2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31
Oggi c'è uno strumento di pianificazione chiamato albero degli obiettivi. Esempi e modi per costruirlo per un'organizzazione saranno discussi in questo articolo.
Ogni attività inizia con la pianificazione. Per fare qualcosa, devi prima avere un determinato modello di azione.
Una pianificazione competente delle attività dell'organizzazione è più della metà del successo dell'intera attività.
Concetto generale del termine
Quasi tutti possono spiegare questo concetto. L'obiettivo è il risultato desiderato che l'organizzazione intende raggiungere nel corso delle proprie attività. Ogni impresa che vuole avere successo negli affari dovrebbe sforzarsi di raggiungerlo. L'obiettivo fissato serve non solo come punto di riferimento per l'attività dell'organizzazione, ma viene anche utilizzato per definire i suoi standard e valutare le prestazioni.
Spesso la definizione di obiettivi per raggiungere ciò che si intende si basa su ipotesi su possibili sviluppi futuri, quindi la re altà della loro attuazione e adeguatezza si basa sull'accuratezzaipotesi.
Gli obiettivi hanno una scadenza. Più è grande, maggiore è l'incertezza del possibile futuro. Di conseguenza, gli obiettivi con un periodo predeterminato più lungo sono fissati in una forma più generale.
L'affermazione più generale che giustifica l'emergere e il funzionamento di un'organizzazione è chiamata missione.
Cos'è la strategia
Le aziende di successo danno molta importanza alla strategia. Questo è un piano generale per l'attuazione di determinati compiti che determinano la loro importanza per l'organizzazione.
In altre parole, una strategia è una catena di obiettivi che porta a un determinato risultato pianificato degli eventi.
Qual è la missione
Questo termine è usato in vari campi: medico, religioso e altri. La missione dell'organizzazione è la giustificazione filosofica delle attività dell'azienda, la sua componente ideologica, l'ideale a cui l'azienda dovrebbe tendere nel corso della sua esistenza.
Le componenti principali della missione dell'organizzazione:
- Orientato al cliente.
- Verità. La missione deve essere dichiarata onestamente, non avere interpretazioni ambigue e corrispondere anche allo stato reale delle cose.
- Unicità. La missione dovrebbe essere qualcosa che renda unica la tua azienda, la distingua dalla concorrenza.
Se la missione stabilisce una linea guida generale per tutte le attività dell'organizzazione, l'obiettivo è più universale e specifico.
Principi di formulazione
Quando si formula un obiettivo, è importante osservare i seguenti principi:
- Specifico. È necessario formulare gli obiettivi nel modo più chiaro e preciso possibile in modo che tutti comprendano la posta in gioco.
- Misurabilità. È un'opportunità per quantificare se un risultato è stato raggiunto. questo viene fatto confrontandolo con l'obiettivo precedentemente indicato. Puoi misurarlo in base a criteri come numero di recensioni positive, rapporto, frequenza di ciò che accade, tempo, medie e così via.
- Raggiungibile. L'obiettivo dovrebbe essere in linea con le attuali capacità dell'azienda.
- Significato. L'obiettivo non deve contraddire la missione, così come altre aspirazioni dell'organizzazione.
Principi di gestione di un'organizzazione
La gestione si basa sui seguenti principi:
- Sviluppare obiettivi fino al livello di ogni singolo dipendente. Allo stesso tempo, i piani dei dipendenti e delle organizzazioni non dovrebbero contraddirsi a vicenda.
- Sincronizzazione e adeguamento degli obiettivi dei dipendenti nelle fasi intermedie della valutazione.
- Interazione tra manager e dipendente nella formulazione degli obiettivi, loro coordinamento.
- Conduci valutazioni periodiche delle prestazioni e feedback dei dipendenti.
Metodi di definizione degli obiettivi in un'organizzazione
La pianificazione in qualsiasi azienda può essere centralizzata e decentralizzata.
- La pianificazione decentralizzata è la definizione di obiettivi da parte di ciascuna unità strutturale dell'azienda separatamente.
- La pianificazione centralizzata delle attività in un'organizzazione implica l'esistenza di un'autorità centrale ouna società madre che fissa direttamente obiettivi per le sue società subordinate. Tutte le risorse finalizzate alla risoluzione dei compiti prefissati sono anche distribuite centralmente.
