Processo aziendale: analisi dei processi aziendali. Descrizione, applicazione, risultati

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Qualsiasi imprenditore deve sapere almeno indirettamente cos'è un processo aziendale. L'analisi dei processi aziendali aiuta a ridurre i costi, aumentare la redditività e, in definitiva, aumentare il profitto dell'impresa. Nella letteratura economica, questo concetto si incontra per la prima volta nei lavori dei ricercatori negli anni '80 del secolo scorso. Fu allora che negli Stati Uniti per la prima volta pensarono che l'efficienza di tutta la produzione dipendesse da un insieme di azioni interconnesse chiamate processo aziendale.

Definizioni

Il processo aziendale è un concetto complesso. Lo sviluppo del business dipende fortemente da operazioni, procedure e attività correlate. Impossibile immaginare un impianto senza l'approvvigionamento delle materie prime, la loro lavorazione, gli operai alle macchine ei contabili. Un'impresa è un sistema chiuso che funziona come un organismo integrale. E affinché tutto funzioni correttamente senza intoppi e ritardi, è necessario un cervello principale: un manager esperto che analizzerà e monitorerà la coerenza di tutti i processi aziendali.

Se guardi da un punto di vista economico, l'interconnessione di tutte le possibili attività, durante le quali la trasformazione delle risorse ambientali nel prodotto finale per il consumatore, è chiamata processo aziendale. L'analisi dei processi aziendali è una valutazione dell'efficacia di una particolare azione, operazione o evento correlato alla produzione.

A cosa servono

Descrivere i processi aziendali è abbastanza facile. Ma il problema più grande della re altà è che in qualsiasi impresa del nostro paese è raro trovare una persona realmente interessata a migliorare l'efficienza dei vari processi produttivi. Le piccole e medie imprese stanno cercando di utilizzare metodi obsoleti da tempo per ridurre i costi, mentre in Occidente hanno capito da tempo che il successo di un'impresa dipende da un manager assunto competente e interessato a ottenere i massimi risultati dal proprio lavoro.

La creazione di processi aziendali fornisce una chiara comprensione: chi è responsabile di quale fase, quale posizione occupa e cosa dovrebbe essere fatto. Tale strutturazione rende trasparente l'organizzazione della produzione e ne facilita la gestione. Comunicando l'albero degli obiettivi ai dipendenti, puoi aumentare la loro motivazione dimostrando che il loro lavoro è finalizzato a obiettivi comuni. Inoltre, organizzare un'attività in questo modo aiuterà a identificare i costi non necessari delle risorse finanziarie e di tempo.

Come creare

Indipendentemente dal fatto che l'azienda sia grande o piccola, l'approccio alla creazione di un piano dettagliato è lo stesso. Ritenereesempio specifico. C'è un'azienda che vende divani. Il diagramma del processo aziendale è simile a un albero. I rami principali ospitano elementi principali che si ramificano in quelli più piccoli. Quindi, quali sono le fasi principali del processo aziendale per un rivenditore?

1. Acquisto di beni. Questo è il primo e centrale processo aziendale. Quali sono le sue sottofasi?

• Analisi del fornitore.
• Stipulazione di contratti con stabilimenti di produzione.
• Stipulazione di contratti con aziende di trasporto.

2. Posizionamento del divano. In questa fase, ci sono questi momenti:

• Selezione di una stanza.
• Costruzione o affitto di locali.
• Creazione delle condizioni per le vendite.

3. Processo di vendita.

• Reclutamento.
• Acquisto di un registratore di cassa.
• Creare atmosfera e design per le vendite.

4. Marketing e pubblicità.

• Posizionamento di un segno.
• Crea biglietti da visita, opuscoli, brochure, cataloghi, ecc.
• Posizionamento dell'annuncio.

L'elenco può essere lungo. È importante capire come vengono creati i processi aziendali. E poi daremo alcune regole d'oro per organizzare un business per avere successo.

