Processo aziendale - che cos'è? Sviluppo, modellazione, ottimizzazione dei processi aziendali

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

I moderni metodi di gestione aziendale prendono sempre più in prestito metodi e tecnologie straniere. E non perché sia di moda, ma perché è comodo ed efficace. Una di queste tecniche suddivide tutto il lavoro di routine in componenti elementari e quindi descrive in dettaglio ogni processo aziendale risultante. Ci vuole molto tempo, ma lo schema risultante consente di trovare punti deboli, responsabilità funzionali eccessivamente gonfiate e compiti poco chiari. Trascorrendo del tempo una volta, il management può trasferire parte delle sue responsabilità lungo la scala gerarchica, liberando tempo per la pianificazione strategica.

Vita secondo i piani

Un' altra cosa è che il personale delle aziende spesso non comprende il significato di questa procedura e non accoglie con favore la volontà del management di determinare i principali processi aziendali. Tuttavia, è sempre più necessario comprendere la modellazione e la descrizione delle operazioni elementari di ciascuna unità, e anchedipendente. È ancora peggio se nel personale dell'azienda compaiono dipendenti che studiano i processi aziendali dell'azienda. Chiedono costantemente qualcosa, distraggono e interferiscono in ogni modo possibile con l'adempimento dei compiti funzionali diretti di tutto il personale. Cosa fare?

Ripartiamo da lontano. Ogni mattina, la maggior parte di noi si trova ad affrontare il compito di venire al lavoro. Per la sua soluzione di successo, è necessario svegliarsi in tempo, prepararsi e prendere posto in un mezzo di trasporto (non importa se si tratta di un'auto privata o di un vagone della metropolitana). Inoltre, ogni componente può essere scomposto in procedure ancora più piccole: per svegliarti in tempo, puoi impostare una sveglia, oppure puoi chiedere a qualcuno di svegliarti, ecc. Indipendentemente dal metodo di soluzione, il risultato (risveglio tempestivo) sarà raggiunto. Ma l'aumento, le tariffe e il modo di lavorare differiscono nel metodo di soluzione e nel risultato finale. In re altà, siamo arrivati alla prima definizione.

A cosa serve tutto questo

Quindi, un processo aziendale è una certa sequenza di semplici azioni che trasformano le risorse in un utile prodotto finale. Nel nostro esempio di vita reale, ci sono tre diversi processi, ognuno dei quali richiede la propria informazione iniziale e, dopo alcune manipolazioni, dà il risultato desiderato. Passiamo all'impresa. Indipendentemente dal campo di attività di ciascuna azienda, il lavoro è determinato dalle relazioni professionali dei dipendenti: il trasferimento di informazioni, la determinazione della necessità di un prodotto, l'analisi della produzione e delle risorse, ecc. E qui è importante notare che tutte le cose di cui soprasolo se sono soddisfatte tre condizioni:

- l'informazione è stata inviata al dipendente interessato;

- questo è stato fatto al momento giusto;

- la forma in cui vengono presentate le informazioni è abbastanza semplice e chiara.

Riassumendo tutto quanto sopra, si può sostenere che un processo aziendale è un flusso di informazioni che risponde a tre domande: cosa, dove e quando. Affinché il lavoro possa essere eseguito senza intoppi e continuamente, è necessario determinarne i componenti. In questo caso, non ci saranno duplicazioni di attività, assenza di un esecutore o tempi di inattività.

