L'ottimizzazione dei processi aziendali è Metodi, passaggi ed errori

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

L'ottimizzazione dei processi aziendali è un argomento piuttosto popolare. È raro che qualcuno possa applicarlo correttamente la prima volta, perché i principianti commettono errori che alla fine si riflettono nella pratica. Per evitarli, leggi il nostro articolo. Iniziamo il programma educativo con una definizione.

Concetto

L'ottimizzazione dei processi aziendali sono attività volte a migliorare l'efficienza aziendale.

Ci sono molti metodi di ottimizzazione, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi.

Li esamineremo di seguito, ma prima scopriremo se l'ottimizzazione è davvero necessaria.

C'è bisogno?

Abbiamo già detto che l'ottimizzazione dei processi aziendali è un insieme di attività volte a migliorare l'efficienza aziendale. E lo è davvero.

Qualsiasi impresa si basa su determinati processi aziendali, che vengono eseguiti dai dipendenti dell'organizzazione. Questi includono i processi di vendita, produzione e gestione, approvvigionamento, lavoro d'ufficio e così via. Non appena l'azienda inizia ad automatizzare i processi esistenti, lo fail lavoro diventa molto più efficiente.

Le grandi organizzazioni operano su un sistema di gestione di un certo standard (ISO 9001), che indica un'elevata cultura aziendale. Il sistema è costruito in modo tale da organizzare quanti più processi possibili, evidenziandoli e programmandoli.

Poiché l'ottimizzazione dei processi aziendali è un complesso di determinate misure, in teoria, uno specialista dovrebbe farlo. Così è nelle grandi aziende. Ma indipendentemente da come è costruito il processo, periodicamente deve essere riorganizzato, perché le condizioni di lavoro cambiano, compaiono nuovi posti vacanti e processi. Se l'ottimizzazione non viene eseguita, sorgono conflitti che impediscono il normale funzionamento di parti dell'organizzazione. E questo, come capisci, alla fine si riflette nei profitti.

Per capire se i processi aziendali dell'azienda devono essere ottimizzati, è necessario verificare la presenza di problemi. Di seguito è riportato un elenco e se almeno un elemento si riflette nelle attività dell'organizzazione, dovresti pensare all'ottimizzazione.

L'ottimizzazione aiuterà

Quindi, nel tempo, possono sorgere problemi in qualsiasi organizzazione. Sono una cartina di tornasole attraverso la quale è facile determinare la necessità di ottimizzare i processi aziendali dell'azienda. Quali problemi possono esserci?

1. Le responsabilità lavorative sono ripetitive. Se non solo i dipendenti sono costretti a fare la stessa cosa, ma anche interi reparti, questo indica sicuramente la necessità di una riorganizzazione. Questo non può durare per sempre, il che significa che il risultato sarà il caos, iniezioni finanziarie non necessarie econcorrenza ingiustificata tra dipendenti e reparti.
2. I leader possono solo gestire. Questi capi sono per lo più inutili, perché non sanno nulla di marketing, economia e management.
3. L'azienda non dispone di un sistema per migliorare le competenze dei dipendenti. Questa è una grave omissione che respinge l'impresa. Dopotutto, se un dipendente non riceve nuove conoscenze, non cerca di cambiare nulla e sta segnando il tempo.
4. Il perfetto è nemico del bene. Le persone lavorano in una modalità e improvvisamente decidono di aumentare il livello di attività. Per fare ciò, introducono un sistema informatico per la gestione dei dipendenti, delle vendite o delle finanze. Suona bene, ma spesso i dipendenti lo fanno indipendentemente dai processi correnti dell'organizzazione o semplicemente copiano quelli di qualcun altro. Di conseguenza, sono state spese ingenti somme senza una chiara ragione e l'effetto economico non è stato raggiunto.

Che cosa aiuta a ottenere l'ottimizzazione dei processi aziendali in un'organizzazione?

1. Migliora l'esperienza del cliente.
2. Riduce tempi e costi operativi.
3. Ti permette di raggiungere nuovi obiettivi.
4. Aumenta la gestibilità dell'azienda.

Tutti questi elementi incidono sul costo finale di prodotti o servizi nella direzione della sua riduzione. Inoltre, un'azienda ottimizzata attira molti più nuovi clienti, il che significa che i profitti aumentano e la competitività aumenta.