Tipi di obiettivi
Possono essere condizionalmente divisi in strategici e tattici.
- Strategico: sono quelli il cui raggiungimento porterà l'organizzazione a un nuovo livello finanziario o strutturale. Esempi classici di obiettivi strategici sono: innovazione e pianificazione dell'azione, catturando una certa quota di mercato. Tuttavia, ogni organizzazione ha la propria strategia.
- Tattiche: sono quelle che riflettono determinate fasi del raggiungimento di quelle strategiche. Sono operativi (obiettivi per un certo periodo di tempo, trimestre, anno e così via).
Inoltre, tutti gli obiettivi possono essere suddivisi in semplici e complessi. Quelli semplici vengono eseguiti in un solo passaggio. Quelli complessi coinvolgono tutta una serie di attività per la loro attuazione. A seconda della complessità e del focus delle attività, viene costruita una gerarchia di obiettivi.
Inoltre sono a breve, medio e lungo termine. Dipende dalla scadenza indicata.
- A breve termine: questi sono gli obiettivi che vengono completati entro un periodo massimo di un anno. Richiedono la massima specificità e chiarezza di formulazione.
- Medio termine: questi gli obiettivi, la cui attuazione è prevista da uno a cinque anni.
- Lungo termine - la cui attuazione richiede più di cinque anni.
Inoltre possono essere:
- Operativo - eseguito regolarmente per molto tempotempo.
- Design - eseguito una sola volta.
Per costruire correttamente la struttura e la gerarchia degli obiettivi, a seconda della loro urgenza e significato per l'azienda, viene spesso utilizzato il metodo dell'albero degli obiettivi. Questo approccio è uno degli strumenti più efficaci per la pianificazione delle attività.
Cos'è un albero degli obiettivi
Questo termine è apparso non molto tempo fa, quindi non tutti ne conoscono l'essenza. L'albero degli obiettivi di un'organizzazione è una struttura gerarchica di tutti gli obiettivi dell'organizzazione, visualizzati come un grafico o una tabella.
Per implementare i piani strategici dell'azienda, possono essere utilizzati obiettivi sia operativi che di progetto di diversi livelli.
Il metodo dell'albero degli obiettivi prevede una tale divisione dei compiti strategici dell'organizzazione in compiti più semplici in modo che il compito inferiore, in fase di attuazione, diventi uno strumento per l'attuazione di quello superiore. Allo stesso tempo, ogni compito importante è suddiviso in più compiti più semplici in modo da ottenere la massima semplificazione della struttura.
Come costruire un albero degli obiettivi
Consideriamo più in dettaglio l'algoritmo per formare l'albero degli obiettivi dell'organizzazione.
- In primo luogo, viene determinato l'obiettivo strategico principale dell'organizzazione. È formulato in una o due frasi e dovrebbe spiegare cosa dovrebbe accadere alla fine.
- Quindi, l'obiettivo viene scomposto: è diviso in compiti più semplici, la cui attuazione insieme porterà al suo raggiungimento. Questo processo dovrebbesoddisfare i seguenti requisiti:
-la divisione deve essere completa, nessun componente deve essere perso;
-la divisione deve essere esclusiva. Nessun compito semplice può contenerne un altro;
La divisione deve avere una base comune per tutti i problemi semplici.
La divisionedovrebbe essere uniforme. Ogni livello deve essere composto da compiti della stessa scala e significato.
- Sono formate restrizioni applicabili a ciascuna organizzazione specifica.
- Analisi delle opzioni per ogni attività. Ognuno di loro può essere fatto in modi diversi. Vengono analizzate tutte le possibili opzioni di implementazione e selezionate quelle più ottimali.
- Successivamente, vengono costruiti compiti e funzioni per dipendenti e dipartimenti.
Diagramma dell'albero degli obiettivi
Come sai, le informazioni sono sempre meglio percepite visivamente. Pertanto, l'albero degli obiettivi dell'organizzazione è rappresentato sotto forma di una tabella o di un diagramma a strati, in cui il livello più alto è l'obiettivo principale dell'organizzazione.
Il prossimo sottolivello saranno quegli obiettivi, la cui implementazione porterà al raggiungimento di quello principale.