Quando un processo aziendale è chiaramente definito, ogni dipendente cessa di essere indispensabile. Ricorda quante volte hai dovuto aspettare che un tuo collega partisse dal congedo per malattia (o tornasse dalle ferie); quando sei lontano dal lavoro, il telefono letteralmente non smette di squillare e tutti cercano di capire cosa e come stai facendo. E se hai risposto alla richiesta della direzione e hai inventato una descrizione abbastanza dettagliata dei processi aziendali, puoi esultare con calma, rilassarti e, a volte, pranzare…

Passando al linguaggio formale delle definizioni, sosterremo che quando si descrivono i processi aziendali, un'impresa si pone i seguenti obiettivi:

• capire la struttura generale dell'organizzazione delle attività e determinare le dinamiche del suo sviluppo;
• identificare i problemi attuali e le opportunità per superarli;
• creare un sistema di obiettivi e obiettivi che sia comprensibile per tutti i partecipanti (sviluppatori, utenti, clienti, ecc.);
• per formulare i requisiti per il software necessariosicurezza.

Naturalmente, la descrizione dei processi aziendali di per sé non interessa. Ma per la reingegnerizzazione, questo è un compito fondamentale. Solo comprendendo la struttura, le relazioni e le modalità dei flussi informativi si può parlare di ripensare il carico semantico sia dell'impresa stessa che delle sue singole divisioni. Ma la riorganizzazione dovrebbe essere effettuata anche per raggiungere qualche obiettivo: migliorare la qualità del servizio clienti; riduzione dei costi; fornendo maggiore libertà nel processo decisionale agli artisti (riducendo i tempi per il completamento del lavoro), ecc.

Classificazione semplice

Molto spesso, la necessità di descrivere i processi di business delle informazioni compare nelle imprese con una struttura orientata alla funzionalità. Il fatto è che gli obiettivi e gli obiettivi dei diversi dipartimenti possono contraddirsi a vicenda. E questo porterà non solo a una diminuzione della redditività dell'azienda, ma anche a un calo della sua competitività.

L'approccio moderno alla gestione è sempre più di natura processuale. Tutto il lavoro è considerato come un insieme specifico di processi (ciascuno dei quali consiste in una o più semplici operazioni). Per formalizzare e standardizzare tale approccio sono state adottate le seguenti categorie di processi (la classificazione avviene in relazione al valore aggiunto del prodotto):

• principali - quelli con cui l'azienda riceve entrate: produzione, marketing, forniture;
• manager - coloro che stabiliscono obiettivi e obiettivi per dipartimenti e artisti specifici;
• di supporto –quelli che forniscono risorse alla produzione, ma non aggiungono valore al prodotto finale: formazione e selezione del personale, supporto finanziario, tutela legale, ecc.

Oltre alla già citata indipendenza dal fattore umano e al semplificato adattamento dei nuovi assunti, la descrizione dei processi aziendali consente di gestire in modo più efficace i costi operativi dell'azienda.

Proprietà

Ora diventa chiaro che per gestire un'impresa è necessario non solo identificare i flussi informativi interconnessi, ma anche descrivere chiaramente tutte le attività. Poiché sappiamo già che un processo aziendale è parte di un lavoro comune che passa da un dipendente all' altro (all'interno della propria unità funzionale o meno, poco importa), allora passiamo al fatto che tutto nel mondo può essere unificato. E ancora di più l'attività professionale.

Indipendentemente dal campo di attività, ogni processo aziendale può essere descritto dalle stesse caratteristiche.

- Un bordo è l'inizio e la fine di una semplice operazione.

- Il titolare è un dipendente dell'azienda che non solo possiede le risorse necessarie per il lavoro, ma pianifica, analizza, gestisce il processo; e, soprattutto, è responsabile del risultato.

- Input - un messaggio informativo ricevuto in qualsiasi forma accettata dall'impresa, che definisce la necessità di informazioni e segna l'inizio del processo.

- Output: informazioni o una parte materializzata del prodotto che viene consumata all'esterno dell'esecutorecliente.

- App altatore - personale dell'azienda coinvolto in un processo.

- Risorse - la parte materiale o informativa dell'attività che non cambia durante l'esecuzione dell'operazione (ma contribuisce solo alla trasformazione delle informazioni in entrata nel prodotto finale).

- Controllo della qualità: indicatori del settore o interni (accettati dalla direzione aziendale) per determinare l'efficacia del lavoro.

