Come tenere correttamente un libro cassa. Libro cassa: riempimento campione

2024 Autore: Howard Calhoun | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 10:31

In conformità con la legge nazionale, tutte le organizzazioni sono tenute a mantenere libere le finanze in banca. Allo stesso tempo, la maggior parte degli insediamenti delle persone giuridiche dovrebbe essere effettuata tra loro in forma non in contanti. Per il flusso di cassa, è necessaria una cassa, un dipendente che lavorerà con essa e un libro in cui verranno registrate le transazioni. Successivamente, considereremo più in dettaglio le caratteristiche della compilazione della documentazione.

Libro cassa: perché è necessario e come conservarlo?

Come dimostra la pratica, nella maggior parte delle organizzazioni la rotazione dei fondi avviene in forma non in contanti. Tuttavia, ciò non significa affatto che il denaro non venga utilizzato nel corso delle attività di queste società. Se c'è almeno una piccola percentuale di transazioni concluse utilizzando banconote, l'impresa deve avere un libro di cassa. Come tenere questo diario? Chi dovrebbe inserire le informazioni in esso? Queste domande preoccupano molti imprenditori. Va notato che secondoDal 2014, le aziende che hanno un registro di entrate e uscite non possono emettere warrant per transazioni in contanti. Di conseguenza, il libro cassa, il cui riempimento a campione sarà descritto di seguito, potrebbe non essere mantenuto da loro. Tuttavia, alcuni imprenditori continuano a usarlo. Tuttavia, molte organizzazioni lo compilano in modo errato. Per evitare problemi con l'ufficio delle imposte, sanzioni e altre sanzioni, dovresti considerare attentamente le operazioni eseguite e sapere come tenere correttamente un libro di cassa.

Quadro normativo

Prima dell'entrata in vigore delle nuove raccomandazioni sulla contabilizzazione delle transazioni in contanti, non c'erano indicazioni dirette nella legislazione che tutti gli imprenditori dovessero avere un libro di cassa. Anche il motivo di riempimento non è stato impostato. Nella pratica dei tribunali arbitrali, ci sono stati casi in cui la decisione è stata presa a favore di imprenditori che non hanno tenuto conto delle transazioni in contanti nel giornale. Dal 2012 è stata adottata la procedura per la compilazione del libro cassa. L'istruzione prescrive la presenza obbligatoria di un giornale di registrazione per tutti gli imprenditori, indipendentemente dal sistema di tassazione che utilizzano se effettuano transazioni in contanti. Per l'errata preparazione della documentazione e altre violazioni della disciplina contabile che verranno rivelate durante l'audit, potrebbe essere inflitta una sanzione all'organizzazione.

Funzione documento

Prima di dire come tenere correttamente un libro cassa,dovrebbe spiegare di cosa si tratta. Dalle informazioni di cui sopra, è chiaro che si tratta di un giornale speciale per la registrazione di tutte le transazioni in contanti. Inoltre, il libro cassa è incluso nell'elenco della documentazione contabile. La delibera del Comitato Statale di Statistica ha approvato la forma del giornale di contabilità. Si chiama KO-4. La corretta modalità di compilazione del libro cassa è determinata dal relativo Regolamento. Le istruzioni sono state approvate dalla Banca Centrale nel 2011. Saper tenere correttamente un libretto di cassa è molto importante, poiché gli ispettorati di controllo lo controllano abbastanza spesso. Ogni anno viene redatto un nuovo documento.

Esempio per la compilazione e il mantenimento di un libretto di cassa: disposizioni di base

Un documento ha 50 o 100 pagine. Quanto alla questione di quando è necessario tenere un libro di cassa, a norma di legge, è stabilito che il giornale sia compilato dall'inizio dell'anno e in ordine crescente. Il frontespizio indica il periodo di validità del documento. Se il giornale è terminato prima della fine dell'anno, ne viene compilato uno nuovo. Le registrazioni non vengono interrotte e continuano in ordine cronologico. Il frontespizio della nuova rivista indica la data di inizio e di fine della sua compilazione. In questo caso, la sequenza dei documenti sarà facile da determinare. Di norma, un'impresa acquisisce un libro cassa già pronto stampato in una tipografia, con colonne e grafici allineati. Puoi anche redigere un documento in formato elettronico (come tenere correttamente un libro di cassa in questo formato verrà descritto di seguito). Tutte le pagine sono numerate immediatamente in tutta la rivista. Numero totalei fogli sono apposti alla fine (nell'ultima pagina). La quantità indicata è certificata dalle firme del responsabile e del responsabile. Il libro cucito è sigillato con un sigillo di cera o mastice.

