Esempi di rapporti sullo stato di avanzamento. Come scrivere una relazione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Non esiste un tale leader che almeno una volta all'anno non richieda ai suoi subordinati di riferire su ciò che è stato fatto. E il problema è che con il lavoro di routine, lo sviluppo di un tale documento sembra essere un compito piuttosto difficile. E per qualche motivo ci vergogno a chiedere esempi di relazioni sul lavoro svolto dalle autorità. E se decidesse che non corrispondiamo alla posizione che occupiamo?

Chi ne ha bisogno

Questa domanda viene posta dall'esecutore che ha ricevuto l'attività da segnalare. Molto spesso, i dipendenti delle aziende si sentono quasi offesi da tali requisiti. Ma tutto ha un significato.

In primo luogo, la relazione sul lavoro svolto è necessaria all'esecutore stesso. Un atteggiamento non formale, ma interessato a questo processo ti consentirà di trovare colli di bottiglia e punti deboli nelle tue qualifiche. Si determinano quindi le direzioni in cui è possibile (e necessario) svilupparsi. Dopotutto, tutti impariamo dai nostri errori.

In secondo luogo, il leader ne ha bisogno. La relazione sul lavoro svolto permette di valutarne oggettivamente la qualità evelocità di risoluzione dei compiti. Grazie a questo documento, molte domande scompariranno, dal più primitivo "cosa fai sempre" al complesso "perché dovrei cambiare il tuo computer con uno più moderno". Perché il rapporto indicherà che è necessario molto tempo per salvare le modifiche al documento. E non dipende dall'esecutore: le apparecchiature per ufficio obsolete non possono funzionare più velocemente. In re altà, questo è il motivo per cui sembra che il dipendente beva tè tutto il tempo - sta solo aspettando che l'operazione sia completata.

E la domanda: "Perché devo scrivere una relazione sul lavoro svolto per il mese?" di per sé non è corretto. Perché l'accumulo di informazioni statistiche e il riempimento di database ha senso per gli strateghi e non per i dipendenti operativi. È solo più facile per loro risolvere un problema che parlare di metodi per risolverlo.

Cosa scrivere

Esempi di rapporti sullo stato di avanzamento mostrano che devi scrivere in modo molto dettagliato. Qualunque cosa sembri una piccola cosa o un piccolo gesto può essere un elemento chiave nello svolgimento di funzioni specifiche. Ma la comprensione di questo verrà solo dopo aver studiato diversi rapporti scritti.

Se il lavoro è di natura ordinaria, ad esempio riconciliazione di documenti e identificazione di incongruenze, allora ha senso sviluppare una forma tabellare. Anche in questo caso, all'inizio, la tabella dovrebbe essere molto dettagliata e contenere molte colonne; nel tempo, la necessità di alcune colonne scomparirà e la forma del rapporto assumerà un aspetto normale (leggi - ragionevole).

Bin un certo numero di casi, quando si compila una relazione sul lavoro svolto (gli insegnanti, ad esempio), è impossibile affrontare formalmente il tema dell'introspezione. Infatti, oltre al previsto carico didattico e metodologico e allo studio del materiale necessario, la scuola è impegnata anche in attività educative. Ciò richiede un approccio speciale alla preparazione del documento: è necessario comprendere le ragioni del ritardo di un certo numero di studenti, trovare modi per interessare i bambini alla loro materia. E allo stesso tempo, non dovremmo dimenticare gli scolari di successo (e persino dotati).

Segnala obiettivi

Per una corretta compilazione e costi minimi di tempo, è necessario decidere fin dall'inizio per quale scopo e perché viene redatto un rapporto sul lavoro svolto per l'anno. Diamo il nome ai più popolari:

- giustificazione del reale vantaggio di una particolare posizione nell'organizzazione;

- conferma delle qualifiche di un dipendente;

- dimostrazione di un lavoro efficace al management;

- ricevere finanziamenti per il prossimo periodo di riferimento;

- ottenere il consenso per lo sviluppo di una direzione (idea);

- motivazione per la spesa delle risorse e delle finanze allocate, ecc.

La ben nota formulazione - l'affermazione corretta del problema fornisce il 50% della soluzione - funziona anche in questo caso. Più comprendiamo perché è necessario un rapporto, più facile sarà per noi scriverlo. Fino al fatto che il documento “per lo spettacolo” non richiede affatto un approccio creativo da parte nostra. E che richiede tempo.

Struttura del documento

Se l'azienda non hamodulo di segnalazione sviluppato, quindi devi svilupparlo tu stesso. Conoscendo lo scopo del documento, è necessario riflettere sulla sua struttura. Esempi di rapporti sullo stato di avanzamento suggeriscono che è necessario uno schema chiaro e semplice.

All'inizio, lo scopo e la logica della presentazione delle informazioni dovrebbero essere spiegati. Spiegare l'ordine di presentazione e fare un sommario. Per la tabella, è necessario fornire brevi spiegazioni sul motivo per cui è stata scelta una tale forma.

