RACI come strumento di gestione delle passività. RACI: trascrizione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Una delle cause più comuni di progetti falliti è l'errata distribuzione delle funzioni tra i membri del team. Sicuramente l'avete già riscontrato: alla minima difficoltà, i partecipanti iniziano a cercare i colpevoli ea scaricarsi reciprocamente le responsabilità invece di risolvere il problema. E proprio per evitare tali situazioni, è stata inventata la matrice RACI, uno strumento semplice ed efficace per la pianificazione delle risorse umane.

"Sotto il microscopio": 4 ruoli chiave in ogni progetto

La distribuzione dei compiti è una delle principali responsabilità di un manager. Ma in pratica, di solito, tutto sembra diverso: il manager nomina semplicemente i membri del team con l'aspettativa che siano gli specialisti stessi a decidere chi dovrebbe fare cosa. Ma cosa succede se le scadenze non vengono rispettate o viene rilasciato un prodotto di bassa qualità? "Non lo faccio", "Non mi è stato detto"… E nessuna azione utile.

Una matrice di responsabilità RACI ben progettata risolve molti problemi. Secondo questa metodologia, indipendentemente dalla complessità e dalla portata del lavoro, un membro del team di qualsiasi progetto svolge uno dei quattro ruoli.

R - Responsabile

Tradotto da responsabilesignifica "interprete". Si tratta di un dipendente che è direttamente responsabile dell'attuazione di una specifica area di lavoro. Allo stesso tempo, nella maggior parte dei casi, non sceglie soluzioni e riferisce al project manager.

Per questo ruolo vengono nominati lavoratori e specialisti competenti, persone che sanno come fare. In RACI, gli esecutori svolgono le seguenti funzioni:

• determinare cosa occorre fare nello specifico per implementare il progetto e quanto tempo ci vorrà (entro le condizioni stabilite "dall' alto");
• fai un elenco delle risorse necessarie;
• partecipare al coordinamento e all'approvazione della documentazione tecnica;
• analizzare lo stato di avanzamento del progetto e i risultati intermedi;
• fornire rapporti sullo stato di avanzamento al manager.

Ci possono essere molte di queste persone nella squadra. Inoltre, questo ruolo può essere combinato con altri. La combinazione più comune è Accountable + Resbonsible (tradotto come "responsabile + esecutore testamentario").

A - Responsabile

"Responsabile" o "responsabile" è il principale project manager. È lui che è responsabile di garantire che i compiti siano completati in tempo, con il livello di qualità richiesto ed entro il budget assegnato. Inoltre, A:

• seleziona gli esecutori e il team di gestione del progetto;
• assegna compiti a tutti i partecipanti;
• controlla l'avanzamento dei lavori;
• distribuisce le risorse tra gli artisti;
• mantiene i registri dell'utilizzo delle risorse egiustificherà inoltre al curatore la necessità di stanziare fondi aggiuntivi;
• considera idee e suggerimenti di altri membri del team e può approvarli o rifiutarli.

In genere, il project manager funge da "collegamento" tra il cliente o il top management e il team.

C - Consultato

Il terzo ruolo nella matrice RACI è il "consulente" (a volte indicato anche come "facilitatore"). Insieme al manager, partecipa alla gestione dei progetti, ma si occupa principalmente di questioni strategiche:

• approva eventuali modifiche nell'ambito e nei tempi di lavoro;
• alloca le risorse necessarie per implementare il progetto;
• se necessario, concordare con il cliente la necessità di aumentare il budget;
• riceve i rapporti sui progressi dal manager;
• prende decisioni in qualsiasi situazione imprevista, in caso di modifiche critiche che possono influire sui tempi e sui costi del progetto.

Il ruolo di consulenti è solitamente assegnato ai senior manager. Sono loro che determinano gli obiettivi globali e quindi nominano un project manager che già distribuisce le attività tra i membri del team.

