di risorse.

Metodi

Per adempiere a tutti i compiti impostati durante la gestione di un'organizzazione, il controllo implica l'uso dei seguenti metodi scientifici generali:

• analisi;
• detrazione;
• induzione;
• specifica;
• astrazione;
• sintesi;
• analogia;
• simulazione.

Dopo aver considerato gli scopi, gli obiettivi e i metodi di quest'area di attività, è estremamente importante soffermarsi sulle sue funzioni.

Funzioni

Il sistema di controllo dell'impresa include funzioni di base come:

• informativo;
• contabilità e controllo;
• analitica;
• funzione di pianificazione.

Inoltre, condizionatamente, si possono distinguere tre funzioni, che saranno una combinazione delle precedenti: servizio, commento e gestione.

Motivi per il controllo

A cavallo tra il diciannovesimo e il ventesimo secolo, molti leader americani nel processo di gestione delle organizzazioni hanno dovuto affrontare un'urgente necessità di migliorare i metodi di contabilità economica e controllo finanziario. I primi tentativi di migliorare il sistema contabile si presentavano cosìmodo - i responsabili delle imprese assegnano al capo finanziere e al segretario della società il compito di fornire informazioni analitiche su questioni della parte economica ed economica. Si è così instaurato uno stretto rapporto di lavoro tra il servizio finanziario e la persona che assiste l'amministratore delegato. Successivamente, si è constatato che, data la varietà delle informazioni e la necessità di un loro dettaglio, è più opportuno affidare questo compito a singoli funzionari. Pertanto, è avvenuta l'introduzione del controllo nell'impresa.

Si possono distinguere i seguenti prerequisiti per l'emergere del controllo:

• crisi economica globale;
• complicazione e inasprimento del sistema fiscale per gli imprenditori;
• complicazione delle forme di finanziamento.

Lo sviluppo del controllo come branca della scienza economica è dovuto ai seguenti motivi:

• internazionalizzazione e differenziazione delle aziende;
• cambiamento delle tecnologie coinvolte nelle aree di produzione;
• complicazione del sistema di gestione aziendale;
• complicazione dell'ambiente esterno;
• complicazione dei processi di comunicazione per prendere decisioni di gestione, che ha portato a un urgente bisogno di personale competente nel campo dell'ingegneria e dell'organizzazione dei sistemi.

Oggi, molti capi di imprese estere osservano che dopo la creazione di dipartimenti di controllo presso l'impresa, ad esempio, il reddito dell'azienda è aumentato, l'uso di risorse finanziarie, umane e di altro tipo è diventato più corretto ed è riuscito in un modo significativo.tagliare i costi.

Il servizio di controllo nell'organizzazione deve affrontare un compito molto serio: garantire la pronta raccolta e preparazione di un'analisi dettagliata delle informazioni su tutti i costi disponibili per gestire l'impresa. Il direttore dell'impresa, il capo del servizio finanziario e i capi dei reparti di produzione devono ricevere informazioni in modo tempestivo e regolare in modo che, in caso di possibili deviazioni, possano prendere le giuste misure e correggere il lavoro dell'intera impresa.

Concetti

Oggi, il concetto di controllo tedesco e americano si distingue nella letteratura economica. In generale, questi concetti sono molto simili tra loro, ma la loro principale differenza è che il primo è più focalizzato sulla considerazione dei problemi di contabilità interna e sull'analisi dell'ambiente interno dell'organizzazione, e il secondo è più focalizzato sui problemi di l'ambiente esterno con cui l'azienda è strettamente interconnessa.

Vale la pena notare che il concetto tedesco ha ottenuto una più ampia accettazione. Secondo questo concetto, il compito centrale è quello di risolvere i problemi di contabilità interna in forma pianificata, di controllo e documentale.

Il concept americano pone in primo piano anche la soluzione delle problematiche relative alla forma pianificata, di controllo e documentale della contabilità interna, ma qui viene data centralità anche alla soluzione dei problemi di valutazione dell'ambiente esterno e del suo dettaglio analisi.

