Cos'è un sistema ERP? Pianificazione delle risorse finanziarie dell'impresa

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

Sempre più aziende di varie dimensioni in tutto il mondo stanno cercando di introdurre nel loro lavoro il più potente strumento di gestione noto come sistema ERP. Il suo utilizzo è progettato per stabilire un controllo e una pianificazione efficaci di tutti i processi aziendali strategicamente importanti per l'organizzazione, per ottimizzare il funzionamento delle principali strutture produttive e ausiliarie.

Il concetto di sistemi ERP e ERP

Strategia aziendale ERP (EntERPrise Resource Planning) è un'integrazione di tutti i dipartimenti e processi dell'organizzazione: strutture di produzione, dipartimenti finanziari, del personale e del profilo del cliente e molti altri. Tale combinazione mira principalmente a ottimizzare la distribuzione delle varie risorse all'interno dell'impresa.

Se prima era un concetto puramente di marketing, oggi un sistema ERP è spesso inteso come una classe di strumenti software specializzati. In senso lato, è una metodologia per la pianificazione e la gestione di tutte le risorse aziendali. Storicamente, la strategia ERP è stata formata sulla base dei suoi predecessori:

• MRP - pianificazione dei fabbisogni materiali.
• MRP II - pianificazionerisorse di produzione.

Al contrario, un sistema ERP può essere utilizzato per aziende molto grandi, spesso distribuite geograficamente. In questo caso, stiamo parlando di pianificazione delle risorse aziendali, poiché presta attenzione non solo alla produzione, ma anche a una pianificazione finanziaria completa. Una caratteristica essenziale del sistema ERP è anche la possibilità del suo utilizzo in qualsiasi impresa, indipendentemente dalle specificità del lavoro, comprese quelle non impegnate in attività produttive. Considerandolo come un prodotto software, va notato che è dotato di un insieme più potente di mezzi tecnici che facilitano o sostituiscono il processo decisionale.

Scopo del sistema ERP nell'azienda

Per decidere un cambiamento radicale nelle attività della propria azienda, relativo all'introduzione di un sistema di gestione delle informazioni e all'attuazione di una nuova strategia aziendale, il management deve essere chiaramente consapevole della necessità di questo passaggio, che dovrebbe essere espresso nei seguenti punti chiave:

• riluttanza ad accettare lo stato attuale delle cose;
• l'esistenza della necessità di utilizzare le moderne tecnologie per rafforzare la posizione di un'entità commerciale nel mercato in un ambiente competitivo;
• aspettandosi vantaggi significativi dall'implementazione.

In primo luogo, l'uso di un sistema ERP è progettato per contribuire all'attuazione di successo di una strategia aziendale simile, la cui esecuzione dovrebbe garantire un'efficacepianificazione e gestione delle risorse aziendali. Per fare ciò, è necessario ottimizzare il lavoro dei suoi reparti, ovvero ottenere la massima coerenza tra di loro e ridurre i costi amministrativi. Ciò può essere ottenuto attraverso i vantaggi forniti dal sistema informativo. Questo è:

• Aumentare la trasparenza dei processi aziendali.
• Risolvere i problemi con l'organizzazione e trovare le informazioni giuste.
• Migliora l'affidabilità e la pertinenza dei dati.
• Aumento della velocità del flusso di lavoro tra i reparti.
• Organizzazione di un unico spazio informativo tra la sede centrale e le filiali remote.
• Ridurre il tempo necessario per completare la documentazione ed eliminare possibili errori.
• Aumentare la velocità del processo decisionale a tutti i livelli.

Il sistema ERP fornisce un aumento della competitività dell'oggetto, non solo attraverso l'introduzione di processi aziendali più efficienti nel suo lavoro. Il suo utilizzo dovrebbe anche portare ad una riduzione dei costi complessivi dell'impresa. Strumenti avanzati di pianificazione, modellazione e analisi aiutano a ottimizzare le risorse delle attività di produzione, del settore finanziario, nonché il lavoro di magazzino, trasporti e altri reparti.

Caratteristiche principali del lavoro

In aziende diverse, anche quelle impegnate nella stessa attività, tutti i processi aziendali possono procedere in modi completamente diversi. Lo schema di lavoro standardizzato offerto da un sistema informativo di gestione aziendale può differire in modo significativo da quello utilizzato in precedenza. Da questomotivo per considerarlo solo come un prodotto software è fondamentalmente sbagliato, poiché la sua implementazione richiede modifiche interne su larga scala da parte dell'azienda sotto forma di riorganizzazione dei processi aziendali esistenti.