Assegnazione obbligatoria dei processi elementari

Ovviamente, non tutte le aziende necessitano di una descrizione dei processi aziendali. Tuttavia, ci sono un certo numero di casi in cui questo noioso esercizio non può essere evitato. Diamo un nome ai principali:

• L'attività dell'impresa è automatizzata. In questo caso, il diagramma del processo aziendale traduce le esigenze del cliente in un linguaggio comprensibile al programmatore.
• Miglioramento delle attività dell'azienda. Non solo gli aggiornamenti delle apparecchiature e della tecnologia aiutano a migliorare il prodotto finale; l'ottimizzazione dei processi aziendali consente di identificare tutti i punti di forza e di debolezza del lavoro e di prendere decisioni di gestione appropriate.
• Certificazione ISO (International Standards Organization). È stato creato un unico sistema di gestione della qualità per tutti i dipendenti.

Come presentare la descrizione al cliente

La modellazione dei processi aziendali richiede una descrizione di ogni elemento. Come farlo in modo indolore per l'organizzazione? Ci sono tre metodi principali adottati nella pratica mondiale: testuale, grafico e tabulare.

Testuale implica una descrizione dell'intero avanzamento del lavoro in una sequenza semplice e comprensibile. La forma e il contenuto possono essere gratuiti (se non sono stati ancora sviluppati standard internazionali o di settore) o regolati da documenti. Ad esempio: l'ufficio vendite invia la documentazione di reporting per il periodo all'ufficio pianificazione; i dipendenti del dipartimento di pianificazione svolgono un lavoro analitico per determinare la dinamica delle vendite e la necessità di apportare modifiche alla produzione; il risultato ottenuto dall'ufficio pianificazione viene trasferito all'ufficio marketing, dove viene effettuata un'analisi delle ragioni dell'aumento (caduta) delle vendite, ecc.

Il diagramma grafico di un processo aziendale consente di visualizzare il risultato di un lavoro analitico. Non è necessario ricordare che la percezione visiva delle informazioni è più efficace. Pertanto, tutti i tipi di grafici e diagrammi ci danno l'opportunità di capire rapidamente cosa sta succedendo e trovare la giusta soluzione.

Nei casi in cui il compito principale della riforma delle attività sia l'ottimizzazione dei processi aziendali, vale la pena utilizzare una forma tabellare della loro descrizione. Con il suo aiuto, è più facile comprendere la sequenza delle azioni e la direzione dei flussi di informazioni. Una tabella tipica contiene non solo una descrizione della funzione dell'unità del personale, ma anche colonne sui documenti in entrata e in uscita, l'esecutore (è possibile specificare sia l'intero dipartimento che un dipendente specifico), ecc.

Come descrivere correttamente un processo aziendale

Non basta analizzare i processi aziendali. La cosa più importante in questa materia è la correttezza, ma allo stesso tempo la semplicità della descrizione. Per cominciare, il nome del processo unitario dovrebbe essere formulato chiaramente. Questo ti aiuterà a capirele sue principali caratteristiche, logiche di esecuzione e collocazione nella filiera complessiva delle attività produttive.

Quindi dovresti indicare quali informazioni di input sono richieste per la normale esecuzione dell'attività ed elencare anche il supporto delle risorse. Una sequenza scritta di semplici operazioni che compongono il processo ti aiuterà a non perdere o dimenticare nulla.

