Determinare il fabbisogno di personale: il concetto, i metodi di pianificazione e le modalità per coprirlo

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Una delle risorse più preziose di qualsiasi azienda è il suo personale. Tuttavia, è piuttosto costoso. Pertanto, è estremamente importante determinare il numero di dipendenti in cui è possibile ottenere il massimo effetto economico al minor costo. Per questo vengono utilizzati metodi e approcci speciali. La determinazione del fabbisogno di personale è uno dei compiti prioritari della gestione. Come viene eseguito questo processo verrà discusso in seguito.

Tipi di esigenze lavorative

Il processo per determinare la necessità di personale è un sistema di misure complete integrate. Il suo compito è quello di raggiungere obiettivi specifici per il processo produttivo. Questa è una procedura piuttosto complicata, poiché è necessario determinare non solo il numero di dipendenti che eseguiranno il necessariocompiti, ma anche per creare il sistema di produzione più efficiente. Pertanto, anche il personale viene selezionato in base alle proprie qualifiche ed esperienze. La formazione è fornita secondo necessità.

In un'organizzazione, la pianificazione deve coprire diverse aree di sviluppo. In questo caso, il processo di pianificazione nel campo delle risorse di lavoro sarà il più efficace possibile.

Ci sono diversi approcci e metodi per determinare il fabbisogno di personale. Molto spesso sono divisi in 2 tipi principali:

• Promettente. Questo approccio è anche chiamato strategico. È legato al futuro dell'organizzazione. La necessità di personale in questo caso è determinata in base al corso scelto dall'organizzazione. Allo stesso tempo, a lungo termine, non viene calcolato solo il numero delle risorse lavorative, ma anche il livello di qualificazione dei dipendenti.
• Situazionale. Tale pianificazione consente di fornire alla produzione la quantità di risorse necessaria a breve termine. Con questo approccio, viene prestata attenzione al turnover del personale, nonché agli indicatori del numero di ferie, congedi per malattia, maternità e congedi di lunga durata, riduzioni e così via.

La procedura di pianificazione viene eseguita continuamente in periodi di tempo diversi. Quindi, una procedura simile potrebbe essere:

• A breve termine - fino a 12 mesi.
• Medio termine - da 1 anno a 5 anni.
• Lungo termine - più di 5 anni.

Inoltre, manager esperti determinano le esigenze qualitative e quantitative del personale. InNel secondo caso, puoi impostare il numero esatto di dipendenti dell'azienda. In una valutazione qualitativa, viene determinata la necessità di personale di una certa qualifica.

Necessità quantitativa

La definizione del fabbisogno qualitativo e quantitativo del personale è significativamente diversa. La pianificazione va in entrambe le direzioni. Quando si determinano gli indicatori quantitativi, viene scelto un metodo con il quale è possibile calcolare il numero ottimale di dipendenti nello stato. La determinazione di questo valore viene effettuata entro un determinato periodo di tempo.

La determinazione del fabbisogno quantitativo di personale avviene con l'ausilio di diversi indicatori di base:

• Numero regolare di dipendenti. Questo è il numero di dipendenti nell'elenco per una data specifica. Ciò tiene conto del numero di dipendenti che sono partiti e sono arrivati il giorno dell'analisi.
• Numero allegato. Il numero di dipendenti che si trovano nello stato dell'azienda e che devono venire a lavorare quel giorno per svolgere le proprie mansioni lavorative. Se troviamo la differenza tra il numero medio e il numero di presenze, otteniamo un indicatore dei tempi di inattività dell'intera giornata dovuti a ferie, viaggi di lavoro, malattie dei dipendenti.
• Il numero medio di dipendenti. Questo indicatore viene utilizzato per tenere traccia del numero di dipendenti per un determinato periodo. Viene utilizzato nel calcolo della retribuzione media, della produttività del lavoro, dei rapporti di rotazione, del turnover del personale, ecc. Se occorre trovare il numero medio didipendenti per un mese o un altro periodo, si somma l'organico di ogni giorno diviso per il numero dei giorni. Ciò include i fine settimana e i giorni festivi. Se è necessario determinare la media dell'anno, sommare il numero medio di dipendenti per ogni mese. Il risultato è diviso per 12.

Per determinare gli indicatori presentati, la produzione registra il libro paga e le presenze. Allo stesso tempo, la fonte delle informazioni sono gli ordini di assunzione e licenziamento da una posizione, di trasferimento, sostituzione, assenza temporanea di un dipendente per una buona ragione, ecc.

Per calcolare il numero di dipendenti in una data specifica, vengono utilizzati diversi metodi per determinare la necessità di personale:

1. Metodo dell'intensità del lavoro. Presuppone l'uso di informazioni sull'ora del processo di lavoro.
2. Metodi di calcolo. Utilizza i dati su tariffe di servizio, lavori, numeri e gestibilità.
3. Metodi stocastici. Consente di determinare le caratteristiche numeriche utilizzando l'analisi di correlazione o regressione.
4. Metodo di stime degli esperti. Implica calcoli semplici o estesi (singoli, multipli).