Le caratteristiche concettuali di questi sistemi sono direttamente legate alla loro essenza. Ricordiamo che la metodologia ERP prevede il consolidamento di tutti i dipartimenti vitali dell'impresa per organizzare la gestione efficace delle sue risorse. Tale associazione è attuata all'interno del sistema informativo attraverso la presenza di un unico database pubblico. Le informazioni entrano nel repository solo una volta e successivamente possono essere elaborate e utilizzate ripetutamente da vari consumatori interni ed esterni. Rispetto alla vita reale, in questo caso, si registra una diminuzione del tempo e dell'impegno dei dipendenti dell'azienda per il processo decisionale. Va inoltre notato che il sistema ERP non è un sistema automatizzato di controllo dei processi, ma un sistema informativo integrato basato sul loro modello astratto, in cui le informazioni vengono immesse dalle persone viventi.

La struttura del database, così come il funzionamento del pacchetto software nel suo insieme, devono essere organizzati in modo tale da riflettere le attività di tutti i dipartimenti senza eccezioni. Questo approccio consente di monitorare quasi in tempo reale l'insieme delle risorse e dei processi aziendali dell'impresa, e quindi di gestirne la gestione operativa e strategica.

Uno dei compiti principali dei sistemi ERP è quello diottimizzazione del processo di pianificazione e controllo sull'attuazione del piano. Gli algoritmi intelligenti integrati semplificano notevolmente la sua soluzione per i loro utenti. Ad esempio, la pianificazione e la gestione di un'impresa manifatturiera ha molte caratteristiche specifiche associate all'eterogeneità delle sue componenti. Quindi, in un impianto possono esserci officine che operano sia in modo continuo che discreto. Da questo punto di vista, il sistema di classe ERP implementato dovrebbe essere universale e contenere la più ampia gamma di moduli specializzati.

Poiché le moderne imprese di oggi sono spesso distribuite geograficamente, è molto importante che le filiali lontane dalla sede principale abbiano pieno accesso a un data warehouse di informazioni comune. Ciò è implementato dalle più avanzate tecnologie di rete coinvolte nello sviluppo dei sistemi ERP, che prevedono anche la differenziazione dei diritti di accesso degli utenti alle informazioni in essi memorizzate.

Funzionalità dei sistemi di classe ERP

A proposito di funzioni, non dobbiamo dimenticare che qualsiasi prodotto di classe ERP è un sistema di gestione aziendale nel suo insieme. La gamma delle sue capacità dipenderà principalmente dalla scala e dalle caratteristiche del funzionamento della struttura per le esigenze di cui viene utilizzata. Considera il set di funzionalità classico:

Produzione

• Mantenimento delle specifiche di progettazione e di processo per i beni prodotti oi servizi svolti al fine di determinare la quantità di materiali richiesti e i costi di manodopera.
• Disegno dei piani di produzione.
• Pianificare e gestire le capacità tecniche di un'impresa in varie approssimazioni: dalle singole unità alle officine e alle associazioni di produzione.

Finanza

• Contabilità operativa, finanziaria, gestionale, fiscale e di controllo.
• Gestione degli asset aziendali, inclusi immobilizzazioni, titoli, conti bancari, ecc.
• Pianificazione completa delle risorse finanziarie dell'impresa e controllo dei suoi risultati.

Logistica

• Formazione di indicatori pianificati dei volumi richiesti di materiali, materie prime, parti, componenti secondo i piani di produzione.
• Gestione delle forniture e delle vendite: contabilità delle controparti, tenuta del registro dei contratti, gestione della catena di approvvigionamento, implementazione della pianificazione e contabilità del magazzino.

Personale

• Gestire il processo di reclutamento.
• Personale operativo e registri del personale, personale, buste paga.
• Pianificazione del personale.

Marketing e pubblicità

• Mantieni i piani di vendita.
• Gestione dei prezzi nei vari tipi di mercato al fine di formare un'adeguata strategia complessiva dell'impresa, una politica trasparente per il calcolo del costo delle merci: contabilizzazione di sconti e condizioni speciali di vendita.
• Pianificare e controllare le attività promozionali e di marketing in corso.

Progetti. Segnalazione

• Fornire un'ampia gamma di moduli standardizzati di rendicontazione contabile, finanziaria e gestionale, nonché un meccanismo flessibilecrea personalizzato.
• Elaborazione di una strategia generale: pianificazione passo dopo passo di quanto necessario per l'attuazione di successo delle risorse temporali, materiali, finanziarie e umane.
• Monitoraggio degli indicatori chiave di performance del progetto.

