Nomenclatura degli affari dell'organizzazione: riempimento del campione. Come fare una nomenclatura degli affari dell'organizzazione?

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Ogni organizzazione nel processo di lavoro si trova di fronte a un ampio flusso di documenti. Contratti, documenti statutari, contabili, interni… Alcuni di essi devono essere conservati presso l'impresa per l'intero periodo della sua esistenza, ma la maggior parte dei certificati può essere distrutta alla scadenza della loro validità. Per poter comprendere rapidamente i documenti raccolti, viene compilata una nomenclatura degli affari dell'organizzazione. Esempi di questo documento e dell'algoritmo per la sua costruzione saranno discussi di seguito.

Scopo

Centinaia di documenti vengono creati in ogni organizzazione. Ogni giorno che si accumulano, i lavoratori si sostituiscono gradualmente a vicenda. Ad un certo punto, diventa difficile trovare un ordine di due anni fa. Per evitare tali situazioni, viene creata una nomenclatura dei casi.

Definizione

Un caso è un documento relativo a unoproblema, area di attività. La nomenclatura dei casi è un elenco che contiene un elenco di casi aperti con l'indicazione dei periodi di conservazione. Con il suo aiuto, puoi organizzare correttamente il flusso di lavoro. La nomenclatura dei casi di un'organizzazione commerciale, di cui un campione verrà discusso di seguito, è compilata per il seguente scopo:

• sistematizzare il raggruppamento dei documenti, che ne garantisca la rapida ricerca e sicurezza;
• assegnazione di un numero di registrazione in base alla classificazione dei casi;
• redazione di un inventario di documenti per la conservazione permanente, a lungo termine e personale (compresi gli atti di distruzione).

La nomenclatura dei casi viene utilizzata quando si selezionano i documenti per l'archiviazione e la distruzione. Questo riferimento multifunzionale è necessario a ogni organizzazione per semplificare il lavoro d'ufficio. In questo caso, la forma di proprietà dell'organizzazione non ha importanza. Se nei regolamenti e nelle risoluzioni è possibile trovare una nomenclatura di esempio dei casi di un'organizzazione medica, l'analisi dei casi aperti di un'organizzazione privata dovrà essere compilata in modo indipendente.

Richiesto o forzato?

La compilazione di tale elenco è prevista dal “Regolamento per il lavoro degli archivi”. È obbligatorio per le organizzazioni che creano un archivio come servizio separato. Questo elenco, oltre alle istituzioni statali e municipali, include anche alcune strutture commerciali, come gli uffici notarili.

Tutte le altre istituzioni devono creare una nomenclatura dei casi per sistematizzare il lavoro con i documenti, dal momento che le imprese di tutte le formeproprietà sono obbligate a garantire la sicurezza dei riferimenti archivistici. Ciò è previsto dalla legge federale n. 125. L'elenco dettagliato delle cose da fare dovrebbe essere avviato o aggiornato nel quarto trimestre dell'anno solare.

Struttura

La nomenclatura delle cause dovrebbe contenere tutte le cause archiviate, ad eccezione delle pubblicazioni cartacee: dichiarazioni dei dipendenti, certificati di lavoro, riviste, libri contabili, tutta la documentazione delle divisioni strutturali, corrispondenza delle divisioni strutturali, ecc. Documentazione di accesso limitato deve contenere la dicitura “Forza”. La directory dovrebbe contenere i file di commissioni temporanee, divisioni. Ma, per esempio, un sindacato è un'organizzazione indipendente. I suoi dipendenti sono impegnati in modo indipendente nella formazione della directory. L'archivio deve contenere anche i titoli delle cause pendenti di imprese liquidate, il cui successore legale è un'organizzazione esistente.

Puoi vedere un esempio di compilazione della nomenclatura degli affari dell'organizzazione di seguito.

Oggi molte aziende conservano la documentazione in formato elettronico. Alcuni rapporti non vengono nemmeno stampati su supporto cartaceo. Alla fine di ogni sezione, elenca i record conservati elettronicamente, indica il numero di file e le eventuali parole chiave di ricerca necessarie. Alcune istituzioni creano una nomenclatura elettronica separata dei casi per un'organizzazione commerciale. Il campione e l'algoritmo per compilarlo devono essere pienamente conformi agli standard accettati.

Da dove cominciare?

La responsabilità della compilazione della directory nelle grandi istituzioni ricade sul servizio di documentazione(segreteria, ufficio), e nei piccoli - il segretario, altra persona nominata. Nelle organizzazioni commerciali, questa funzione è svolta dal dipartimento del personale, in cui viene creata la maggior parte dei documenti. Poiché le informazioni devono provenire da tutte le unità strutturali, è più opportuno iniziare con lo sviluppo di un ordine sulla nomenclatura dei casi nell'organizzazione. Di seguito viene presentato un campione di tale ordine alla vostra attenzione.