Indicatori di qualità

La determinazione del fabbisogno qualitativo del personale è caratterizzata da notevoli difficoltà. L'analista deve determinare nel corso di tale studio non solo il numero del personale, ma anche il grado di professionalità, le qualifiche dei lavoratori di cui l'organizzazione ha bisogno.

La difficoltà sta nel fatto che al momento non esiste un sistema unico per determinare la qualità del lavoro, il potenziale dei dipendenti. C'è solo un elenco di base di caratteristiche e qualità che determinano il grado di qualifica, le abilità di un dipendente:

• Economico. Determinano la complessità del lavoro svolto dal dipendente, le sue qualifiche, le condizioni di lavoro, l'anzianità di servizio e l'appartenenza al settore.
• Personale. La presenza di determinate abilità, disciplina, efficienza, svolgimento coscienzioso dei propri doveri, creatività e creatività.
• Organizzativo e tecnico. Equipaggiamento tecnico del lavoro, sua attrattiva, livello di organizzazione della tecnologia di produzione, razionalizzazione.
• Socio-culturale. Attività sociale, collettivismo, sviluppo culturale morale e generale.

La determinazione del fabbisogno di personale dell'organizzazione su basi qualitative si basa sui seguenti dati:

• Struttura organizzativa.
• Divisione dei dipendenti per livello di qualifica professionale (indicato nella documentazione tecnica e produttiva).
• Requisiti per i lavori.
• Staffing delle divisioni strutturali dell'azienda.
• Regolamento dei processi organizzativi e gestionali.

Per ogni caratteristica di qualità, viene determinata la necessità del numero di personale. Il numero totale di dipendenti necessario per il corretto funzionamento dell'organizzazione è determinato sommando i risultatiper ogni criterio. Per questo sono in fase di elaborazione i seguenti documenti organizzativi:

• Obiettivi di sistema sulla base dei quali viene costruita la struttura organizzativa dell'azienda.
• Struttura organizzativa generale dell'impresa e delle sue divisioni.
• Personale.
• Descrizioni del lavoro. Sono utilizzati anche nel calcolo dell'intensità di lavoro delle funzioni del personale principale e dirigenziale.

Fattori che influenzano la necessità di risorse di manodopera

Ci sono alcuni fattori che influenzano i processi di pianificazione della forza lavoro e i requisiti di personale.

Possono essere diretti o indiretti, interni o esterni. I seguenti fattori hanno la maggiore influenza:

• Condizioni del mercato del lavoro. Sono definiti da diverse caratteristiche. Le condizioni includono la situazione demografica, la disoccupazione, la qualità dell'istruzione, l'offerta e la domanda di lavoro nei vari settori, il coinvolgimento del servizio per l'impiego nei processi di formazione degli specialisti.
• Innovazioni tecnologiche. Il progresso attivo nel mondo moderno porta alla semplificazione del lavoro umano, ne cambia il contenuto. Ciò richiede una tempestiva riqualificazione di specialisti qualificati.
• Cambiamenti nel campo della legislazione. Questo fattore è difficile da prevedere. Questo si riferisce alla legislazione nel campo della protezione del lavoro e dell'occupazione.
• Approccio al reclutamento dei concorrenti. L'organizzazione deve monitorare e studiare costantemente metodi e approcci per lavorare con il personaleconcorrenti. Sulla base di queste informazioni, la politica del personale dell'organizzazione viene modificata.
• Obiettivi aziendali. Possono essere a breve oa lungo termine e seguono una strategia comune.
• Finanziamenti. Ogni organizzazione ha determinate capacità finanziarie. Sulla base di ciò, viene selezionata anche la politica del personale dell'organizzazione.
• Potenziale personale. Questa è la base per il successo dell'attuazione del piano di marketing. Se il dipartimento del personale dell'impresa può considerare la zona di sviluppo, le capacità del personale, ciò consente di chiudere in tempo i posti vacanti emergenti.

Fasi di lavoro

Ci sono diversi passaggi fondamentali per determinare il fabbisogno di personale. Molto spesso, tre grandi processi si distinguono durante l'esecuzione di un'attività simile.

Nella prima fase, l'azienda analizza le proprie risorse. Ciò è necessario per determinare se in futuro sarà possibile soddisfare autonomamente tali esigenze. In questo caso, indicatori importanti sono il profitto, il fatturato dell'azienda. Deve avere risorse sufficienti per pagare i suoi dipendenti.

Successivamente, nella seconda fase, viene effettuata un'analisi del fabbisogno di personale nel periodo passato. La conclusione è circa l'opportunità e l'efficienza dell'uso delle risorse di lavoro. L'analista identifica i punti deboli in questo processo. È in fase di sviluppo un piano a lungo termine che consente di eliminare completamente o ridurre al minimo l'impatto negativo dei fattori deterrenti.