Strumenti

Gli strumenti di controllo sono un insieme di azioni che ti consentono di eseguire determinate funzioni e attività. Questi strumenti possono essere classificati comecriteri:

• periodo di validità (strategico o operativo);
• ambito (dipende dalle attività).

Al fine di comprendere chiaramente quali sono i principali strumenti utilizzati per il controllo e in quali circostanze è meglio utilizzarli, considera la tabella seguente.

Ambito di applicazione	Kit di attrezzi	Periodo di validità
Contabilità	Rapporti di attività commerciali Moduli di registrazione Cifre contabili Metodi di analisi dei rapporti	Operativo
Organizzazione dei flussi informativi	Sistema di gestione dei documenti	Strategico
Pianificazione	Lavorare con i volumi degli ordini Analisi del punto di rottura Analisi ABC Analisi dei punti deboli delle aziende Analisi dei progetti di investimento Analisi dello sconto Analisi dei modelli di vendita e consumo Valutazione della redditività dell'avvio della produzione di materie prime per la fabbricazione dei nostri prodotti Stima della curva di apprendimento Metodi logistici Benchmarking Valutare il potenziale dell'azienda Analisi SWOT Mappe di percezione Misurazione della qualità del servizio Grafico di Gantt Calcolo del livello di inventario Pianificazione della capacità Prezzo Analisi delle barriere all'ingresso Pianificazione della rete e altro	Strategico
Monitoraggio e controllo	Sistema di allarme rapido Analisi dei costi Analisi della corrispondenza degli indicatori (pianificati ed effettivi) Gap analysis	Strategico

La questione della scelta degli strumenti di controllo dovrebbe essere affrontata con estrema cautela. Ad esempio, per un'organizzazione che opera in un mercato di oligopolio o monopolio, non ha assolutamente senso utilizzare l'analisi della concorrenza.

Gli strumenti di controllo della finanza di cui sopra possono semplificare notevolmente la procedura per lo sviluppo economico e la preparazione della documentazione di pianificazione e rendicontazione.

Controllo strategico e operativo

Ci sono due tipi di controllo, che differiscono nel periodo della loro azione, così come nei compiti e nei modi per risolverli.

Il controllo strategico è finalizzato all'attuazione di programmi e strategie a lungo termine. Il suo obiettivo è formare un chiaro sistema di pianificazione che ti permetta di gestire in modo affidabile l'azienda, il che porterà ad un aumento dei profitti.

A. Galweiter (scienziato-economista) nei suoi scritti ha identificato otto aree che il controllo strategico dovrebbe coprire, vale a dire:

1. Determinare la completezza dei piani dell'azienda, nonché il loro contenuto formale e finanziario.
2. Controllo di instabilecondizioni all'interno dell'organizzazione e nell'ambiente esterno, che sono strettamente legate all'attuazione dei piani strategici dell'azienda.
3. Controllo sull'adozione di decisioni importanti e sulla loro attuazione, in base all'aspetto temporale.
4. Tracciare l'attuazione dei piani, soprattutto nelle fasi difficili o importanti della sua attuazione.
5. Risposta tempestiva a condizioni interne ed esterne avverse che possono causare danni finanziari all'organizzazione o un sottoprodotto dell'attività.
6. Tracciamento della situazione strategica dell'azienda sulla base di revisioni regolari.
7. Verifica della delimitazione delle unità strategiche dell'impresa.
8. Monitoraggio del rispetto dei principi che definiscono l'impresa, precedentemente definiti.

Si possono distinguere i seguenti compiti di questo tipo di controllo:

• definire obiettivi quantitativi e qualitativi;
• responsabilità per la pianificazione;
• elaborare un sistema di strategie alternative;
• determinazione dei punti critici nell'ambiente interno ed esterno per il sistema di strategie alternative;
• identificazione e gestione delle debolezze organizzative;
• formazione di uno score;
• gestione delle deviazioni e dei loro indicatori;
• gestione della motivazione in un'istituzione;
• gestire il potenziale economico.

