Rapporto anticipato su un viaggio di lavoro. Modulo di relazione anticipata

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Per contabilizzare i fondi che vengono emessi ai dipendenti dell'organizzazione per viaggi o altre esigenze, viene utilizzato un modulo speciale. Si chiama "rapporto di viaggio anticipato". Questo documento è la prova dell'uso del denaro. La base per l'emissione di fondi è l'ordine del capo. In questo articolo troverai un esempio di rapporto anticipato su un viaggio di lavoro, impara le regole per inviare il modulo.

Flusso di documenti

Per essere inviato in viaggio d'affari, devi emettere:

• ordine;
• assegnazione del servizio;
• ID.

Al ritorno, è necessario presentare un rapporto sul completamento di un incarico di servizio.

Il dipendente deve sempre tenere con sé un certificato di viaggio. In ogni punto vengono annotate le note sull'orario di arrivo e di partenza. Secondo l'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro deve rimborsare al dipendente tali spese: viaggio, alloggio, diaria, altri costi concordati con la direzione.

Di solito soldirilasciato al dipendente prima della partenza. In conformità con il Regolamento per lo svolgimento di transazioni in contanti nel territorio della Federazione Russa, questa operazione viene eseguita tramite un ordine di cassa (RKO) sulla base della domanda di un dipendente, che indica l'importo e i termini. I fondi sono forniti: contanti alla cassa, assegno bancario, carta aziendale, vaglia postale.

Design

Dal 2002, le persone giuridiche di tutte le forme di proprietà utilizzano un modulo speciale n. AO-1. Il rapporto anticipato su un viaggio d'affari, il cui modulo può essere preso dall'ufficio contabilità dell'impresa, viene compilato in una copia entro tre giorni dalla data di restituzione. Viene inviato per la verifica al dipartimento finanziario.

I seguenti dati sono indicati sul lato anteriore:

• nome organizzazione;
• numero e data del documento;
• nome della suddivisione;
• F. Impiegato I. O., la sua posizione;
• nomina di fondi: bisogni della famiglia, viaggio di lavoro, acquisto di materiali, ecc.;
• i dati sull'eventuale acconto precedente sono dichiarati nella tabella. Qui sono indicati anche l'importo emesso, la parte spesa, il saldo dei fondi o la spesa eccessiva (in rubli e copechi).

Il modulo del rapporto anticipato viene compilato su entrambi i lati. Il retro contiene un elenco di documenti che confermano le spese (assegni, biglietti, ricevute, ecc.), i loro numeri e date e l'importo delle spese. Sotto il tavolo, la persona responsabile deve apporre la sua firma.

Note contabili

Dopo aver ricevuto il modulo, l'addetto alle finanze deve completare quanto seguedettagli:

• "voce contabile" - transazioni con numeri di conto secondario che riflettono gli importi spesi;
• composizione delle domande - numero di documenti presentati;
• L'importo approvato di denaro speso viene registrato e firmato dal capo contabile;
• saldo pagato o scoperto emesso;
• numero e data di PKO o RKO;
• sotto la linea di taglio c'è una ricevuta di accettazione per la verifica dei documenti. Qui il commercialista registra le iniziali del dipendente, il numero e la data del verbale, l'importo speso (in parole), il numero di documenti forniti.

La relazione sulle spese di viaggio completata viene inviata per l'approvazione al capo dell'organizzazione.

Al ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente deve consegnare:

• certificato;
• assegnazione del servizio;
• relazione di viaggio anticipata con documenti che confermano le spese.

Se è stata utilizzata una carta, è necessario allegare gli assegni degli sportelli automatici. In caso di viaggio di lavoro all'estero, il dipendente deve fornire copia del passaporto e delle pagine contrassegnate dalla data di passaggio del confine.

Il rapporto di viaggio, di cui verrà presentato un esempio di seguito, viene inviato al gestore per l'approvazione. La parte non spesa dei fondi viene restituita immediatamente alla cassa o trattenuta dal salario. L'importo massimo è limitato al 20% del reddito, in rari casi - 50%.

Inserimento dati nel programma "1C Accounting"

Basato su completato erelazione anticipata approvata, il programma genera messaggi sull'utilizzo dei fondi. Per questo viene fornito un documento con lo stesso nome, che viene aperto tramite il menu Cassa sulla barra degli strumenti.