Qualsiasi uso dei materiali è consentito solo se è presente un collegamento ipertestuale.

È importante comprendere che tutti i processi aziendali sono interconnessi. Ovvero, l'ottimizzazione dei processi aziendali inorganizzazione influenzerà il funzionamento dell'intera impresa in un modo o nell' altro. Per renderlo meno evidente, il management dell'azienda inizia a ottimizzare prima i piccoli processi, senza spendere troppo tempo e denaro. Gradualmente, la modellazione e l'ottimizzazione dei processi aziendali vengono trasferite ad altri dipartimenti.

I tentativi di cambiare tutto in una volta di solito finiscono in modo molto triste e, in futuro, il desiderio di cambiare qualcosa nel lavoro dell'azienda sarà soddisfatto negativamente.

Da dove cominciare?

La modellazione e l'ottimizzazione dei processi aziendali parte dal fatto che i metodi del vecchio lavoro diventano obsoleti. L'ottimizzazione è necessaria per ogni impresa, ad eccezione delle società statali. Più velocemente un'azienda adotta nuovi modi di lavorare e li implementa nei suoi processi, maggiore sarà il successo che avrà.

Le aziende in continua evoluzione hanno un intero dipartimento impegnato nell'ottimizzazione dei processi aziendali di piccole imprese o grandi organizzazioni. Dopotutto, solo un generoso finanziamento delle moderne tecnologie è la chiave per un business di successo.

Criteri di valutazione

Per ottimizzare correttamente, devi dare la priorità. Questi ultimi sono selezionati secondo determinati criteri. Sono elencati di seguito:

1. L'importanza del processo. Prima di ottimizzare il lavoro, è necessario identificare i principali processi, il cui miglioramento porterà a risultati elevati. Per determinare un tale processo, è sufficiente sapere quale ruolo svolge in tutte le attività dell'organizzazione. C'è anche un aspetto negativo: se il processo è già in primo piano ed efficacementefunziona, quindi l'ottimizzazione sarà inutile. Certo, puoi già provare a migliorare il processo, ma questo sarà uno spreco di fondi che sarebbero utili per qualcun altro. È meglio spendere tempo e denaro in processi aziendali problematici.
2. Problema del processo. Suona familiare, ma cosa significa? In questo contesto, è implicita la differenza tra ciò che si ottiene come risultato e le azioni desiderate. Cioè, se qualche processo non funziona come dovrebbe, allora questo è un chiaro motivo per ottimizzare.
3. Capacità di implementare modifiche al processo. L'ottimizzazione dei processi aziendali di una piccola o grande impresa inizia con il fatto che viene scelta l'opzione più semplice per avviare il processo. Ad esempio, scelgono esattamente quello che richiederà meno fondi possibili per il miglioramento, il tempo personale e le risorse di lavoro. È anche importante prestare attenzione ai fattori negativi che inevitabilmente appariranno e tenerne conto.

Quindi si scopre che è necessario prendere in considerazione tutti i criteri e i fattori per una riorganizzazione di successo. Di norma, i processi più grandi sono soggetti a ottimizzazione, perché è a loro spese che l'impresa lavora.

Principi

I metodi per ottimizzare i processi aziendali sono diversi, ma prima di sceglierne uno è necessario conoscere i principi del miglioramento. Senza seguirli, non otterrai l'effetto desiderato. Considera i seguenti principi:

1. Fondazione. Prima di iniziare a ottimizzare i processi, è necessario capire quale processo è responsabile di cosa. Cioè, prima di tutto, è necessario comprendere la struttura dell'attività e solo successivamente intraprendere l'ottimizzazione. Se questo non è fatto, alloranon è chiaro cosa debba essere riorganizzato, il che significa che non ci sarà alcun effetto.
2. Per prima cosa devi correggere i bug. Prima di riorganizzare l'impresa, è necessario eliminare piccoli errori che interferiranno con l'ottimizzazione.
3. Decisioni ambigue. Questo è il nome della situazione in cui l'ottimizzazione di un processo influisce negativamente su un altro. Per questo motivo, prima di migliorare qualsiasi processo, è necessario calcolare tutti i lati positivi e negativi e solo allora prendere la decisione giusta.
4. Rifiuto del cambiamento. Spesso i dipendenti dell'organizzazione non sono entusiasti del cambiamento, il che significa che resistono con tutte le loro forze. Inoltre, la resistenza può essere inconscia o espressa.