La modellazione dei processi aziendali non può fare a meno di specificare il proprietario del processo e un sistema per monitorarne l'andamento. Per fare ciò, nella descrizione è necessario annotare i termini standard per la produzione del lavoro ed elencare i documenti che vengono trasferiti al collegamento successivo. Per semplificare, la descrizione dovrebbe assomigliare a questa: "… dopo aver condotto un'analisi delle vendite per il periodo di riferimento, un dipendente del dipartimento di pianificazione compila il modulo stabilito (tabella), che invia al dipartimento di marketing …"

Schema semplificato per la descrizione dei processi produttivi

Quando scrivono una descrizione, molto spesso i dipendenti devono affrontare il fatto che non sanno come trasmettere verbalmente il contenuto del loro lavoro. Per rendere chiaro e strutturato il sistema dei processi aziendali, puoi creare un promemoria. Riflette quelle domande a cui è necessario dare una risposta chiara e massimamente dettagliata. Allora quali sono queste domande?

• Cosa? Descrive cosa viene fatto esattamente in questa operazione.
• Perché? Supera lo scopo dell'operazione.
• Quando? Determina chi avvia l'esecuzione.
• Chi? Nomina artisti specifici.
• Come? Elenchi obbligatoririsorse.

Lo sviluppo dei processi aziendali presuppone che tutti i metodi di descrizione possano essere utilizzati. Pertanto, si otterrà lo schema di lavoro più dettagliato. La versione grafica rivelerà la relazione tra le unità funzionali e le versioni tabulari e testuali trasmetteranno il contenuto di ciascuna operazione. Sfortunatamente, l'automazione dei processi aziendali non è possibile senza questo lungo lavoro iniziale.

Come raccogliere informazioni

In pratica, ci sono molti modi per ottenere le informazioni necessarie. Per cominciare, è necessario analizzare i documenti normativi che guidano i dipendenti dell'azienda. Quindi dovresti condurre interviste personali con ogni interprete diretto per descrivere il contenuto del suo lavoro. Inoltre, per chiarire e chiarire punti controversi, i consulenti analitici dovrebbero utilizzare l'osservazione dell'andamento dei processi aziendali.

Se si adotta un approccio completo per risolvere il problema, automatizzare i processi aziendali non sembrerà così noioso e inutile.

Gruppo di lavoro

Eppure, se il compito principale dell'impresa è l'automazione dei processi aziendali, e il management non intende coinvolgere società di consulenza esterne, sorge necessariamente la domanda: "Da dove cominciare?" Il primo passo è creare un gruppo di lavoro di dipendenti dell'azienda. I membri del gruppo di lavoro dovrebbero preferibilmente avere eccellenti capacità analitiche e di ascolto. Dopotutto, come già notato, la maggior parte del lavoro consiste nel condurre interviste personali con gli esecutori dei processi aziendali.

Successivamente, devi avere un quadro reale del funzionamento del sistema. Poiché prima della modernizzazione l'impresa lavorava e realizzava un profitto, probabilmente non è necessario parlare di una ristrutturazione completa. Pertanto, il sistema e le direzioni dei flussi informativi dovrebbero essere fissati al momento dell'inizio dell'ottimizzazione.

In cosa consiste la descrizione

Al fine di evitare confusione e incongruenze nella descrizione dei processi aziendali, gli esperti consigliano di utilizzare le mappe dei processi. Si tratta di documenti standardizzati che consentono di unificare tutte le azioni, indipendentemente dalla sfera di influenza dell'esecutore e dalla complessità dell'operazione descritta.

Qualsiasi descrizione può essere suddivisa nelle seguenti componenti:

• modulo di processo unificato (il più delle volte una tabella);
• mappa dei processi aziendali (può essere presentata in qualsiasi forma: descrizione testuale, oggetto grafico o tabella);
• percorsi (flussi di informazioni, risorse e finanza in entrata e in uscita);
• matrici di vari processi aziendali (una tabella di interazione tra diversi processi, che permette di evidenziare i flussi e le operazioni principali e secondari);
• diagramma di flusso (algoritmo di esecuzione dei processi aziendali);
• Descrizione testuale dettagliata;
• documentazione (creazione di documenti che confermano l'esecuzione del processo);
• identificazione degli indicatori dei processi aziendali (ricerca di caratteristiche e indicatori attraverso i quali puoi controllare non solo i progressi, ma anche la qualità);
• regolamenti (in altre parole, descrizione del lavoro).

