2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
La nota spese è il documento principale nel flusso di lavoro contabile. Il suo scopo principale è confermare l'importo speso dalla persona responsabile.
Modulo unificato bilaterale n. AO-1 - un modulo unico per ogni persona giuridica di qualsiasi forma di proprietà. Le uniche eccezioni sono i dipendenti statali che utilizzano un modulo speciale "0504049" dal 2002.
Una nota spese è responsabilità di ogni dipendente che riceve fondi per un viaggio di lavoro o per l'acquisto di qualsiasi materiale o prodotto (come forniture per ufficio o cibo).
Resoconto spese del viaggiatore
Come redigere correttamente un rapporto anticipato se un dipendente è stato inviato da un'organizzazione per svolgere un compito in un' altra città?
Un viaggio di lavoro è un viaggio di un dipendente per svolgere le proprie mansioni lavorative al di fuori della sede dell'azienda. Non è mai esente da spese, che sono soggette a compenso al dipendente secondo la vigente normativalegislazione.
Le spese di viaggio includono:
- Andata e ritorno, ma solo se il lavoratore ha i biglietti.
- Alloggio in affitto (sono richiesti assegni o ricevute).
- Spese aggiuntive incluse nelle diarie giornaliere.
- Chiamate telefoniche, posta, cambio valuta, spese di transito e commissioni, biglietto bagagli e qualsiasi altro evento, senza il quale lo scopo principale del viaggio non sarà raggiunto.
Tutte le spese di cui sopra devono essere documentate. Se parliamo di indennità giornaliere, la loro entità è solitamente specificata nell'ordine o nella posizione in viaggio d'affari emessa da ciascuna impresa. L'importo può variare a seconda di dove si è recato il dipendente: all'interno della regione, in un altro soggetto della Federazione Russa o all'estero.
La legislazione non stabilisce un'indennità giornaliera massima, ma se il loro valore all'interno del paese supera i 700 rubli e al di fuori di esso - 2500 rubli, dovrebbero essere soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche. Non dovrebbero sorgere problemi su come redigere correttamente un rapporto anticipato dopo il ritorno da un viaggio di lavoro. Termine ultimo per la consegna del documento - non oltre tre giorni dalla data di arrivo. Se l'importo contabile non è stato speso per intero, la differenza deve essere restituita al cassiere tramite un ordine di cassa in entrata e, se, al contrario, si è verificato un superamento, il dipendente viene risarcito per tutto utilizzando un contante in uscita ordine.
Quali sono le conseguenze di un rapporto anticipato errato?
Elabori correttamente un rapporto anticipato suil dipendente deve recarsi in trasferta entro tre giorni, altrimenti l'autorità di vigilanza può considerare tale importo come reddito, sul quale devono essere maturati l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i premi assicurativi.
A proposito, l'adozione della nuova versione della Legge n. 290-FZ del 3 luglio 2016 introduce alcuni adeguamenti, ad esempio una grave sanzione per aver fornito un controllo improprio. Si prevede inoltre di iniziare a utilizzare carte bancarie speciali conformi agli standard internazionali Visa e MasterCard per pagare le spese di viaggio.
Regole generali
Come si redige una relazione anticipata? Devi solo seguire ciascuno dei seguenti punti:
1. Il verbale deve essere redatto entro e non oltre tre giorni lavorativi dal momento:
- è scaduto il periodo indicato dai dipendenti nella domanda di emissione dei fondi;
- un dipendente si recava al lavoro se la scadenza del periodo di erogazione del denaro cadeva per ferie o malattia;
- dipendente tornato da un viaggio di lavoro.
2. Per redigere una relazione, utilizzare il modulo unificato n. AO-1 o il modulo adottato dall'impresa.
3. Il documento deve essere compilato da un dipendente, insieme a un commercialista che sappia redigere correttamente le relazioni anticipate (un esempio è chiaramente disponibile nel programma utilizzato).
4. Il manager è responsabile dell'approvazione del documento di rendicontazione.
5. Qualsiasi documento anticipato deve essere accompagnato da assegni, fatture,biglietti e altri documenti che confermano che la persona ha effettivamente speso i fondi responsabili.
Riempimento ordine
Come si redige un rapporto anticipato?
La prima parte o la parte anteriore devono essere completate da un contabile. È impossibile fare a meno di specificare i dettagli del documento (numero e data), le informazioni sull'impresa e le persone responsabili, l'importo dell'anticipo emesso, le informazioni di riepilogo: fondi spesi e conti contabili, sulla base dei quali è possibile giudicare il movimento e cancellare. Inoltre, qui dovrebbe essere indicato un anticipo non utilizzato in eccesso o rimborsato.
La seconda parte è una ricevuta a strappo attestante che il rapporto anticipato è stato accettato per la verifica. Dopo la compilazione, il contabile deve interromperla e consegnarla al dipendente responsabile.