Livelli di ottimizzazione

L'ottimizzazione dei processi aziendali nella logistica o in altre aree è suddivisa in diversi livelli, ognuno dei quali influisce sul risultato a modo suo. Ad esempio, i processi amministrativi e gestionali sono responsabili di prendere le giuste decisioni e azioni del team di gestione. Grazie a loro, vengono raccolte informazioni sul flusso di lavoro dell'organizzazione coinvolta nel processo aziendale principale.

L'efficienza dell'ottimizzazione dei processi aziendali può essere diversa, ma in ogni caso porterà a una riduzione dei costi finanziari. Il livello scelto da un'azienda dipende da molti fattori. Ad esempio, se il management vuole risparmiare denaro, la scelta ricadrà su un livello e quando l'obiettivo è raggiungere un risultato strategico, la scelta ricadrà su un altro.

Considera tutti i livelli di automazione e ottimizzazione aziendaleprocessi:

1. Primo livello. Questa fase è associata a costi finanziari. Ogni dipartimento dell'impresa crea spese per le proprie esigenze. Ma questo livello può essere definito il più veloce se l'obiettivo è ridurre i costi. Ciò è dovuto al fatto che il livello non influisce sugli interessi di altri dipartimenti dell'azienda, il che significa che non sono necessarie ulteriori approvazioni. Lo svantaggio del livello è considerato un piccolo risparmio. Di norma, non supera il 20%. È importante capire che non tutte le spese sono attribuite a un dipartimento, alcune sorgono durante l'esecuzione dell'attività. Ad esempio, un dipartimento ordina informazioni sull'analisi dell'organizzazione a un altro, in questa situazione l'app altatore sosterrà tutti i costi.
2. Secondo livello. Esempi di ottimizzazione dei processi aziendali di secondo livello assicurano che i costi siano ridotti a un processo congiunto tra clienti e app altatori. Il livello implica l'attività di entrambe le parti, il lavoro unilaterale è semplicemente inaccettabile. La riduzione dei costi si verifica solo quando tutti i partecipanti all'ottimizzazione hanno discusso e raggiunto un consenso su come andranno i processi e la collaborazione. Il secondo livello offre risparmi di oltre il 20%, può essere utilizzato per ottimizzare varie funzioni dell'impresa. La condizione principale è che tutte le funzioni devono avere lo stesso risultato ed essere finalizzate al raggiungimento del risultato.
3. Terzo livello. Questo approccio all'ottimizzazione dei processi aziendali consente di risparmiare fino al 30%. È vero, ci sono alcune difficoltà: per lavorare con le spese, devi comprendere l'intero sistema aziendaleprocessi organizzativi. Ciò è dovuto al fatto che l'ottimizzazione di questo livello prevede un gran numero di attività.

Metodi di ottimizzazione

I processi aziendali in ogni organizzazione procedono a modo loro, ma ciò non impedisce agli esperti di evidenziare i principali metodi di ottimizzazione. Considerali più in dettaglio:

1. Analisi SWOT. L'essenza del metodo è studiare i punti di forza e di debolezza del processo aziendale. Questo è il nome del metodo di pianificazione strategica, che viene utilizzato per valutare i fenomeni ei fattori che influenzano l'impresa o il progetto di impresa. Esistono diversi parametri specifici del metodo: punti di forza, opportunità, punti deboli, minacce. Gli obiettivi dell'ottimizzazione dei processi aziendali utilizzando questo metodo sono trovare e correggere le vulnerabilità, nonché ridurre i rischi e le possibili minacce.
2. Cause - conseguenze. Il metodo è caratterizzato dal diagramma di Ishikawa, o diagramma causa-effetto. È uno dei sette strumenti più conosciuti per valutare, controllare, misurare e migliorare la qualità dei processi produttivi. Il metodo consente di trovare la relazione tra i parametri, il che aiuta a condurre studi accurati del processo aziendale richiesto. Il diagramma rende molto più facile identificare i principali fattori che influenzano il processo produttivo.
3. Benchmarking. Un metodo per valutare i vantaggi e analizzare i vantaggi di concorrenti e partner per identificare i fattori più produttivi. Il benchmarking ha qualcosa in comune con lo spionaggio industriale, ma non completamente. Per implementare il metodo è sufficiente l'osservazione superficiale e non l'introduzioneconcorrenti.
4. Ottimizzazione e analisi dei processi aziendali sulla base di indicatori. Viene utilizzato il principio della definizione degli obiettivi dei processi aziendali, dopo aver raggiunto i quali l'obiettivo viene aumentato o, se non è stato possibile avvicinarlo, vengono analizzate le modalità per la sua attuazione. La tecnologia per l'ottimizzazione dei processi aziendali è tale che, prima di tutto, vengono analizzate le prestazioni.
5. Brainstorming. Il metodo è una discussione attiva dei compiti, esprimendo diverse opzioni. Di tutte le proposte, viene scelta come risultato l'offerta di maggior successo.
6. 6 Sigma. Riducendo il numero di errori di produzione, si ottiene un aumento degli indicatori di produttività.
7. Cambiare e calcolare la frammentazione dei processi. Il metodo sta nel fatto che le componenti del processo aziendale vengono aumentate o ridotte.
8. Analisi della logica aziendale. L'obiettivo è eliminare le procedure inefficienti, collegare le attività parallele, condividere la responsabilità dei processi e condividere i poteri decisionali, acquisire le informazioni alla fonte ed elaborarle nelle effettive attività dell'azienda.
9. Analisi dei costi funzionali. Il metodo è finalizzato al raggiungimento della massima funzionalità dell'oggetto a scapito di costi minimi sia per l'acquirente che per il venditore.
10. Simulazione dei processi aziendali. L'ottimizzazione dei processi logistici aziendali consente di rappresentare le azioni delle persone e l'uso delle tecnologie utilizzando un modello informatico. Durante la simulazione devono essere osservate quattro fasi: costruzione del modello, esecuzione del modello, analisi del risultatoindicatori di performance, valutazione di altri possibili scenari. Il metodo è efficace solo se per costruire il modello vengono utilizzati valori effettivi e accurati.
11. Analisi e calcolo della complessità e della durata del processo. Il metodo consente di calcolare il numero richiesto di lavoratori e il carico a cui sono esposti.
12. Analisi della matrice di distribuzione delle responsabilità. Questa è una tabella visiva funzionale che distribuisce l'organizzazione in collegamenti, unità e così via. ovvero, il metodo consente di assegnare compiti alle unità strutturali.

Passaggi di ottimizzazione

Il lavoro sull'ottimizzazione dei processi aziendali è suddiviso in cinque fasi. Parliamo di più di ciascuno di essi:

1. Descrizione dei processi dell'organizzazione. Analisi e ottimizzazione dei processi aziendali sono indissolubilmente legate. Senza definire le funzioni di ogni reparto e dipendente, è impossibile avviare un'ottimizzazione efficace. Sembra che questo passaggio sembri scontato, ma in re altà la maggior parte delle aziende se ne dimentica, e questo è un grosso errore. È meglio avviare processi di apprendimento attraverso la catena del valore. Ci sono aziende che forniscono risorse o prodotti alla tua organizzazione o svolgono funzioni aggiuntive di cui il tuo cliente ha bisogno. Comprendere in quale fase e come si forma il valore aggiunto del prodotto finale. L'uso di tale strategia consente di calcolare rapidamente i punti di uscita e di ingresso per l'azienda. Pertanto, sarai in grado di studiare l'intero flusso di lavoro dell'impresa, spiegare al personale chi sta facendo cosa,separare i processi di lavoro che necessitano di un'ottimizzazione prioritaria, decidere come migliorare la qualità di un servizio o prodotto. Durante la ricerca capirai che oltre ai processi chiave, ce ne sono anche di di supporto. Di norma, non hanno bisogno di essere finanziati, perché costituiscono l'infrastruttura dell'impresa e aiutano il funzionamento continuo dei processi principali. Esistono anche processi di sviluppo responsabili dei profitti futuri.
2. Nomina di responsabili. Il sistema di ottimizzazione dei processi aziendali è costruito in modo tale da non poter funzionare senza controllo. Pertanto, viene nominato un responsabile della sua attuazione. Inoltre, una persona dovrebbe svolgere la gestione generale, mentre altre dovrebbero controllare ogni fase. Il manager non deve solo essere obbligatorio, ma anche essere in grado di coordinare il lavoro dei subordinati. Tali capi possono essere paragonati a una batteria eterna, perché devono lavorare costantemente e ottimizzare la produzione. Per questo motivo le responsabilità lavorative dovrebbero essere chiaramente indicate, per questo è sufficiente prescrivere doveri nei regolamenti interni dell'impresa.
3. Implementazione dell'ottimizzazione. Veniamo quindi all'ottimizzazione dei processi aziendali dell'impresa. Per lei è riservata solo la terza tappa, perché prima bisogna prepararsi. Non pensare che ogni organizzazione sia in perfetto ordine. In qualsiasi azienda puoi trovare dozzine di problemi. E dopo la scoperta, devi agire secondo il piano. Per prima cosa è necessario valutare tutti i processi dell'azienda, oltre a eliminare la ripetizione delle responsabilità lavorative. passo successivosarà il calcolo del tempo per ciascuno dei processi aziendali, un'analisi comparativa con gli indicatori medi, l'adeguamento agli indicatori reali. Successivamente, è necessario organizzare un'analisi operativa delle risorse di produzione. È necessario tracciare il movimento dei valori e delle informazioni nell'azienda e sradicare le aree in cui si verifica una perdita di entrambi. Il passaggio finale sarà analizzare l'efficienza dell'uso delle risorse in ciascun processo.
4. Automazione dei principali processi aziendali. Non c'è da stupirsi che questo passaggio sia esplicitato nel quarto paragrafo, perché prima di procedere con esso, è necessario comprendere chiaramente come avverrà l'ottimizzazione. Se c'è completa confusione nell'azienda, non importa come ottimizzi il processo, non ci sarà alcun senso da questo. L'unica cosa che si può ottenere sono le grandi spese finanziarie e la perdita di tempo.
5. Valutazione dei risultati. L'ottimizzazione della gestione dei processi aziendali è stata superata, così come la riorganizzazione stessa. È tempo di fare il punto. Se l'operazione è stata eseguita correttamente, il risultato sarà l'eliminazione delle posizioni e delle mansioni ripetitive dei dipendenti, la supervisione dell'esecuzione del lavoro da parte dei lavoratori, la riduzione del numero di errori e la riduzione dell'influenza del fattore umano nella produzione, l'introduzione di un sistema di fattori di efficienza che motivano i dipendenti, una base di conoscenze formata sui processi dell'organizzazione, riducendo le violazioni nella produzione dovute a mancanza di personale o mancanza di risorse, reperimento di finanze che non sono coinvolte nella circolazione e loro liquidazione, riducendo al minimo l'acquisto di prodotti non necessari.

Errori comuni

Al'ottimizzazione ha prodotto risultati, bisogna cercare di non fare gli errori che fanno gli altri imprenditori. Eccone alcuni.

Il primo errore è l'affermazione sbagliata del problema. Se il manager non sa cosa deve essere fatto esattamente per migliorare il lavoro dell'impresa, non ci riuscirà. Il primo passo è capire quale risultato ti aspetti dall'ottimizzazione. Ad esempio, è inutile redigere le caratteristiche dell'ufficio contabilità se l'organizzazione non ha entrate dirette. La mancanza di profitto è il lavoro del reparto vendite, non del contabile. Cioè, in questa situazione, è necessario cambiare il lavoro di questo particolare dipartimento e il bonus sarà un cambiamento nel lavoro di altri servizi. In breve, vale la pena iniziare l'ottimizzazione con una descrizione dei processi aziendali, di questo abbiamo già parlato sopra.

Il secondo errore è la sproporzione tra sforzi e compiti. Spesso è possibile vedere la descrizione di processi che non sono assolutamente correlati all'obiettivo principale dell'impresa. Un esempio esagerato, ma che ne riflette chiaramente l'essenza, è la comunicazione tra il capo e il segretario per chiamare il vice. È chiaro che il processo non ha significato e non ha alcun valore. Si scopre che l'organizzazione sta sprecando denaro in questo processo.