Persona responsabile

Nell'azienda c'è un impiegato responsabile del libro cassa. Come mantenere correttamente questo registro è indicato nelle raccomandazioni pertinenti che il dipendente dovrebbe conoscere. Questo dipendente esegue transazioni in contanti e inserisce le informazioni su di esse nel documento. Il foglio compilato è certificato da una firma. Ciò significa che il dipendente si assume la piena responsabilità delle operazioni eseguite e delle informazioni inserite. Alla fine della giornata lavorativa, il dipendente trasferisce il saldo in contanti all'ufficio contabilità. Insieme ad esso, viene trasmessa tutta la documentazione: ricevute primarie e ordini di addebito. Il foglio compilato del libro è firmato anche dal contabile accettante. Se quest'ultimo non è in azienda, il capo appone la firma. Questa procedura viene eseguita quotidianamente. Per effettuare transazioni in contanti, un dipendente responsabile autorizzato dal capo deve essere informato dei suoi doveri, diritti e responsabilità contro firma. Se parliamo di come tenere il libro di cassa di un singolo imprenditore, il processo stesso è simile a quello svolto in un'organizzazione. Tuttavia, un singolo imprenditore non ha sempre uno staff e, in particolare, non esiste necessariamente una persona responsabile dell'esecuzione e della contabilizzazione delle transazioni in contanti. Se il singolo imprenditore lavora da solo, allora riceve e consumafondi. Di conseguenza, scrive lui stesso le annotazioni nel diario e firma le pagine completate. Per coloro che non sanno come mantenere correttamente un libro di cassa, i suggerimenti per un contabile di seguito ti aiuteranno a navigare tra i requisiti.

Pagina del titolo

Questa pagina dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

1. Per una persona giuridica - il nome completo dell'organizzazione, per un singolo imprenditore - il nome completo dell'imprenditore, il nome dell'unità (se si tratta di una filiale).
2. Periodo di validità della rivista. Può essere un anno o una data specifica se sono presenti più documenti.
3. OKPO.

L'interno del documento

Parlando di come redigere correttamente un libretto di cassa, va notato che le voci, sia di spesa che di entrata, sono inserite in un'unica pagina. Alla fine della giornata, il resto viene ridotto e il totale viene sommato. Viene redatto un report sulle operazioni effettuate. Ogni foglio del libro è composto da due parti con una linea di strappo. La prima metà è una pagina di registro che contiene informazioni sulle operazioni. La seconda parte è la relazione del cassiere. Puoi piegare il foglio lungo la linea di strappo e conservare le note di carta carbone. Dopo aver inserito le informazioni, il foglio viene tagliato. La prima parte della pagina deve essere rilegata. Alla relazione sono allegati i documenti che confermano lo svolgimento delle operazioni (questi documenti sono detti "primari"). Ad esempio, può essere un estratto di un ordine, un ordine di ricevuta di cassa, una richiesta di pagamento anticipato, una procura e così via.

Inserimento di informazioni nelle colonne

In cima alla pagina dovrebbela data in cui sono state inserite le informazioni. La compilazione del foglio inizia con una colonna che indica il saldo all'inizio del turno. Qui viene inserito l'importo, che viene trasferito dalla fine della pagina precedente. Quindi, inserisci il numero di serie del mandato in contanti. È indicato nella colonna "Numero documento". La riga successiva è inserita dalla persona a cui è stato rilasciato questo documento o da cui è stato ricevuto questo documento. Se si tratta di una persona fisica, viene inserito il nome completo, se la persona giuridica è il nome dell'organizzazione. Nella colonna successiva indicare il numero del conto o sottoconto corrispondente. Immettere le informazioni che indicano il metodo di ricezione o di spesa in contanti. Ad esempio, r / s - sch. 51, stipendio - sc. 70, clienti e acquirenti - sch. 62. Si noti qui che queste righe non sono compilate dai singoli imprenditori.