Di seguito sono riportati gli obiettivi che porteranno all'attuazione di quelli a un livello superiore. Ognuno di loro è soggetto a decomposizione fintanto che ha un senso logico. Il numero di livelli nell'albero degli obiettivi dipende dalla complessità e dalle dimensioni dell'organizzazione.
Più grande è l'impresa, più complessa è la sua struttura, più livelli di decomposizione ci saranno nell'albero. Pertanto, la gerarchia degli obiettivi dell'organizzazione è direttamente correlata alla sua struttura ecaratteristiche.
Per chiarezza, l'intero diagramma dovrebbe essere mostrato su un foglio.
Durante la lettura del diagramma, dovrebbe essere chiaro come raggiungere uno qualsiasi degli obiettivi presentati, sia quelli principali che quelli semplici.
La chiarezza di comprensione di come raggiungere gli obiettivi prefissati è un criterio per valutare un albero in termini di idoneità per ulteriori lavori.
Funzioni dell'albero degli obiettivi
Uno schema dettagliato e visualizzato visivamente di tutti gli obiettivi è necessario non solo per le grandi aziende in cui ci sono molti dipartimenti, dipendenti e attività.
L'albero degli obiettivi dell'organizzazione semplifica qualsiasi attività, funge da guida in tutte le scelte possibili, ti fa tenere a mente tutti gli elementi necessari per fare affari.
Albero degli obiettivi sull'esempio di un hotel
La missione di questa istituzione è fornire alloggi di qualità per gli ospiti della città in un'atmosfera di intimità, comfort e facilità.
Tutti gli hotel si sforzano di massimizzare i profitti.
L'albero degli obiettivi di un piccolo hotel può essere costruito come segue:
| Livello obiettivo | Descrizione | |||||||||
| Obiettivo principale | Ottenere il massimo profitto possibile | |||||||||
| Obiettivi principali | Migliora la qualità del servizio | Espansione della gamma di servizi possibili | Introduzione alla pubblicità e al marketing | |||||||
| Sub-goal di primo livello | Migliorare la qualità del processo produttivo | Migliora l'interazione con il personale | Serviziconferenze e banchetti | Fornitura di servizi di ristorazione | Pubblicità e attrazione di nuovi clienti | Aumento della fidelizzazione dei clienti | ||||
| Obiettivi secondari di secondo livello | Acquisto di nuove attrezzature per una pulizia più efficiente | Creazione di CRM - sistemi per la prenotazione e il servizio accelerati | Formazione del personale | Nuovo sistema di motivazione del personale | Assegnazione e ristrutturazione della sala riunioni | Creazione di una sala conferenze | Caffè o ristorante in loco | Pubblicità su Internet | Distribuzione di offerte commerciali per viaggi di lavoro dei dipendenti alle organizzazioni | Carte Club per clienti abituali con bonus e sconti |
Allo stesso tempo, viene compilato un elenco di attività e risorse per la loro implementazione per ogni obiettivo del secondo livello.
Ad esempio, per allocare una sala riunioni e ripararla, viene creato il seguente elenco di attività:
Condizione - ci deve essere una stanza libera nei locali dell'hotel o l'opportunità di liberare e convertire una delle stanze. Allo stesso tempo, tale innovazione deve essere finanziariamente fattibile. Pertanto, i compiti saranno:
- Calcola il possibile profitto dall'avere una sala riunioni.
- Calcola il costo delle riparazioni.
- Concordare con il team di riparazione e impostare il periodo di tempo richiesto.
- Organizzare trattative per i clienti.
Lo scopo di un ristorante o bar sul territorio dell'hotel è meno specifico, dovrebbe essere ulteriormente suddiviso inpiù livelli. Perché non l'abbiamo fatto?
Il fatto è che aprire un'unità di ristorazione è un compito molto difficile. È collegato praticamente con l'apertura di un' altra attività. Pertanto, vengono prima scritti tutti i modi possibili per realizzare questo obiettivo. Di solito ha due alternative:
- Invito a collaborare con un ristoratore partner.
- Apertura di un ristorante da parte dei fondatori dell'hotel.
In base al rapporto tra benefici e rischi, viene scelto un percorso. Sulla base di ciò, si sta elaborando un nuovo albero di obiettivi per l'apertura di un ristorante nel territorio dell'hotel.
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