Regole di negoziazione: principi base, tecniche, tecniche

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-17 18:56

Ogni persona si trova di fronte a quella che di solito viene chiamata comunicazione aziendale. Pertanto, molti sono interessati a come scrivere una lettera ufficiale, accettare un partner e negoziare con lui, risolvere una questione controversa e stabilire una cooperazione reciprocamente vantaggiosa.

La comunicazione aziendale è di particolare importanza per le persone che gestiscono un'attività in proprio. In molti modi, il successo delle loro attività dipende da quanto bene padroneggiano la scienza e l'arte della comunicazione. Nei paesi occidentali, in quasi tutte le università e college vengono tenuti corsi di formazione su questioni di comunicazione aziendale. Non molto tempo fa, le regole di negoziazione hanno iniziato a essere studiate negli istituti di istruzione superiore nazionali. E, senza dubbio, tali discipline fanno emergere negli studenti la capacità di stabilire un contatto con i partner.

Questo articolo parlerà dell'etica della comunicazione d'impresa e delle regole di negoziazione. Verranno descritte le principali fasi delle trattative, i tipi di comportamento delle persone e alcuni principi di interazione con esse. Verranno inoltre presentate le regole per la negoziazione dei mezzi tecnici di comunicazione.

Cos'è la negoziazione?

Prima di considerare le regole base della negoziazione, dovresti scoprire quali sono e cosa possono essere. Quindi, le negoziazioni sono comunicazioni tra le persone, che avvengono per raggiungere un determinato obiettivo. Nelle trattative, ciascuna delle parti coinvolte nella comunicazione ha la stessa opportunità di controllare il corso della situazione e prendere decisioni.

Le negoziazioni presuppongono sempre che i partecipanti abbiano in parte un'opinione simile e in parte non siano d'accordo con le convinzioni dell' altra parte. Si incontrano per arrivare a un denominatore comune. Tuttavia, se le parti sono d'accordo con le reciproche convinzioni o, al contrario, sono molto critiche, si tratta di tipi di interazione completamente diversi: rispettivamente cooperazione e confronto.

Funzioni e obiettivi delle negoziazioni

È generalmente accettato che i negoziati esistano per arrivare a un'opinione comune e concordare qualcosa. Sebbene questa opinione sia molto logica, ci sono molti altri obiettivi.

Le negoziazioni sono necessarie per discutere di problemi (esistenti o possibili), prendere una decisione congiunta, ecc. Inoltre, le negoziazioni possono svolgere una funzione informativa quando le persone si scambiano opinioni solo su determinate cose. Questo tipo di interazione può essere chiamati pre-negoziazioni. Un incontro organizzato per stabilire nuove connessioni comporta una funzione come quella comunicativa, quando le persone si incontrano per conoscersi.

Trattativepuò avere anche funzioni di controllo, coordinamento e regolazione. Si differenziano da quelli comunicativi in quanto sono necessari nei casi in cui ci sono già accordi e sono in corso trattative sull'attuazione di decisioni congiunte precedentemente raggiunte.

Oltre a quanto sopra, in pratica il caso è tale che potrebbero non essere organizzati negoziati per discutere e prendere decisioni. Sono necessari come distrazione per concorrenti o partner. A volte tali trucchi vengono utilizzati dalle società commerciali che vogliono attirare l'attenzione di un determinato partner mettendo in scena contatti commerciali con altre aziende.

Fasi di negoziazione

Le regole di negoziazione obbligano una persona a sapere quali fasi esistono di questo processo. Grazie a ciò è possibile ottenere grandi risultati durante la pianificazione e la conduzione della comunicazione aziendale.

Quindi, la negoziazione consiste nella preparazione, nel processo di comunicazione stesso e nel raggiungimento di un accordo. Vale la pena considerare più in dettaglio le fasi dei negoziati e le loro fasi nella tabella seguente.