Indicatori

Come è stato più volte notato, qualsiasi processo deve essere misurato da qualcosa. Ciò è necessario prima di tutto per valutare l'efficacia di tutte le attività dell'impresa. Molto spesso, gli esperti raccomandano di testare i processi aziendali in base a quattro indicatori: tempo, costi, qualità e quantità.

Ma i modelli di processo aziendale sono dinamici e diversificati. Pertanto, spesso non basta valutare solo la velocità di lavoro; è necessario tenere conto sia delle condizioni di lavoro che dell'infrastruttura dell'impresa. Inoltre, quasi tutti i settori non possono esistere senza fornitori, finanza, logistica e partner. Questi sono anche indicatori misurabili.

E, naturalmente, non dobbiamo dimenticare l'informazione e il fattore umano. Maggiore è il livello di formazione di uno specialista, minore sarà il tempo necessario per familiarizzare con le istruzioni e le informazioni in arrivo.

La maggior parte delle metodologie di modellazione sono ora basate sui principi dell'analisi strutturale e della progettazione (SADT - Structured Analysis and Design Technique), oltre che su alcuni linguaggi algoritmici. Possiamo parlare dell'esistenza di diversi modelli di base di analisi dei processi aziendali:

- Il Business Process Modeling - in effetti, la modellazione - rivela il lato funzionale dell'esistenza dell'azienda.

- Modellazione del flusso di lavoro: descrive i flussi di lavoro ed è simile ai diagrammi di flusso.

- Modellazione del flusso di dati - a differenza del precedente, descrive i flussi di dati (informazioni); destinato al sequenziamentooperazioni.

Ciclo Shewhart-Deming

Si consiglia di descrivere i processi aziendali di grandi dimensioni (1C consente di selezionarli dall'elenco generale) in un documento separato chiamato "Procedura di lavoro". Tutto ciò che è di natura meno significativa o consiste in un numero limitato di semplici operazioni è solitamente descritto nelle descrizioni del lavoro.

Nella redazione del regolamento, è necessario tenere conto delle condizioni del ciclo di miglioramento continuo delle attività dell'impresa (modello Shewhart-Deming). Le sue disposizioni affermano che l'ottimizzazione e il miglioramento sono processi infiniti. Cioè, nella gestione aziendale c'è un certo ciclo chiuso, costituito da tali decisioni di gestione: pianificazione, attuazione, controllo, adeguamento.

Quando si redige un regolamento, si dovrebbero tenere conto dei principi che garantiscono il rispetto del modello Shewhart-Deming:

1. Calcolo degli indicatori pianificati per il periodo futuro.
2. Analisi della dinamica delle deviazioni e documentazione delle possibili cause.
3. Identificazione delle azioni correttive e analisi della loro efficacia.

Lo sviluppo del modello dovrebbe essere effettuato in conformità con le regole aziendali. Le regole generalmente accettate sono il quadro normativo e regolamentare dello stato nel cui territorio l'impresa opera. La seconda base del modello è la politica aziendale dell'azienda.

Quando si implementa un sistema di gestione della qualità, è necessario curare lo sviluppo e l'unificazione dei processi aziendali. Come notato all'inizio dell'articolo, il personale aziendale non è sempre presentecomprende il significato della modernizzazione in corso. Portare a ciascun dipendente l'importanza di creare un modello di processo aziendale efficace è compito del top management.

Dopotutto, si tratta di un sistema consolidato e accuratamente progettato che non solo renderà più facile per un'impresa ottenere certificati di conformità agli standard di qualità internazionali ISO 9001:2008, ma aumenterà anche significativamente l'efficienza di ciascuno dipendente.

Entrambi questi fattori portano l'azienda a diventare più competitiva sul mercato, il che, a sua volta, ha un effetto benefico sia sugli investitori che sui clienti.