Regola 1

Una persona specifica è responsabile di ogni fase aziendale selezionata. Coinvolgerli nella creazione dello schema. Ciò fornirà l'opportunità di comprendere il processo in modo più dettagliato, di interessare i dipendenti e aumentare la loro motivazione finalizzata al raggiungimento di obiettivi comuni. Ciò è particolarmente importante nelle prime fasi della formazione dell'impresa. L'avvio di un'impresa è sempre associatoenormi difficoltà e la definizione tempestiva di obiettivi per fasi specifiche forniranno un piano d'azione più dettagliato.

Regola 2

Utilizza programmi automatizzati e visualizza i tuoi circuiti. Ad oggi, ci sono molti programmi già pronti che aiutano a strutturare le informazioni. Le piccole e medie imprese li usano ovunque.

Se lavori in gruppo, prendi una lavagna o pezzi di carta per annotare tutto e disegna un albero dei tuoi processi mentre procedi. Inizia con grandi operazioni e suddividile in più piccole. Per le grandi imprese, la creazione di processi aziendali è un enorme lavoro scrupoloso che richiede la massima concentrazione e coordinamento delle azioni di tutti i dipendenti.

Regola 3

Nel formulare i processi aziendali, lasciati guidare dalla strategia dell'azienda e non dalla sua struttura organizzativa. La stessa funzione può andare oltre i dipartimenti stabiliti. Ad esempio, quando si consegna un prodotto da un fornitore, si può considerare il confine del processo aziendale fino a quando il prodotto non lascia il punto vendita stesso, cioè quando viene posizionato sugli scaffali e disponibile per il consumatore. Questo processo coinvolge diversi dipartimenti che fanno parte della struttura organizzativa.

Regola 4

Non essere troppo dettagliato nel tuo piano. Se sovraccarichi il diagramma con informazioni non necessarie, ciò creerà confusione generale e un pesante onere per i dipendenti responsabili. Se prevedi di apportare modifiche in un particolare segmento, questa parte deve essere dettagliata e tutto il resto dovrebbe essere considerato.solo superficialmente, senza entrare nei dettagli. L'efficienza dei processi aziendali è soggetta alla legge Pareto "20/80", quando il 20% delle descrizioni dettagliate porterà l'80% del successo dell'intera operazione.

Regola 5

Non aver paura della verità e costruisci uno schema basato su ciò che è veramente. Questa situazione si verifica molto spesso. Il capo dirigente chiede ai suoi subordinati informazioni sui loro dipartimenti per costruire un diagramma dei processi aziendali. Quelli cercano di raccontare come stanno andando bene. Anche se in re altà la situazione reale è tutt' altro che ideale. Ma sulla base di dati falsi, verrà costruito lo schema sbagliato, dopodiché verranno prese decisioni inefficienti e tutto il lavoro andrà sprecato.

Non confondere "così com'è", "come dovrebbe essere" e "come voglio che sia". Non importa quanto tutto sia pessimo, i processi aziendali vengono compilati proprio per migliorare questo stato. Pertanto, è imperativo descrivere solo una situazione di vita reale.

Automazione dei processi aziendali

Seguire tutti gli eventi che si svolgono all'interno dell'azienda è molto difficile, soprattutto quando si tratta di grandi aziende e sindacati. È difficile immaginare un grande business senza un intero sistema di programmi automatizzati che ti consentano di analizzare i dati in entrata per prendere una decisione. Pertanto, oggi molto spesso si parla di automatizzare i processi aziendali.

In pratica, questo significa che esiste uno speciale programma per computer che elabora tutti i tipi di flussi di informazioni che forniscono un processo aziendale. L'analisi dei processi aziendali avviene offlinemodalità, e la persona si limita a familiarizzare con i risultati e trae la conclusione appropriata.

Scelta del metodo di analisi

Di fronte alla domanda su come descrivere al meglio i processi aziendali in modo automatico, un imprenditore domestico troverà molte opzioni che non sono ben ottimizzate per il mercato russo. Quasi tutto il software proposto è stato creato per le aziende occidentali che hanno esperienza nell'ottimizzazione della produzione. Ma dopo aver analizzato alcuni dati, abbiamo creato il nostro elenco di programmi che implementano il processo aziendale.