Passaggi	Fase di preparazione	Fase di manutenzione	Fase del consenso
Primo	Scelta dei mezzi di negoziazione	Condivisione delle informazioni	Scelta di soluzioni concordate
Secondo	Stabilire contatti tra interlocutori (invito o confermapartecipazione alle trattative)	Formulazione dell'ordine del giorno	Discussione finale sulla strategia d'azione scelta
Terzo	Raccolta e analisi delle informazioni necessarie per le negoziazioni	Identificazione di questioni controverse	Accordo formale raggiunto
Quarto	Preparazione di un piano di negoziazione	Divulgazione degli interessi profondi delle parti	-
Quinto	Costruire un'atmosfera di fiducia	Sviluppare proposte per l'allineamento	-

Formalmente si può distinguere un' altra fase: quella finale, quando entrambe le parti, dopo i negoziati, analizzano i risultati e iniziano ad attuare gli accordi raggiunti.

Approcci di negoziazione

Vale la pena ricordare una delle regole di negoziazione più importanti: devi sempre conoscere l'argomento della discussione e possedere determinati approcci. Conoscendoli, puoi prevedere il comportamento dell'interlocutore. Si possono distinguere i seguenti approcci alla negoziazione:

1. Nemici. L'essenza dell'approccio sta nel fatto che le parti si presentano l'una davanti all' altra nel ruolo di soldati che devono difendere i propri interessi. In altre parole, questo approccio può essere descritto come un tiro alla fune.
2. Amici. Entrambe le parti sono favorevoli a un negoziato amichevole. Questo approccio presuppone che il più deboleil lato si adatterà al lato forte. Va notato che questo approccio è estremamente raro nella pratica.
3. Partner. Il terzo approccio ha una base molto solida: l'obiettivo di trovare una soluzione reciprocamente accettabile. È importante che le parti con questo approccio cerchino di trovare una via d'uscita dalla situazione che si adatti completamente e completamente. Questo approccio può essere descritto come negoziazione "pura".

Nonostante l'approccio scelto, va ricordato che gli interlocutori possono utilizzare vari trucchi che aiutano ad ottenere maggiori benefici a favore della loro parte.

Trucchi sporchi

Le regole di negoziazione dell'etichetta non approvano l'uso di varie mosse ingannevoli, tuttavia, gli uomini d'affari possono ricorrere deliberatamente a trucchi per ottenere vantaggi. Dovresti sempre stare all'erta ed essere in grado di neutralizzarli correttamente. Vale la pena considerare i trucchi "sporchi" più comuni:

1. Livello di ingresso in aumento. Questo trucco si basa sul fatto che inizialmente il partner propone condizioni di cooperazione troppo complesse per lui vantaggiose, o che possono essere escluse indolore, e durante la conversazione le semplifica. Pertanto, anche la parte contro la quale viene utilizzata la tecnica deve fare concessioni da parte sua. Per evitare un tale trucco, è necessario studiare la questione delle trattative e il potenziale del partner prima dell'incontro.
2. Falsi accenti. Questo trucco è in linea di principio simile a quello sopra descritto. L'unica differenza è che in questo casodimostra un estremo interesse nella risoluzione di un problema, sebbene in re altà questo problema sia secondario.
3. Richieste dell'ultimo minuto. Questo trucco è simile al precedente, ma può essere utilizzato solo nell'ultima fase della trattativa, quando è consigliabile utilizzare i primi due all'inizio. Questa tecnica è anche chiamata "estorsione". Avanzare richieste all'ultimo minuto è uno stratagemma molto pericoloso, perché quando i partner hanno concordato tutto e raggiunto un consenso, una delle parti propone nuove condizioni in un momento in cui l' altra è già interessata a firmare il contratto.
4. Creare una situazione senza speranza. Questa tecnica è molto dolorosa per il lato contro cui viene utilizzata. Quando lo utilizza, il partner crea tali condizioni in base alle quali l' altra parte può accettare situazioni o farsi del male in caso di rifiuto. Spesso, una tale tattica di comportamento porta al fatto che la fiducia della parte sotto pressione può essere irrimediabilmente persa.
5. Ultimatum. Il principio di questo trucco è che una delle parti si trova nella posizione "O accetti i nostri termini, o lasciamo i negoziati!". Tuttavia, dopo un tale trucco, i negoziati si trasformano in una soluzione unilaterale del problema.
6. Salame. Il principio del trucco si riduce allo stesso approccio del caso di un vero insaccato. Il salame è un prodotto che si consuma in piccole porzioni, poiché non può essere consumato intero e subito. Una parte inizia a dare informazioni sulla valutazione, interessi personali, eccporzioni nella speranza che il secondo faccia lo stesso e cominci a raccontare tutti i segreti. A seconda di ciò che dice il partner contro il quale viene utilizzato questo trucco, la prima parte inizia a comportarsi di conseguenza. Di conseguenza, i negoziati potrebbero trascinarsi nel tempo e l'interlocutore scoprirà pienamente e completamente l'opinione, gli interessi e le opinioni dell' altra parte.
7. Bluffare. Dal nome del trucco, diventa chiaro che stiamo parlando del fatto che una delle parti fornisce al suo partner informazioni consapevolmente false. Tuttavia, negli ultimi anni, si è fatto ricorso sempre meno, perché le condizioni moderne consentono di ricontrollare in modo indipendente tutto ciò che dice l'interlocutore.
8. Doppia interpretazione. Questo trucco si basa sul fatto che una delle parti emette diciture con doppi significati, che possono poi essere interpretate nel proprio interesse. Il trucco è che se durante il contratto vengono elaborati o firmati documenti con tale doppia formulazione, una delle parti non potrà in seguito non soddisfare le condizioni. Un tale stratagemma è molto pericoloso per la parte che lo usa, perché grazie a questo, puoi rapidamente perdere una buona reputazione e guadagnarne una cattiva.

Le regole di negoziazione dicono che se nel corso della comunicazione aziendale si è notato che il partner fa trucchi e trucchi, allora in nessun caso dovresti ricambiare. Devi capire perché questo sta accadendo e poi costruire una linea di comunicazione. Tuttavia, non interrompere bruscamente le trattative, è meglio ascoltare tutte le richieste con calma e lasciarti il tempo per pensare.

Regole da seguire nelle trattative

Ci sono norme di comportamento comuni, per così dire, universali nei negoziati, e non importa se l'incontro è faccia a faccia o se i negoziati sono condotti tramite mezzi tecnici di comunicazione. Le regole di negoziazione da ricordare sono sempre le seguenti:

1. Sii sempre cortese ed evita frasi e accenni che possono sminuire la personalità del partner. L'etichetta secolare dovrebbe essere sempre seguita.
2. Non puoi ignorare l'opinione del tuo partner.
3. Non fare troppe domande senza spiegare perché sono importanti. In altre parole, non dovrebbero essere consentite richieste semplici.
4. Dobbiamo rispondere adeguatamente ai chiarimenti e cercare di trasmettere informazioni in modo che tutte le parti comprendano la posta in gioco.
5. Non lasciare che i tuoi pensieri vengano parafrasati.
6. Se il pensiero del tuo partner sembra non detto, puoi continuarlo, specificando se era implicito.
7. Riassumere è possibile solo al termine delle trattative o dopo lunghe osservazioni.
8. Se le trattative sono di gruppo, è necessario dare a tutti la possibilità di parlare, anche se dura troppo. Ma di solito solo una persona dalla parte del potenziale partner mantiene la parola.

Come convincere un partner?