Quali aziende possono utilizzare i sistemi ERP

A prima vista, può sembrare che i sistemi di questa classe siano progettati esclusivamente per le grandi industrie, poiché sono più caratterizzati dall'elevata complessità della struttura dei flussi di risorse e dei processi di vario tipo. Tuttavia, ci sono situazioni in cui l'uso delle classi MRP o MRP II potrebbe non essere sufficiente per una piccola impresa. Oggi sul mercato è possibile acquistare prodotti software con diverse capacità. A seconda della scala dell'impresa in cui possono essere utilizzati efficacemente, esistono soluzioni pesanti, medie e leggere.

Per quanto riguarda le organizzazioni non manifatturiere, anche a loro sono applicabili i sistemi di classe ERP. Per tali imprese, non saranno sufficienti funzionalità troppo ampie. Al momento, esistono piccole varietà di sistemi integrati o locali che possono soddisfare le esigenze delle società commerciali o delle organizzazioni che operano nel settore dei servizi. Va inoltre notato che molti sviluppatori offrono ai propri clienti e prodotti del settore.

Informazioni sui metodi di classificazione

La caratteristica più ovvia con cui tutti i sistemi di gestione aziendale ERP possono essere classificati èscala dell'organizzazione, ove applicabili. Da questo punto di vista, a seconda del numero di commesse, è consuetudine allocare soluzioni per:

• Grandi aziende (oltre 10mila persone).
• Imprese di medie dimensioni (da 1.000 a 10.000 persone).
• Imprese medie (da 100 a 1.000 persone).
• Piccole imprese (meno di 100 persone).

Un segno importante della sistematizzazione di tali prodotti informativi è la funzionalità. A seconda del volume implementato di attività svolte, esiste la seguente divisione generalmente accettata in:

• Grande integrato.
• Media integrata.
• Gestione finanziaria.
• Locale.

La versione locale è solitamente un prodotto informativo in scatola unificato con un focus ristretto, con un costo totale relativamente basso. Molto spesso, copre uno o più blocchi nel campo della finanza dell'organizzazione o delle sue attività contabili. Tali sistemi sono adatti per piccole aziende manifatturiere o commerciali.

Il sistema finanziario e di gestione della gestione aziendale può essere utilizzato principalmente in organizzazioni non produttive, principalmente commerciali o che operano nella fornitura di servizi. Oltre ai moduli finanziari e contabili, qui sono coinvolti anche i moduli di gestione della logistica.

I sistemi informativi integrati, a seconda della scala dell'oggetto target, possono essere medi o grandi. Coprono tutti i processi aziendali delle strutture aziendali, ovvero l'interazione con fornitori e consumatori,produzione del prodotto finale, flussi materiali e finanziari, rapporti con il personale, fornitura, stoccaggio e marketing, implementazione del progetto e molti altri.

Mercato dei moderni sistemi ERP

Tutti i prodotti software presentati oggi sul mercato interno possono essere suddivisi in due categorie principali: russi e importati. Le differenze tra loro non sono solo nel luogo di creazione, ma anche nella funzionalità.

Potenti sviluppi occidentali fungono da standard per quelli che vengono comunemente chiamati sistemi di classe ERP. Gli esempi più chiari di questi sono i prodotti di SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Tutti possono essere usati su bersagli di qualsiasi livello, compresi quelli molto grandi. Tuttavia, il loro utilizzo da parte delle società russe può essere spesso difficile a causa del possibile verificarsi dei seguenti problemi:

• Impreparazione delle imprese per una seria riorganizzazione dei processi aziendali esistenti. La portata di tali cambiamenti è difficile da esagerare. I processi aziendali dei sistemi di gestione delle imprese esteri sono fondamentalmente diversi da quelli comunemente utilizzati nel nostro paese.
• Numero insufficiente di specialisti in grado di implementare un progetto di implementazione di un sistema ERP di importazione in Russia con il livello di qualità adeguato.
• L' alto costo dell'utilizzo di tali soluzioni.

Nonostante il ritardo generale rispetto agli analoghi occidentali, i moderni sviluppi russi stanno gradualmente aumentando la loro funzionalità. Sono completamente adattati al lavoro delle imprese nazionali. e può essere implementato con successose in un caso particolare non è richiesta un'ampia copertura dei processi aziendali, ma è sufficiente impostare la contabilità in alcune aree di attività utilizzando un sistema ERP. Esempi di sviluppi interni avanzati sono i prodotti di 1C e Galaktika.