Il controllo operativo in un'impresa differisce da quello strategico in quanto mira ad aiutare i manager a raggiungere risultati in obiettivi a breve termine. Va notato che il suo compito principale è prevenire una crisistato nell'organizzazione e tenere traccia dello stato di avanzamento corrente delle attività pianificate.

Per comprendere le differenze tra queste due specie, considera la tabella seguente.

Segni	Controllo strategico	Controllo operativo
Orientamento	Ambiente interno Ambiente esterno	Redditività Efficienza dei costi
Livello di controllo	Strategico (a lungo termine)	Tattico e operativo
Goal	Creare condizioni per la sopravvivenza Attuare misure anti-crisi Mantenimento del potenziale di successo	Garantire liquidità e redditività
Compiti principali	Definire obiettivi quantitativi e qualitativi Responsabilità di pianificazione Sviluppare un sistema di strategie alternative Determinazione dei punti critici nell'ambiente interno ed esterno per il sistema di strategie alternative Identificazione e gestione delle debolezze organizzative Analisi costo-efficacia	Assistenza metodologica nello sviluppo del budget Cerca i punti deboli per il controllo tattico Determinazione del set di indicatori controllabili in base alla correnteobiettivi Confronto tra indicatori pianificati ed effettivi Determinazione dell'impatto delle deviazioni sull'esecuzione dei piani attuali Motivazione

Rapporto tra controllo operativo e strategico

Questi due tipi di controllo sono parti integranti l'uno dell' altro. Il compito più importante del controllo strategico è garantire l'esistenza a lungo termine di una particolare impresa e la pianificazione operativa e attuale e l'attuazione di determinati piani di profitto.

La relazione di questi due tipi può essere rappresentata come detti:

• "fare la cosa giusta" è un controllo strategico;
• "fare la cosa giusta" è operativo.

Quindi, possiamo concludere che il controllo operativo è parte integrante dell'attuazione di quello strategico.

Introduzione e organizzazione del servizio

Se il capo dell'impresa ha deciso di implementare un sistema di controllo, dovrà prima apportare modifiche alla struttura organizzativa e creare un servizio (dipartimento), che deve essere direttamente subordinato al direttore generale o capo esecutivo. Il servizio di controllo può includere i seguenti specialisti:

• caposervizio;
• controllore-curatore dei laboratori (divisioni/divisioni/dipartimenti);
• contabile di gestione;
• Specialista in sistemi informativi.

Se i volumi di produzione ola dimensione dell'organizzazione è piccola, quindi puoi combinare le funzioni di queste aree ed escludere una posizione.

Per la corretta organizzazione del lavoro quando si implementa un tale sistema, a ogni specialista dovrebbe essere fornita una descrizione del lavoro, la cui funzionalità sarà determinata in base alle esigenze dell'impresa.

Ogni leader, in particolare quelle imprese ubicate nei territori post-sovietici, deve ricordare che l'introduzione di metodi di gestione innovativi può causare critiche da parte del personale, e in alcuni casi anche il completo rifiuto. Pertanto, prima di iniziare il lavoro del servizio di controllo, è necessario presentare innovazioni e portare all'attenzione di tutti i dipendenti i principali compiti, obiettivi e funzioni principali che questa unità strutturale svolgerà.

Vale anche la pena notare che l'implementazione di tale servizio dovrebbe essere graduale e includere una fase preparatoria in cui viene studiato lo stato dell'impresa, quindi l'implementazione stessa e infine una fase di automazione, se necessario.

Conclusione

In generale, il controllo riflette una vasta gamma di discipline scientifiche economiche e manageriali: gestione, pianificazione strategica, cibernetica, teoria economica e così via. Grazie a ciò, un manager professionista o un team di più specialisti incaricati della funzione di controllo è in grado di risolvere problemi produttivi, economici e del personale, tenendo conto della diversità e dell'ampia gamma di problemi di questa attività. Ecco perché la presenza di un sistema di controllo consolidato nell'impresa consente di risolvere e spesso prevedere i problemi, che, a loro volta, portano a una risposta tempestiva e alla minimizzazione di vari costi e gravi perdite finanziarie.