Analisi della situazione: opzioni, caratteristiche, fasi e risultati dell'analisi

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

I leader sono spesso costretti a prendere decisioni non in accordo con il piano esistente, ma in base alla situazione attuale. Questo accade per vari motivi. Il compito principale del manager è analizzare la situazione, sviluppare e adottare la linea d'azione più ottimale per risolvere i problemi sorti.

Cos'è questo

L'analisi della situazione è un modo di elaborare le informazioni che prima le suddividono in parti, quindi esamina attentamente ogni elemento individualmente per trovare un problema e risolverlo. Ad esempio, l'utile di un'impresa può diminuire a causa dell'aumento dei costi oa causa di una diminuzione dei ricavi, un aumento dei crediti e altri fattori. Per determinare quale fattore abbia influenzato la variazione del profitto, è necessario studiare questi fattori.

Solo dopo che la causa è stata identificata, il decisore (DM) sarà in grado di sviluppare un piano d'azione e risolvere il problema. Per analizzare la situazione, la persona autorizzata riunisce un team di specialisti che raccolgono i dati e conducono analisiprocedure, ciascuno nella propria area di competenza e abilità.

Chi fa l'analisi

L'analisi di situazioni specifiche non viene effettuata da una persona, ma da più gruppi. Sono guidati da un manager o da un decisore (DM). La squadra è composta da:

• Esperti di primo livello. Raccolgono ed elaborano le informazioni primarie.
• Esperti di secondo livello. Esamina i rapporti e sviluppa idee per risolvere il problema.
• Gruppo analitico. Esamina le idee che gli esperti di secondo livello hanno sviluppato e sceglie le opzioni più realistiche, dal loro punto di vista, per lo sviluppo degli eventi. Gli analisti sviluppano strategie di business e strategie di problem solving.
• Il decisore sceglie tra le opzioni di strategia di sviluppo proposte quella che, a suo avviso, è più adatta per risolvere i problemi nella situazione attuale. Ha la piena responsabilità di questo.

Solo una grande azienda può permettersi di svolgere lavori su larga scala utilizzando diversi gruppi di specialisti. Nella maggior parte dei casi, il capo dell'azienda conduce un'analisi della situazione con il coinvolgimento di un gruppo: specialisti dei dipartimenti. Il lavoro del secondo gruppo e degli analisti è svolto da persone che sono membri della direzione dell'azienda, contabili, esperti di marketing e ingegneri. Si riuniscono per un incontro di lavoro, discutono della situazione e cercano soluzioni ai problemi.

Atti

L'analisi inizia con l'identificazione dello scostamento delle performance aziendali da quelle pianificate. Ad esempio, nel trimestre in esame, è stata rilevata una diminuzione delle entrate del 30% e il manager non può spiegare i motiviquesto livello di declino. In questo caso, dovrebbe riunire un gruppo di esperti e studiare la situazione. Il processo consiste nelle seguenti fasi di analisi della situazione:

1. Identificazione della deviazione degli indicatori - identificazione del problema.
2. Organizzazione di un gruppo di esperti da parte del leader.
3. Assegnazione a ciascun esperto di un sito per lavoro.
4. Raccolta di informazioni per dipartimento.
5. Gli esperti elaborano le informazioni ricevute utilizzando le loro conoscenze e abilità specializzate.
6. Preparazione di rapporti sullo stato di avanzamento da parte di specialisti.
7. Studio di questi rapporti da parte del capo, discussione in assemblea generale del contenuto dei rapporti.
8. Sviluppare soluzioni a un problema e metterne in pratica una o più.

Preparazione per il rapporto e la sua presentazione

I leader sono sempre impegnati con il lavoro, quindi non hanno tempo per leggere rapporti lunghi e lunghi. Ciò suggerisce che le informazioni nella relazione dovrebbero essere presentate in modo breve, conciso e preferibilmente in modo visivo e conveniente. È meglio se, invece di centinaia di pagine scritte e colonne di numeri, il rapporto contenga grafici, diagrammi, risultati di calcoli e il parere di un esperto che ha condotto un'analisi in una determinata area. Naturalmente, la relazione dovrebbe indicare le fonti di informazione e gli indicatori più importanti che, a giudizio dell'esperto, hanno causato la deviazione nel lavoro dell'azienda. Pertanto, la tecnologia di analisi delle situazioni problematiche dovrebbe essere elaborata prima che si verifichi una situazione del genere. L'azienda deve disporre di computer con software speciale perrisolvere problemi simili.