Nel diario, devi creare un nuovo modulo facendo clic sul pulsante "Aggiungi". In esso sono inseriti i seguenti dettagli:

• "Phys. persona" - Nome completo del dipendente.
• "Destinazione" - "spese di viaggio".
• Nella scheda "Anticipi" della parte tabellare del documento, il numero del CSC per il quale sono stati emessi i fondi.
• Nella parte inferiore della finestra, nel campo "Applicazione", è indicato il numero di documenti inviati.
• Nella scheda "Altro" vengono firmate le spese indicate nel documento "Resoconto di viaggio".

Esempio

Biglietto n. 8956 dal 20/03/14 - 2500 rubli. senza IVA.

Scontrino per l'alloggio n. 1245 del 20/03/14 - 2400 rubli. senza IVA.

Calcolo di riferimento (al giorno) - 600 rubli. senza IVA.

Dopo aver pubblicato il documento, le registrazioni dovrebbero essere generate: DT 26 KT 71.01.

Indennità giornaliera

Questa è una parte separata del costo, che non è documentata. Il denaro viene emesso per le proprie esigenze del dipendente. L'indennità giornaliera è la stessa per tutti gli insediamenti. Secondo la legge, l'indennità giornaliera massima non soggetta all'imposta sul reddito delle persone fisiche è di 700 rubli. Gli importi eccedenti tale cifra dovrebbero essere tassati con un'aliquota del 13%. L'indennità giornaliera per viaggi d'affari all'estero dipende dal paese di destinazione. Il calcolo viene effettuato nei giorni di calendario, compresi i fine settimana evacanze, tempo di viaggio. Il pagamento può essere effettuato in contanti su richiesta del dipendente o tramite bonifico bancario. La seconda opzione è più comunemente usata. Ma quando si trasferiscono tali importi su carte "stipendio", possono sorgere rischi fiscali associati alla riqualificazione dei fondi. Al fine di evitare conflitti, l'organizzazione deve riflettere nella politica contabile la possibilità di trasferire denaro a qualsiasi dettaglio dei dipendenti. In caso contrario, le agenzie governative potrebbero addebitare loro un'imposta sul reddito personale aggiuntiva, premi assicurativi, nonché sanzioni e multe.

Qualche parola sui viaggi d'affari all'estero. L'organizzazione può emettere denaro a un dipendente in contanti in rubli, valuta estera o trasferire su una carta. L'indennità giornaliera è determinata dal contratto collettivo o da atti giuridici locali. Il periodo di soggiorno in viaggio d'affari è calcolato in base ai segni sul passaporto. In caso di ritardo forzato in arrivo, le diarie vengono pagate a discrezione della direzione.

Esempio di nota spese di viaggio di lavoro

Nome dell'impresaNumero EDRPO

Resoconto spese n. 10 del 2015-01-04

Individuale: Ivanov A. A. Dipartimento: Officina Posizione: Elettricista

Destinazione: bisogni della famiglia

Rapporto sull'utilizzo dei fondi forniti per un viaggio d'affari n. _-_o secondo il rapporto n. RKO -15 del 2015-04-19 importo 500 rubli. 00 kop.

Saldo/ Spesa eccessiva rispetto all'anticipo precedente	Data	Obiettivo	Importo	Bilanciamento / superamento
-	20.04.15	Olio motore	500 sfregamenti.	0, 00
Totale			500

Rapporto verificato:Totale ricevuto: 500 rub. 00 kop.

Totale restituito all'approvazione: 0 rub. 00 kop.

(da completare a cura del contabile)

Totale ricevuto: RUB 500

Ho speso 500 rubli. 00 kop.

Saldo: RUB 0.00

Rapporto confermato per un importo di: 500 rubli. 00 kop.

Overrun: 0 rubli 00 copechi.

Appendice: 1 documenti

1. assegno n. 1245 del 2015-04-20.

Saldo pagato per un importo di _ emesso da PKO n._ del _ Sconfinamento emesso da: registratore di cassa n. _ del _.

Firma data

Così viene compilato il modulo del rapporto anticipato. Tutte le spese sono fisse tenendo conto dei copechi.

Conclusione

La nota spese di viaggio conferma l'utilizzo dei fondi da parte dei dipendenti. Il modulo indica: da chi, quando e quanti soldi sono stati spesi. Ad esso sono allegati tutti gli assegni e le ricevute, che confermano l'uso del denaro. Il modulo viene inviato per la verifica al reparto contabilità e quindi al capo dell'organizzazione.