ABC LLC

20.11.2017 Mosca

Ai fini della sistematizzazione, archiviazione e contabilità della documentazione

ORDINA:

• Approva e mette in circolazione la nomenclatura dei fascicoli della Società dal 2018-01-01.
• Capi delle divisioni strutturali per garantire la formazione dei casi nella forma approvata.
• Invia la segreteria alle divisioni strutturali dell'estratto del libro di riferimento per il lavoro.

CEO Ivanov N. A.

Per le istituzioni in alcune aree di attività, il ministero ha già sviluppato campioni della nomenclatura degli affari delle organizzazioni. Questa sfumatura dovrebbe essere chiarita prima della formazione della directory. Le nomenclature del modello devono essere compilate in stretta conformità con la nomenclatura del modello data dei casi dell'organizzazione. Altre istituzioni possono utilizzare queste guide per compilare un singolo documento.

Documentazione di supporto

Quando si sviluppa un modulo di directory, le organizzazioni commerciali dovrebbero concentrarsi su:

• "Regolamento degli archivi" (decisione dell'Archivio federale del 02.06.02);
• Sezione 5 del Decreto n. 477 del 2009-06-15 "Sull'approvazione del regolamento del lavoro d'ufficio".
• Istruzioni per il lavoro d'ufficio.
• Elenco dei documenti d'archivio.

Dovresti anche studiare la tabella del personale, lo statuto, gli atti locali, i regolamenti sulle divisioni, le regole, gli standard, le istruzioni, gli inventari dei casi. Contengono collegamenti a documenti rilevanti. In primo luogo, vengono compilati campioni della nomenclatura degli affari dell'organizzazione per divisione, al fine di formare quindi un elenco generale. A volte viene applicato un principio funzionale piuttosto che strutturale. Cioè, la distribuzione non viene effettuata dai dipartimenti, ma dalle funzioni.

Come creare una nomenclatura di esempio degli affari di un'organizzazione?

La forma degli elenchi è specificata nell'appendice n. 8 del "Regolamento per il lavoro degli archivi". I libri di riferimento sono compilati su carta intestata dell'organizzazione. La parte principale del rapporto è presentata sotto forma di tabella ed è composta da 5 colonne:

• indice dei casi;
• titolo (volumi, parti);
• numero (volumi, parti);
• Scadenza, numero articolo nell'elenco;
• nota.

Indice

Index è una designazione digitale di un'unità strutturale all'interno di un'impresa. Ad esempio: 04-06, dove 04 è il numero di serie del reparto del personale, 06 è il numero di serie del caso. L'indice può essere costituito da tre coppie di numeri, ad esempio: 04-03-08, dove 04 è il codice del dipartimento finanziario ed economico, 03 è la designazione del dipartimento contabilità, 08 è il numero del caso. L'indice può essere numerico, alfabetico o misto.

Titoli

Le intestazioni vengono distribuite in base all'importanza dei documenti. In primo luogo, l'organizzazionedocumentazione amministrativa (a partire dalle unità superiori e passando alle unità strutturali). Quindi vengono elencate le regole e i regolamenti sviluppati dall'organizzazione stessa. Inoltre, vengono presi in considerazione piani e relazioni (annuali, trimestrali, mensili). Le bozze dei documenti amministrativi vengono poste dopo i documenti principali. I casi dello stesso tipo (ad esempio, carte personali dei dipendenti) sono compilati in ordine alfabetico.

Il titolo dovrebbe riassumere il contenuto del documento. Non è consentito l'uso di diciture generiche quali "varie", "corrispondenza", "documenti in entrata/uscita". L'intestazione del caso contiene i seguenti elementi:

• nome del documento o tipo di caso depositato se il documento fa parte di un grande volume;
• autore del documento (nome dell'organizzazione o dipartimento);
• destinatario (da cui si ricevono i documenti oa chi verranno inviati i documenti);
• riassunto/essenza (ad esempio, "Domande sulla certificazione");
• nome del territorio;
• data/periodo;
• segna se il file contiene copie di altri documenti, non i loro originali.

Il volume di ciascuna custodia non deve superare i 250 fogli. Se si presume che il caso sia voluminoso, viene diviso in parti e volumi. La terza colonna alla fine dell'anno solare indica il numero di pratiche effettivamente aperte.

La quarta colonna indica i termini di conservazione dei documenti, secondo il Regolamento. Devono essere osservati sia dal governo che dalle organizzazioni commerciali. Se il documento non è nelle Regole, allora la sua duratala conservazione deve essere determinata in base all'elenco. Il conto alla rovescia del periodo di conservazione inizia il 1 gennaio dell'anno successivo alla sua istituzione. Se il certificato è stato emesso nel 2016, il conto alla rovescia dovrebbe iniziare dal 2017-01-01.

Aggiornamento elenco

Annualmente, quando i file vengono trasferiti nell'archivio, viene inviato un elenco dettagliato. Ecco come appare la nomenclatura di esempio aggiornata dei casi per un ramo di organizzazioni di sicurezza:

Durante l'anno, tutti i documenti sono raggruppati secondo il modulo approvato. Se è necessario aggiungere un report precedentemente non utilizzato, viene generata una nuova intestazione. E il processo viene ripetuto secondo l'algoritmo sopra descritto.