1. BEST-5 "My business" è un software che viene spesso utilizzato dalle piccole e medie imprese. Il programma è disponibile per qualsiasi computer ed è molto facile da usare. Il suo vantaggio è che può analizzare piccole quantità di dati da una piccola impresa.
2. Modellatore aziendale. Spesso utilizzato nelle imprese moderne, principalmente perché è poco costoso. Avviare un'impresa è facile da organizzare con questo programma, poiché è molto conveniente creare diagrammi dei processi aziendali, ma praticamente non analizza.
3. iGrafx Enterprise Central. Ottimo design canadese. È in grado non solo di riconoscere ed elaborare piani aziendali, ma anche di analizzare con successo array di dati di input. Nel nostro paese ha pochissima distribuzione, anche se il prodotto è molto degno.
4. Studio commerciale. Lo sviluppo russo più famoso. Integrato con altri prodotti MS Office (Word, Excel, Visio). Perl'imprenditore domestico è la scelta migliore in termini di rapporto prezzo-risultato. Ottima analisi dei processi aziendali. La produzione può essere ottimizzata con successo grazie ai risultati ottenuti dal programma.

Tecnologia per la creazione di processi aziendali

Il più comune oggi è l'integrazione del metodo automatico e manuale per costruire lo schema del "Processo aziendale". L'analisi dei processi aziendali in questo caso viene effettuata in due fasi: la prima con l'ausilio dei risultati ottenuti su un computer, la seconda - manualmente dal manager.

Consideriamo due approcci principali per tracciare grafici e diagrammi. In questo caso, la tecnologia dei processi aziendali verrà costruita utilizzando i seguenti metodi:

1. DFD (Diagramma del flusso di dati).
2. WFD (Diagramma del flusso di lavoro).

Il primo metodo DFD prevede la stesura di un diagramma dei flussi di dati. Includono: dettagliare il lavoro del processo, dipendenti responsabili, documentazione necessaria. Tale costruzione fornisce un quadro completo delle attività dell'azienda, dei dati di input e output circostanti, di tutti gli elementi del processo produttivo e delle relazioni tra di essi. Questo approccio consente di evidenziare processi aziendali gratuiti (extra) che riducono l'efficacia del risultato e possono essere ottimizzati in vari modi.

WFD - diagrammi di flusso di lavoro che descrivono i processi aziendali di livello inferiore. Lo sviluppo del business può cambiare in modo significativo se si conosce non solo la gerarchia verticale delle azioni, ma anche quella orizzontale. Cosa significa?

Se guardichiaramente, i diagrammi WFD sono una griglia di intervalli di tempo, ogni grafico dei quali è responsabile di un particolare processo. Supponiamo che la consegna della merce duri due giorni: il grafico mostra l'inizio e la fine del processo. Poi arriva l'evento del product placement nel trading floor, e questo processo inizierà solo dopo che la consegna sarà terminata. I dati vengono tracciati in sequenza sul grafico. Eventi, operazioni e azioni possono essere intrecciati se eseguiti contemporaneamente. È conveniente iniziare a sviluppare un'attività nelle prime fasi in questo modo, determinando quanto tempo è necessario per un ciclo di produzione completo.

Conclusioni

Per piccoli o grandi, nuovi o vecchi, è necessario comprendere cosa sia un processo aziendale. In qualsiasi fase del ciclo di vita dell'impresa, l'ottimizzazione della produzione può influire in modo significativo sull'ulteriore sviluppo. Dopotutto, l'obiettivo principale dell'esistenza di qualsiasi organizzazione oggi è soddisfare le esigenze del consumatore. E se il cliente è soddisfatto, realizzerà un profitto. La dipendenza qui è direttamente proporzionale. Maggiore è il livello di soddisfazione del consumatore, maggiore è il profitto dell'impresa. E questo può essere ottenuto solo analizzando e quindi modificando il processo all'interno dell'azienda.