La presentazione di ogni rapporto non dovrebbe richiedere più di 15 minuti in modo che lo studio e la discussione dei risultati dell'analisi della situazione non si trascini per diversi giorni. I rapporti devono essere fattuali e le informazioni devono essere aggiornate al momento della preparazione e della presentazione.

Cosa fa il leader con le informazioni ricevute

Ottenere i risultati dell'analisi della situazione sotto forma di rapporto è solo metà della battaglia. Inoltre, queste informazioni dovrebbero essere studiate e analizzate dal capo dell'azienda. E qui molto dipende dalla sua conoscenza ed esperienza. Allo stesso tempo, l'esperienza significa non solo la sua esperienza personale, ma anche quanto bene sa come sono state risolte situazioni simili in altre imprese. Il manager di solito incontra altri manager ed esperti, compresi quelli che sono stati coinvolti nell'analisi e nel reporting sul campo, prima di prendere una decisione finale.

Che tipo di situazioni ci sono

Le situazioni problematiche sono standard e non standard. Per risolvere problemi standard, i manager utilizzano metodi di analisi della situazione per analogia. Cioè, confrontano i dati che hanno su altre imprese con quelli ottenuti a seguito dello studio della loro azienda. Se le situazioni sono simili, usano gli stessi metodi per risolvere il problema.

Se la situazione non è standard, applica i metodi di analisi di situazioni specifiche. Per fare ciò, vengono utilizzati vari programmi per computer per modellare possibili opzioni di sviluppo, eseguire calcoli, studiare dinamiche, ecc. Per fare ciò, il gestore può utilizzare speciali programmi di simulazione al computer basati sui dati inseriti. Ad esempio, Project Expert viene utilizzato non solo per sviluppare piani aziendali, ma anche per prevedere il lavoro delle imprese esistenti.

Il problema può essere risolto senza l'ausilio di programmi per computer, ma questo complicherà i già complessi calcoli. Inoltre, gli esperti dovranno disegnare grafici e diagrammi per preparare una relazione. Ci vorrà molto tempo. Il gestore potrebbe non utilizzare software speciali, ma solo nel caso in cui la modellazione su un computer non sia pratica. Ad esempio, in caso di forza maggiore, se è necessario agire rapidamente e la soluzione non dipende dallo stato delle cose o dalla dinamica passata. Allo stesso tempo, la quantità e la qualità delle informazioni in entrata non sono sufficienti per costruire un modello su un computer.

Il brainstorming come metodo risolutivo

In situazioni difficili, quando un manager ha bisogno di una soluzione straordinaria a un problema complesso, può ricorrere a questo metodo di analisi di una situazione specifica - per riunire tutti gli esperti, i capi dipartimento e organizzare un "brainstorming". L'essenza di questo metodo è che ogni partecipante alla riunione esprime la sua opinione sulla possibile causa del problema e su come risolverlo. Il diritto di esprimere le proprie opinioni e idee è concesso a tutti, mentre nessuno dei partecipanti dovrebbe, secondo le regole, essere sarcastico sull'opinione dell' altro.

È naturale che la discussione del problema avvenga nel quadro dell'etichetta aziendale eiscrizione. Tuttavia, la decisione è comunque presa dal capo o dalla persona a ciò preposta. Come risultato del brainstorming, il manager riceverà diverse idee preziose contemporaneamente. Tale analisi presenta sia vantaggi che svantaggi. I vantaggi principali sono la velocità e un gran numero di opzioni, il meno è che una tale analisi della situazione non riflette sempre lo stato reale delle cose e spesso soffre di una mancanza di obiettività.

Problemi di modellazione degli eventi

Il problema principale della tecnologia di analisi dei casi è che gli esperti devono lavorare con grandi quantità di informazioni, che possono causare errori. Anche grandi quantità di dati che devono essere elaborati in breve tempo rappresentano un problema nella modellazione dello sviluppo degli eventi. O l'analisi richiederà molto più tempo e il risultato perderà rilevanza oppure, a causa della quantità limitata di informazioni, i risultati dell'analisi saranno ottenuti con un elevato grado di distorsione. Di conseguenza, il modello potrebbe essere nel migliore dei casi inefficiente, nel peggiore dei casi portare al fallimento.

Tre fattori principali influenzano l'efficacia dell'analisi. Queste sono le qualifiche dell'esperto, la quantità di informazioni che può elaborare e il tempo a disposizione per analizzare la situazione.