Le prossime sono le colonne "Spese" e "Entrate". Indicano gli importi in rubli in cifre. I penny sono indicati dopo la virgola. Ad esempio, l'importo dei fondi emessi è il seguente: 129,05 p. Ogni transazione viene registrata immediatamente dopo il completamento. Le iscrizioni vengono effettuate solo sulla base di documenti primari. La colonna "Trasferimento" contiene informazioni sull'importo delle operazioni nelle righe precedenti. Alla fine, devi calcolare il risultato totale. Viene inserito nella colonna "Totale giornaliero". Il risultato viene calcolato separatamente per il denaro emesso e per i fondi ricevuti. Il prossimo è "Resto". È necessario sommare tutti i contanti entrati e rimasti del giorno precedente. Da questo importoi fondi erogati vengono ritirati. La cifra registrata nel libro deve corrispondere allo stato effettivo delle disponibilità liquide. Quelle righe che rimangono libere dovrebbero essere cancellate. Ciò è necessario affinché nessuno riempia le colonne vuote. Questo viene fatto con la lettera Z. Alla fine della pagina sono indicati i nomi del cassiere e del contabile. Inoltre è indicato il numero di ordini in entrata e in uscita elaborati giornalmente. Se durante la giornata non sono state effettuate transazioni in contanti, la pagina viene lasciata vuota. Allo stesso tempo, il saldo disponibile a fine giornata viene trasferito a quello successivo senza aggiustamenti.

Versione elettronica

L'introduzione diffusa della tecnologia informatica non ha aggirato il libro cassa. La versione elettronica della compilazione del diario facilita notevolmente il lavoro dei dipendenti. Un programma speciale viene utilizzato per mantenere il libro. Visualizza il registro sullo schermo del computer. Le colonne vengono riempite nello stesso modo descritto sopra. Ogni giorno, il dipendente responsabile inserisce le informazioni necessarie e alla fine del turno stampa un foglio. La versione cartacea dovrebbe avere due parti: la relazione stessa e la metà supplementare. Il cassiere firma la pagina. Se il dipendente ha una firma elettronica, può utilizzarla, oltre a una normale. Ciascuna di queste pagine è numerata. Alla fine dell'anno si forma un libro da fogli stampati. L'ultima pagina mostra il numero totale di inserti. È certificato dalle firme e dal sigillo dell'impresa. Un e-book può essere compilato una volta al trimestre, non all'anno. I rapporti e la documentazione di accompagnamento vengono inviati al dipartimento finanziario.

Entrate e spese

La ricevuta di pagamento viene emessa da un ordine di ricevuta di pagamento. La ricevuta - la sua parte a strappo - deve essere depositata insieme all'estratto conto. Le operazioni di dismissione di fondi sono eseguite, rispettivamente, da uno o più ordini di spesa. Quando il denaro viene consegnato alla banca, al dipendente viene rilasciata una ricevuta e un ordine. Il primo viene depositato alla cassa e il secondo all'estratto conto.

Correzioni nella rivista

Se è stato commesso un errore nel libro che non ha un impatto significativo sulla segnalazione, può essere corretto. È severamente vietato strappare pagine dalla rivista. Inoltre, non è consentito utilizzare un tratto, un pennarello, una pulizia con una lama, una gomma e altre manipolazioni simili. Se l'errore di battitura non comporta modifiche ai resti di alcun punto, la sua correzione viene eseguita come segue: la voce errata viene accuratamente barrata e accanto ad essa viene posizionata quella corretta. La correzione deve essere necessariamente certificata da firme. Il cassiere e il contabile devono firmare. Se ci sono più correzioni sulla pagina, ognuna di esse deve essere certificata. Se viene commesso un errore grave, il cassiere redige una domanda indirizzata al capo contabile. Il capo dell'impresa raccoglie una commissione che sarà responsabile delle correzioni. Sulla base dell'errore, viene redatto un rendiconto contabile. Descrive la natura dell'imprecisione e il metodo per correggerla.

Verifica della disciplina di segnalazione

Dribbling correttoil giornale di cassa ha il diritto di controllare l'organizzazione bancaria che serve il conto dell'impresa. Il gestore sarà informato mediante avviso che verrà effettuato un audit. Sarà necessario fornire alla banca per la valutazione fogli sciolti, integralmente compilati, verbali di cassa unitamente alla documentazione allegata e alle carte anticipate, se il denaro è stato emesso in base al verbale. Se il controllo riguarderà l'anno in corso, non è necessario ricucire il diario (questo viene fatto alla fine dell'anno). Al termine delle attività di controllo, il libro sarà restituito all'impresa. In tal caso, l'organismo autorizzato rilascerà atto di avvenuta verifica della disciplina di segnalazione. Se il documento contiene commenti, questi devono essere eliminati entro il termine stabilito dall'autorità di controllo. Inoltre, l'ufficio delle imposte può verificare la correttezza della compilazione del libro cassa. Possono essere applicate sanzioni per le violazioni individuate nel corso delle attività di controllo. Allo stesso tempo, va detto che l'ispettore può infliggere una sanzione all'impresa se vengono rilevati errori entro due mesi dalla loro ammissione.