I - Informato

Oltre ai ruoli elencati, nella matrice RACI è indicato l'"informato" ("osservatore"). Svolge le funzioni di amministratore e si occupa principalmente dell'organizzazione della gestione documentale. L'osservatore riferisce al project manager, tuttavia, a differenza altri partecipanti, non è responsabile dei suoi risultati. Invece lui:

• raccoglie e organizza tutte le informazioni sul progetto, risorse e piani;
• rileva i verbali delle riunioni;
• accetta la documentazione dai partecipanti al progetto per poi trasferirla alle strutture appropriate;
• monitora le scadenze per l'invio e la correttezza della compilazione dei rapporti.

Nota che la comunicazione con un osservatore è prevalentemente unidirezionale. La sua funzione principale è quella di sollevare il manager dalla necessità di perdere tempo con le procedure burocratiche e di "sgravarlo".

Imparare a costruire una matrice RACI usando un esempio

Parliamo del lato pratico della questione. Come redigere uno schema per la distribuzione dei poteri e delle responsabilità?

1. Compilazione per fare-list

Prima di tutto, devi scrivere tutto ciò che deve essere fatto. Il livello di dettaglio dipende dal progetto specifico. A volte, per facilità di controllo e gestione, vengono sviluppate diverse matrici. Innanzitutto, elenca i principali blocchi di lavoro, quindi suddividi ciascuno in funzioni e attività separate. L'elenco delle opere è indicato nella tabella in verticale.

Passaggi
Termini di riferimento
Prototipo
Design
Codice programma
Rapporto di prova
Presentazione del sito web

2. Scegliere i membri del team

Qui devi rispondere alla domanda: "Chi sarà coinvolto in questo progetto?". Orizzontalmente, è necessario elencare tutti i dipendenti e/o dipartimenti coinvolti nell'implementazione in tutte le fasi, dalla pianificazione alla presentazione dei risultati e alla presentazione di un rapporto.

Passaggi	Analista	Designer	Sys. architetto	Sviluppatore	Tester	Sys. admin	Responsabile del progetto
Termini di riferimento
Prototipo
Design
Codice programma
Rapporto di prova
Presentazione del sito web

3. Compilando la tabella

Dopoquindi puoi iniziare a distribuire le funzioni. Per fare ciò, è necessario avere una chiara comprensione di ogni fase del lavoro e di come funziona il lavoro in team.

Prendiamo il nostro esempio come base e fermiamoci alla fase "Design". In questo caso, R - esecutore - solo uno. Nel processo di lavoro, si concentra su un prototipo pre-preparato del sito. Pertanto, l'architetto di sistema che lo ha sviluppato, in questa fase, funge da consulente C. Inoltre, l'analista e lo sviluppatore possono esprimere i propri desideri. Il progetto finito viene approvato con il project manager (A). Ma i tester e l'amministratore di sistema in questa fase non prendono alcuna decisione, ma ricevono solo informazioni su come sta andando il lavoro, e quindi viene loro assegnato il ruolo di informato - I.

Passaggi	Analista	Designer	Sys. architetto	Sviluppatore	Tester	Sys. admin	Responsabile del progetto
Termini di riferimento	R	Io	C	C	Io	C	LA
Prototipo	C	Io	R	C	Io	Io	LA
Design	C	R	C	C	Io	Io	LA
Codice programma	C	Io	C	AR	Io	Io	Io
Rapporto di prova	C	C	C	C	AR	Io	Io
Presentazione del sito web	C	Io	C	C	Io	AR	Io

Varianti del modello

Nella maggior parte dei casi, puoi cavartela con una matrice standard. Tuttavia, quando si lavora su progetti più complessi, a volte sono necessari ruoli aggiuntivi. Pertanto, negli ultimi anni sono apparse 2 versioni estese del diagramma di responsabilità.

RACI-VS

Qui vengono aggiunti altri due ruoli ai ruoli standard:

• Verifica (V) - un dipendente o un team speciale che controlla se il risultato dell'implementazione di una particolare attività soddisfa i criteri approvati.
• Signs off (S) coordina la consegna del progetto con il cliente, conduce una presentazione e fornisce rapporti. Di solito questa funzione è svolta dal responsabile, ma RACI-VS assume uno specialista separato per questo.