Dal punto di vista della comunicazione d'impresa e delle regole di negoziazione, gli psicologi hanno sviluppato alcuni consigli che aiuteranno in quei momenti in cui è necessario non solo trasmettere informazioni a un partner, ma anche convincerlo diqualsiasi cosa. Quindi, vale la pena considerare questo elenco:

1. Se è stato deciso di convincere il partner di qualcosa, dovresti iniziare con argomenti deboli, passare a quelli medi e alla fine esprimere l'argomento più forte, la cosiddetta "carta vincente".
2. Non puoi portare un partner in una posizione svantaggiosa per lui o mettergli pressione. Tutti hanno il diritto di salvare la faccia.
3. Se hai bisogno di una risposta positiva a una domanda importante, dovresti farne due semplici prima, a cui il partner risponderà con facilità.
4. Vale la pena ricordare che quanto più influente l'oratore, tanto più forti saranno le sue argomentazioni.
5. Devi mostrare empatia.
6. Quando si persuade, è necessario iniziare con ciò che è chiaro e accettabile per entrambe le parti.

Conversazioni telefoniche: regole per condurre conversazioni telefoniche

Le conversazioni sulle telecomunicazioni sono diverse dalle conversazioni faccia a faccia. La regola più importante delle conversazioni telefoniche è la brevità. Tale comunicazione commerciale dovrebbe essere concisa e non prolungata. Devi parlare esclusivamente dei meriti.

In generale, ci sono diverse regole di base per negoziare tramite la comunicazione:

1. Devi essere amichevole e accogliente.
2. Le conversazioni telefoniche dovrebbero essere condotte da una persona competente che comprenda l'ordine del giorno.
3. Prima di parlare, devi regolare la voce e, se possibile, pronunciare alcuni scioglilingua.
4. La voce durante le conversazioni telefoniche dovrebbe esserecalma. Se necessario, puoi giocare con la tua voce quando devi concentrarti su determinate cose o quando persuadi un partner.
5. Non puoi interrompere l'interlocutore. Questa è una regola molto importante delle conversazioni telefoniche. Anche se l'interlocutore dice cose spiacevoli, critica o esprime insoddisfazione, è necessario ascoltarlo, e solo allora iniziare a parlare.

Oltre a quanto sopra, vale la pena ricordare che le regole di etichetta per condurre conversazioni telefoniche sono le stesse che le persone di solito seguono di persona. Inoltre, vale la pena notare che se, a causa di problemi tecnici, è mancata una parte della conversazione, di cui l'interlocutore non si è accorto, è necessario scusarsi e chiedere di ripeterla.

Particolarità nazionali nella negoziazione

Conoscendo le basi della comunicazione telefonica con i partner e le regole della contrattazione collettiva, è sempre necessario tenere conto delle caratteristiche nazionali di tutte le parti. Ad esempio, i tedeschi non tollerano di essere in ritardo e sono estremamente pedanti. Gli inglesi sono persone che sembrano sempre riservate, quindi non prendetela per freddezza. Vale la pena notare che se un tale partner ha dato la sua parola d'onore, la manterrà.

Gli italiani sono molto attivi e socievoli e preferiscono incontrarsi in un ambiente informale. Una caratteristica importante di tali partner è che preferiscono parlare con persone dello stesso rango. Gli spagnoli sono persone che preferiscono lavorare in squadra. Sono galanti, aperti, seri, ma allo stesso tempo hanno una sensazione meravigliosa.umorismo. Proprio come gli italiani, gli spagnoli preferiscono negoziare con persone dello stesso rango.

Parlando di partner cinesi, dovresti tenere a mente che sono molto attenti alle parole. Le informazioni da loro espresse sono sempre ponderate e contenute. Spesso i cinesi non sono i primi a esprimere i loro pensieri e proposte, quindi dovresti tenerlo a mente quando negozi.

Conclusione

Avendo compreso quali sono le basi della comunicazione aziendale e le regole di etichetta delle conversazioni telefoniche, è molto più facile costruire la giusta linea di condotta. La cosa più importante in questo processo è essere onesti con te stesso e il tuo partner.