Guardando al futuro - ERP II

Emerso qualche tempo fa, il concetto di ERP II è stato il risultato del miglioramento della metodologia ERP. La pianificazione e la gestione delle risorse aziendali rimangono tra i compiti principali qui. Tuttavia, il rapido sviluppo di Internet, che ha avviato l'emergere di una nuova metodologia, ha lasciato il segno, rendendo il business tradizionale in parte elettronico. ERP II è una combinazione di un classico sistema di gestione aziendale con soluzioni specifiche per il commercio online.

Ora è diventato estremamente importante interagire con le tue controparti sulla rete. Ci sono due aree importanti per questo: la gestione della catena di approvvigionamento e la gestione delle relazioni con i clienti. Le informazioni intra-aziendali cessano di essere solo tali, entrano nell'ambiente esterno e diventano la base per la cooperazione con altre entità aziendali. Il nuovo concetto in questo caso è formulato come la gestione delle risorse e delle relazioni esterne dell'impresa. Oltre al riorientamento ideologico, i sistemi ERP II hanno ricevuto le proprie caratteristiche tecnologiche.

Risolvere il problema della scelta di un sistema

La scelta del software di questo livello è un processo estremamente responsabile. Una decisione sbagliata su questo tema, specie per i grandi progetti, il cancomportano notevoli costi di tempo e denaro in assenza del risultato atteso.

L'implementazione efficace di un sistema su larga scala, che, ad esempio, dovrebbe garantire la gestione efficace di un'impresa manifatturiera, richiederà necessariamente la reingegnerizzazione dei processi aziendali. È importante prevenire una situazione in cui, al termine della procedura di attuazione, il programma raccolga dati non utilizzati o non risolva i compiti necessari. Per questo motivo, è meglio invitare un team di esperti che si sono dimostrati in questa materia a collaborare per realizzare il progetto.

Esiste un certo elenco di criteri in base ai quali il team di progetto, in accordo con l'amministrazione dell'azienda target, può prendere una decisione ottimale ed economicamente vantaggiosa sulla scelta di un prodotto software:

• Conformità delle capacità tecniche e funzionali del sistema con gli obiettivi principali dell'impresa.
• Il costo totale di proprietà deve rientrare nel budget assegnato a questo scopo. Oltre al costo di acquisto del sistema, questo include costi operativi e altri tipi di costi indiretti.
• Il sistema informativo di classe ERP implementato deve essere conforme a tutti i requisiti tecnici generalmente accettati, il che significa che deve essere scalabile, affidabile, resistente a possibili guasti, dotato di protezione antivirus e anti-hacker.
• Il fornitore deve garantire la successiva manutenzione e supporto del software installato.

Il processo di implementazione dei sistemi di classe ERP

L'introduzione dei sistemi ERP nelle imprese accompagna l'attuazione delle strategie omonime su di esse. Questa procedura, a seconda della scala dell'oggetto target, dura solitamente da alcune settimane a diversi anni. Un'organizzazione può impegnarsi nell'attuazione da sola o utilizzare l'aiuto di aziende specializzate in questo. Possiamo distinguere le fasi principali di questo processo:

1. Organizzazione primaria. Qui è necessario definire obiettivi strategici, obiettivi e designare l'effetto previsto dell'implementazione per una particolare organizzazione. Sulla base di questi dati sarà possibile stilare un piano tecnico per il progetto.
2. Sviluppo del progetto. In questa fase vengono analizzate le attività attuali dell'organizzazione: la sua strategia di promozione, i processi aziendali. Sulla base dei suoi risultati, viene costruito un modello di sistema e vengono apportati gli opportuni perfezionamenti al piano di lavoro.
3. Esecuzione del progetto. Poiché le regole di conduzione dei processi aziendali sono dettate dal sistema ERP implementato, qui vengono trasformate secondo requisiti unificati. Se necessario, viene effettuato lo sviluppo di moduli di rendicontazione e algoritmi per il trasferimento di dati da programmi contabili precedentemente utilizzati. Se nelle fasi precedenti viene rilevata l'insufficienza delle funzioni di sistema per l'oggetto, viene finalizzata. Si conclude con la formazione degli utenti e il pre-test.
4. Messa in servizio. Nel processo di utilizzo vengono individuati ed eliminati eventuali errori e malfunzionamenti.

SistemaLa gestione di classe ERP oggi non è solo una copia di costosi software installati su tutti i computer di un'organizzazione, ma anche la principale forza trainante di una promettente strategia aziendale. La sua scelta dovrebbe basarsi sui bisogni e sulle capacità esistenti dell'oggetto target. L'ulteriore successo dell'intera attività nel suo insieme dipende dalla correttezza della decisione presa e dall'attuazione delle fasi per la successiva attuazione.