Con un maggiore controllo e un contatto più stretto con il cliente, questo modello è ideale per progetti tecnicamente complessi o su larga scala che coinvolgono decine (o addirittura centinaia) di persone.

RASCI

In questa variante, nella matrice appare un nuovo ruolo: Supportive (S). Le sue funzioni chiave sono fornire al progetto risorse aggiuntive, ovvero supporto per il manager e gli esecutori.

Il perfetto equilibrio dei ruoli

La matrice RACI viene compilata non solo per sapere chi "reprimere" in caso di problemi. Anche in fase di progettazione, utilizzando questa tabella, puoi vederepunti deboli nell'organizzazione del flusso di lavoro.

L'analisi verticale ti consente di vedere le responsabilità e i poteri di ciascuno dei partecipanti al progetto, per valutare oggettivamente il livello di carico di lavoro:

• molto R - molto probabilmente, una persona dovrà essere divisa tra diversi compiti, che influenzeranno negativamente la velocità e i risultati del lavoro;
• molto A - l'impiegato "si mette al collo" per tutti; si raccomanda di distribuire le responsabilità in modo più uniforme;
• nessuna cella R e A - motivo per pensare all'adeguatezza di questa posizione in quanto tale (infatti, si paga uno specialista che non fa nulla);
• nessuna cella vuota - ancora una volta, il problema del sovraccarico, non tutti sono in grado di eseguire così tante attività contemporaneamente.

L'analisi orizzontale, a sua volta, dimostra la qualità dell'organizzazione del lavoro in ogni fase. Anche qui sorgono spesso problemi:

• molto R - forse c'è una duplicazione delle funzioni e uno dei membri del team sta facendo un lavoro non necessario;
• molto A - c'è un "offuscamento" di responsabilità e confusione nella consegna dei progetti;
• un sacco di C - le discussioni rallentano notevolmente il flusso di lavoro (devi aspettare che tutti apportino modifiche e commenti, trovino compromessi, ecc.);
• no I - può essere un segnale che troppi artisti stanno lavorando su un compito, il che rallenta anche il progetto.

Con RACI, un manager può identificare rapidamente i lavoratori oberati di lavoro o sottoccupati, i lavori inutili e le aree di lavoro di cui nessuno è responsabile. Una matrice ben progettata può migliorare significativamente la qualità dell'organizzazione e il controllo sull'attuazione dei progetti, nonché ridurre il numero di conflitti tra gli artisti ("Non lo faccio affatto …", "Avrebbe dovuto farlo questo …”, ecc.).

Suggerimenti utili

Ci sono alcune cose importanti da tenere a mente affinché la matrice RACI svolga le sue funzioni e garantisca un'efficiente continuità aziendale nell'azienda.

1. Quando compili la tabella, considera le qualifiche dei dipendenti. Quindi, un contabile non dovrebbe essere nominato consulente (C) in fase di layout del sito, almeno perché non comprende quest'area.
2. Ci deve essere un solo Responsabile (A) per lotto. Se ce n'è più di uno, specificare le condizioni. Ad esempio, A1 è responsabile del test della versione desktop del sito e A2 è responsabile del test della versione mobile.
3. Qualsiasi attività deve essere responsabile e responsabile (in traduzione - "Responsabile" e "Esecutore").
4. Cerca di formulare ogni compito nel modo più specifico possibile. Usa i verbi - "pubblica", "prepara", "scrivi", "controlla", "aggiorna", ecc. Si consiglia di indicare immediatamente i risultati necessari - non solo "Verifica la velocità di caricamento del sito", ma "Assicurati che la velocità di caricamento del sito non è superiore a 0,8 secondi".
5. Le azioni non dovrebbero essere applicate a un dipendente specifico, ma alla posizione nel suo insieme.
6. È meglio compilare la matrice RACI in una squadra, in base all'analisisituazioni di lavoro reali. È importante che ogni partecipante sia consapevole del proprio ruolo e dei compiti che deve affrontare.