La terza parte (retro del modulo AO-1) deve essere compilata collettivamente. Il compito del dipendente responsabile è riflettere i dettagli e allegare ciascuna ricevuta di vendita correttamente eseguita per il rapporto anticipato. Il contabile dovrà compilare l'importo e il conto, che rifletterà il denaro speso.
Il documento deve essere firmato dal dipendente, contabile e capo contabile. Solo dopo può essere approvato dal capo.
Spesa eccessiva ragionevole
Come archiviare le spese eccessive nella nota spese? Per prima cosa devi assicurarti che sia giustificato:
- la spesa è più altaassegnato era necessario per completare l'attività per conto delle autorità;
- il dipendente ha documenti giustificativi.
Se almeno una condizione non è soddisfatta, l'importo di denaro non è rimborsabile.
Procedura per compensare le spese eccessive alla cassa
In caso di spese eccessive, il contabile si pone la domanda: come redigere correttamente una nota spese. Un campione di un modulo di mandato in contanti per conto n. KO-2 può essere facilmente trovato nelle vaste distese di Internet. I dettagli di questo documento devono essere indicati nella relazione - la riga "Sconfinamento emesso con ordine di cassa".
Il termine per il risarcimento dei fondi spesi in eccesso da parte di un dipendente non è stabilito dalla legge. Pertanto, se il commercialista non ha indicato immediatamente le informazioni sull'ordine di emissione nella relazione anticipata, ciò non comporterà alcuna sanzione.
Condizioni per il risarcimento per spese eccessive su una scheda stipendio
Attualmente, quasi tutte le organizzazioni trasferiscono gli stipendi ai dipendenti su una carta di credito. È possibile restituire al dipendente l'importo speso in eccesso in base alla nota spese allo stesso modo?
La legislazione non ha una risposta chiara. Il documento stesso suggerisce solo una forma di rimborso dell'importo contabile eccedente: i contanti.
La Banca centrale russa ha condiviso la stessa opinione nel 2006 nella sua lettera n. 36-3/2408. Allo stesso tempo, la sua lettera, ma datata 24 dicembre 2008 n. 14-27 / 513, contiene informazioni sulla domanda: è possibile utilizzare una carta bancaria per pagarel'importo contabile non è di competenza della Banca Centrale. Quell'impresa di rete dovrebbe affrontare in modo indipendente i suoi problemi in questo caso. E affinché l'agenzia di controllo non abbia domande inutili, si consiglia di utilizzare la cassa.
Come risarcire il denaro personale di un dipendente?
Un dipendente di un'organizzazione può andare ad acquistare i beni necessari (lavori, servizi) a proprie spese. In questo caso, non è necessario compilare un rapporto anticipato. Come organizzare i passaggi precedenti?
Un'applicazione e i documenti che confermano l'acquisto (ricevute di cassa, fatture, moduli di segnalazione rigorosi, documenti di viaggio, ecc.) saranno sufficienti.
Emissione di un rapporto anticipato in 1С
Ogni contabile dovrebbe avere familiarità con un documento come una nota spese. Come organizzare in 1C? La posizione del documento nel programma è la sezione "Banca e cassa".
Nella finestra creata, devi prima specificare le informazioni sull'organizzazione e sulle persone responsabili. Il pulsante "Aggiungi" renderà disponibile una tabella in cui è necessario riflettere tutte le informazioni sui fondi emessi.
Ci sono tre tipi di pagamento anticipato:
- Documenti di denaro. Ciò tiene conto di biglietti aerei e ferroviari, buoni, francobolli, ecc.
- Contanti. Lo scopo principale del documento è cancellare contanti.
- Conto di liquidazione. Il documento è necessario per tenere conto della cancellazione di un importo non monetario dalla transazioneconti aziendali.
Per generare informazioni sui prelievi di contanti, devi iniziare creando un nuovo ordine di cassa in uscita. Dopo la compilazione, il documento deve essere stampato e consegnato alla persona responsabile, in modo che quest'ultima compili la riga al ricevimento di fondi e segni. Solo allora potrai salvare e pubblicare il documento.
Nella sezione tabellare dello scontrino devono essere indicate le informazioni sui beni e sui materiali acquistati dalla persona responsabile. Se l'acquisto della merce è stato accompagnato dall'emissione di fattura, è necessario apporre il flag SF, selezionare il Fornitore e compilare i suoi dati.
La sezione "Imballaggio a rendere" richiede la compilazione di informazioni sull'imballaggio che il Fornitore sta aspettando per il reso.
La sezione "Pagamento" registra gli importi pagati al fornitore per i beni precedentemente acquistati. Il pagamento anticipato si riflette nella registrazione D 60.02 K 71.01.
La scheda "Altro" è progettata per tenere conto delle altre spese di una persona responsabile (viaggio di lavoro, viaggio, spese di carburante, ecc.).
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