All'interno di sezioni e sottosezioni, si dovrebbe anche aderire all'unità della presentazione. Quindi il documento sarà più comprensibile, di conseguenza, è più facile da percepire. In un rapporto per un lungo periodo di tempo, le illustrazioni sotto forma di diagrammi e grafici sono abbastanza appropriate, il che faciliterà la percezione. Ma qui devi rispettare la regola del "mezzo d'oro": il testo solido, così come i materiali esclusivamente visivi, si stancano molto rapidamente.

Styling

Per un normale impiegato, forse la cosa più difficile da scrivere è la terminologia e la formulazione. Un rapporto roboante sembrerà innaturale e provocherà una reazione negativa da parte della direzione. Anche una formulazione troppo semplice (25 documenti fotocopiati, per esempio) respingerà il lettore.

Ma i modelli dovrebbero essere evitati. L'unica eccezione è il documento che nessuno leggerà mai. A volte incontriamo tali problemi, ma in questo articolo siamo interessati a rapporti reali (non pro forma).

In ogni caso, non dovresti parlare solo di risultati. Per metterli in evidenzaè necessario parlare delle difficoltà che si sono dovute incontrare nel corso del lavoro. Tra le altre cose, l'analisi della complessità è spunto di riflessione sull'ottimizzazione del lavoro per i dirigenti. Esempi di rapporti sullo stato di avanzamento indicano che non dovresti usare frasi vaghe come "condizione insoddisfacente", "difficoltà incontrate", ecc. È meglio chiamare tutto con il suo nome proprio: "fotocopiatrice rotta", "mancato accesso a Internet", “mancata o prematura ricezione di informazioni da parte del dipartimento associato. Tutto questo ci permette di valutare adeguatamente ed obiettivamente la situazione attuale in azienda.

Valutazione dei risultati

Di ogni risultato deve essere eseguito il backup con numeri. Tale concretizzazione fornisce una comprensione della dinamica dello sviluppo.

Inoltre, è necessario impostare i criteri per la valutazione dei risultati. Sarà il periodo di rendicontazione precedente (se si tratta di una relazione trimestrale, ad esempio) o, al contrario, la percentuale di raggiungimento degli obiettivi prefissati, spetta all'autore del documento.

In generale, gli indicatori indiretti possono dire molto sul processo di risoluzione dei compiti. C'è anche una ricchezza di informazioni qui per ulteriori analisi. Dalla determinazione del costo del lavoro alla comprensione della correttezza della definizione degli obiettivi.

Dal problema alla soluzione

La maggior parte dei rapporti viene scritta avanzamento per avanzamento. Un documento che mostri chiaramente il rapporto problema-soluzione è più vantaggioso. Il lettore capisce subito quali metodi e tecniche (se necessario)l'esecutore ha approfittato del completamento tempestivo e di alta qualità dell'attività.

La catena ancora più dettagliata "un problema specifico - le sue cause - la definizione degli obiettivi - una soluzione" suggerisce immediatamente la necessità di presentare un report giornaliero in forma tabellare. Inoltre, i nomi dei grafici sono già noti. Le informazioni presentate in questo modo sono facili da leggere e analizzare.

Presentazione di indicatori quantitativi

Nei casi in cui il rapporto è composto principalmente da dati numerici, la forma tabellare può essere molto difficile da capire. Un flusso continuo di numeri stanca letteralmente il lettore dopo pochi minuti. Un' altra cosa: grafici e grafici colorati. Sono chiari, comprensibili, di facile lettura.

Ogni diagramma deve essere commentato. Inoltre è necessario indicare come sono interconnessi i vari grafici; la spiegazione delle relazioni di causa ed effetto faciliterà ulteriormente l'analisi del rapporto.

Se le risorse materiali sono state spese durante il lavoro, non dovresti semplicemente elencarle tutte. Dovrebbero invece essere elencati i benefici acquisiti. Una frase secca: "Attrezzature per ufficio acquistate" suonerà completamente diverso se scrivi: "Sono stati creati 2 posti di lavoro, il che ha permesso di aumentare la produzione del reparto".

Come emettere un documento

Nonostante non esista un'unica forma di compilazione, è possibile redigere una relazione sul lavoro svolto secondo GOST, che definisce le principalicriteri scientifici. Indica i requisiti per la formattazione, il tipo e la dimensione del carattere, ecc.

Per quanto riguarda la leggibilità del documento, ecco alcuni suggerimenti:

- cerca di non avere più di 5 frasi in un paragrafo;

- Gli indicatori chiave possono essere evidenziati in carattere o colore;

- spezza il testo in modo che la tabella o il grafico non occupino l'intera pagina; assicurati di lasciare spazio per i commenti su di essi;

- scrivi un riepilogo chiaro e conciso del rapporto.

Questi suggerimenti aiuteranno ad alleviare la percezione della tua segnalazione, il che significa che inizialmente predisporranno il lettore a un atteggiamento leale nei confronti dell'autore del documento. Immagina di essere il capo. E fai il rapporto in un modo che possa essere utile e interessante da leggere.