Analisi SWOT

L'analisi SWOT è lo studio e la valutazione dei punti di forza e di debolezza dell'impresa, nonché delle sue opportunità di sviluppo e delle minacce che deve affrontare o che potrebbe dover affrontare. Di seguito è riportata una matrice per condurre un'analisi SWOT.

La cella in alto a sinistra indica i punti di forza e le opportunità che l'azienda ha e che sono stati identificati durante il monitoraggio e nella prima fase dell'analisi della situazione. Un esempio potrebbe essere una situazione in cui si viene a sapere che un'azienda ha una posizione di monopolio nel mercato della produzione di determinati prodotti e, grazie a una certa tecnologia di cui dispone, può produrli anche a costi inferiori. L'analisi aiuterà a identificare che tipo di prodotto è prima che i concorrenti entrino nel mercato.

La cella in alto a destra indica punti di forza e minacce. Ad esempio, per alcuni dei prodotti di base dell'azienda da cui trae il massimo profitto, sono emerse diverse aziende competitive che producono prodotti simili e li vendono a un prezzo inferiore.

La cella in basso a sinistra elenca gli svantaggi e le opportunità dell'impresa. Ad esempio, nonostante il costo elevato, il prodotto fabbricato dall'azienda è molto richiesto.

La cella in basso a destra indica punti deboli e minacce. Il primo può essere l' alto costo dei prodotti o la loro bassa qualità e, come minacce, le azioni dei concorrenti o la solvibilità dei consumatori. L'aspetto di un'analisi SWOT può essere visto nella tabella sopra.

Il vantaggio dell'analisi SWOT nell'analisi e nella valutazione della situazione è che permette di valutare non solo fattori interni, ma anche esterni, che possono essere anche più significativi di quelli interni.

Analisi fattoriale

L'analisi fattoriale è un metodo di analisi della situazione che prevede l'esecuzione di calcoli basati sudati sul lavoro dell'impresa e costruzione di un modello multifattoriale dello stato attuale e ulteriore sviluppo dell'impresa. Tipicamente, questo metodo viene utilizzato per valutare la condizione finanziaria dell'azienda. Vengono calcolati indicatori come liquidità, redditività, solidità finanziaria e probabilità di fallimento.

Analisi del caso

Questo è un metodo di analisi quando, dopo aver letto i rapporti sullo stato attuale dell'impresa, i partecipanti all'incontro vengono divisi in gruppi e si disperdono per una discussione di gruppo sulle informazioni ricevute. Dopodiché, si incontrano di nuovo e ogni gruppo porta le proprie idee alla discussione pubblica.

La dimensione media del gruppo è da tre a sette persone. Possono esprimere le loro idee sia in assemblea generale che direttamente alla persona che deve prendere la decisione. Un'analisi del caso include una descrizione del problema, il suo confronto con casi simili e una soluzione. Cioè, i gruppi dovrebbero dire come vedono la situazione, che aspetto ha per loro e quali passi dovrebbero essere presi per risolvere il problema.

Valutazione dei risultati ottenuti

Dopo aver svolto le attività sviluppate a seguito dell'analisi della situazione, diventa necessario valutare questi risultati, cioè ri-analisi. Solo in questo caso, non viene verificato lo stato dell'impresa, ma l'effetto dopo che le soluzioni sono state implementate nella pratica. Per fare ciò, usa il metodo per confrontare ciò che era prima e dopo le modifiche.

Il ruolo dell'analisi nel lavoro dell'azienda

Senza un'analisi regolare della situazione fisicail normale sviluppo dell'impresa è impossibile. Il manager dovrebbe essere sempre consapevole di ciò che sta accadendo ed essere in grado di determinare non solo lo stato dell'azienda, ma anche quali sono le prospettive per il suo sviluppo. Aiuta non solo a scoprire quali sono le carenze nel lavoro dell'impresa, ma anche a identificare le minacce esterne e le opportunità per aumentarne la competitività e lo sviluppo. Tuttavia, questo deve essere fatto rapidamente e con un costo minimo. Un'analisi tempestiva consente di mantenere la stabilità finanziaria dell'azienda, identificare le carenze esistenti nel lavoro e trovare riserve per la loro eliminazione. In futuro, il manager potrà utilizzare i vantaggi che gli conferiscono l'esperienza e le conoscenze acquisite a seguito del lavoro.