2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
Il flusso di documenti di un'impresa è il suo sistema nervoso centrale. La regolamentazione legislativa dell'attività imprenditoriale è in costante aumento e miglioramento. Non è importante solo la corretta organizzazione del movimento della forma scritta dei documenti, è diventato urgente il problema del supporto elettronico per il funzionamento dell'impresa. In molte aree del flusso di documenti, è lo scambio elettronico di informazioni che è diventato obbligatorio.
I documenti primari non sono sempre redatti inizialmente per iscritto, ma qualunque sia il documento, ha determinate proprietà, tempo di esistenza e movimento specifico attraverso dipartimenti e dipendenti. Le dimensioni dell'impresa, la sua forma giuridica, l'ambito di competenza e l'area di attività non contano, ma il programma del flusso di lavoro per il principio contabile dell'impresaè meglio progettarlo prima ancora che sia iniziato.
La politica contabile è una componente obbligatoria del flusso di lavoro
Le regole sulle politiche contabili sono in vigore dai tempi dell'URSS, dal 1983! La contabilità non è mai stata il cuore di un'azienda, ma ne è sempre stata la spina dorsale fondamentale.
La responsabilità per lo sviluppo delle politiche contabili di solito ricade sulle spalle del capo contabile ed è approvata dal capo dell'impresa. Il documento principale passa attraverso le seguenti fasi:
- Crea o ricevi.
- Accettazione ed elaborazione.
- Trasferisci in archivio.
Qualsiasi azione con un documento principale è caratterizzata da:
- origine o mittente del documento;
- destinatario o interprete;
- data di accettazione per l'esecuzione;
- tempo di esecuzione;
- destinazione del risultato dell'esecuzione.
Qualsiasi documento primario ha un contenuto significativo e nel processo di spostamento viene fornito di indicatori di stato che consentono di monitorare il rispetto della politica contabile approvata dall'impresa.
Di solito, viene redatto un programma del flusso di lavoro per la politica contabile nella contabilità, ma è disponibile e obbligatorio per tutti i dipartimenti dell'impresa di loro competenza.
Requisiti legali obbligatori
È richiesta una prova documentale delle spese. E come prima, si tratta dell'effettiva presenza di un atto scritto redatto nel rispetto della normativa vigente e localeregolamentazione delle imprese. Anche il tempismo è importante.
Il codice fiscale della Federazione Russa richiede la conferma di tutte le transazioni. Questa è una delle condizioni principali per la contabilizzazione dei costi nel calcolo dell'imposta sul reddito. Tuttavia, la circolazione dei documenti non sempre soddisfa i requisiti delle attività produttive: il pagamento può andare a buon fine e i materiali possono essere in ritardo con la consegna, la merce è stata spedita, ma il consumatore non ha pagato. Di conseguenza, alcuni documenti primari sono in ritardo in termini di scadenze rispetto ad altri.
Le situazioni impreviste sono sempre sufficienti, ma la pianificazione del flusso di lavoro per una politica contabile è un esempio di flusso di documenti ideale. Sono consentite deviazioni dal piano, ma dovrebbero essere ridotte al minimo il più possibile e il programma dovrebbe prevedere la responsabilità di ciascun artista.
Indicatori di stato del documento
È difficile trovare un'impresa che non utilizzi un programma di gestione elettronica dei documenti, ma anche in un'impresa che non dispone di un solo computer, la creazione o la ricezione di un documento primario è accompagnata dalla creazione di un "indicatore" del suo stato.
Per le grandi imprese con numerose divisioni e filiali remote, il monitoraggio dello stato di tutti i documenti è un processo di produzione obbligatorio e separato. In questo caso, la pianificazione del flusso di lavoro per la politica contabile è un esempio e lo stato attuale è la base per ottimizzare la pianificazione, chiarire le scadenze e puniretrasgressori e identificare i modi per risolvere le difficoltà di produzione emergenti.
È importante notare che molti eventi sono estremamente critici in termini di tempo:
- fornire dichiarazioni dei redditi;
- pagare le tasse;
- invio di dichiarazioni elettroniche;
- altre azioni legalmente vincolanti.
Se le violazioni del ciclo produttivo interno possono in qualche modo essere livellate, nei rapporti con le agenzie governative questo è inaccettabile ed è irto di gravi sanzioni o perdite.
Programma del flusso di documenti per la politica contabile: contenuto di esempio
La forma del documento descritto non è essenziale. Come al solito, è sviluppato dal capo contabile, approvato dal capo dell'impresa ed è un tavolo. Portiamo alla vostra attenzione un esempio di tale grafico.