Il terzo errore è la scelta sbagliata del mezzo di descrizione. Per caratterizzare i processi vengono utilizzati vari mezzi, compresi programmi di diverse capacità. Il costo di tali programmi è piuttosto alto, parte da $ 100 e non ha limiti superiori. È chiaro che la capacità del programma dovrebbe corrispondere alle dimensioni dell'azienda. Si scopre che è inutileuna piccola impresa per acquisire un programma su larga scala. Lo strumento deve essere scelto in base ai compiti e agli obiettivi dell'impresa, che il management sta cercando di risolvere attraverso l'ottimizzazione. Ma non bisogna pensare che il software sia lo strumento principale. Questo è solo uno strumento ausiliario. L'ottimizzazione è maggiormente influenzata dalla sua corretta organizzazione.

Letteratura supplementare

Oltre alle informazioni su Internet, i leader aziendali dovrebbero anche leggere libri che aiuteranno in questo complesso processo. Ecco alcuni libri:

1. “Processi aziendali. Modellazione, implementazione, gestione” di Vladimir Repin. Se decidi di cambiare i processi aziendali e di provare un nuovo approccio, allora questo libro fa per te. Questo non vuol dire che sia facile da leggere, ma ciononostante, in esso sono nascoste molte informazioni importanti. Ogni capitolo dovrà comprendere e lavorare. La pubblicazione include molti disegni, tabelle e diagrammi che aiutano a rivelare il processo. È anche interessante notare che non c'è una parola su questo in altri open source.
2. “Un approccio sistematico al miglioramento continuo. Teoria dei vincoli di Goldratt di William Detmer. Tutti i libri dell'autore vengono spazzati via dagli scaffali come torte calde. E tutto perché aiuta a risolvere molti problemi, come la contraddizione tra tempi dei servizi e qualità, tra costi finanziari e prezzo. In precedenza non era possibile trovare informazioni complete dall'autore, ma ora è stato pubblicato un libro che svela tutti i segreti.
3. “Gestione dei processi aziendali. Guida praticasulla riuscita attuazione dei progetti” di Johan Nelis, John Jeston. Il libro parla dei principi di base della gestione dei processi aziendali, dei loro vantaggi e delle caratteristiche positive. La pubblicazione è anche ricca di esempi di come gestire. Il libro è adatto come riferimento per le imprese che implementano progetti di gestione dei processi. Ciò è dovuto al fatto che il materiale descritto parla degli strumenti che possono essere applicati nella pratica e aiuta anche a implementare efficacemente progetti di business.
4. "Gol. Un processo di miglioramento continuo di Eliyahu Goldratt. La pubblicazione spiega che una persona che vede un qualche tipo di problema in un progetto aziendale è obbligata a costruire relazioni di causa ed effetto tra risultati e processi. L'individuo deve comprendere i principi di base per raggiungere l'efficienza del flusso di lavoro organizzativo.
5. Software snello: dall'idea al profitto di Tom e Mary Poppendyck. La direzione fornirà assistenza nelle situazioni in cui è necessario formare i processi più efficaci. I top manager dovrebbero leggere questo libro, così come i manager, gli sviluppatori dell'azienda. Cioè, le informazioni saranno utili proprio a coloro che sono coinvolti nel software.

Conclusione

Come puoi vedere, per ottimizzare correttamente, devi sapere molto e capire molto. La riorganizzazione non aiuterà se il manager non capisce con cosa sta lavorando. Spesso ci sono molti di questi capi, motivo per il crollo di molte aziende.

Anche se il fondatore non comprende lui stesso la questione, il suo compito è trovare dipendenti competenti chelavoreranno non per interesse personale, ma perché sono devoti al loro lavoro. Ci sono pochissimi lavoratori disinteressati rimasti, il che significa che se sei fortunato e li hai trovati, allora cerca di non lasciarti andare. È la competenza del personale che determina quanto fiorirà l'organizzazione. Anche il leader più talentuoso non sarà in grado di tirare fuori l'azienda da solo, e quindi non bisogna trascurare la professionalità del personale. Dopotutto, si tratta di soldi e tempo.