Al terzo stadio, viene accettatodecisione su azioni specifiche nel campo della politica del personale in questo momento. Ciò tiene conto degli obiettivi generali e degli obiettivi dell'organizzazione. Vengono prese decisioni sul mantenimento e la riduzione di alcuni dipendenti. Dopo l'analisi della determinazione del fabbisogno di personale, si possono prendere diverse decisioni:

• riduzione del personale;
• attirare personale dall'esterno;
• formazione e riqualificazione del personale.

Inoltre, le azioni elencate possono essere eseguite contemporaneamente. Dipende dalla situazione che si è sviluppata nell'organizzazione.

Metodi per determinare la necessità

La determinazione delle esigenze di personale di un'impresa viene effettuata secondo determinati metodi.

Ci sono diverse tecniche popolari:

1. Fotografare una giornata lavorativa. Questo è un metodo efficace ma che richiede molto tempo. Un dipendente ha una serie di responsabilità. Durante la loro esecuzione, il tempo viene registrato. Questo approccio consente di identificare le azioni ridondanti. In alcuni casi, viene presa una decisione sulla necessità del lavoro di un determinato dipendente nel processo di produzione generale o su un posto vacante in quanto tale. Potrebbe essere necessario per piccole quantità di lavoro combinare due unità di personale in una sola.
2. Calcolo in base agli standard di servizio. Per ciascun dipendente vengono stabiliti determinati indicatori di performance basati su standard e regole differenti. Avendo informazioni sulla velocità di produzione giornaliera, i manager possono calcolare il fabbisogno di personaleun certo periodo di tempo.
3. Valutazioni di esperti. Questo è uno dei metodi più popolari. È utilizzato da diverse aziende. Il parere dei dirigenti è determinante nel determinare la necessità di personale. Ma allo stesso tempo i manager devono essere caratterizzati da un alto livello di formazione e professionalità. È importante avere una chiara comprensione dello sviluppo di questo settore in futuro.
4. Estrapolazione. Sulla base dei dati attuali, viene fatta una previsione a lungo termine. Ciò tiene conto di possibili modifiche. Questo potrebbe essere un aumento dei prezzi, azioni pianificate dello stato in questo settore, il suo sviluppo in futuro, ecc. Questo approccio viene utilizzato se le condizioni interne ed esterne dell'organizzazione sono stabili. Nel nostro paese, può essere utilizzato solo per la pianificazione a breve termine.
5. Costruire un modello di computer. I capi dipartimento trasmettono informazioni, sulla base delle quali viene costruita una previsione informatica del fabbisogno di forza lavoro dell'organizzazione per una determinata prospettiva. Questo è un metodo relativamente nuovo, quindi non ha avuto il tempo di ottenere una distribuzione significativa. Richiede costi finanziari significativi, nonché il coinvolgimento di specialisti pertinenti nel lavoro. La tecnica è più adatta per le grandi imprese.

Formule di calcolo

La determinazione del fabbisogno di personale viene effettuata utilizzando calcoli speciali.

Prima di scegliere una formula, è necessario determinare a cosa l'azienda è più incline nel processo di conduzione della sua politica del personale:

• Aumentarevolume di produzione, che richiede il coinvolgimento di personale aggiuntivo.
• Ridurre la quantità di produzione, che porta al rilascio di risorse lavorative.
• Il volume di produzione non dovrebbe cambiare. Il fabbisogno di personale è determinato dalla naturale movimentazione del personale in caso di licenziamento, decreto, età pensionabile, ecc.

Quindi, nei dipartimenti di pianificazione delle imprese, avviene il calcolo e la giustificazione della crescita della produzione. Per aumentare la produttività, vengono presi in considerazione tutti i fattori. Per determinare il numero di dipendenti previsto, applica la formula:

Chpsp=ChbpI + OI, dove Nspp è l'organico medio pianificato nel periodo di pianificazione, Nbp è l'organico nel periodo passato (base), I è l'indice di variazione del volume di produzione futuro, OI è la variazione totale dell'organico in il periodo base.

Numero medio di dipendenti

La determinazione del fabbisogno di personale può essere effettuata utilizzando un' altra formula. È possibile determinare il numero medio di dipendenti come segue:

Chss=ChyavKss, dove Nss è il numero dell'organico medio, Nyav è il numero di dipendenti necessari per completare l'attività durante un turno, Kss è il coefficiente dell'organico medio.

Metodi per coprire il bisogno

Quando viene determinata la necessità di risorse di lavoro, delineare i modi per coprirla:

• Esterno. In questo caso, l'attenzione è rivolta ai laureati di istituzioni educative specializzate, ai centri di riqualificazione del personale e alle proposteagenzie di collocamento, mercato del lavoro aperto.
• domestico. Il personale dell'azienda viene riqualificato, migliora le proprie competenze. A tal fine, viene effettuato lo sviluppo professionale per la possibilità di crescita professionale. Questo approccio riduce il turnover del personale.

Numero del personale di supporto

La determinazione del fabbisogno di personale ausiliario viene effettuata anche secondo una semplice formula:

Chsvr=KrmRSKss, dove Nvvr è il numero di dipendenti di supporto elencati, Krm è il numero di lavori per dipendenti di supporto, RS è il numero di turni di lavoro in un giorno.