Ogni documento ha un nome e tutte le righe della tabella sono numerate. Minimo due colonne richieste:
- creazione o ricezione di un documento;
- controllo ed elaborazione del documento.
La prima colonna contiene due posizioni:
- responsabile (dipendente, dipartimento);
- data di esecuzione.
Seconda colonna - da tre a quattro posizioni:
- responsabile della verifica (esecuzione);
- data di esecuzione;
- termine del trasferimento all'organizzazione madre;
- modulo di registrazione del risultato dell'esecuzione.
Le imprese non sono limitate nella formulazione dell'intestazione della tabella che riflette il programmaflusso di documenti per la politica contabile. L'esempio seguente mostra una delle opzioni.
È importante che la logica della tabella rifletta accuratamente: quale documento, come appare, da chi e dove viene inviato, da chi e quando viene eseguito e dove viene inviato il risultato. Inoltre è possibile prevedere l'effettiva consegna del primario speso in archivio. Di solito, il programma del flusso di lavoro per la politica contabile di un'istituzione governativa è accompagnato da regolamenti per lavorare con i documenti d'archivio. Per quanto riguarda gli enti statali, questo è sancito dalla legge.
Archivi dei documenti e periodi di conservazione
Gli archivi (anche per le medie imprese) raggiungono rapidamente dimensioni impressionanti. È buona norma accompagnare un programma di flusso di lavoro di esempio per i criteri contabili con ulteriori raccomandazioni sull'archiviazione e sull'utilizzo dei documenti d'archivio per la ripetizione da parte delle filiali.
La legislazione stabilisce diversi periodi di conservazione per i diversi documenti. Il principio contabile della sede centrale non deve necessariamente essere lo stesso di quello della succursale. L'ambito di competenza dei vari dipartimenti dell'impresa può essere radicalmente diverso. Ma è opportuno costruire la logica della costruzione di un palinsesto, l'identificazione univoca dei documenti, le fasi del loro passaggio, le regole per la tracciabilità degli indicatori e le regole per l'archiviazione in un unico modo.
L'unificazione delle politiche contabili, e in particolare del lavoro archivistico, è essenziale per ottimizzare l'infrastruttura di un'impresa einformazioni sul traffico.
Qualsiasi azienda non è controllata solo dagli enti statali, ma anche dai suoi stessi dirigenti e fondatori. L'ultima risorsa di solito non è incline a comprendere le sfumature e agisce secondo un unico rigoroso algoritmo.
Caratteristiche delle politiche contabili nel settore privato
Molte organizzazioni non si limitano alle norme previste dalla normativa, ma sviluppano il proprio quadro normativo. È spesso possibile trovare un programma del flusso di lavoro per la politica contabile di LLC, cooperativa di produzione, partnership, fondo e altri tipi di entità giuridica nel formato della propria versione dell'idea dei processi aziendali e della loro costruzione in pratica, in una re altà impresa.
Una differenza significativa tra il settore pubblico e il business privato sono le più ampie opportunità finanziarie che consentono di basare l'infrastruttura di un'impresa su un sistema popolare e costoso, ad esempio, basato sulla soluzione Oracle Primavera Instantis. Oracle ha un sacco di idee così costose, ma non tutte le aziende possono acquistarle e disporre dell'attrezzatura sufficiente per farle funzionare.
Software di gestione dei documenti
Una caratteristica che influisce sull'implementazione delle politiche contabili è la disponibilità di software di alta qualità, costoso, complesso e richiesto. Molte grandi aziende stanno acquisendo nuove soluzioni che consentono l'elaborazione distribuita di enormi quantità di informazioni.
Tuttavia, questo approccio radicale sul campo differisce poco dasituazione nelle medie e piccole imprese. Non puoi nemmeno citare le organizzazioni governative. Ad oggi, Excel e prodotti universali simili e sviluppi software proprietari dominano ovunque.
Questa circostanza (la coesistenza di un serio sistema informativo e di diversi programmi proprietari) indica che il software in quest'area necessita di continui miglioramenti.
In base a quanto sopra, sembra opportuno nello sviluppo di una politica contabile per un'impresa concentrarsi non sul software utilizzato, ma sul momento normativo e sulla conformità delle disposizioni di legge del programma di workflow con la normativa vigente e il reale bisogno di una particolare impresa.
Consigliato:
I documenti contabili sono Il concetto, le regole per la registrazione e la conservazione dei documenti contabili. 402-FZ "Sulla contabilità". Articolo 9. Documenti contabili primari
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